绿云宾馆管理软件系统基础.docx
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绿云宾馆管理软件系统基础
IHOTEL系统基础
第一节基本概念
ihotel酒店管理系统中有很多与酒店业务紧密相连的概念，只有熟悉了这些概念，读者才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握ihotel的应用。
●酒店代码：
是酒店的系统代码，操作员在进入系统时，必须输入正确的酒店代码。
●工号：
是操作员的编号，最长可以是十一位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如156、A15、ZXJK等都可以定义为工号。
工号是唯一的，与实际工号有区别，必须在《用户管理》中定义之后才能在本系统中使用。
●密码：
密码长度为1至8位，输入时要注意字母的大小写的区别。
进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在《用户管理》中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。
●宾客分类：
系统将宾客分为散客&成员、团队、会议。
●主单：
本系统中把散客、团体成员、团体&会议的登记单称为主单，因此主单又分为散客主单、团体成员主单、团体&会议主单等。
●帐号：
帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。
系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号、会议帐号、AR帐号、消费帐号等。
帐号是按照流水号进行命名。
●房类：
是房间类型代码，最多可以是三位，这三位既可以是字母、数字，也可以是两者的结合。
房类一般由工程师或电脑管理员在《代码配置》中定义。
如可以定义“BJA”表示标准间南；定义“SR2”表示双人间。
●房价：
房间的实际卖价。
第二节基本标识
2.1宾客状态
主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。
状态
状态含义
备注
R
预订状态
基本状态
I
当前在住
O
本日结帐
D
昨日结帐
N
应到未到而被删除的预订，即NoShow
其他状态
S
临时挂帐（退房未结帐）
X
已被取消（删除）的预订
表
宾客状态流转图：
XS
↑↑
R─→I─→O─→D
↓
N
2.2客房状态
常用以下符号来表示不同的客房状态。
房态
含义
CL
干净房
DI
脏房
OC
住净房
OD
住脏房
OO
维修房（Outoforder）
OS
锁房（Outofservice）
表
房态流转图
OO/OSOO/OS
↑↑↓
CL─→OC─→OD─→OC─→DI─→CL
第三节基础操作
3.1登录
一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上,读者只需根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标，双击即可打开登录窗口，如下图所示。
图
正确输入【班号】、【工号】、【口令】三项信息，单击选择语种（中、英文两种），即可进入系统。
3.2退出
IHOTEL酒店管理系统支持多种不同的退出方式，常用的有以下方法：
（1）、点击系统主界面右上角的图标。
跳出窗口，点是即可
图
（2）、快捷键F12
3.3更换工号
此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。
为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议操作员在交接班或者离开岗位时，使用更换工号功能。
系统主窗口下，点击窗口右上角的，如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。
图
3.4密码修改
为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果）。
该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。
操作步骤：
（1）、系统主窗口下，点击右上方，打开功能面板窗口；
图
（2）、点一把锁，然后根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认即可。
3.5ihotel消息
ihotel系统的消息功能可以理解为员工信息交流中心，包括四个功能：
职员留言、实时对话、事务处理、交班处理。
系统主窗口下，执行功能面板中的信封，打开『ihotel消息』窗口，如下图所示。
图
3.5.3事务处理
主要用于酒店各部门交流对客服务信息。
事务的发布可以在此处处理，也可以在宾客主单下。
事务处理分已发事务和我的事务两部分。
3.5.4交班处理
输入交接班信息。
3.6宾客查询
系统中常用到查询功能，包括宾客列表、帐号查询。
各业务部门使用程度也各有不同，下面的说明中将详细介绍，操作者可以根据各自的需要使用以下的说明。
3.6.1宾客列表
ihotel系统，按照业务需求将宾客列表分成：
预订宾客列表、本日到达宾客列表、当前住客档案、历史住客列表等。
所有宾客列表的结构基本一致，下面以预订宾客列表为例，加以说明。
系统主窗口下，执行预订→预订信息列表，，打开预订宾客列表。
窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页，窗口底行是宾客状态多选栏，该列表系统默认是预订状态。
图
查询方法
（一）、快速查询
将光标定位于右上角条件输入位置。
可以输入的常用条件有姓名、姓名中的一部分、房号、帐号、预订号等。
（二）、组合查询
用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询某公司一个星期内客人的住店情况。
单击右下角组合查询按钮，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击确定，即可显示查询结果。
功能按钮
窗口右边的功能按钮，一般都是快捷功能，如入帐等，这些功能能否使用视操作员的权限而定。
具体如何操作请参见各节说明。
3.6.2帐号查询
帐号查询在系统的各个业务流中得到应用，其界面如下图所示。
图
帐号查窗口主要包括以下部分：
条件输入、主单类别和状态、工具按钮等。
主单类别和主单状态的选择，可视具体的情况而定。
主单分：
“所有”、“宾客”、“团队/会议”、“消费帐”、“AR帐”，状态分“所有”、“有效”、“预订”、“在住”、“离店”。
条件输入处可输入房号、帐号、姓名、单位等。
输入姓名、单位时可以输入完整的名称，也可以输入名称中的一部分，系统支持模糊匹配。
选择主单、状态，输入条件后，单击〖检索〗，左窗口显示查询结果。
若选中，单击〖确定〗即可，否则〖退出〗。
3.7房态表查询
3.7.1房态方块
房态方块，特点是全面地反映整个客房的使用情况，对操作员来说，比较直观易懂。
功能面板下，执行查询→房态方块，打开『房态方块』。
图
为便于说明，我们将房态方块分成三个区域进行说明：
左中、底行、右边，具体说明如下。
左中：
①．不同的颜色表示不同的房间状态，房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统中定义和修改；
②．当鼠标停留在—在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。
而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。
③．指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。
对于空房，可以完成预订、登记等操作，而对于住客房，可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。
④．房号右下角或右左上角不同颜色的小方块含义如下：
右下角表示将到或将走房，而左上角出现小方块表示该房间为临时房态。
底行：
①．每一种房态的实际房数；
②．双击某一图标，可以查询该种房态的详细信息；
③．通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房态情况。
第四节报表处理
4.1报表查询
IHOTEL系统含有丰富的报表，查询中设有三大报表体系：
停机报表、稽核报表和报表专家。
4.1.1稽核报表
稽核报表为每天夜审时数据更新产生的，是对上日营业情况的统计。
系统主窗口下，执行审核→稽核报表，打开『稽核报表』窗口。
图
由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。
稽核报表分为两个时间段：
上日和历史。
选择〖上日〗，查看为前一日的数据；选择〖历史〗，则可以在统计条件处选择日期，查看更早的的稽核报表。
报表选项中选择〖打印〗，点击〖确定〗后可以直接打印；选择〖显示〗则是预览报表；选择〖导出〗则导为其它格式，如Excel、文本等格式。
4.1.2报表专家
报表专家中的报表包含了系统所有的报表，为使用方便又分为：
我的报表、快捷报表、报表仓库三大块。
执行查询→报表专家，打开『报表专家』窗口。
该窗口按报表的分类显示报表。
由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。
4.1.2.1报表仓库
系统中所有报表均存放在报表仓库中，包括交班报表都统一到报表专家中，目前所有的交班报表都是从报表专家中引用定义出来的。
图
4.1.2.2快捷报表
报表仓库中的报表数量非常大，为方便使用，可将经常使用的报表放到快捷报表中，方便调取。
在报表仓库勾选一份所需的报表，拖动到快捷报表相应的文件夹中即可。
快捷报表初始分类分为前台交班、前台AR交班、商务中心交班等，此处的报表对应着相关模块的交班报表，如在前台的收银模块中的交班表即为快捷报表中的前台交班报表。
酒店根据自身要求选择需要设立的快捷报表项目，如：
夜审报表、前台报表等。
单击左边快捷报表栏目，然后单击窗口右边按钮〖T.类别〗，弹出『快捷报表类别维护』窗口，即可对快捷报表各分类项目进行查询、增加、删除、修改等操作。
如图：
4.1.2.3我的报表
系统中有丰富的报表，而每个员工需要查看的报表是不一样的，为方便迅速的查找所需报表，可以把自己需要查看的报表放入【我的报表】中，这样系统可以根据工号自定义每位员工所需的报表。
操作方法与快捷报表操作一致，在报表仓库中勾选一份所需的报表，直接拖动到我的报表文件夹中。
图
4.1.2.4报表的自定义
4.1.3停机报表
停机报表用于发生突发事件时，在系统停机之前需要打印的紧急报表。
停机报表可以根据酒店需要，在报表仓库中选择哪些报表为停机前必须打印的。
操作方法与快捷报表操作一致，在报表仓库勾选一份所需的报表，直接拖动到停机报表文件夹中。
执行查询→停机报表，打开『停机报表』窗口。
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