办公用品采购管理规定及办法.docx
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办公用品采购管理规定及办法
XXXX 有限公司
办公用品采购与管理办法
(试行)
第一章 总则
第一条 目的
为完善 XXXX 有限公司(以下简称“集团公司”)办公用品采购制度
管理,满足办公需要,控制办公成本,促进采购工作的正常化、规范化,
特制定本采购管理办法。
第二条 适用对象
本制度适用于集团公司,集团公司所属子公司和相关单位可参考
本办法制订事宜的管理办法。
第三条 采购原则
办公用品采购坚持保证品质优良,合理控制成本的原则;综合考量
供应商,同质量价更低为优选的原则;采购物资及需求物资一致性的原
则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。
条 2 条 采购范围、方式、途径及管理职责
条 4 条 集中采购范围
集团公司采购办公用品可分为:
(一)文具事务用品
1 文件档案管理类:
分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、
文件套、名片盒(册)、文件篮等。
2、桌面用品:
订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、
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削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。
3、文书用品:
中性笔(签字笔)、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩
笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账
本(账册)、凭证(单据)、便利贴、会议记录本、专用印章、印台(印油)等。
4、电脑周边用品:
光盘、U 盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录
音笔、插线板、电池、路由器等。
(二)办公耗材
硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。
网线、水
晶头、网线转换接头等。
(三)日杂百货
日用品:
生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、
抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。
(四)办公设备
票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑
封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能
一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、
电风扇等。
(五)办公家具
文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、
铁皮柜等。
条 5 条 采购方式
(一)集中采购:
将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化,
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对同一类材料进行集中化采购。
集团公司日常办公、使用频率较高的办
公用品(文具事务类、办公耗材类、日杂百货类)采用集中购买方式。
(二)分散采购:
不在集中采购范围内,请购部门需填写《办公用品
请购审批单》并经审批后方可采购,招标采购除外。
(三)应急采购:
在集中采购范围内,且急需使用。
请购部门需填写
《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。
请购金额少于 2000 元的
申请,行政部可视情况启动采购备用金先行购买。
第六条 采购途径
(一)集中采购途径:
以京东网的官方自营店及可开取正规发票的 淘
宝店家为主,正规实体店为辅。
(二)分散采购途径:
根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电
子还是实体途径,一般为单笔金额小于 5000 元时采用网购的途径,单
笔金额大 5000 元时的采购以集团审批意见操作。
(三)应急采购途径:
参照集中采购途径。
第七条 职责权限
(一)各请购部门职责
1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行
政部;
2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、
集团领导逐层审批;
3 负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。
4 负责所需办公用品的领用。
(二)行政部职责
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1 负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库
(分散采购或应急采购时与申请部门共同验收)、保管、发放和盘点;
2、负责编制办公用品询价对比表;
3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表;
4、负责收集并维护供应商信息,保管办公用品各类资料档案等;
5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项
请购是否在执行后又重复提出,以及是否存在不合理的请购品种和数
量并签字确认;
6、负责采购程序的审批;
7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同;
8、负责供应商评估和变更;
9、对办公用品盘盈盈亏做处理,并有权追究责任人的相关责任。
1 财务部负责
1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价
款;
2、负责结算各部门领用办公用品的款项;
3 负责办理退货款项的收回;
4 负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理;
5 参与盘点工作的监督;
6 负责采购程序的审批。
第三章 采购流程
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第八条 集中采购流程
(一)集中采购周期
行政部根据全集团办公用品使用情况,每月 5 号前集中采购一次。
(二)采购申请汇总及审核
1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求(申购汇总表详见附
件 1)和库存情况分类(盘存表详见附件 2)于每月 25 日前上报集团财务
部审批。
3 进行采购
办公用品采购最少有 3 家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、
交货时间、售后服务、资信、客服群等因素,以遵循“同品牌、同质量,选
价格最低”的原则进行综合评估,最终选择供应商,并签订采购合同。
第九条 分散及应急采购流程
(一)采购申请
1 分散采购
申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的(如不常备的五金、
电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等)申请部门
向行政部领取并填写《采购审批申请单》(见附件 3)经审批后进行单独
购买。
2 应急采购
申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的,申请部
门
向行政部领取并填写《采购审批申请单》经审批后优先购买。
金额少于
2000 元的申请,行政部可视情况启用预备金现行购买。
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(二)审批单的填写
行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写《采购审批
申请单》,申请人完整填写采购物品特征和其他信息,如购物资名称、规
格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。
(三)采购审核
请购部门携填写完整的《采购审批申请单》进行报审流程。
由行政
部、财务部逐级审核,最终由集团领导审批,通过报审后申请人将采《采
购审批申请单》交予采购人员复印存档。
(四)进行采购
行政部采购员按照审批通过后的《采购审批申请单》报财务部门请
款,同时按《采购审批申请单》要求进行采购。
第十条 进度跟催
(一)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到
供应商处跟催,以确保物资能适时供应。
(二)若采购物资无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需
求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会申
请部门。
第四章 验收与结算领用
第十一条 验收入库
(一)行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。
分散采购或
应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责,入库由行政部负责。
(二)行政部在核对数量、规格、品牌后,建立并填写办公用品入库登
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记表(见附件 4)。
(三)如验收不合格的,由采购人员依据申请部门要求进行退换货。
(四)若入库办公用品与申请汇总表和合同不符,行政部应及时查明
原因,落实责任。
第十二条 价款结算
财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和
采购合同及时履行付款手续。
如果发票内容与采购内容不符或者没有
正规发票,财务部有权拒绝付款。
第六章 领用
采购用品入库后,部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放,
经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用;个人申购的由行政部通
知申购人,经申购人做好领用记录后方可领用。
行政部还要做好办公用
品领用记记录及台账登记。
第七章 盘点
第十三条 盘点
行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导
对库存办公用品进行盘点,编制办公用品盘存表(见附件 2),统计剩余
库存数量及其状态,作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本
依据之一。
第十四条 盘点结果处理
办公用品盘点如发现盈亏,行政部应及时查明原因,并拟写盘存结
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果报告,经集团领导审批做出处理,落实责任人的有关责任。
财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认,集团领
导审批后进行账务处理。
第八章 其他
第十五条 处罚
凡违反本办法的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。
第十六条 生效日期
本办法自发布之日起生效。
第十七条 附件
1、《办公用品每月申报汇总表》
2、《办公用品每月盘存表》
3、《办公用品请购审批单》
4、《办公用品入库表》
5、《办公用品季度盘存表》
XXXX 有限公司
2016 年 01 月 08 日
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办公用品种类:
□文具事务用品 □办公耗材 □日杂百货 □办公设备 □办公家具
编制时间:
序
号
名称
单
位
品牌
型号
规格
数量
单价
申请
单位
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
单价汇总:
共计人民币 元
行政部审批:
财务部审批:
集团领导审批:
办公用品每月申购汇总表
附件 1:
XXXX有限公司
办公用品种类:
(一类)文具事务用品 (二类)办公耗材 (三类)日杂百货 (四类)办公设备 ( 五类)办公家具 (七类)票务
序号
分类
物品名称
规格型号
单位
库存数
量
序号
分类
物品名称
规格型号
单位
库存数
量
序号
分类
物品名称
规格型号
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库存数量
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