2号行政文件Word文档格式.docx
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第十一条行为要多加检点。
不要在公共办公地方吸烟;
不要当众表演自己擅长的化妆术。
如很想吸烟或需要化妆,到指定区或指定办公室。
对在一起工作的女同事要尊重,不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹,在工作中要讲男女平等。
第十二条办公时间不要随意离开工作岗位,窜岗;
工作时间不准吃零食、打瞌睡、大声喧哗。
第十三条闲谈不要超过三分钟,接打私人电话时,声音尽量放低、长话短说,以免影响同事工作。
。
第十四条不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私,不拉帮、不结派,不低毁他人。
遇到麻烦事,要首先报告自已直接上一级,不可越级上报。
第十五条去别的办公室拜访同事要注意礼貌。
有人在办公室时,需敲门,得到许可后,再进入,在他人办公室里,有工作说工作,不必闲聊;
如办公室没人,不要动他人办公桌上的电脑、文件或其它物品。
第二章行政办公纪律
第十六条上班时间严禁吃早餐、吃零食、打瞌睡。
违者扣款10元。
第十七条注意办公室环境,严禁大声喧哗;
上班时间不得翻阅与工作无关的书籍,不得拨打私人电话、打印私人材料等与工作无关事项。
第十八条严禁讲脏话、严禁说消极话;
严禁拉帮、结派;
严禁私下议论;
严禁诋毁他人;
严禁与领导顶撞。
此条有情节严重者可由行政办主任作除名决定。
第十九条上班时间里,除查阅与工作相关资料外,不得浏览与工作无关网页或网站;
不得利用QQ、MSN、Skype等网络聊天工具聊天(除与客户、公司内部人员沟通外),严禁看视频文件、严禁玩游戏。
违者扣款20元。
第二十条保持自己办公范围的清洁,做好工作区5S管理,爱护办公室内公有财产,如有损坏照价赔偿。
第二十一条上班期间,佩戴公司工作牌;
坚守工作岗位,严禁串岗、脱岗聊天;
午间休息时严禁大声喧哗、大声放音乐,以免影响他人休息。
第二十二条不得随意动用他人办公用品,如有需要须经本人同意后方可,使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。
第二十三条下班最后离开公司人员须关闭电源开关及门窗。
视情况轻重罚款。
第三章办公室考勤、请休假、加班制度
第二十四条上班时间:
每周一至周六休息日:
星期日
上午工作时间
9:
00—12:
00(冬季)
8:
30—12:
00(夏季)
午餐及午休
12:
00—13:
00(冬季)
00—14:
00(夏季)
下午工作时间
13:
00—17:
30(夏季)
节假日:
元旦、春节、劳动节、端午、中秋、国庆节等法定节假日,总经办届时提前通知具体休假办法;
公司可对法定节休息时间进行适当调整补休。
第二十五条
考勤打卡由办公室文员监督执行。
每月月底办公室文员统计全行政人员考勤后交往行政办备案,再由行政办交往人力资源部,人力资源部记录相关信息后(作为月度、季度、年度绩效参考指标),再交往公司财务部作为核算其工作薪资参考指标。
第二十六条迟到、早退、旷工规定
行政考勤扣罚规定【部门经理、厨师长(含)以上扣罚翻倍】
迟到
迟到1-30分钟,扣罚10元。
当月累积到第三次者,按旷工一次处理。
迟到30-60分钟,扣罚20元。
迟到1小时以上,扣罚50元。
早退
早退1-30分钟,扣罚10元。
早退30-60分钟,扣罚20元。
早退2小时以上,扣罚50元。
旷工
旷工一次,扣罚80元。
月度累积两次者,按行政降级或除名处理。
季度累积三次者,按行政降级或除名处理。
说明:
1、扣罚以现金交到财务部;
迟到、早退、旷工超出上限次者,由行政办主任作除名处理。
2、请人打卡或代人打卡者,当事人一次扣罚80元,监督文员扣20元。
第二十七条请休假程序
(一)
请假月底将请假单交到人事部记录相关信息
请假程序
直接领导批准
先由本人填写《员工请假单》,经直接上一级领导签字同意后,送行政办公室备案,方能离开岗位。
确有特殊情况不能及时办理请假手续的,需及时电话告知直接上一级部门负责人,并电话告知行政办公室主任,经同意返岗后及时补办请假手续,否则按旷工处理;
请假不满半天以半天计,超过半天不满一天按一天计。
部门经理以下人员请假,由部门经理签字同意并到行政部备案;
部门经理请假由总经理批准,行政办公室备案。
每月月底由行政办将行政人员考勤交到人力资源部备案,再由人力资源部将考勤交往财务部。
未经批准或未办理手续擅自离开工作岗位的,按旷工处理。
员工请假后需提前返岗的,要及时办理销假手续;
如需延长假期,须向部门领导申请,并通知行政部,事后补办手续,方能按事假处理,否则将按旷工处理。
因请假超出规定休假时间的,以工资单位基数扣出。
(二)休假(祥细规定见公司人力资源部管理制度说明)
员工的休假包括法定假日、婚假、产假、丧假、调/补休假。
调/补休假需填表格,经直接上一级领导签字同意,行政办备案后方能调/补休假,否则以旷工处理。
第二十八条加班规定
(一)公司原则上不提倡加班,若有紧急事务要处理,必需加班的,由本人填写《加班申请单》,经直接上一级领导及总经理批准同意后,送行政办公室备案。
(二)公司总经理另行通知行政办人员必须加班时,由总经理签字另行向行政办证明加班事宜。
(三)加班一般以倒休形式予以补偿,因工作需要不能以倒休形式补偿的,由直接上一级领导和总经理签字批准可予以加班费补偿。
补偿标准为工资单位基数。
第四章行政人员外出办公制度
第二十九条外出办公人员,必须经所在部门经理同意认可后,到行政办登记备案填写外出办公时间、地点、事由,并在考勤本上填写外出办公时间、地点。
第三十条因早晨上班前需直接外出办公的,可在晨会前电话告知行政办主任,返回公司后必须填写“外出公办未打卡解释单”将办公事宜填写祥细,交给行政办签字后,前台见到签字后的解释单后收集存档(月底一并交给行政办),然后由前台文员在未打卡处填写“因公外出办公未打卡”字样。
如果没有及时填写“外出公办未打卡解释单”或没有得到行政办签字,按迟到或旷工处理。
第三十一条中途外出办公,履行第二十九条手续后,如果在计划时间内或下班前没有赶回来,第二天必须填写“外出公办未打卡解释单”,将昨天外出办公事情内容、经过,所需时间等填写祥细,交给行政办主任签字后,前台见到签字的解释单后收集存档(月底一并交给行政办),然后由前台文员在未打卡处填写“因公外出办公未打卡”字样。
如果没有及时填写“外出公办未打卡解释单”或没有得到行政办签字,按早退处理。
补打卡程序
行政办主任签字认可案室办公室文员填写
“因公外出办公未打卡”
第三十二条外出办公人员需外出公办时,必须将本岗位日常事务,向本部门其它同事或领导交待清楚,并请他们可代为处理。
第三十三条异地多日出差办公,另行见“人事管理制度”说明。
第五章办公室发文处理程序
第三十四条公司办公室所发出的一切文件材料,统称发文。
发文处理包括:
拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
发文程序图
所涉及
部门签字送总经办签发打印申请用章由办公室
文员归档
(拟稿)(会签)(核稿)(签发)(编号)(打印)(校对)(用印)(分发)(归档)
(一)拟稿。
就是草拟文件的初稿。
这是发文处理的第一道程序,是关系到文件质量的基础工作,必须十分认真细致。
(二)会签。
各职能部门需以公司名义发文时,部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字;
凡涉及到其他有关部门事宜,要事先与有关部门会签,核稿或会签后送办公室。
(三)核稿。
即对文件草稿进行审核。
由办公室分管文字的负责人在草稿未送主管审批之前,依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核。
(四)签发。
签发是公司总经理对文稿的最后审批,文件草稿经总经理签发后,即成为最后定稿,文件据此生效。
(五)编号。
文稿经总经理签发后,然后由行政办编号登记,防止发文混乱。
编号应按公文格式新规定的方法编排,一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成,如,重鹅餐字(×
×
)×
第×
号。
(六)打印。
对经总经理签发后的文稿进行印制,在印制过程中,必须做到:
必须以经总经理签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准;
注意排版格式,版面安排要美观大方、赏心悦目;
注意保密,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。
对印制的底板、清祥、废页也要管理好,防止泄密。
(七)校对。
校对是文件制发过程中的一个重要环节,也是办公室的一项重要工作职责。
要坚持三校制度。
一校由起草者进行。
二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。
校对时要以文件定稿为基准,进行认真仔细地校对,连标点符号也仔细审查,把住文件制发的最后一关。
(八)用印。
即在制成的公文上加盖公司或部门印章,这是公文生效取信的凭证。
用印要做到端正、清晰、位置恰当,即所谓“上不压正文,下要骑年盖月”。
此项由发文部门执行。
(九)分发。
发放文件时,必须建立发文登记簿,严格履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错,此项由办公室文员执行。
(十)归挡。
这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同文稿一起,按正文在上、草稿在下的顺序收集起来,年终按文书档案管理的要求,整理归档。
此项公司文员留原搞,整理归入档案框。
第六章文件、档案、印章管理
第三十五条公司内部已签发的文件由核稿人在行政办登记,按第三十一条归档处理。
外来的文件或传真由办公室文书负责签收,并按要求及时送达指定部门。
第三十六条档案管理
(一)档案管理范畴:
公司各种具有保存价值和详细记录公司运转情况的原始记录。
包括人事档案、财务报表、文件、图片、技术资料、合同、会议纪录等。
(二)财务报表、各类商业合同等财务档案由财务部负责管理。
(三)人事档案的管理由人力资源部负责管理。
(四)厨政部档案由厨政部负责管理。
(五)其它档案均由办公室文员负责管理,并按档案管理办法造册,分类存放。
(六)档案管理员应严格执行保密制度,不得将档案私自外借,带出公司和对外泄漏档案内容。
部门经理以下职员须经部门经理同意,可以到档案室查阅本部门文件资料;
部门经理要查阅档案须经总经理批准,可以查阅公司部门资料。
(七)属于机密性质的档案未经董事长批准,任何人不得借阅。
(八)未经批准,任何人不得复印机密档案,将机密档案带出公司。
(九)根据档案性质确定保管期限,年终清理登记,经鉴定需销毁的文件,编制文件销毁清单,报总经理批准后销毁。
第三十七条印章使用与管理
(一)以公司行文的文件,盖公司公章;
以部门行文的文件,盖部门章;
财务盖章的使用,见“公司章程”规定。
(二)文件需用印时,应先填写“用章申请单”,经主管核准后,连同经审核的文件文稿等交监管人员用印。
(三)监印人除于文件、文稿上用印外,并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存盘。
第三十八条各种印信由监印人负责保管,如有遗失或误用情事,由监印人负责。
第三十九条监印人对未经批准核发文件,不得擅自用印,违者视情况扣罚。
第七章会议管理
第四十条会议主要包括公司旬会、部门经理碰头、总结会、部门专题会等。
行政办公室应及时发出会议通知,明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。
与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备,有些重大问题尽可能会前交换意见,统一认识,会中正式讨论决定。
不得无故缺席,特殊情况必须事先向行政办说明;
参会人员要严格遵守会议的开始时间,并严格遵守会议纪律;
迟到人员记入会议记录。
会议迟到或缺席按10-30元扣罚。
第四十一条会议纪律:
发言时不可长篇大论;
不可一直缄默;
不可取用不正确的资料;
不要只做期待性预测或只谈抽象概念;
不可对发言者吹毛求疵,不可做人身攻击;
不可随意打断他人发言;
不可不懂装懂,不入正题;
会议期间严禁吸烟,不可随意中途离席(此项违者扣罚10元);
会议期间将手机关机或调成静音(手机响动,扣罚10元)。
第四十二条会议记录
与会人员必须自带笔、笔记本做会议记录;
会后由办公室文员当天完成会议纪要,会议纪要必须准确、清楚,充分表达会议讨论的情况;
会议纪要的结论经与会人员确认无误,经行政部审核后,会议纪要送达相关部门。
第四十三条议定事项的跟进、催办和反馈
会后会议议定事项由各部门领导分解到所在部门落实办理。
行政办指定专人负责催办并收集情况,可按照会议纪要,填写有关事项催办卡片,办结事项及时向直接上一级领导反馈,并按月做出总结报告。
此项为PDCA循环的重要依据与组成部分。
第八章办公接、打电话规定
第四十四条办公室办公电话严禁拨打私人电话。
各部门用手机接、打私人电话时,严禁煲电话粥,应长话短说,并且声音尽压低或到外面接打私人电话,以免影响其他同事工作。
第四十五条公司前台文员接、打电话必须说普通话,注意礼貌、语速、语气、并记下来电信息等。
(一)电话礼仪要求:
当电话响铃响第三声前,拿起话筒,通话时先问候,并自报公司、部门。
应说“您好!
鹅掌门公司”或者说“您好!
我是鹅掌门公司前台,有什么能帮您的吗?
”。
如果有没有听清或没有听懂,可以请对方再说一遍,应说“对不起,X先生(X小姐),刚才我没有听清,请您再说一遍好吗?
”
(二)与对方通话时,前台能处理的问题,前台有效处理。
如果不能处理的或是比较重要的事情,应该说“请您稍等,对于这个问题,我请我们X经理与您沟通”。
如果没有领导在公司,前台遇到不能处理的事情,前台应弄清“谁来的电话(Who),打电话找谁(Whom),来电的内容(What)、来电的原因(Why)、来电提到的地点(Where)、时间(When)”等,一边通话,一边把以上信息记录在“接听电话记录专用本”上,待行政部领导回公司后,及时把电话记录向行政办或相关领导汇报。
(三)当对方要找XX部门领导时,应说“请您稍等,我帮您请XX经理来接”,这时轻轻放下电话,迅速请XX领导来接。
如果能直接喊XX领导来听电话,这时用手捂住话筒,叫XX领导来接电话,但不能直呼XX领导的姓名,应以姓+职务称呼。
(四)巧妙帮助董事长或总经理过滤电话。
先礼貌了解对方单位、姓名,因何事找董事长/总经理,有没预约等,然后跟董事长/总经理沟通,将对方单位、姓名、事宜告诉领导,经得同意后再转接,如董事长/总经理不愿意接听,应婉言谢绝;
如果董事长/总经理正在开会时,事宜紧急应及时通知董事长/总经理接听;
如事情不紧急,可使用电话留言;
如果是推销用品电话,自已尽量婉言拒绝。
(五)接电话时,通话时不要对着话筒发出咳嗽声或吐痰声;
语速适中,声音适中,表达要清楚,简明扼要,吐字清晰,切忌说话矫揉造作,嗲声嗲气。
(六)接电话时,不可在电话里与对方聊天,严禁在电话里与对方嬉闹;
通话时不能吃零食,或打电脑等,更不能同时与公司其它同事聊天。
违者扣罚20元。
(七)通话完毕后,应说“谢谢您的来电,再见!
”待对方挂断电话后,再轻轻放下电话。
严禁先挂断对方电话;
严禁摔电话。
第九章办公用品采购、领用、保管制度
第四十六条公司物资采购原则上由行政办公室统一购买,属特殊物资经行政办同意,可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单,300元以内物品申购交部门经理同意、行政办公室批准;
300元以上(含300元)部门经理同意,办公室批准,总经理批准。
物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下四种方式。
定点:
公司定大型超市或大型批发市场进行物品采购;
定时:
每月月初进行物品采购;
定量:
动态调整,保证常备物资库存的合理性;
特殊物品:
选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
第四十七条行政办指定采购员负责物资采购、保管、整理、建立台账;
公司财务部负责监督入库、月中或月底盘库。
对于已发放到部门的固定资产(包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等)的管理,由部门经理签定质量保证书,行政办每月底对固定资产进行全面盘点(由二人以上参加),核对财产数量及破损数量。
对数量减少或人为破损经核实后,由行政办出对其负责人提出处理意见上报总经理。
第四十八条办公用品申领
各部门依需要提出申领低值易耗品申领计划,须填写《申领单》,行政办批准、财务部总监批准后,由行政办指定人员采购或到常用办公用品处领取;
如果是价值较高的或固定资产须由总经理签字批准。
第四十九条:
其它
员工离开公司后,在办理移交手续时,需把领用的计算器、U盘等交还行政部,若有损坏或丢失,负责赔偿。
办公用固定资产的报废,须经行政办主任、总经理批准可实施。
第十章行政办公人员“行政绩效考核”
第五十条行政办公人员中的“行政绩效考核”是行政人员工作中各项绩效考核的一部分,其权重分别为:
行政总厨20%、行政办主任40%、财务会计、出纳人员30%、加盟中心经理10%、人力资源经理30%、培训主管20%、前台文员60%。
第五十一条本“行政办公管理制度”中,对于违规人员进行现金扣罚与本“考核”没有直接关联,可以单独执行,也可以两者同时进行。
第五十二条具体考核维度见“公司绩效考核方案”中“行政办公绩效考核”。
第五十三条本制度由总经办、行政办共同商定,半年修订一次。
第五十四条本“行政办公管理制度”经总经理签字后实施。
第五十五条本“行政办公管理制度”由公司行政办公室负责解释。