省行政复议档案管理规定.docx
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省行政复议档案管理规定
省行政复议档案管理规定
云南省行政复议档案管理规定
第一章总 则
第一条 为加强行政复议档案的科学管理,实现行政复议案件材料的立卷归档和档案管理工作标准化、规范化,根据<中华人民共和国档案法>、<中华人民共和国行政复议法>等有关法律、法规的规定,结合本省实际,制定本规定。
第二条 本规定所称的行政复议档案是指行政复议机关或行政复议机构在办理行政复议案件时,从申请人提出申请、受理、审查到结案等活动中直接形成的,以文字、图表、声像、电函等形式表现的历史记录。
第三条 本省各级行政复议机关及具体办理行政复议事项的行政复议机构,均须按本规定做好行政复议案件材料立卷归档管理工作。
第四条 行政复议机关和行政复议机构应当设立专门的场所,指定专人负责行政复议案件档案的管理。
第五条 行政复议案件档案,按年度实行每案立专卷,一案一号的方法进行整理,依照文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,遵循区分不同价值分类,便于安全保管、利用的原则。
第六条 各类行政复议案件法律文书的打印件必须用国际标准A4型纸打印。
需要手写的,书写文字应用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁,字体要求整齐、清晰。
第二章 文件材料的收集、整理
第七条 行政复议机构在受理行政复议案件后,案件承办人员即开始收集、整理与本案有关的证据、依据和相关材料,在案件办结以后,要认真检查该案的文书材料是否收集齐全,若发现案件文书材料不完整,应当及时补齐或采取补救措施,并剔除与本案无关的文书材料。
第八条 立卷归档的行政复议案件材料,只留存一份原件立卷为正本,多余的决定书及其它文书材料,能够另立一卷为副本,副本可按正本收录的文书材料立卷,缺者可复印补足。
第九条 由行政复议机关向人民法院申请执行的案件材料,可与原行政复议案卷合并立卷归档。
第十条 下列行政复议案件材料不属于归档范围,由案件承办人依照档案管理和保密法规的有关规定自行销毁或保存:
（一）没有参考价值的信封、工作材料;
（二）内容相同的重份文书材料;
（三）法律、法规、规章及规范性文件的复制件;
（四）与行政复议案件无关的其它文书材料。
第十一条 行政复议案件文书材料的顺序排列:
（一）案卷封面;
（二）卷内目录;
（三）行政复议决定书（正件及原件）;
（四）规范性文件审查处理决定;
（五）行政复议终止通知书（正件及原件）;
（六）行政复议案件受理审批表;
（七）行政复议申请受理通知书;
（八）责令受理或者直接受理行政复议通知书;
（九）行政复议申请补正通知书;
（十）行政复议申请书;
（十一）申请人提交的证据清单及证据材料;
（十二）申请人和委托代理人的身份证明及授权委托书;
（十三）行政复议被申请人答复通知书;
（十四）行政复议被申请人答复书;
（十五）被申请人提交的证据清单及证据材料;
（十六）被申请人的法定代表人和委托代理人的身份证明及授权委托书;
（十七）第三人参加行政复议告知书;
（十八）第三人提出的书面意见书;
（十九）第三人提交的证据清单及证据材料;
（二十）第三人和委托代理人的身份证明及授权委托书;
（二十一）规范性文件处理转送函;
（二十二）停止执行通知书;
（二十三）行政复议案件延期审批表、决定延期通知书;
（二十四）行政复议中止及恢复审查通知书;
（二十五）行政复议询问、调查笔录及调查核实的相关材料;
（二十六）行政复议案件请示、报告、处理建议及批复等材料;
（二十七）责令履行行政复议决定通知书;
（二十八）各种行政复议文书的送达回证;
（二十九）强制执行申请书;
（三十）行政复议违法行为处理建议书;
（三十一）行政复议结案报告表;
（三十二）行政复议案件备考表（封底）。
有其它的行政复议案件材料需要入卷的,按逻辑顺序适当确定编排位置。
第三章 卷内文书材料编目和装订
第十二条 卷内文书材料按排列顺序,依次用阿拉伯数字编写页号,页号应当用铅笔填写在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角。
封面、卷内目录、封底不编页号。
第十三条 卷内目录应当按行政复议案件文书材料排列顺序逐件填写,卷内目录由顺序号、文号、责任人、题名、日期、页号、备注等项目组成。
第十四条 <备考表>印制在案卷封底上。
有关卷内文书材料的情况说明,应当逐项填写在<备考表>内,若无情况说明,也应将立卷人、审核人的姓名及立卷时间填上以示负责。
第十五条 案卷封面按规定逐项填写。
行政复议机关是人民政府部门的,注明本部门名称。
案由要用简明、准确的法律术语填写。
申请人、被申请人、第三人应当注明全称。
行政复议请求、结果、日期,应根据案件实际简洁、明了地填写。
第十六条 案卷封面、卷内目录要用钢笔或毛笔按规定项目逐项填写齐全或用计算机打印。
字迹要规范、工整、清楚,打印编排要符合规范要求。
第十七条 案卷装订前应当做好下列事项:
（一）破损或字迹模糊的文书材料应修补或复制,复制件应置于原件前面;
（二）大于A4标准规格的纸张应折叠,小于A4标准规格的纸张应托裱;
（三）案卷装订不得压住字迹或图画;
（四）需要附卷保存的信封,要打开展平加贴衬纸,邮票不得撕揭;
（五）外文及少数民族文字材料应附标准的汉语译文;
（六）文书材料上的金属物必须剔除,以防锈蚀。
第十八条 每卷的厚度以不超过15毫米为宜。
材料过多的,应当按顺序分册装订。
第十九条 案卷采用三孔一线左侧装订,长度160毫米左右为宜,并在卷底装订线结扣处粘贴封志。
第四章 档案的保管期限
第二十条 行政复议案件档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡具有长远查考和利用价值的行政复议案件档案,应当列为永久保管。
凡在较长时期内具有查考和利用价值的行政复议案件档案列为定期保管,保管期限根据重要程度分为20年或五年。
第二十一条 属于以下行政复议案件的档案作为永久保管:
（一）与自然资源使用权、所有权有关的;
（二）涉及民族、宗教内容的;
（三）涉及企业经营权、股权、以及企业的兼并、分立、改制、上市、各类民事主体的重大不动产投资的;
（四）重要组织的撤销、变更、设立、改组等事宜和其它与财产权、身份权有关的;
（五）在本地区、本部门有重大影响的;
（六）重大涉外行政复议案件;
（七）具有代表性、典型性和研究讨论价值的;
（八）案情或案由为新类型的,或就该案的法律适用问题、事实认定问题有重大争议的,以及对于该案的法律适用或解释、事实认定问题请示过上级行政复议机关、有权机关的;
（九）其它需要永久保管的行政复议案件。
第二十二条 属于以下行政复议案件的档案应当列为定期保管:
（一）影响时效性短、影响面小、利益冲突小的行政复议案件,保管期限为五年:
1、不服轻微行政处罚的;
2、不服轻微的行政强制措施;
3、未造成重大损害后果的行政不作为的;
4、其它适用于短期保管的档案。
（二）不适用于上述永久保管或五年期保管条件的其它行政复议档案,保管期限为20年。
第二十三条 行政复议案件档案的保管期限,从行政复议案件办结或终止行政复议后的次年起算。
第五章 归档和移交
第二十四条 行政复议案件结案后三日内,案件承办人应当及时对案件的全部材料进行整理、装订立卷。
结案后15日内,应当向本单位的档案管理人员移交档案。
行政复议机关应当定期向同级国家综合档案馆移交行政复议档案。
第二十五条 随卷归档的声像材料,应在每盘（张）材料上注明当事人姓名、事由、档案编号、参见号、录（摄）制人、录（摄）制时间等,逐盘（张）登记造册归档,单独存放保管,并根据保管期限定期复制。
第二十六条 凡纸张类行政复议案件的证物,应装订入卷,不能附卷保存的应当拍摄成照片并附卷,原物按有关规定经领导审批后处理。
第二十七条 卷内文书材料涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的,应当列为密卷,归档时在案卷封面右上角加盖密级章。
密级的确定、变更、解密,依照<中华人民共和国保密法>及其实施办法的规定办理。
第二十八条 案卷号从1开始,按结案时间的顺序编制。
档案管理人应当按归档顺序及时填写档案案卷号。
案卷目录按保管期限分类填写,并分类编排。
保管期限代码分别用”Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”表示永久、20年、五年等三种保管期限。
保管期限代码与案卷号的组合方式为:
”保管期限代码-案卷号”。
第二十九条 移交档案应由移交人与接收人进行验收登记,认真核对档案材料后签名并注明日期。
第六章 查阅和保护
第三十条 行政复议档案一般不外借。
行政复议机关、机构的工作人员因相关工作需要,能够查阅档案。
查阅档案应当办理查阅手续,当场查阅,当场归还。
第三十一条 上级机关、司法机关需要调阅档案的,应当支持。
由行政复议机关联系相关的工作人员,向本单位档案保管室办理借出手续,送需要调阅的机关,并负责与调阅机关联系归还档案。
第三十二条 查阅、调阅列为密卷的档案必须经行政复议机构负责人签字同意,方可办理查阅、调阅手续。
第三十三条 查阅人不得将所查阅档案材料自行复制或转借她人。
第三十四条 档案库房应当专用,并符合存放档案的防护标准。
档案管理人员应定期对档案进行检查和清点,发现问题及时采取补救措施。
第七章 附则
第三十五条 行政应诉案件文书的立卷归档,可参照本规定办理。
各级人民政府及其部门和行政执法组织应当按照本规定,并依据档案管理法律、法规,结合本单位的实际情况,建立健全本单位内部的行政复议和行政应诉档案管理制度。
第三十六条 本规定自二○○六年一月一日起施行。
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