秘书实务实训Word格式文档下载.docx

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思考题：

　　本案例中，会务准备方面存在哪些问题？

　　案例三“时装秀”方案

　　某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。

秘书小李拟了一个方案，内容如下：

　　1．会议名称：

“XXxx服装集团夏季时装秀”。

　　2．参加会议人员：

上级主管部门领导2人；

行业协会代表3人；

全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；

主办方领导及工作人员20名。

另请模特公司服装表演队若干人。

　　3．会议主持人：

xx集团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：

XX年5月18日上午9点30至11点。

　　5．会议程序：

来宾签到，发调查表。

展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

　　6．会议文件：

会议通知、邀请函、请柬。

签到表、产品意见调查表。

服装集团产品介绍资料。

订货意向书、购销合同

　　7．会址：

服装集团小礼堂。

　　8．会场布置：

蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。

搭设t型服装表演台，安排来宾围绕就座。

会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

　　9．会议用品：

纸、笔等文具。

饮料。

照明灯、音响设备、背景音乐资料。

足够的椅子。

纪念品（每人发xx服装集团生产的t恤衫1件）

　　10．会务工作：

安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。

安排交通车接送来宾。

展示会后安排工作午餐。

　　问题讨论：

　　小李的会议方案有无改进的地方？

　　案例四请柬发出之后

　　某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

　　接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。

一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。

几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?

一气之下，都回家去了。

　　事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

　　但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。

尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

　　这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

　　案例五会议方案制订

　　中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。

为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。

　　产量增加了，销售必须跟进。

目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；

研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；

生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；

销售部总监介绍公司产品的销售情况；

公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。

同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。

会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。

　　为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。

同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。

总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。

　　根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。

实训要求：

　　1．为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。

　　2．根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

3．以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。

　　4．请根据会议的内容制作一份会议日程表（要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项）。

5．请根据会议内容拟写一份会议通知。

6．制作一份会议签到单。

　　案例六会场布置

　　菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨“龙”牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙”牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素，具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点，为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。

产品经公司下属的大壮猪场试验饲养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。

　　再过一个月，就是企业成立50周年。

为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方

　　面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。

　　在系列纪念活动中，安排了4次会议：

（1）庆典大会。

邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工，以及企业员工代表约300人出席。

根据会议方案，主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。

（2）报告会。

请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。

会议规模为100人。

　　（3）企业发展战略研讨会。

邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部，共同研讨企业下一步的发展战略，请专家为企业把脉，为企业开出处方。

　　（4）劳动模范座谈会。

拟邀请企业内各级劳动模范11人，与企业4位党政领导及工会主席进行座谈，回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。

　　本着节俭办会的原则，根据公司的安排，4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。

实训要求:

　　1、实训分小组进行，每个小组确定一名负责人。

2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。

要按真实会场布置的要求进行实训，并达到：

1．布置庆典大会会场要热烈、隆重。

2．布置报告会会场要庄重、美观。

3．布置研讨会会场要庄重、舒适。

4．布置座谈会会场要轻松、和缓。

　　案例七会务服务

　　【职业情景】

　　滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、?

五金、交电等。

公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代销，薄利多销为该公司的一大特色。

　　该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。

各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。

适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业

　　大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。

剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。

在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。

由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。

期间还有很多传接电话。

作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。

　　事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。

　　1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。

2、模拟演示会间奉送茶水。

3、模拟演示会议记录。

　　4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。

　　5、针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：

（1）与会者偏离议程；

（2）会议决定片面；

（3）与会者沉默，没有气氛；

　　（4）会议决定与现行政策或规定相抵触。

　　案例八会见与会谈的安排

　　南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校，学校占地10万平方米，建筑面积6万平方米，设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业，在校生4500余人，每年除有500名毕业生对口报考高职外，

　　约有1000名毕业生走上就业岗位。

为此，该校专门设立了就业办公室，负责学生的就业指导，搜集用人单位信息，向用人单位推荐应届毕业生。

　　又到了毕业生推荐的时节。

由于南方职业技术学校近年来每年均向xx工业园区的外资企业输送600多名毕业生，而且通过毕业生跟踪调查，毕业生对就业去向普遍反映很好，用人单位也对该校毕业生多有青睐。

为此，学校决定邀请xx工业园区管委会领导来校会谈，一方面征询用人单位对人才培养的意见和建议，另一方面了解今年工业园区对应届毕业生的需求，向工业园区推荐毕业生。

　　4月上旬，苏州工业园区管委会主管人力资源的副主任、人力资源部经理、办公室主任和秘书共4人莅临南方职业技术学校，与学校校长、副校长、就业办主任及秘书在学校会议室举行了会谈。

　　会谈期间，双方领导分别介绍了各自的情况，并就今年7月中旬南方职业技术学校向xx工业园区5家外资企业输送800名应届毕业生达成了意向。

　　拟设职业情景，模拟演示会谈的程序（标明宾主双方的座位安排与合影布置图）和秘书做会议记录。

　　案例九签字仪式

　　江海学院是一所省直属重点职业学校，学校占地1000亩，设置中、高职15个系，开设35个专业，专任教师700多人，其中高级职称教师占全体教师人数的30％，现有在校生5000多人。

江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主的学校。

为进一步整合办学资源，拓宽学校办学空间，学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标，在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。

因学校坐落于全国知名的

　　化工城，学校拟发展地方特色专业，利用现有资源，对学校的专业进一步拓展，决定筹建化工系。

　　兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业，以前曾人选“全国十大化工企业”。

现有员工10000余人，企业每年产值近20个亿。

兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校，是国家级示范中专，学校的化工专业为示范性专业，办学水平一流。

这几年来，很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并，中等专业学校的办学空间越来越狭窄，他们了解到江海学院正在筹建化工系，马上与江海学院进行了联系。

江海学院领导经过分析，认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义，学校在师资队伍、实习基地建设、专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力?

，有利于加快学校向综合性大学迈进。

随后，双方进行了多轮的协商谈判，最后达成了一致意向。

　　一个月后，兴华化工学校师生员工喜气洋洋，江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。

本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长，江海学院参加的有院长、教学副院长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。

签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。

　　1、草拟一份签字仪式的准备方案。

2、布置模拟签字厅。

3、模拟演示签字仪式。

　　4、参加实训的双方须简单演示见面礼仪，在着装上适当修饰。

　　案例十庆典活动

　　成功职业中学创建于1955年，原来是一所农业类学校，起初只有200多名学生，20余名教职工和50万元固定资产。

建校以来，学校历经3次撤并后，学校将培养第三产业的初中级技术人才作为办学新的目标，逐步减少“农字号”专业，陆续开设了公共关系、文秘、礼

　　仪服务、市场营销、美容美发等新兴专业。

经过几年的发展，学校的文秘专业被评为省级示范性专业，学校被升格为国家级重点职业学校，目前学校拥有近3000名在校生、200余名专任教师，固定资产近亿元。

“成功”办学走过了50年，是一部“成功人”自力更生、开拓进取、励精图治、艰苦创业的创业史。

　　今年是学校建校50周年，学校领导经过研究，决定举办50周年校庆活动，并确定了“以成功人为荣，做成功者”的活动宗旨。

学校对内增强全体师生员工对学校的自豪感和荣誉感，对外显示学校的实力和发展前景。

学校早在一年前就成立了校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联络组，每组的组长都由学校的中层以上干部担任，筹委会给予他们充分的权力和空间，自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校庆筹备委员会讨论审核。

　　秘书组主要负责庆典仪式活动的筹划，制订议程，拟定邀请重要来宾的名单，并撰写相关文书，直接接受筹委会领导、协调、监督。

　　新闻组负责庆典活动新闻发布会的筹划及新闻采访活动安排。

　　接待组的主要工作由该校的文秘教师负责筹划，具体工作由文秘专业的学生承担，要求统一着装，负责迎接宾客、来宾签到、赠送纪念品、茶水服务、活动迎导、参观解说，并要求在大门口列队迎送客人。

　　信息组负责组织编写校史、校友录及学校宣传册。

　　联络组主要负责联络各界校友，组织校友会。

　　对于50周年校庆，学校领导非常重视，制订了一整套方案，专门拿出80万元经费用于筹划庆典。

在庆典仪式上安排了剪彩活动，校庆日晚上还将举行盛大的庆祝晚会。

同时，为使校庆活动更具学术气氛，校庆期间还将举行“学校发展战略研讨会”和“职业教育学术报告会”，既体现隆重热烈，又让人觉得意蕴深刻，更能展现“成功人”气度非凡。

　　实训要求：

　　1、编制一份校庆活动庆典仪式的程序。

　　2、模拟演示庆典仪式的大会场景。

　　3、重要领导和来宾名单的单位、职务、姓名可由学生自己拟定。

　　4、校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容，但不包括庆祝晚会、学术报告会、学校战略研讨会等内容。

完成后，由全班学生集体讨论。

5、庆典仪式场景模拟由全班学生完成。

　　案例十一新闻发布会

　　北国商品城坐落在经济强市m市繁华商业街上。

该商城总投资2亿元，总建筑面积20万平方米，拥有1000多间铺位，是一个集物流、小商品批发、生活娱乐、电子商务等各项功能为一体的大型批发市场，年交易额50亿元以上，现已成为m市的采购中心、物流中心、商贸中心。

　　为了进一步打响北国商品城的品牌，商城邀请五圣瓤策划公司进行策划设计。

五圣髓策划公司为其设计了“热情、豪放、超越”的企业理念，并形成了系统的ci规划体系，充分体现了商品城领导的高瞻远瞩和策划大手笔。

　　XX年12月25日，北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会，向社会隆重推出ci识别系统。

到会有市、局级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表。

在新闻发布会上，北国商品城的吴总经理介绍了商城的情况及今后的经营规划，公关部经理孔丽小姐向与会人员宣读了ci宣言，并展示了部分vi设计，m市程副市长莅临到会祝贺，他对北国商品城所取得的成就充分地予以肯定，五圣ci策划公司首席设计师张娜对设计意图进行了说明。

新闻发布会上，记者提问十分活跃，就商城领导人和前景发展进行了采访。

本次新闻发布会，由北国商品城行政部经理洪瑶主持。

　　与会人员相信，随着商城ci的导入，北国商品城将更具知名度，而且能为更多的业主带来“钱景”，达到“共赢”的目的。

　　1、请列出该商城新闻发布会的程序。

　　2、根据职业情景提示的资料模拟演示新闻发布会的场景。

　　3、要求每位发言人都以相对应身份角色的发言，每位记者都应提问。

4、新闻媒体的名称由同学自拟，采访用的话筒、身份牌由学生自行准备。

5、发言材料及提问根据情景材料设计，允许在此基础上做适当的延伸和扩展。

6、将新闻发布会录像，待实训结束后，在班里播放，进行评价。

　　模块二办文

　　案例一文书处理

　　中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。

公司总部设在广州，主要股东包括：

广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。

　　中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。

十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。

为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优．

　　为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。

各部门必须在近期内上报活动开展情况。

按照活动方案要求：

演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。

　　发文处理：

　　根据上述内容，制发一份通知。

发文工作分4个场景。

　　1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求，让她们马上写一份通知。

刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室，开始拟写通知。

　　要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。

　　2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经理经审核签字同意发出。

　　请演示领导审核签字的过程。

　　3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。

　　请演示秘书编号印制文件的过程。

　　4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。

　　请演示秘书发文登记的过程。

　　案例二邮件收进的程序

　　沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。

略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。

　　沈小姐数了下信件的数量，一共21件。

她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。

然后她根据收件部门的名称分类：

有5封信是人事科的；

7封信是销售科的；

1封是财务科的；

1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；

1封信上写总经理亲启；

另2封是总经理办公室的；

剩下的4份是报纸杂志。

　　沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。

所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。

接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室的信。

　　在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。

把信封内的信纸一一站开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。

一封信写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到二分附件，她用红笔在信纸上写下：

“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。

她想，这封信让总经理来处理吧。

　　另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复信。

她写到：

　　郭思源先生：

　　非常感谢您对我公司的关心。

您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。

希望我们继续合作。

再次向您致谢。

敬请安好。

　　奇斯公司敬上XX年5月6日拟写复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。

　　思考题：

　　1.、沈小姐的收件程序是否正确？

每一个细节是否都符合秘书的要求？

　　2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理？

这封信有可能是什么内容的信？

3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？

　　案例三误拆信笺的处理

　　小王是某外资公司秘书。

一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。

而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？

　　小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不