全宗指南编制规范及示例Word文件下载.docx
《全宗指南编制规范及示例Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《全宗指南编制规范及示例Word文件下载.docx（58页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
1、端方（清）全宗指南
2、蒋中正（民国）全宗指南
3、冯玉祥（民国）全宗指南
4、2时间
全宗内档案文件的起止年代,一般采用公元纪年表示,必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示,亦可以其—为主,另一为辅,为辅者加圆括号书于为主者正下方。
1、1928—1948
（民国十七——三十七年）
2、光绪三十二年——宣统三年
（1906—1911）
4、3全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
5全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
5、1全宗构成者的名称
5.1.1全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。
中共中央纪律检查委员会（中纪委）
5.1.2全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。
5、2时间
全宗构成者沿革应结合时间撰写,与下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。
a、全宗构成者成立、合并、改组、更名与撤销时间。
b、全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。
c、全宗构成者上级主管机关变更时间。
d、其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
5、3主要职能
5.3.1全宗构成者的性质特征
5.3.2全宗构成者的职权范围
5.3.3全宗构成者的主要工作与任务
5、4隶属关系
5.4.1全宗构成者与其上级主管机关的组织关系、业务关系。
5.4.2全宗构成者与其重要的直属下级机关的组织关系,业务关系。
5.4.3全宗构成者上级主管机关如有变更,应反映在全宗构成者沿革中。
5、5全宗构成者负责人名录
全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
5、6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。
5.6.1档案构成者内部一级机构的名称。
5.6.2全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。
5.6.3全宗构成者内部一级机构的主要职能。
5.6.4全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
5、7其它
5.7.1涉及全宗构成者的重大事件与对全宗构成者产生了重要影响的活动。
5.7.2全宗构成者改组与撤销的原因。
5、8个人全宗
个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。
6全宗内档案情况简介
6、1档案的数量及保管期限
6、2档案的完整程度
6、3档案的利用价值及鉴定情况
6、4检索工具的配置情况
6、5档案的整理情况
7全宗内档案内容与成分介绍
7、1档案内容与成分介绍的方式
以文章叙述的形式,按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。
7.1.1按组织机构介绍:
以组织机构分类的档案全宗,按机构设类目分别介绍。
7.1.2按问题介绍:
以问题分类的档案全宗,按档案内容所反映的问题设类目介绍。
7.1.3以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点,结合问题介绍。
7、2档案内容与成分介绍的一般方法
7.2.1档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。
介绍内容包括:
a、反映全宗构成者基本职能与主要活动方面的档案。
b、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
c、涉及具有全国与国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色与重要科学价值的档案。
d、馆藏年代久远与特殊载体的档案。
7.2.2需要专门说明的档案按下列方法介绍:
a、指明该档案文件的名称、责任者与文件形成的时间。
b、列出该档案文件的检索要素。
c、对其档案文件内容单独介绍。
7.2.3一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件与原则:
a、引文有助于阐述文件的内容实质。
b、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实与事件。
7.2.4与全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。
7.2.5控制使用的档案在内容介绍上应从简,并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样。
7.2.6档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围。
7、3人物全宗内容与成分介绍
人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况撰写,介绍内容包括:
a、个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。
b、来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。
c、财产状况与经济活动的材料。
d、家庭亲属与主要社会关系的材料。
e、图片、照片、录音、录像材料。
8备注部分
8、1本全宗指南的编制情况。
8、2有关全宗内档案的补充说明。
8.2.1全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。
8.2.2全宗指南编制后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
8.2.3其她有关问题的说明。
二、全宗指南具体编写方法
（一）全宗指南的概念与作用
又称全宗介绍。
全宗指南既就是档案工作人员对一个全宗的档案信息进行分析、研究的成果,又就是档案工作人员具体管理这个全宗的钥匙;
它可以为利用者检索档案提供基本线索,为实际利用全宗中的具体案卷、文件提供基本背景材料;
还可以为编写档案馆指南积累资料、创造条件。
（二）全宗指南的结构
根据《全宗指南编制规范）（DA/T14-94）的规定,全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。
正文
a、全宗构成者沿革简介
b、全宗内档案情况简介
c、全宗内档案内容与成分介绍
（三）全宗指南各部分内容的编写
1.封页。
封页项目一般包括:
全宗指南名称、起止时间、全宗号,必要时可加上编者与编写时间。
其中:
（1）全宗指南名称:
就是由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加“全宗指南”构成。
云浮市广播电视大学全宗指南
中华人民共与国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写上应加限定词。
①国民政府云浮县公安局全宗指南
②东安县（清）全宗指南
中华人民共与国成立前的个人全宗,在人名后用圆括号注明所属年代。
①惠能（唐）全宗指南
②李耀汉（民国）全宗指南
（2）起止时间:
就是指全宗指南所介绍与报道的全宗内的档案文件的起止年代,一般采用公元纪年表示,置于全宗指南名称之下。
必要时可使用朝代或其它特殊纪年方式表示,亦可以其一为主,另一为辅,为辅者加圆括号书于为主者正下方。
①1955—1996年
②1928—1948
（民国十七—三十七年）
（3）全宗号:
就是指本全宗指南所对应的全宗的编号,它一般由负责接收与保管本全宗的档案馆给定。
2.全宗构成者沿革简介（即单位的组织沿革）
全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及各历史阶段演变情况等内容组成。
（1）全宗构成者名称:
首次出现时应按全称书写,并将通用简称写在全称后面的圆括号内。
云浮市人民代表大会常务委员会（云浮市人大常委会）
中共云浮市纪律检查委员会（中共云浮市纪委）
全宗构成者所有曾用名称按其时间先后顺序书写在全宗构成者的沿革中。
（2）时间:
沿革应结合时间撰写,与下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。
①全宗构成者成立、合并、改组、更名与撤销的时间;
②内部机构设置及重要部门调整、增设、合并、更名、撤销的时间;
③全宗构成者的上级主管机关变更的时间;
④其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
（3）主要职能:
包括全宗构成者的性质特征、职权范围、主要工作与任务。
（4）隶属关系:
主要写全宗构成者与其上级主管机关与与其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
（5）全宗构成者负责人名录:
包括正、副职负责人姓名、职务、任职时间。
（6）内部机构设置及其各历史阶段演变情况:
主要介绍内设机构的名称及其变化情况。
（7）其它对全宗构成者有重大影响的事件或活动。
（8）个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。
３.全宗内档案情况简介
内容包括:
（1）档案的数量及保管期限;
（2）档案的完整程度;
（3）档案的利用价值及鉴定情况;
（4）检索工具的配置情况;
（5）档案的整理情况。
这部分内容分上述五个方面进行介绍,每一方面的内容可多可少,有话则长,无话则短。
（1）档案的数量及保管期限:
一般先介绍室藏档案的总数（包括卷/件数与排架长度）,再分别介绍各类档案的数量,最后介绍保管期限的划分情况。
（2）档案的完整程度:
主要就是说明库存的各类档案中,有无断年、缺项、少页等现象。
（3）档案的利用价值及鉴定情况:
一般先介绍各类档案的利用情况（含人次、卷次、取得明显效益的突出事例等）,再介绍档案的鉴定销毁情况（包括鉴定时间、方法、结果,销毁档案的种类与数量等）。
（4）检索工具的配置情况:
主要介绍室藏档案检索工具的种类、数量。
（5）档案的整理情况:
主要说明室藏档案的分类及各类档案整理的基本方法。
如果每一类档案先后采用了不同的整理方法,也要一并交待（如,从何年开始实行文书档案立卷改革,以单份文件为单位归档;
从2007年开始所有档案的保管期限由原来分为永久、长期、短期等改为永久、30年、10年等等）。
4、全宗内档案内容与成分介绍
这就是全宗指南的重点内容,应作较全面而具体的介绍。
在介绍时,既要注意档案所涉及的内容（即档案文件反映的问题）,又要注意档案材料本身的成分（如属何稿本、载体、文种等）。
（1）档案内容与成分介绍的方式
以文章叙述的形式,按档案的实际分类体系结合问题介绍。
如按机构立卷,可按组织机构介绍,按问题立卷,则按问题介绍。
作为综合档案室,首先应分大类,在每个大类里,再按以下方式进行介绍。
①以组织机构分类的文书档案,按机构设类目分别介绍。
人事科:
关于机构调整、干部调配、人事、劳资、福利、职称评定、保卫、老干、计生工作等问题的请示、报告、批复、通知、意见、办法等。
②以问题分类的文书档案,按档案内容所反映的问题设类目介绍。
财会类:
关于税务、财政、侨汇、征购、现金管理、清理资产、财政收支决算问题的报告、总结、调查材料与统计表。
②以其它体系分类的档案,应根据档案分类的具体特点结合问题进行介绍。
如基建档案可以分工程项目、科研档案可以分课题进行介绍。
（2）档案内容与成分介绍的一般方法
①对于大多数档案来说,一般性档案文件应使用综合概括的方法介绍。
介绍的具体内容主要包括四个方面:
A.反映全宗构成者基本职能与主要活动方面的档案;
B.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案;
C、涉及具有全国与国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色与重要科研价值的档案;
D.馆藏年代久远与特殊载体的档案。
②需要专门说明的档案,重点介绍以下内容:
A、该档案文件的名称、责任者与文件形成的时间;
B、该档案文件的检索要素;
C.该档案文件的主要内容。
③一般性档案文件在介绍时不使用引文,特殊性档案文件如要使用引文进行介绍,也不能详细转述文件中叙述的事实与事件。
④与全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不作介绍,必要时只做简要交代。
⑤控制使用的档案在内容介绍上应从简.并在封页士注明“控制使用”字样。
⑥档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围。
（3）人物全宗内容与成分介绍
人物全宗介绍的具体内容主要包括:
①个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录;
②来往信函及公务活动与社会活动中形成的文件;
③财产状况与经济活动的材料;
④家庭亲属与主要社会关系的材料;
⑤图片、照片、录音、录像材料。
5.备注部分
备注部分主要有两项内容:
一就是介绍本全宗指南的编制情况;
二就是对有关档案情况作补充说明。
（1）本全宗指南的编制情况:
主要介绍指南编制的简要过程、编写人员及其它需要说明的问题。
（2）有关档案的补充说明:
主要就是对全宗指南中要加解释的名词、事件及问题的说明,或就是全宗指南编制之后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等情况的说明。
（四）编写全宗指南应注意的几个问题
1.全宗构成者沿革简介与全宗内档案情况简介两部分要注意精练、简明。
作为利用者,在了解全宗内档案内容与成分之前,简要了解立档单位的历史沿革与档案基本情况就是必要的,但若这两部分写得过于详细,所占篇幅过大,反而不便于利用者清晰地掌握总体线索。
一般来说,这两部分内容占整个全宗指南篇幅的三分之一到二分之一左右为宜。
2、全宗内档案内容与成分介绍要客观、准确、真实,语言简练,文字表达清楚。
全宗指南必须达到利用者确实能较具体地掌握所需档案线索的效能,不能离开帮助利用者寻找档案线索这个基点。
因此,在编写过程中,要把具体与简明、全面与重点结合起来,从总体上把握将全宗内档案的内容与成分完整、系统地报导出来的要求。
3、要注意不同类型全宗、不同门类档案及各自整理状况的特点。
就结构来说,无论就是机关还就是企业、事业单位的全宗指南,都应该按照《全宗指南编制规范》的要求来写,但在具体编写每一部分内容时,则要根据全宗类型的不同,全宗内每类档案的不同,以及每个全宗、每类档案的整理状况的不同,充分体现出每个全宗与每类档案的不同特点。
4、一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需使用引文,也不能详细转述文件中叙述的事实与事件。
5、与全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。
6、控制使用的档案在内容介绍上应从简,并在封页上注明“控制使用”字样。
7、档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围。
全宗指南编制（示例一）:
东安市房产管理局全宗指南（1977年一2002年）
全宗指南编制（示例二）:
东安发电厂全宗介绍（1985年一1998年）
全宗指南编制（示例一）（机关事业单位适用,企业及科技单位亦可参考）
东安市房产管理局
全宗指南
（1977年一2002年）
全宗号:
东安市房产管理局综合档案室编
2003年6月
一、全宗构成者沿革┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
1、全宗构成者名称┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
2、全宗构成者时间┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
3、全宗构成者的机构设置与变更┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
4、全宗构成者主要职能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14
5、全宗构成者隶属关系┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15
6、全宗构成者负责人名录（1994-2002）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
7、全宗构成者内部机构设置及其各历史阶段演变情况┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
8、党群机构沿革┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈24
二、全宗内档案情况简介┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈24
1、档案的数量及保管期限┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈24
2、档案的完整程度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25
3、档案的利用价值及鉴定情况┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
4、检索工具的配置情况┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈27
5、档案的整理情况┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈27
三、全宗内档案内容与成分介绍┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28
四、备注┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
本全宗指南的编制情况┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
一、全宗构成者沿革
（一）全宗构成者名称
东安市房产管理局筹建领导小组
（二）全宗构成者时间
东安市房产管理局筹建领导小组:
从1993年12月成立
东安市房产管理局:
1994年12月19日成立
（三）全宗构成者的机构设置与变更
1994年12月19日,根据《关于东安市房地产管理局内设机构与人员编制方案的批复》（东机编[1994]035号）,设立东安市房产管理局,就是东安市人民政府负责管理全市房地产业的行政主管部门,行政级别为正处级,其职能配置、内设机构与人员编制由东安市人民政府管理。
内设机构包括办公室、财会科、房地产管理科、综合科、房地产交易管理所、房屋安全监理所、房地产租赁管理所、房地产价格评估所、房屋拆迁管理办公室,各机构均为正科级。
核定东安市房地产管理局人员编制控制数63名,其中行政编制控制数10名,经费由市财政解决;
事业编制数53名,经费由单位自筹解决。
1997年3月12日,根据《关于印发东安市房产管理局职能配置、内设机构与人员编制方案的通知》（东府办[1997]7号）精神,东安市房产管理局为市政府序列副处级行政机构。
（1）职能转变:
加强的职能主要有:
积极培育、完善、规范房地产市场,加强房地产管理的法制建设,强化行政执法监督检查,依法规范房地产管理。
（2）转移的职能主要有:
将房地产权属登记、房地产交易登记、房地产价格评估、房地产租赁登记与房屋鉴定等具体业务工作,转移到局属下事业单位承办。
内设五个职能科室（均为正科级建制）:
办公室、人事科、综合科、房地产管理科、城市房屋拆迁管理办公室。
市房产管理局机关行政编制为18名。
其中局长一名,副局长2名;
正副科长（主任）8名。
后勤服务人员按行政编制15%核定事业编制3名。
1997年2月21日,根据《关于东安市房产管理局直属事业单位机构编制的批复》（东机编[1997]04号）,按照政事分开的原则,将东安市房产管理局原内设的事业机构划出,设立以下事业单位（均为正科级）:
市房地产交易管理所、市房地产价格评估管理所、市房地产租赁管理所、市房地产产权产籍管理所、市房屋安全监理所、市云城房地产管理所、市腰古房地产管理所。
2000年12月18日,根据《关于设立东安市房地产测绘所的复函》（东编办[2000]10号）,设立东安市房地产测绘所,为正科级事业单位。
其职责就是:
为申请房地产权属登记的房地产提供房地产平面图测绘,以及面积计算服务等。
2001年8月15日,根据《市级党政机构改革方案实施意见》云办发[2001]7号）与《云浮市市级机构改革实施办法》的通知（云办发[2001]12号）精神,东安市房产管理局为主管房地产业的市政府工作部门。
职能作了以下调整:
（1）划入的职能:
①城镇住房制度改革工作及住房资金（住房公积金、住房基金、住房货币分配资金）管理。
②原由市建委负责的城市商品房预售管理工作（《中华人民共与国城市房地产管理法》）。
（2）转变的职能:
将房地产评估具体业务转变为社会房地产中介机构承办。
增加的职能①城镇原有房屋装饰、装修管理。
②城镇廉租住房管理。
③城市房屋白蚁防治管理。
市房产管理局设3个职能科（室）:
办公室、人事科、房政科（市城市房屋拆迁管理办公室）。
另设云浮市城镇住房制度改革办公室（市住房公积金管理中心）,贯彻落实国家与省关于城镇住房制度改革的方针、政策与措施,负责组织实施与指导全市的城镇住房制度改革工作;
负责市直及云城区干部职工的房改资格审批、房改档案管理及住房资金（住房公积金、住房基金、住房货币分配资金）的归集、支付、核算的管理并监督使用;
规范与指导全市房改房、集资房上市及审核市直及云城区范围内的房改房、集资房上市工作,参与与会同有关部门做好全市经济适用住房建设与出售管理工作。
市房产管理局机关行政编制11名。
局长1名,副局长2名,科级领导职数4名。
后勤服务人员事业编制2名。
房改办公室（为正科级建制）事业编制5名。
主任1名,副主任1名.
党组
2002年12月10日,根据《关于设立市城市房地产档案室的批复》（东机编[2002]83号）设立东安市房地产档案室,为正科级事业单位。
办公地点于2001年1月28日由原来东城区×
×
路12号搬迁到东安市东城区翠石路50号。
（四）全宗构成者主要职能
东安市房产管理局主要职能有:
1、贯彻执行党与国家有关房地产管理的方针、政策与法律、法规、规章;
组织拟订我市房地产管理及住房制度改革的规范性文件以及相关的发展规划、改革方案,编制中长期发展规划与年度计划,并负责组织指导实施,进行行业管理。
2、负责管理与指导全市城镇房地产产权产籍、房地产测绘与房地产权属登记（含房地产抵押登记）发证及房地产产籍档案管理工作。
3、负责管理与指导全市房地产交易,房地产转让,房屋租赁,商品房销售（含预售）,城镇土地使用权有偿转让及房地产中介服务的管理,规范房地产市场管理,依照职权查处违法经营与非法交易活动。
4、负责管理与指导全市直管公房的经营管理与城镇廉租住房管理工作。
5、负责管理与指导全市房地产经营管理工作;
做好房屋重置价格的定期确定及公布工作;
依照法律、法规规定的程序与权限,参与拟定城镇国有土地出让方案。
6、负责管理与指导全市城镇住房制度改革工作;
组织与指导全市住宅建设与城镇经济适用住房建设。
7、负责管理与指导全市城镇房屋（公、私）管理,城市房屋安全监理,城镇原有房屋装饰、装修,房屋白蚁防治以及物业管理工作;
做好落实党与国家的私房、侨房政策,指导与监督全市落实城镇私房、侨房政策工作。
8、负责管理与指导全市城市房屋拆迁管理工作。
9、组织编制房地产科技发展规划,做好房地产管理人员与房地产中介服务人员的培训工作。
10、承办市人民政府与上级业务主管部门交办的其她事项。
（五）全宗构成者隶属关系
东安市房产管理局就是东安市人民政府负责管理全市房地产业的行政主管部门,即东安市房产管理局为主管房地产业的市政府工作部门,直属云浮市人民政府领导,党的工作与党员组织关系归属中共云浮市委领导,业务上受广东省建设厅领导与指导。
东安市房产管理局设有3个职能科（室）:
办公室、人
升级会员 