人事档案保管制度及利用文档格式.docx

人事档案保管制度及利用文档格式.docx

《人事档案保管制度及利用文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《人事档案保管制度及利用文档格式.docx（4页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

材料归档制度；

检查核对制度；

转递制度；

保卫保密制度；

统计制度。

（）材料归档制度。

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

其次，按照材料的属性内容，确定其归档的具体位置；

再次，在目录上补登材料名称及有关内容；

最后，将新材料放入档案。

（）检查核对制度。

检查与核对是保证人事档案完整安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。

但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事之后，如被盗遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

（）转递制度。

转递制度是关于档案转移投递的制度。

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案；

②在档案底账上注销；

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发要求包装密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。

另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖，及时退回。

（）保卫保密制度。

具体要求如下：

①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火防潮器材。

③库房档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到共场合。

⑤无关人员不得进入库房。

严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。

（）统计制度。

人事档案统计的内容主要有以下几项：

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二人事档案利用制度□目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效有序地利用档案材料。

档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规依据。

工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

□人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：

（）设立阅览室以供利用查阅。

阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。

这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。

这是人事档案利用的主要方式。

（）借出使用。

借出库房须满足一定的条，比如：

本机关领导需要查阅人事档案；

安保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。

借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

（）出具证明材料。

这也是人事档案部门的功能之一。

出具的证明材料可以是人事档案部门按有关规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制。

要求出具材料的原因一般是入党入团提升招工出国等。

人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。

这是维护人事档案完整安全的重要保证。

（）查阅手续。

正规的查阅手续包括以下内容：

首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；

其次，查阅单位（部门）盖。

负责人签字；

最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（）外借手续。

首先，借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。

其次，借档单位（部门）盖，负责人签字。

再次，人事档案部门对其进行审核批准。

然后，进行借档登记。

把借档的时间，材料名称份数理由等填清楚，并由借档人员签字。

最后，归还时，及时在外借登记上注销。

（）出具证明材料的手续：

单位部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖；

其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖，然后登记发出。

欢迎您下载我们的文档，整理范文，仅供参考

资料可以编辑修改使用

致力于合同简历、论文写作、PPT设计、计划书、策划案、学习课件、各类模板等方方面面，打造全网一站式需求

觉得好可以点个赞哦

如果没有找到合适的文档资料，可以留言告知我们哦