标书制作流程与经验总结文档格式.docx

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（10）资质信息：

把每一个资质都列出来制成清单

（11）其他认为有必要的信息

2、阅读完招标文件后就要开始做投标文件了，首先了解一下投标书的基本组成，不同公司要求可能不一样，名字也会有不同，一般的投标文件基本都包含以下内容；

（1）投标书（格式基本都是一样的）

（2）投标一览表（不同公司要求格式不同）

（3）投标分项报价表/分项报价表（格式基本一致）

（4）货物说明一览表（有的可能没有）

（5）技术规格偏离表（必须有，格式基本一致）

（6）商务条款偏离表（必须有，格式基本一致）

（7）资质证明文件（有的需要单独装订，不在这里体现）

（8）技术方案（技术方案内容自定，一般要求与技术响应参数一致）

（9）项目实施方案（一般都有，格式自定）

（10）项目培训方案（一般都有，格式自定）

（11）售后服务方案（有的与培训合在一起写）

（12）公司介绍（非必须）

3、在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方，在标书的编制过程中，大致可以分为以下几个步骤；

（1）搭建框架：

根据招标文件中的投标标书要求，先搭建一个整体的框架，说白一点就是先把一级标题搭建起来；

（2）逐一填充内容：

按照招标要求一步一步的去填充内容，完善各个模块；

（3）标书合稿：

因为标书一般都不会是一个人来完成，会涉及到商务、技术、测试、培训等各部分内容，需要各个岗位的人员都参与进来共同完成，这个过程可以采取传递式方式完成，可以避免重复工作；

如果标书是一个人完成的先将各部分内容分别制作，或直接优先制作对应模版，进行最后填充。

（3）检查核对：

这个过程是最重要的过程，检查核对一定不能只靠自己来核查，最好是找一个专门的人员来辅助完成这个工作。

这个过程需要反复的进行，自己的检查是第一步，团队之间的检查是第二步，相关责任领导最后的复查时第三步，按照步骤逐一完成。

因为很多标书都是根据其他同类标书修改的，所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。

（4）纠错完善：

核对的同时最主要的工作就是纠正错误，及时改正，这里的纠错不仅仅是内容，还有格式上的纠正。

如果多人参与的话，某一个人修改了某部分内容一定要告知其他人，这样不仅是为了避免俩人同时改了同一个地方造成工作冲突，也是为了提高工作的效率；

所有的对应改动需进行批注最后汇总。

（5）核实定稿：

此时到了电子文件制作的最后一个环节了，责任领导核实确认无误后就可以定稿了，定稿之后就不要在动了，可以由相关人员进行打印了；

（6）打印核查：

打印的时候切记不要一次性全部打印出来，先打印一份出来，打印完成后再对打印出来的纸质文件进行排查错误，主要是页码、目录、有没有错位等格式上的错误，以及比较明显的错误，在返回去对照电子文本纠正，如果一次打了很多份万一出现问题就会造成浪费；

（7）装订标书：

核查无误，打印完成后，按照招标要求进行装订封存就可以了，致此标书制作完成。

4、相关经验说明

（一）总体细节

在总体上要注意以下几个方面：

（1）风格：

整体风格是否一致，字体、字号要求是否跟招标文件要求一致；

（2）框架：

整体框架组成是否跟招标文件中要求一致，原则上只能多不能少

（3）页眉：

一定要看清楚页眉是否全文都是一致的，是否正确

（4）页脚：

看清楚页脚的页码是否正确，页脚页码位置是否合适

（5）替换：

因为大部分标书都是用以前类似的标书为模板修改的，此时一定要排查清除旧标书中的相关内容，特别是前面提到的几个关键点一定要看清楚是否全部修改

（6）打印：

需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表、分项报价表、货物说明一览表、技术规格偏离表、资质证明文件等信息单独打印，如果有当做好对应章节时，即刻将该章节另存一份，以免忘记。

（二）投标书

“投标书”一般作为一个投标文件的第一章，是对招标的一个响应，一般在招标文件中会给出格式，此时必须按照招标文件中的格式来做（一般来说基本都是一样的，也有个别的会稍有差异），在投标书部分要注意以下几部分内容：

（1）招标机构：

要在招标文件中核对招标机构是客户、还是招标公司、还是代理机构，要确认不能弄错；

（2）项目名称：

最好从招标中复制粘贴，以免写错字或掉字，特别是当招标文件中出现错误时，最好按照招标一致，不要擅自修改；

（3）项目编号：

有的需要填项目编号，此时最好从招标中复制粘贴，但需要注意字体，因为在文档中字母一般默认的式timenewroma字体，如果招标中有要求，则最好改成对应的字体；

（4）项目包号：

很多项目在招标时并不是全部的内容，而是只选择其中一包或几包，在这里会要求写上包号，如果包号有具体的名字，最好写全，如果没有则写清楚第几包即可；

（5）销售和地址：

填写本次负责的销售及其职位，还有公司的地址，这个一般不会错，没什么好说的；

（6）份数要求：

一般来说都是正本1份，副本4份，但并不全是这样，不同的招标机构会要求不一样，份数也不尽相同，有的还需要电子文件，这个一定要在招标中核对清楚；

（7）投标价格：

这里一般是小写的，但有的也会要求大写、小写并存，要注意看清楚，如果可以最好都写上；

（8）投标人参数：

不要大意把自己公司的信息都写错，特别是银行账号要看清楚。

（三）投标一览表

“投标一览表”（也有的叫‘开标一览表’）作为投标书的第二章，是用来表明投标内容信息的一个概括，格式各个公司都不尽相同，在编写时注意按照招标要求去做就可以了，在这里需要注意下面几个方面：

（1）表头前的信息：

这个地方一般来说是项目名称、项目编号、分包名称三项，但有的公司是投标人名称、项目名称、分包名称三项，所以在这里要看清楚，不要弄错了（后面的分项报价表、货物一览表、技术偏离表和商务偏离表也是一样）。

项目名称（或投标人名称）、项目编号就不说了了，分包名称有的话就填，没有的时候千万不要空着，要填上“/”；

（2）表后面的信息：

表后面都是投标人签字盖章的地方，这个地方基本都是一致的，可能的区别就是叫法不一样，比如：

有的叫投标人，而有的叫投标人名称，性质是一样的，错了虽然没啥影响，但为保险起见，最好还是核对清楚；

（3）表里面的内容：

根据招标文件中的信息去完善就可以了，区别就在于有的只需要填一个钱数就行，而有的需要把投标参数逐一填上。

（四）分项报价表

“分项报价表”（有的叫‘投标分项报价表’）是用来说明投标货物分项报价明细信息的，表格信息与招标参数一一对应就好，需要注意下面几个方面：

（1）表头前信息：

与“投标一览表”第

（1）条一致；

与“投标一览表”第（3）条一致；

（3）表格的数量：

有的在招标参数中分成了多个表格，比如：

软件参数、硬件参数等，此时也需要与招标一致，分成对应的多个表格去响应；

（4）表里面的内容：

在这一部分是需要特别注意的，一般包括序号、名称、规格型号、数量、原产地和制造商名称、单价、总价、备注几个部分，对于这里面的每一个部分都需要注意，具体入下：

1）序号：

序号可以是手写，可以是自动生成，但无论是哪种，一定要与第二项“名称”一致，受其控制，随着名称项多少的变化而变化；

2）名称：

名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的，如果是一个项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或只写小项，正确的做法是将这一列进行拆分为2列，把大项和小项都写进去，而对应的第一列的编号则要以大项为主；

而后面的几列参数则以小项为基准；

3）规格型号：

按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息，如果有型号的话一定要写上，如果没有可以不写，原则上这里的参数信息应当与后面的货物说明一览表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致；

4）数量：

跟招标参数中的数量一致，注意是单位不能落下，也要一致；

5）原产地和制造商名称：

一般来说就是投标公司注册地址和名称，结构一般都是“中国+投标人名称”；

6）单价：

该小项系统单价信息，这里需要注意的是货币单位是否已经给出，如果没有一般为人民币/元，也可以自行注明；

7）总价：

与单价一致；

8）备注：

说明性文字，一般是不会填写的，但不要空着，一般都是写一个“无”字。

（五）货物说明一览表

“货物说明一览表”是用来列举出投标货物说明信息，表格参数与招标参数一一对应就好（有的没有这一章节），需要注意下面几个方面：

这一部分是需要特别注意的地方，一般包括序号、货物名称、主要规格、数量、交货期、交货地点、其他几项内容，对于这里每一个部分都需要注意，具体如下：

2）货物名称：

3）主要规格：

按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息，原则上这里的参数信息应当与后面的分项报价表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致；

5）交货期：

这是一个需要注意的地方，一定要与招标中参数一致，如果招标文件中没有说明，最好写上“xxx指定地点”（xxx代表客户）；

6）交货时间：

这是一个需要注意的地方，一定要与招标中参数一致，如果招标文件中没有说明，最好写上“xxx指定时间”（xxx代表客户）；

7）其他：

（六）技术规格偏离表

“技术规格偏离表”应该算是投标文件中商务响应部分最重要的一个章节了，很多信息都是以这里的参数为基准的，在技术规格偏离表中需要注意以下几个方面：

这一部分是需要特别注意的地方，一般包括序号、服务内容、招标文件条款号、招标需求、投标响应、偏离、说明几项内容，对于这里每一个部分都需要注意，具体如下：

2）服务内容：

3）招标文件条款号：

这里是一个比较重要的地方，因为很多招标文件都比较混乱，所以在这个地方尽量把条款号找到最小的项，对应到最最准确的位置，如果在招标文件中实在找不到非常准确的信息，那么就对应到一个相对准确的位置，终究一句话要与招标对应；

4）招标需求：

也就是所谓的招标参数，一般都是在招标文件的技术规格参数章节（也有的不是），按照对应内容复制粘贴即可；

5）投标响应：

这个应该算是这一章节最重要的地方了，在这里需要着重去编写，对应招标参数撰写自己的投标参数，需要需要特别注意的就是不能够为了省事直接粘贴过来，那样是会被废标的，在这里有几个小的窍门，可以让你写的比较快，如下：

✍如果这一份标书是确定要中标的标书，那么这一块需要非常认真的去写，必须保证的一点是对招标参数响应不能有一条的遗漏，可以多但绝对不能少，如果在响应时没有这一项可以把招标的复制过来，稍微改一下表达的方式；

✍如果这一份标书是用来围标的，那么响应内容就比较简单了，一般都是把招标参数直接复制过来，但为了避免被废标，最好对粘贴过来的参数进行修改，比如修改一下表达的方式、换一下位置等都是可行的；

✍如果这一份标书室用来中标的，但确实没有很好的自己的参数去响应，那么可以先把招标参数复制过来，然后对其进行改头换面，比较长的可以拆分为多项的就拆分在详细说明，对于招标中没有排序的尽量排序，使其显得看起来不一样，但读起来内容一致就可以了。

6）偏离：

一般都是“无偏离”；

7）说明：

一般都是“无”。

（七）商务条款偏离表

“商务条款偏离表”是对招标文件中纯商务要求的一个响应，也是为了说明投标人有资格参与此次招标的一个响应，最好能够与招标中一一对应，需要注意一下几个方面：

商务条款偏离表内容一般都不会太多，因此大多也不会出什么问题，但也需要注意，一般包括序号、招标文件条款号、招标文件的商务条款、投标文件的商务条款、说明几项内容，按照要求逐一响应即可（如果实在找不到对应的，也可以直接响应全部），具体如下：

序号可以是手写，可以是自动生成；

2）招标文件条款号：

对应招标文件的资格要求条款部分，一般在投标人须知章节，找到对应条款号即可；

3）招标文件的商务条款：

对应招标文件的资格要求条款部分，一般在投标人须知章节，对应内容逐条复制即可；

4）投标文件的商务条款：

对应招标条款逐一响应即可；

5）说明：

（八）资格证明文件

“资格证明文件”是用来展示投标人资格信息的章节，是很重要的一个章节，此时在第一部分中所需要列出的清单就是用于此，按照找出来的资格列表，逐一去排列响应，尽可能的全部响应，除此之外也可放上一些没有要求，但觉得很有必要的资质。

在这里还需要注意的是，是否要求单独打印，如果有则完成该章节后即刻另存一份。

一般来说，以下资质都是必不可少的：

1）营业执照副本

2）税务登记证书

3）法定代表人授权书（附带法人和授权人身份证复印件正反面）

4）社保登记证及社会保障金缴纳记录

5）质量管理系统认证证书

6）双软认证（针对软件的）

7）组织机构代码证

以下资质一般为必要的，根据要求添加：

1）投标人基本情况

2）服务人员基本情况

3）投标人资信证明

4）投标人无违法犯罪记录证明

5）投标人相关案例和业绩

6）投标人承诺书

7）其他相关文件......

（九）技术方案

“技术方案”是针对招标技术规格参数的具体响应内容，要与技术规格偏离表响应信息保持一致，是对响应参数的一个更加具体的说明信息。

一般来说可以从技术方案中找到相关内容，粘贴进来即可。

（十）项目实施方案

“项目实施方案”是针对本项目实施的一个具体响应信息，一般招标文件中都会有要求，这一部分会作为评标的一个得分点，因此该部分内容需要认真去写，各公司内容不尽相同，但一般来说都包含了以下几部分内容：

项目管理组织机构的描述、项目组织机构组成和成员信息、具体实施方案信息三大部分内容。

在这里为了以后简便，可以将其做成一个通用的内容，组织好语言做成所有的项目都能够使用的，那么在以后的项目中该章节直接复制即可，会省去很多时间。

（十二）项目培训方案

“项目培训方案”是用来说明针对本项目后期培训的一个方案，也是很重要的一个章节，需要认真去写，内容基本都是一致的，根据各公司实际培训制度的不同而不同，但一般都包含以下几方面内容：

培训计划（目标）、培训内容、培训人员等内容。

也可以做成一个通用的培训方案，后期可直接使用。

（十三）售后服务方案

“售后服务方案”是用来说明项目后期服务支持的方案，是很重要的，一般客户会很看重售后服务信息，所以这一章节一定要认真写，在招标参数中会有关于售后服务期限的信息，在这里需要注意的是要根据招标参数的要求去响应，一般都包含以下内容：

服务承诺、服务期限内容、服务具体措施等信息。

也可以做曾通用的，后期直接使用。

注意，由于陪标情况的存在，需要多备几份通用模版

（十四）公司介绍

“公司介绍”不是必须的内容，可以有可以没有，不会影响投标的结果，一般建议尽可能放上，内容包括公司的简介和客户案例的罗列说明，也可单独打印。

重点内容：

1、产品清单需优先确认。

2、商务、技术偏离响应表，利用引用功能添加，标题设置时注意对应是否在标题引用栏内

3、标书制作前先列好大纲，特别是技术部分的大纲目录。

4、对一二三四级标题与正文格式根据标书要求进行设置，如无要求可选择仿宋或宋体

5、对照各所需的资质文件确认是否过期。

6、各企业相关资质文件进行重命名，并进行分文件夹、分内容、分企业分类。

7、货物一览表、分项价格表、开标一览表、技术、商务偏离响应表在excel上根据格式重新制表。

8、一份以上标书确定是否有共同内容，防止串标。

9、相关重点内容进行批注插入，方便再次寻找。

10、索引表的建立

标书制作管理流程：

1、招标文件内容确认，相关信息勾勒制成表格，带星加粗内容重点突出。

废标项、加分项、资质原件项重点突出。

2、商务部分资质清单。

根据商务部分资质清单一项项对应满足，同时检查有效期。

未满足的进行标注。

3、技术部分资质清单。

根据技术部分相关产品清单、所需对应的产品资质清单、售后服务、授权资料、技术部分评标所需内容清单进行制作、制作完成后，根据清单完成对应的资质收集、检查有效期、检查是否符号要求：

如对应厂家盖章、是否需要原件。

不满足的进行标注。

4、技术部分内容：

技术部分内容根据标书需求建立大纲，进行分解制作目录。

根据目录内容进行填充。

5、项目实施、培训与售后服务内容模块：

建立统一的基础项目实施与售后服务内容板块，一共三套，以用于围标，陪标所需，三套模版需有区分。

同时根据标书的需求进行对应的修改。

6、确认产品清单、根据产品清单制作、分项价格表、货物说明一览表。

7、根据货物说明一览表以及技术评分内容制作技术偏离响应表。

8、根据标书必须项与商务平方项制作商务偏离响应表。

9、合并，建立具体的格式与对应的项目目录标号。

所有拆分内容根据目录进行插入。

10、各级标题格式设计时加入序号，方便后期的内容插入或者删除。

11、所有图片插入内容时进行格式确认，进行分页，防止内容修改时出现空白页。

12、合并完成后，制作完成后自己进行初审，然后交叉互审，最后领导审查。

13、定稿，需提前至少一天定稿，打印一份原件最后审核排版，确认后最后打印封标。

14、封标根据标书规定内容进行封标，注意标封。