内部成文信息管理规定Word格式.docx

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6.6.2每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性、充分性、有效性，提出年度制度编制、修订计划。

6.6.3参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。

6.6.4负责部门级制度在OA网上保持更新，并报综合管理部备案。

6.6.5负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。

6.6.6负责部门产生的记录的应用和控制。

7管理流程

7.1制度编制

7.1.1按照公司统一的格式，由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的初稿并经校对。

7.1.2制度的层级及类型见附录三。

制度编写格式及模板见附录四。

公司级制度、记录由综合管理部编号，部门级制度、记录由各部门编号。

制度及附录表单编号的编制规则见附录六，公司各部门代码一览表见附录七。

7.1.3各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾，如有相抵触的条款，以上级制度为准。

7.3.4公司制度应遵循规范、简明、务实、有效的原则，以及权、责相统一原则，从实际出发，实事求是，保证制度的可理解性和可操作性。

7.3.5制度编制人员要求有一定的工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。

7.2制度会签

7.2.1公司级制度

7.2.1.1编制部门将部门负责人审核稿上传至“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后5个工作日内向编制部门反馈会签意见，编制部门根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.2部门级制度

7.2.2.1经审核后的制度初稿以“部门级制度文件会签单”（见附录八）的形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度的内容涉及到相关专业内容，部门内无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.3综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿发布。

7.3制度批准

7.3.1公司级制度

7.3.1.1综合管理部行政管理室（秘书）根据制度的层级进行制度送审，由相关的权力机构或权力人审批。

通常由公司分管领导审定，总经理批准。

涉及公司“三重一大”事项决策的制度，须按“三重一大”相关规定进行决策通过，并经授权人签批。

7.3.2部门级制度

7.3.2.1根据制度的层级进行制度送审，由部门负责人审批。

7.4制度发布、回收

7.4.1总则

7.4.1.1公司级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以公司发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）发布文件；

部门级制度由部门管理室发布，同时报综合管理部行政管理室（制度）备案。

7.4.1.2各部门必须做好制度版本的控制，确保所有适用人员得到现行有效版本，制度产生的部门应建立“文件有效版本控制清单”（见附录九）；

原则上公司使用的受控文件的形式为电子文件。

7.4.2电子文件的发放、回收

7.4.2.1公司级和部门级规章制度的电子文件分别由综合管理部行政管理室（制度）和部门体系员存放在公司OA网上，并负责在网上保持文件的最新版本，废止的文件及时从OA网删除。

当文件发生变更时，归口部门应及时在OA网发布通知。

7.4.2.2各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。

7.4.2.3各部门可在公司OA网上得到文件的最新版，自行下载的电子文件只能作为工作参考。

7.4.3文本文件的发放、回收

7.4.3.1如需使用公司级和部门级制度的文本文件，应加盖受控章，受控章样式见附录十，发放时在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）发放栏上签收，版本更新后收回旧版本，并在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）回收栏签收，有最新文件时发放最新受控文件。

7.4.3.2各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。

自行复印的文本文件只能作为工作参考。

7.4.4各责任部门应将作废的文件及时清出；

如因法律或其他要求需保留的已作废文件（包括已存档的文件），无论电子还是文本文件，应作出明确的“作废参考”的标识，另类存放，以免误用。

7.5制度培训、宣贯

7.5.1制度编制部门会同党群人事部负责公司制度的培训策划，制度编制部门或科室负责制度的说明、解读和培训工作，并组织和指导制度的落实与执行工作。

7.6制度执行及执行情况检查

7.6.1各部门必须严格按照制度要求执行，并负责检查制度的宣贯、执行情况。

7.6.2综合管理部、品质精度部、安环保卫部、生产保障部等制度发布或监督部门按照职责分工对制度的执行情况进行监督检查，提出整改意见或改进建议。

7.6.3制度编制部门或科室需根据制度的控制矩阵编制相应的评价要求，定期对制度有效性进行评价。

7.7制度评审

7.7.1公司各业务部门根据公司每年的制度评价工作以及公司管理的新要求，每年12月对本部门编制的制度进行适宜性、充分性、有效性评审，提出下一年度制度的新增、修订和废止的计划，报综合管理部行政管理室（制度）汇总，并按审批后的计划开展具体的制度编写、修订、废止工作。

7.7.2因外部环境变化、公司业务变化或组织机构调整等特殊情况下需要全面梳理公司制度的，由综合管理部组织各业务部门人员成立工作小组，对制度进行集中评审，并开展制度编写、修订、废止工作。

7.7.3体系运行过程中，各部门发现制度缺失或不适用的情况，及时进行编写、修订、废止工作。

7.8制度修订、废止

7.8.1制度的修订、废止由编制部门或科室发起。

7.8.2制度编制部门应填写“管理制度改/废发文说明”（见附录十二），并附在制度的首页。

7.8.3修订或废止制度后重新按照7.1至7.7条款流转。

制度修订、废止时的会签部门须与制度制定时的会签部门一致。

7.8.4由于错字、编号、页码等非原则性错误（即不会引起误解）需要修改文件时，可直接修改。

7.9制度汇编与归档

7.9.1综合管理部适时对所有制度进行汇编。

7.9.2制度相关记录应妥善保管。

制度记录包括以下基本内容：

制度新增/修订/废止的申请、制度收发记录、文件会签/审批单、制度文本、制度培训记录、制度检查和评价报告等。

制度发文记录由综合管理部（秘书）按公司《企业档案管理规定》要求归档。

7.9.3公司制度汇编及制度档案属于公司内部资料，未经总经理批准严禁对外提供。

7.10记录管理

7.10.1记录填写的基本要求

7.10.1.1记录应填写及时，内容准确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；

不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，用划线方式更改，并签名，注上日期。

7.10.2记录的贮存要求

7.10.2.1各部门对所需使用的记录建立编号登记，由专人管理并每年发布一次“记录清单”（见附录十三）。

7.10.2.2记录文件产生部门应将记录妥善保存，编目，易于查阅和使用。

7.10.3记录的保存期限要求

7.10.3.1记录的保存时间应满足顾客要求（合同、技术协议）和法律法规的要求，应与产品的寿命周期相适应。

7.10.4记录处置要求

7.10.4.1记录经原部门确定为无保留价值时，可办理销毁手续，销毁应核对无误并经部门负责人审签。

对于需要销毁的记录，填写“记录销毁登记表”（见附录十四），注明记录编号和时间区段及销毁理由简述。

8不相容职责分离表

业务职能

制度的立改废

制度的会签

制度的审核

制度的批准

：

表示不相容事项

9检查与考核

无

10其它

10.1.1本制度自印发之日起实行。

执行中如有问题，请及时提出，以便协调、修改、补充、完善。

本制度解释权属综合管理部。

10.1.2本制度发布时《文件控制程序》Q/O:

04-02.40.01-2015和《记录控制程序》Q/O:

04-02.40.02-2015同时废止。

11附录

附录一：

内部成文信息管理流程图

附录二：

制度建设控制矩阵

附录三：

制度的层级及类型

附录四：

制度编写格式及模板

附录五：

流程图编制说明

附录六：

制度及附录表单编号的编制规则

附录七：

公司各部门代码一览表

附录八：

部门级制度文件会签单

附录九：

文件有效版本控制清单

附录十：

受控章样式

附录十一：

管理体系文件收发记录表

附录十二：

管理制度改/废发文说明

附录十三：

记录清单

附录十四：

记录销毁登记表

编制：

日期：

校对：

日期：

审核：

会签：

审定：

批准：

序

号

控制目标编号

控制目标

风险描述

控制措施描述

C-ABC-03-ZG-51-2017-01

确保管理制度编制流程有序高效

1、公司制度建设责任不明确，导致管理制度管理混乱。

2、公司管理制度的审核审批流程不合理，导致内容不具操作性，影响公司正常经营管理。

1、综合管理部是公司制度建设的归口管理部门，负责定期组织各部门对制度文件进行修订和编写。

2、公司各部门负责分管职责内管理制度的起草、制订、完善、组织流转/会签等工作。

3、对于需要修订的制度，应当由相关业务根据实际情况进行修订，制度文件修订到发布的整个程序与制度文件编制的程序相同。

C-ABC-03-ZG-51-2017-02

确保管理制度符合国家相关法律法规

1、公司管理制度与国家相关法规条例相冲突，导致日常经营管理不符合法律法规。

2、公司未定期对管理制度进行补充修订，导致制度文件落后，不符合公司生产经营管理现状和国家相关法规条例。

1、各部门应在其职能范围内对国家现行或地方性法律法规进行收集，并加以辨识使用，指导各自职能范围内制度文件建立的合法性、合规性。

2、经综合管理部（制度）领导审核无误的制度文件，提交综合管理部（秘书）对制度文件进行核稿，核稿的重点是：

是否需要行文；

是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规；

是否与有关部门、单位协商、会签；

文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规范等。

3、综合管理部应当每年通过跟踪监督、内部审核、管理评审等对公司现有制度文件的充分性、适宜性及有效性进行评审。

C-ABC-03-ZG-51-2017-03

确保管理制度编制科学合理

1、公司管理制度编制范围不合理，导致管理制度重复或缺失，影响日常管理效率。

2、管理制度未按公司相关规定进行统一编号，易导致制度文件管理混乱。

1、公司各部门负责对制度文件初稿进行内部流转与会签，并提出相关修改意见。

2、综合管理部（制度）审核制度文件初稿是否有流程图、内容是否合理、意见是否得到统一，审核无误后制作红头发文单。

3、综合管理部对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿。

4、综合管理部（秘书）对制度文件进行统一发文编号，制作行政发文，由业务分管副总经理审核后，送总经理签发。

5、综合管理部（制度）负责将综合管理部（秘书）制作的行政发文存档，上传至OA网，并及时更新现有的制度文件，避免新旧制度的混淆与不统一。

C-ABC-03-ZG-51-2017-04

确保制度执行有效

1、公司未对管理制度进行培训学习，导致日常工作未能遵循制度规定，影响日常管理效率。

2、公司未定期对制度执行情况进行监督与评价，无法确定制度已得到有效执行。

1、党群人事部负责公司级制度的培训策划，制度编制部门负责制度的说明、解读和培训工作，并组织和指导制度的落实与执行工作。

2、各部门必须严格按照制度要求执行具体操作，并负责检查制度的执行情况。

3、综合管理部、制度发布归口部门等监督部门按照职责分工对制度的实施情况进行监督检查，并对违反制度的行为及时进行查处。

4、综合管理部督促相关部门对制度审核过程中发现的问题进行整改、跟踪、反馈；

组织相关部门修订完善制度。

制度的层级

制度层级

编制依据

文件类型

内容

审批层级

基本管理

制度

《公司法》等相关法律要求

章程

管理制度

规则

公司基础治理架构层级的管理文件，如：

公司章程、股东大会议事规则等。

董事会

基础业务