各部门职责各项规章制度Word文档格式.docx
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财务管理制度
为贯彻执行国家有关财务管理规定，加强本公司财务管理工作，搞好经济核算，提高经济效益，根据本公司工作实际情况，特制定本规定。
财务人员职责
一、会计
1、严格执行国家有关财务管理规定，按时核算并上缴各种税款。
按月上报各类经营报表，认真平衡财务收支，积极组织财务收入。
2、合理安排财务支出，定期进行财务分析，确保本公司经营资金正常运行。
3、及时提供财务收支信息，为本公司经营决策作好参谋。
4、定期主动与出纳人员核对现金收支账务，清点库存现金余额，及时回笼营业现金收入。
对于清点中的长、短款要查明原因及时处理，做到日清、月结。
5、领取并开写发票（转账、现金），审核、报销各种费用，需经负责人批准。
6、负责对银行存款、借款、现金、有价证券的核实检查，健全、资产、物资材料、办公用品的验收、登记建档工作，实施会计监督。
7、做好分类明细账目登记、收支及成本核算。
8、负责公司人员的工资、津贴、福利费的发放。
9、完成领导交办的其他工作。
二、出纳
1、遵守财经纪律，执行现金管理条例，在规定的范围内合理使用现金。
2、根据经审查无误的现金收付凭证、存根、票据办理现金收付业务，核对现金账，银行存款日记账，编制银行存根金额调节表，及时提供未达账。
3、库存现金要保证日常开销，超过银行核定的库存限额时要及时送银行。
4、账款要日清月结，做好账款相符，账账相符，从银行提取的现金和当日发生的现金收付应当入账，不得白条抵库。
5、现金收支要认真清点及时记账，收支现金应手续齐全，对手续不全的单据出纳人员有权拒付。
6、存取现金要保证安全，不得弄虚作假套取现金。
7、负责填报、办理银行存款月报表。
8、负责办理银行结算，每周报银行存款余额。
9、开发计算机功能，推进财会办公自动化。
10、认真完成公司领导安排的其他工作。
销售管理制度
（一）公司不得经营企业资质不全，质量不合格的产品。
（二）不得虚构、夸大产品应用范围、不得改变原有用途。
（三）销售人员在进行营销活动时，应做到；
1、真实、准确、客观的介绍公司产品（不贬低其它同类产品）。
2、注重个人形象、举止端庄；
讲究谈话技巧、尊重对方习惯，理解客户疑惑，关注客户需求。
3、建立令人信任的工作作风，树立良好的公司形象。
4、准确、及时、周到地提供器械设备，做好售前、售中、售后服务。
坚持“客户第一”的原则。
（四）销售人员根据需求，要及时掌握产品动态，了解同类产品性能，捕捉产品销售信息，掌握管理各用户的需求动态。
（五）销售人员填写销售记录总表，并根据器械设备标识开据出发票。
出库时要查验准确、签字备案。
（六）由公司出面来完成与每个医疗器械科签订销售合同。
合同内容包括产品内容、价格、服务、款项等。
（七）随时掌握售出产品的使用现状，积极支持、指导客户正确使用设备，迅速反馈质量及相关信息，全面为客户服务。
（八）按时添报销售报表，及进掌握销售进度、努力提升销售业绩，全力完成销售任务。
质检部职责
为加强医疗器械的质量管理，根据《医疗器械监督管理条例》等法律、法规、结合本公司实际，特制度本规定。
一、全面负责质量管理体系的参评、审核工作，及时掌握产品质量信息，适时根据要求建立、健全质量标准。
二、组织、监督、检查、验收、评审医疗器械的质量，确保产品质量合格。
三、落实质量检验标准，处理质量管理及产品质量问题。
预防、纠正质量措施。
四、负责质量检验标准；
用户、客户的投诉调查、分析和改进工作。
五、树立质量第一的思想，认真学习掌握各项质量管理法规。
六、负责管理库房的仓储工作，落实库房人员及库房的各项管理措施。
七、组织管理库管员、验收员、养护员的学习及日常工作，监督、检查工作任务落实情况。
八、积极接受、密切配合上级职能部门的安全、质量、防火等方面的检查。
技术服务部门职责
为树立质量第一、用户第一、服务第一的经营理念，确保本公司所售产品的质量可靠、技术精湛、服务到位，特制定本规定。
一、全面负责本公司售出产品的售后服务工作，及时、准确提供技术服务咨询。
二、加强岗位培训，努力掌握专业技能，不断学习新产品、新知识、新方法。
三、完善服务体系，形成服务网络，健全客户服务档案，确立、制定服务计划和目标。
四、讲究工作方法，对客户要注意形象，态度要和蔼可亲，耐心专业知识并讲清说到，按规定提出使用要求及注意事项。
五、加强与业务单位的联系，配合厂家的技术服务，了解和学习厂家的技术服务技能，充实、完善自我。
六、制定售后服务承诺书，严格按照承诺兑现。
七、确立培训方案，制定培训计划，充实培训内容，完善培训体系。
八、开展定期或不定期的回访制度，征询客户意见，记录、解答客户疑难，确保产品正常运转和工作。
培训制度
一、所有新员工将接受公司安排的有关培训：
产品知识的培训、专业知识的培训、销售人员基本素质的培训、医疗器械法规规章的培训。
二、培训所需阅读的资料
1、工作中应注意的安全事项，确保人身及财产安全。
2、相关设备的产品介绍、性能、用途、作用等。
3、《专业化正派销售技能培训》竞越顾问。
4、《经营管理学》、《市场及营销》期刊。
5、《工作中的礼节与准则》里库路特映像。
6、《医疗器械监督管理法规汇编》北京市药品监督管理局编2000年4月。
7、《劳动合同法》
8、《供销合同》等业务法规。
三、公司将有计划地安排部门经理参加相关的管理技能培训。
四、经理将根据考核情况，安排新员工的近期任务。
五、公司将不定期地对员工进行新产品的培训及考核，不合格者不能上岗。
六、内勤人员负责记录每个员工接受的培训，内容包括：
日期、培训内容是否通过考核。
文档及记录管理制度
七、所有的员工必须了解、熟知公司的各项规章制度，并遵照执行。
各岗位人员负责及保管相关岗位的文档。
内勤人员对所有文档及记录定期作更新和备份。
八、以下为各岗位人员所掌握的记录及文档细则：
检验人员：
《产品检验方法》、《不合格产品记录》
《医疗器械进货检验规定》
销售部经理：
《医疗器械采购原则》、《写单》
《销售管理制度》
销售人员：
《销售管理制度》、《销售报表》
库存管理人员：
《仓库保管规定》、《出库单》、《入库单》
《月库存报表》
技术支持：
《售后服务》、《不良品报告制度》、《客户投诉记录》
内勤人员：
《培训制度》、《培训记录》、《文档及记录管理制度》保管所有公司已建立的各项管理制度及记录。
九、各岗位员工在负责各自文档及记录的基础上，应随时互相沟通，使得公司的所有制度得到很好的贯彻及执行，保证公司所有记录准确。
医疗器械购进管理制度
1、医疗器械产品购进必须严格执行《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营企业监督管理办法》、《陕西省医疗器械经营企业许可证管理办法实施细则》等有关法律、法规和政策依法购进。
2、坚持“按需购进、择优选购”原则，依据市场动态、客户需求、库存结构、质管信息计划采购。
3、确保向合法企业购进合法和质量可靠的商品，签订的购货合同或质保协议必须规定的质量条款，并严格执行，购进应有合法票据。
4、索取并审核供货方的：
1）企业法人资质；
2）《医疗器械生产（经营）企业许可证》；
3）税务登记证；
4）组织机构代码证，医疗器械注册证（进口医疗设备应有进口医疗器械注册证，报关的文件及商检报告等）；
5）医疗器械产品制造认可表；
6）相关的认证证书、质量证书或获奖证书等；
7）销售人员应具有加盖供货方原印章和法定代表人印章或签字的企业法定代表人的委托书原件，并具有销售人员的身份证复印件。
5、购进的医疗器械产品必须有产品注册证号、生产批号或仪器设备编号。
6、对已订购的医疗器械产品应及时填写收货通知单，通知验收人员做好质量验证的准备工作。
医疗器械验收管理制度
1、保证入库存商品数量准确，质量合格，标识明确。
2、验收人员应依照有关标准、购进合同所规定的质量条款对购进医疗器械产品进行逐批质量验证。
3、医疗器械产品质量验证包括：
医疗器械产品包装、产品注册证号、生产批号、仪器设备编号、产品合格证、有效期、生产厂名、所执行的产品标准代码、生产许可证及其他标识的检查。
4、验证人员的检查验收工作应在待验区一个工作日完成。
5、对销后退回商品的验收，应按新购进商品验收程序进行。
6、验收所抽取的样品必须具有代表性。
7、验收工作完毕后应尽量将仪器设备恢复原状，在外包装上贴上封条。
8、验收进口医疗器械产品，验证人员必须索取商检部门的检验报告书复印件（加盖供货方原印章）并归档保存。
9、质量验收员必须做《医疗器械入库存验收记录》，对III类及进口医疗器械必须专门验收、另册登记。
验收记录内容真实、完整、准确无误，并签名盖章，长期保存。
10、质量验收员对验收手续不清、资料不全、质量有疑问或不符合教室要求的医疗器械，有权拒收，报告质管部进行查询、处理。
11、医疗器械质量验收合格的，在进库凭证上签名并通知仓库保管员办理入库手续。
医疗器械仓储保管制度
1、保管员应按照安全、方便、节约、高效的原则，正确选择仓位，合理使用仓容，“五距”适当，推码规范、合理、整齐、牢固、无代倒置现象。
2、保管员凭验收人员签字的入库凭证收货，对所收商品的名称、规格、型号、生产批号、设备编号、注册证号、有效期、数量、厂家等经核对无误后，办理入库手续，在入库凭证上签收，将商品按期储存条件移入“合格品区”。
3、保管员对货与单不符、质量异常、无注册证号、无合格证明、过期、失效、包装不牢或破损、标志模糊等情况，应拒收，上报质管部。
4、医疗器械商品实行分类储存，I类、II类、III类医疗器械、进口医疗器械分区存放。
5、在库商品实行色标管理，待验区、退货区为黄色，合格品区、零货拆零区、发货区为绿色，不合格品区为红色。
6、搬运和堆垛商品应严格遵守外包装图式标志的标识，规范操作。
7、对销后退回医疗器械商品，单独存放在退货区，并标志明显，建立不合格商品台帐。
经验证后，保管员凭符合规定的退货手续，放入退货区，做好退货记录，记录保存2年。
8、保管员应保持库房、货架和在库存商品的清洁卫生，定期进行清理和消毒。
9、积极做好防火、防盗、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠及防污染等工作。
10、保管员应确保在库医疗器械商品账、货相符，及时记录商品进、销、存情况，如发生差错应及时查明原因，妥善处理。
医疗器械养护管理制度
1．坚持以预防为主、消除隐患的原则，开展在库医疗器械商品养护工作，确保储存商品质量安全、有效。
2．养护和检查包括：
医疗器械产品包装、产品注册证号、生产批号（灭菌批号）或仪器设备编号、产品合格证、有效期、封签、标识以及商品储存正确性的检查。
3．根据库存商品的流转情况，按“三、三、四”原则进行循环质量检查，一个季度为一个循环周期，养护员做好《医疗器械商品养护档案》，养护档案保存至少超过药品有效期二年。
4．养护人员依据《医疗器械仓储保管制度》指导保管员对商品进行合理储存。
5．养护人员应检查在库医疗器械商品的储存条件，对库房温湿度实施监测和控制管理，第日上午9：
00-10：
00、下午3：
00-4：
00各记录一次库内温湿度，当库房温湿度临近规定范围，应及时采取通风、降温、除（加）湿等调控措施，并予以记录。
保管员应配合实施温湿度调控措施。
6．养护人员负责养护用仪器设备、湿温度检测仪的管理。
7．养护人员应每季季末总结养护工作情况，并向质管部报告。
8．在养护工作中发现质量问题，应悬挂暂停销售黄色相当规模牌暂停发货，两小时通知质量管理部处理。
医疗器械出库复核管理制度
一、规范商品出库管理工作，杜绝不合格商品出库。
二、保管员按出库凭证将商品全部集中在发货区并签字，将货和票交复核。
三、复核员按出库凭证上记录的内容对照实物按批号进行质量检查和有关项目的核对，复核项目包括：
购货单位、品名、规格、数量、生产厂家、批号（来菌批号）、设备编号、有效期、销售日期、购货单位、并检查包装的质量状况，经复核无误后，复核员登记医疗器械销售记录并签字。
销售记录应保存至少超过商品有效期二年。
四、商品出库时，如发现下列问题应暂停发货，立即报质管部进行复查处理。
1、无生产厂家，无注册证号，无合格证明。
2、外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、实封条严重破损等现象。
3、包装标识模糊不清或脱落。
4、过期、换效或已淘汰的商品。
五、I、II、III类医疗器械、进口医疗器械的销售记录应分册登记。
六、不得将医疗器械销售给无《医疗器械生产（经营）企业许可证》或《医疗器械生产（经营）企业备案表》的经营单位或无执业许可的医疗机构。
产品售后服务制度
1、规范商品售后服务管理，确保所经营商品的质量和服务质量。
2、在医疗机构现场安装医疗设备，应有内容完整的安装设备记录单，安装调试正常后，有医疗机构认可意见及签章。
3、需对用户进行技术操作等培训，培训应由具有培训资格的专业人员对用户进行培训，培训有记录，有用户认可意见及签章。
4、对所经营的医疗器械应具有维修能力，维修有记录，内容完整，结论明确。
5、对所经营的第三类医疗器械应建立并有效实施质量跟踪报告制度，并有记录。
6、若售后出现不良反应，应及时现场了解情况，确属不良反应的，应填写医疗器械不良反应报告表及时报省药监局不良反应监测中心，并立即封存同批号产品，以待处理解决。
7、认真听取并受理客户对本公司所经营商品质量和服务工作质量的评价意见，对客户意见或问题跟踪了解，件件有交待，桩桩有答复。
8、应为客户提供商品质量和服务的咨询，确切公布商品质量和服务的投诉电话；
定期进行用户访问，搜集有关质量信息，将有关资料整理存档。
9、质管部应将客户的意见汇总整理、分析、总结经验，制定有效措施、完善管理，提高商品质量和工作质量。
效期产品管理制度
1、对近效期商品的确认、储存及催销做出明确规定从而保证商品的使用安全。
2、近效期产品是指商品的有效期尚有一年的商品。
3、采购级购进商品时，要求商品有效期不得低于有效期限的一半。
4、近效期商品在储存时应有明显的“近效期商品”标志。
5、近效期商品在库储存期间，保管员应负责按月填报《近效期商品催销表》。
6、近效期商品在库储存期间，养护员应按月对近效期商品进行养护检查，并建立养护档案。
7、销售组应加强近效期商品的催销，尽可能避免因商品过期失效而造成的损失。
8、采购组对近效期商品应积极与供货方联系协商后，办理退换货手续。
9、近效期商品临近过期失效（指离有效期一个月），保管员应挂暂停销售黄色标志，立即报质管部，由质管部核查后填写《商品暂停销售通知单》，传递至相关部门，并及时进行处理。
10、近效期商品过期失铲，保管员立即报质管部，由质管部核查后填写《不合格商品售通知单》，传递至相关部门，保管员将不合格商品移入不合格品区，并建立不合格商品台账。
并及时进行报损和销毁处理。
不合格产品管理制度
1、对商品验收、储存、销售过程中发现的不合格商品进行有效控制，防止不合格商品流入市场或交付顾客。
2、不合格商品的发现
（1）质量验收人员在进货（退货）验收、及保管员在收货时，发现的内、外包装及性能不符合法定质量标准、企业标准的商品。
（2）国家或省、市各级药品监督部门发布的通知或质量公报中的不合格品。
（3）上级药检部门抽查、公司质管部门检查发现不合格商品。
（4）在库养护、发货、复核过程中发现的过期失效、质量异常及有其他质量问题的商品。
3、本公司发现的不合格商品均须报质管部进行确认，由质管部提出处理意见，并对处理过程实施监督，任何部门不得擅自处理。
4、确认为不合格商品时，立即停止销售，并将不合格品移入不合格品库，挂红牌标志。
5、各部门发现不合格商品时，应及时做好相应质量报告记录，按规定的要求和程序进行上报。
6、质管部对不合格商品应查明质量不合格原因，分清质量责任，及时处理并制定预防措施。
7、质管部对不合格商品的处理情况，每半年进行汇总，分析并上报经理。
8、不合格商品的确认、报告、报损、销毁应有完整的手续和记录。
记录保存三年。
不良反应报告制度
公司从经营开始就不断完善不良反应报告制度，一旦发现所经营的产品出现不良反应，公司将按如下方法进行处理：
1、销售人员带领经理、厂家技术支持人员前往客户处了解情况，并做好以下记录：
A、客户相关资料（准确）：
姓名、地址、联络方式。
B、产品相关资料（确认）。
使用日期、诊治部位、诊治结果（产品名称、型号、出厂编号）。
C、用户对不良反应情况的描述。
以上三部门需由客户认可并在记录上签字。
D、患者记录，拜访使用医生，并请其叙述治疗过程，治疗后处理、医嘱及病人治疗后医学反应。
E、向医生索取该病人病历，复印二份，一份交公司保管，一份交由厂家保管。
2、根据“记录”与厂家技术支持部门进行分析，是否
A、医生错误选择适应症
B、病人未遵医嘱
C、产品质量
3、如果排除了A、B型，则把所有记录提供给厂家，由双方协商共同制定出处理结果。
质量事故报告制度
1、加强本公司经营过程中质量事故的管理，严防、杜绝重大质量事故的发生。
2、质量事帮是指经营活动各环节中，因商品质量问题而发生的危及人身健康安全或导致经济损失的异常情况。
3、质量事故的范围
（1）由于质量管理机构把关不严，使不合格商品流入商场造成严重恶劣影响或医疗事故的。
（2）因购进把关不严，购进整批三无的假、劣商品。
（3）因储存、养护等环节管理不善，造成整批商品变质、破损、过期失效的。
（4）因为单品种进货数量过大，或购进后销售不利引起商品质量变质、过期失效的。
（5）因违法违规销售商品的。
4、质量事故的分类
（1）重大质量事故：
因经营的商品发生严重的质量问题，威胁患者生命安全造成恶劣影响的；
因贮存、养护、运输不当，购进把关不严等原因造成整批药品报销，经济损失在10000元以上的。
（2）一般质量事故：
因贮存、养护或运输不当、购进把关不严、促使单品种购进过大、销售不利造成整批报废、经济损失在10000元以下的。
5、质量事故的上报
（1）发生因质量问题造成人身作废或性质恶劣，影响极坏的重大事故，立即上报质量管理部门和经营，并在24小时内上报省药品监督管理部门。
（2）发生其他重大质量事故也应立即报告质量管理部门和经营，并在3天内由质量管理部门向省药品监督管理部门汇报，查清原因后，再做出局面汇报，一般不超过15天。
（3）发生一般质量事故应填《质量事故处理记录》，上报质量管理部门和经理。
6、事故的调查与处理
（1）发生重大事故，当事人（或所在部门、班组）除立即按规定上报外，应积极参与质量事故的善后处理。
若事故发生时，部门领导不在场，当事人可直接越级报告。
（2）发生重大质量事故时，应成立专门小组或指定部门，负责对质量事故的调查、分析、处理和报告。
（3）质量事故调查的内容应包括：
事故发生的时间、地点、相关部门和人员、事故经过、事故后果，对事故的调查应坚持实事求是的原则。
（4）事故调查完毕之后应组织有关人员进行认真分析、确认事故发生的原因，明确有关人员的责任，提出整改措施，并按规定对企业内部责任人员进行处罚。
（5）质量事故的处理应执行“三不放过”的原则：
原因不清不放过、事故责任者和员工没有受到教育不放过、没有过防范措施不放过。
处理工作应做到及时、慎重和有效。
（6）必须以质量事故为契机，组织有针对性的质量改进活动，完善有关管理制度。
7、质量事故的调查、分析、处理和报告应有详细的记录并建立档案。
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