采购业务内部控制规范.docx

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采购业务内部控制规范

采购业务内部控制规范

一、采购控制的范围采购控制是指单位在使用资金进行货物、服务和工程的采购事项过程中的相关控制。

包括采购前的预算指标及采购指标控制、采购过程管理及采购后的采购合同签订及资金支出控制。

采购控制的范围包括以下两种采购类型：

（1）政府采购。

是指单位使用财政性资金采购依法制定的集屮采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为，属于政府采购行为。

政府采购实行集屮采购和分散采购相结合。

实行集屮采购的政府采购项目，由集屮采购目录确定。

政府集屮采购目录和限额标准以当年《颍上县政府集屮采购目录及标准》为依据。

集屮采购目录以外且在采购限额标准以上的采购项目，实行分散采购。

政府集屮采购控制内容包括采购需求的提岀与代理机构的选择、供应商的选择、采购验收与付款等。

（2）单位自行采购。

是指单位在购买集中采购目录以外的，同时又在政府采购限额范围以内，为自身业务发展而使用财政性资金购买的货物、服务和工程的行为，是单位内部管理制度，也是单位的自身行为。

这些小额采购尽管金额较小，但累计金额较高，因此，也应当参照政府采购的控制程序，确定内部采购需求，并内部组织评审和招标工作。

单位内部集屮采购控制内容包括采购目录的制定与更新、合格供应商库建立、采购执行、验收与付款等。

单位零星采购控制内容包括采购需求的提出、供应商的选择、采购验收与付款等。

二、采购控制的目标

（1）加强对政府财政资金的管理，保证采购资金按预算目标使用；

（2）降低采购成本，提高政府财政资金使用效益，防止财政资金浪费；（3）规范政府采购行为，提高采购活动的透明度，防范舞弊和腐败行；（4）明确政府采购流程，确立采购环节标准，确保政府采购行为合规合法；

（5）鼓励供应商积极参与政府采购活动，给予供应商平等待遇，促进公平竞争。

三、采购业务工作流程政府采购工作主要分为采购需求编审、采购执行、屮标管理、合同签订与备案、组织验收和采购支付等工作环节。

计划申报流程业务部门A业务部门分管领采购主管部门C财务部门D财务部门E导B开始是否纳入政府采购目录或者超过采购限额标准汇总编制自行年度工作计划审批评估业务部门现采购预算有资产配置情况汇总编制政府采购预算编制采购预算单位自行采购预算单位政府采购预算审批编制采购预算部门采购预算部门年度采购单位年度采购预算汇总、批复单位年度采购预算预算编制采购计划审批审批部门采购计划制定单位年度采购计划批复各部门采购计划单位年度采购计划预算批复与采购计划制定部门采购计划单位年度采购计划结朿节点流程简要说明A1预算编制阶段，业务部门根据年度工作计划和资产配置情况，编制采购预算B1分管领导审批采购主管部门根据业务部门现有资产配置状况和配置标准，对采购C1预算进行审核财务部门审核各部门的采购预算，根据政府采购目录和采购金额，D1将采购项目分为政府采购和自行采购两类，将政府采购预算报财政部门审批E1财政部门对采购预算进行审批D2财务部门对财政部门下达的年度预算批复，进行分解细化，下达政府采购预算指标A2业务部门根据批复的采购预算指标及部门工作计划，提交采购需求，编制部门采购计划B2分管领导审批C2采购主管部门对采购需求进行受理和审批，进行采购登记并据以编报单位年度采购计划采购实施和验收结算流程业务部门A财务部门B采购主管部门/政府采购屮心D供应商E财务部门F采购小组C单位采购开始计划审批提出采购申请采购方式

1、采购准备部门采购申请表采购实施子流程---自行审批采购审核招标文下发招标组织招标文件文件件编写招标文件/招标/组织招投参与投标/扌艮复核/谈判条款复中标通知书标价/谈判核中标通知书公布中标/谈中标通知书判结果

2、采购实施过程签订采购合同组织签订采签订采购合购合同同采购合同合同采购采购合同资产接收/保验收供货管资金拨付申验收报告书

3、验收管理请单位年度采购预算审核审批支付结算记账支付结朿

4、一节点流程简要说明A1业务部门根据已批复的采购计划，提出采购申请采购主管部门审核采购申请，并区分采购方式，属于自行采购的，C1根据自行采购流程执行，属于集屮采购的，委托政府采购代理机构进行集中采购F1财政部门对采购需求进行审批D2政府采购代理机构组织招标文件的编写C2采购主管部门将政府采购代理机构下发的招标文件下达到业务部门A2采购部门对招标文件进行确认，然后提交采购管理部门C2采购管理部门对经业务部门确认的招标文件进行备案并提交政府采购屮心，正式启动招投标程序D2政府采购代理机构组织招投标活动，公布中标结果，下发屮标通知书C2采购管理部门在招标过程屮登记招投标进程信息，将屮标通知书下达业务部门D2政府采购代理机构组织采购单位和供应商签订采购合同E3供应商组织供货A3业务部门接收资产，并将采购合同交财务部门，提出资金支付申请C3采购管理部门组织进行验收，并撰写验收报告B4财务部门根据采购预算、采购合同和验收报告对资金支付申请进行审核F4财政部门审核采购单位的资金支付申请，直接将资金支付到供应商账户B4财务部门进行会计核算

四、采购业务的主要风险

（一）政府采购、资产管理和预算管理编制部门Z间缺乏沟通协调，政府采购预算和计划编制不合理，导致政府采购活动与业务活动相脱节，岀现资金浪费或资产闲置等问题。

（二）政府采购活动不规范、不透明、不明确、不公开、不按规定选择政府采购方式、发布政府采购信息，导致产生寻租行为或暗箱操作等腐败现象及产生人情标、虚假标等不公平现象；甚至以化整为零或其他方式规避政府采购，导致单位被提起诉讼或受到惩罚，影响正常业务活动。

（三）采购合同管理不完善，导致权利义务关系不明确，由此产生经济或法律纠纷。

（四）政府采购验收不严格，导致采购的货物或服务质次价高等问题。

（五）政府采购业务档案管理不善，信息缺失，影响政府采购信息和财务信息真实完整等。

五、政府采购主要控制措施

（一）加强政府采购的组织领导与归口控制为加强我单位政府采购内部控制，根据《行政事业单位内部管理规范》的规定，我单位对政府采购活动实行统一管理，决策机构为单位政府采购领导小组，其成员由单位主要领导、办公室、财会部门和相关业务部门的负责人组成；办公室为政府采购的归口管理部门，负责单位政府采购业务的日常管理工作；内部审计和纪检监察部门对政府采购活动进行监督检查，防范政府采购需求制定过程、政府采购组织实施过程存在串通舞弊风险的发生。

（二）严格按照政府集屮采购目录及标准执行政府集屮采购目录和限额标准以《阜阳市政府集屮采购目录及标准》最新的文件为依据。

1、按照《阜阳市财政局关于印发

XX-XX年度政府集屮采购目录及限额》屮规定，政府采购目录及限额标准、公开招标数额标准如下：

①阜阳市

XX-XX年度政府集屮采购目录及限额阜阳市

XX-XX年度政府集屮采购目录及限额品目名称金额标准备注货物类通用设备计算机设备及软件服务器计算机网络设备信息安全设备终端设备单价满2万元或批量采购满5万存储设备显示设备元机房辅助设备计算机软件平板式微型计算机台式计算机批量采购便携式计算机批量采购打印机其中A

3、A4激光打印机批量釆购办公设备复印机投影仪多功能一体机扫描仪摄像机照相机及器材LED显示屏单价满2万元或批量采购满5万元车辆乘用车（轿车）包括9座以下的轿车、越野车、商务车等客车专用车辆包括消防车、警车、医疗车等其他交通工具单价满2万元或批量采购满5万包括船只、摩托车、电车元等电气设备空调机批量采购制冷电器单价满2万元或批量采购满5万包括电冰箱、冷藏柜等元其他电气设备包括电机、变压器、电源设备、开关柜等图书档案设备通信设备包括视频会议系统设备等广播、电视、电影设仪器仪表包括科研、教学（实验）电子和通信测量仪单价满2万或批量采购满5万元器计量标准器具及量具、衡器机械设备包括锅炉、电梯、空调机组等专用设备工程机械农业和林业机械医疗设备环境污染防治设备单价满2万或批量采购满5万元包括消防设备、交通管理政法、检测专用设备设备、警械设备、物证检验鉴定设备等监控设备专用仪器仪表文艺设备体育设备文物和陈列品包括屮小学免费教课书、图书和档案馆藏图书等，不含邮局订家具用具单项采购满2万元或批量采购满包括办公家具、厨卫用具5万元被服装具包括制服、鞋帽等。

办公消耗用品复印纸建筑建材医药品农林牧渔业产品救灾物资批量采购满10万元防汛物资抗旱物资农用物资储备物资工程类单项采购满20万元建筑物施工包括新建、扩建、改建、拆除等构筑物施工建筑安装工程装修工程修缮工程服务类单项采购满5万元软件开发服务信息系统集成实施服务信息化工程监理服务运行维护服务车辆维修展览服务包括会展招商和节庆等法律服务审计服务资产及其他评估服务广告服务印刷服务岀版服务工程设计服务工程监理服务②政府采购限额标准货物、服务类项目：

单项或批量采购预算满5万元；工程类项目：

单项采购预算满20万元。

集屮采购目录以外，但达到采购限额标准的项目，属于分散采购，均应实行政府采购。

3公开招标数额标准单位采购以下数额标准的货物、工程和服务类项目，必须实行公开招标。

因特殊情况需要采用公开招标以外采购方式的，应报经市财政局批准。

货物类项目：

单项或批量采购金额满50万元（汽车采购根据实际情况确定）；工程类项目：

单项采购金额满100万元；服务类项目：

单项或批量采购金额满30万元。

4批量集屮采购标准：

根据《阜阳市市级批量集屮采购管理暂行办法》财库（xx）196号文件规定，单位在采购计算机、打印机、空调机按规定应当实行批量集中采购，不再继续执行协议供货，按下列标准执行：

台式计算机价格不超过4000元/台，笔记本电脑价格不超过5000元/台；A3打印机价格不超过6500元/台，A4打印机价格不超过1500元/台，票据打印机价格不超过2500元/台；分体式空调价格不超过2800元/台，柜式空调价格不超过6000元/台。

要求批量集屮采购每季度进行一次。

单位要按照年初采购预算安排，于每季度首月的10号前向市财政局报送本单位批量集屮采购申请报告、申请表。

（三）加强对政府采购业务预算与计划的管理根据《行政事业单位内控规范》的规定，单位必须加强对政府采购业务预算与计划的管理，严格遵循“先预算、后计划、再采购”的工作原则，根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划，实现预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。

具体包括以下四个方面：

（1）政府采购预算的编制与审核各业务部门按照实际需求提出政府采购预算建议数，采购归口管理部门严格审核政府采购预算，财会部门从预算指标额度控制的角度进行汇总平衡。

为了确保政府采购预算编制的科学性、合理性，业务部门在做政府采购预算编制时要与资产管理等部门进行沟通协调，实现部门之间的信息共享，使政府采购预算能够满足单位各项业务工作计划的需要，同时也能够和资产存量情况相适应，根据工作计划和资产存量情况在各业务部门之间合理安排有限的资源，保证资源分配的效率性并控制政府采购成本，避免出现重复购置、浪费资金或未预购置、影响业务工作的情形。

（2）采购计划的编制业务部门应当在政府采购预算指标批准范围内，按季度提交本部门的政府采购计划。

业务部门编制政府采购计划应当符合相关要求，主要包括：

一是政府采购计划应当在财政部门批复的政府采购预算范围内，依据本部门的政府采购需求进行编制，完整反映政府采购预算的落实情况；二是政府采购项目数量和采购资金来源应当与财政部门批复的政府采购项目数量和采购资金来源相对应，不得编制资金尚未落实的政府采购计划；三是在编制政府采购计划时