金鹰国际总务部管理制度Word格式文档下载.docx

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2公务车使用、保养管理规定

2.1公务车的管理、调度统一由中心行政管理部负责；

2.2各部门因公用车应提前向行政管理部申请，行政管理部批准后通知总务部，由总务部安排驾驶员在指定停车点等候，并做好出车前的准备工作；

2.3公务车出车任务完成后，驾驶员将车停在指定地点，并立即与行政管理部联系，以便行政管理部再次调派；

2.4驾驶员在完成公务车出车任务同时，须做好出车运行记录，以备查考（如：

车况、油耗）；

2.5公务车的日常维护、保养、清洁工作由总务部专人负责，确保车辆时刻处于良好的工作状态，确保车辆安全、正常运行；

2.6如有特殊情况（私人用车），须由总经理批准；

2.7驾驶员应具备崇高的思想境界和高尚的品质，具有良好的职业道德和高超的驾驶机能，确保行车安全。

3.中心员工制服及其配套劳保用品管理细则（试行）

3.1配备标准

3.1.1服装配备标准（每人冬、夏装各两套）

服装类别

单位

每套配置标准

女高管服装

套

西装、裙子、衬衫、长裤、袜子

男高管服装

西装、衬衫、长裤

女普管冬装

西装、裙子、衬衫、领带、袜子、裤子

男普管冬装

西装、裤子、衬衫、领带

女普管夏装

裙子、衬衫、领带、袜子

男普管夏装

裤子、衬衫、领带

女营业员冬装

上衣、马夹、裙子、衬衫、领花、袜子

男营业员冬装

上衣、马夹、裤子、衬衫、领带

女营业员夏装

裙子、衬衫、领花、袜子

男营业员夏装

3.1.2除领取服装外，男营业员相应领取饮水杯，女营业员还相应领取饮水杯、头花（长发者）、化妆包等用品；

3.1.3中心女员工夏袜每人每月两双，冬袜每人每半年两双；

男营业员皮鞋每人每年一双，女营业员布鞋每人每四个月一双；

3.1.4中心高管、普管人员的冬、夏装以及营业员夏装原则上每两年为一个更新周期。

3.2领用制度

3.2.1中心员工领用

（1）中心员工领用制服及相关劳保用品，一律凭人事部调令，由柜组长以上人员陪同前往并签字确认；

（2）中心前台新进员工，自行准备符合中心规定的黑色皮、布鞋（男备皮鞋、女备布鞋），待工作时间满三个月后，不论是否转正，均视同正式员工给予发放皮、布鞋；

3.2.2厂家员工领用

（1）需着中心制服的厂家营业员领用制服，凭中心财务出纳开具的现金收据或部门会计签字确认已扣制服款项的凭据购买，并须由柜组长以上人员前来领取并签字确认；

（2）凡有厂家营业员自愿购买中心的皮鞋、布鞋、袜子、化妆包、头花、饮水杯等，购买方式与购买中心制服的方式相同；

（3）为维护中心整体形象，所有非中心的在店员工（包括厂家营业员和各类促销人员等），必须统一穿着黑色皮、布鞋（休闲品牌除外）；

（4）价格（目前市场价格，可视具体情况作相应调整）：

员工制服：

春秋装250元/套，夏装100元/套；

皮鞋：

70元/双；

布鞋：

20元/双；

袜子：

夏袜3元/双，冬袜15元/双；

化妆包：

10元/个；

头花：

5元/个；

饮水杯：

3元/个；

3.3回收制度

3.3.1辞（退）职人员凭人事部离职单，将所配置的员工制服洗净、熨平后交至制服保管员；

3.3.2各层次员工离职时只须归还本周期所配置的冬、夏季制服，但大衣及一楼员工所配置的长裤必须归还，大衣若遗失以100元/件赔偿；

3.3.3员工制服归还时若未清洗或清洗不净，相应扣除洗衣费，每人次10元起；

3.3.4员工制服归还时若有破损、遗失，则按制服成本价赔偿；

3.3.5辞（退）职人员所配发的皮鞋、布鞋、袜子、水杯、头花、化妆包等一次性用品原则上不返回，特殊情况如离职人员未穿着或未使用的，必须退回。

3.4管理细则

3.4.1购物中心员工所配置的制服等用品，原则上只限于在工作时间穿着，不允许外出穿着，平时应保持衣着、鞋面清洁；

3.4.2请现场管理部进行监督检查，从维护中心形象的角度出发，对中心员工所配置的制服及皮鞋等用品经常进行检查.

4.材料仓库领用与发放规定

4.1每月办公用品的领用地点安排在B1验货区小二层仓库；

集中发放时间为每月5日，遇周六、日顺延；

4.2每月18日由供应处将“月度物资用品申请领用报表”下发给各部室，各部室根据具体情况详细填写次月计划所需用品品种与数量，并在当月23日前返回，以便供应处提前做好备货工作（若遇法定节假日或大型促销活动，请各部室提前做好所需物资用品的准备工作，适当增加所需数量）；

4.3注意事项：

凡各部室需领用物资，必须经部门秘书或主管级以上人员签字认可，否则，供应处不予办理。

5关于各种包装袋的相关规定

为了合理地使用公司的各种包装袋，做到满足顾客需要，又能杜绝浪费，有效降低运行成本，结合各部门所作统计的实际使用情况，特制定如下规定。

5.1职责

5.1.1各部门应本着节约的原则，对企业高度负责；

5.1.2总务部负责采购，严格控制采购成本、库存；

5.1.3各营销部经理努力抓好内部管理，合理使用，控制用量，节支也是一种创效；

5.1.4严禁私自使用。

5.2采购

5.2.1采取招标化采购，实现采购工作规范，严格执行《金鹰国际购物集团采购招标管理办法》；

5.2.2采取规模化采购，实现采购成本降低。

各店互通采购信息，分统一采购和分别采购两种采购形式，力求采购成本最低，实现集团资源共享。

5.3储备

5.3.1保持合理库存，有效控制库存量，更好服务前台。

5.3.2总务部负责控制合理的库存量，原则上除每月计划用量外，备存约月用量的15%，以备部门急需，减少资金占用。

5.4领用

5.4.1各部门每月23日前将下月的计划用量报总务部，总务部按所报计划用量进行采购；

5.4.2每月各种包装袋领用地点安排在B1F验货区小二层仓库，集中发放时间为每月5日左右，遇周六、日顺延；

5.4.3凡各部领用的各种包装袋，必须经各部门秘书或主管级以上人员签字认可，否则供应处不予办理。

5.5用途

5.5.1大号背心袋

主要用于超市商品中体积较大的商品。

5.5.2中号背心袋

主要用于超市商品中体积中等的商品。

5.5.3小号背心袋

主要用于超市商品中体积较小的小件商品。

5.5.4黑手提塑料袋

主要用于中高档类的服饰商品和女鞋、皮具、化妆品等商品的批发，以及较大、较多的商品。

5.5.5大白扣手袋

主要用于中档的床上用品、毛绒玩具类。

5.5.6中白扣手袋

主要用于服饰类、鞋类、运动类、儿童用品、床上用品类商品。

5.5.7小白扣手袋

主要用于单品出售的化妆品、图书、文具、小家电类商品，易碎的小件商品。

5.5.8小号纸袋

主要用于钟表礼品、化妆品、黄金珠宝、皮具、电子类等体积较小、做工精致的物件。

5.6稽核与分析

5.6.1总务部定期统计分析并通报各部门的使用情况，对非正常耗用采取限制处置措施。

5.6.2财务稽核部对大宗低值易耗品的耗用每年定期作专项稽查，并将稽查结果报总经理室。

6货梯乘运人员规定

6.1各类人员不得以任何理由，在不携带货物的情况下乘坐货梯；

6.2各楼层的乘运人员不得随意用力敲打货梯门和货梯按钮；

6.3各位乘运人员不得在货梯内吸烟、哄闹、吃东西、大声喧哗；

6.4各类人员进入货梯之前，须在待进区排队等候，禁止拥挤和押队；

6.5各类货品均须由厂家和营业员完成验收交接程序后，共同押货，方可由货梯乘运；

6.6各类人员在使用推车送货时，应防止货物因堆码超宽、超高、阻挡视线而造成推车撞击货梯门两边的墙壁和梯门框及梯内四壁的现象；

6.7货梯开厢前，应按先出后进顺时程序，乘运人员应依排队次序顺次进入货梯，避免拥挤和道路阻塞；

6.8货梯在使用过程中如发生故障或有险情，各乘运人员应立即离开货梯，以确保安全，并主动拨打抢修电话：

3505或#5530或通知主控室3883；

6.9各类人员应自觉维护货梯内部的清洁，禁止乱涂乱划，一经发现，中心将给予一定处罚。

7厂家送、退货管理规定

7.1厂家人员送退货应从中心规定的通道出入，禁止从1F个大门及客用电梯出入；

7.2送、退货时间尽量集中在9：

30-20：

00之间，退货必须由部门经理签字；

7.3货品必须在负一楼储运部验收完毕后，由中心员工负责用小推车从货梯送至柜台，禁止直接上柜；

7.4货品到达柜台后应先进小库，不得再卖场大面积调换货，退货亦然。

商品直接上柜验收、入库流程图

货物发出后，由储运部核对退货货运单，然后复印较各部室，请其与厂方联系，查收事项。

通常在货物发出7天后，储运部会与厂方联系确认货物到达情况。

验货交接手续完成后由储运部进行外包装整理，一般普件货值超过5000元，需外加蛇皮袋，易碎品需注明。

商品退场流程图

8仓库管理规定

8.1所有进出B1库物资必须有双方当面办理交接手续，单据要清楚，数量须核收无误,处置方向应明确。

8.2各商品部进B1库商品必须摆放在本部门指定库区内，不得占用其它部门区位。

8.3原则上不允许代保管商品入B1库，若遇特殊情况，请部门经理签字，在单据上并注明代保管原因及存放期限（允许3天）。

8.4仓库禁止闲杂人员进出，进出仓库随手关门。

8.5B1库内如遇特殊情况，进出小库的货物必须有主管级或经理同意，方可办理出入手续。

8.6货品保管的注意事项通常有如下几种：

8.6.1仓库的标准高度一般为6-9米；

8.6.2仓库中间的通道的合理宽度一般为2-3米；

8.6.3为防止货品受潮发霉，仓库必须通风换气且货品必须摆放在地垫上；

8.6.4仓库内外随时保持清洁,卫生,不得随意丢弃杂物；

8.6.5货架与货架之间以及货架与边墙的间距一般为0.75-1米；

8.6.6仓库内必须放置消防器材且应定期检查，严禁烟火，杜绝火源，；

8.6.7为防货品遭遇鼠咬，必须在仓库外围放置灭鼠药；

8.6.8对于一些特殊货品，如：

皮衣、羊毛衣应单独存放，茶叶、香烟不能临近存放。

9验货区商品验货细则

9.1商品验收要素

9.1.1验收时间：

上午9：

00---晚上21：

00

9.1.2验收地点：

中心B1验货区

9.1.3验收人员：

中心仓库保管员

9.1.4验收依据：

依据“供货清单”验收

9.2商品验收程序

9.2.1送货单位把商品送到验货区后，电话通知营销部速派人到B1验货区。

9.2.2营业员从通道下至验货区后，与仓库保管员、送货单位共同点验。

9.2.3点验合格后，由营业员在盖有送货单位公章的送货清单上签字，验货区保管员在清单右上角签字，同时营业员在商品验收记录本上进行登记。

9.2.4验收结束后，由送货单位或送货工协助营业员将已验合格的商品送楼层。

9.3商品验收方法

9.3.1采用随机抽验的方法对商品进行抽检，每品种抽检数量不少于一件，发现有问题即扩大抽检量，对不合格的商品坚决拒收；

9.3.2注意验收商品的标识，包括：

厂名、厂址、合格证等；

9.3.3注意检查外包装有无污染破损、鼠咬、塌角、潮湿等异常现象；

9.3.4注意有无商品液体渗漏异常现象；

9.3.5注意商品有无破损。

9.4商品验收记录

9.4.1所有商品验收完毕后，必须在验货区认真填写“到货商品验收登记表”。

9.4.2每月封存，以备审查。

10关于暂存验货区（仓库）道具的处理规定

10.1中心各楼层因经营需要不断进行调整，更新道具，给顾客以新的形象，但同时更换下的大量道具因不及时处理，占用库区而影响仓库的正常工作。

为了确保道具及时清理，根据具体情况，特对调整更换下的道具作如下规定：

10.2厂方货架

10.2.1供应商在本市：

夜间进行柜台调整，今后本中心不再使用的道具原则上要求厂方当夜自行处理，不允许放在验货区，厂方确实有困难不能及时提走的道具，只允许暂放验货区三天，第四天起按每日每件10元收取仓储费，超过十天仍未提，按报废物资处理；

10.2.2供应商不在本市：

考虑到厂方路途较远，不方便，允许暂放验货区七天，第八天起按每日每件10元收取仓储费，超过十五天未提，按报废物资处理。

（仓储费由厂方交现金或从货款中扣除）

10.3中心货架

10.3.1不需留用的道具：

因柜台调整，道具更新，不需留用的道具由各部门自行报废，报废单交总务部；

10.3.2留用的道具：

柜台调整，确需留作备用的道具，由所属部门出具说明（存放时间，何时使用）交总务部，总务部将道具运外库代保管，到期仍未使用，通知营销部，由营销部申请报废，以便清理（报废的旧道具总务部尽量联系外卖，款交财务，以减少损失）；

10.4新进供应商运来的道具，需暂放验货区的，必须由营销部出具说明（暂放原因、暂放天数）交总务部，并且在规定时间上柜，到期仍未上柜，按每日每件10元收取仓储费。

11专柜装修手册

11.1序言

此手册为厂家提供有关新改、改建、扩建等有关装修方面的注意事项，用以方便厂家专柜顺利进场，敬请细读。

装修单位应遵守本手册内一切规则及条款，如果装修户对本手册中的有关事项存有疑问，请与中心总务部联系。

虽然装修手册中的内容是经过细心编写，但我中心对内容中由于诠释不同而引起的误差，不承担任何责任。

此外，我中心亦按情况需要保留对手册中的有关事项做出适当修改的权力。

11.2专柜装修报审须知

11.2.1必备资料：

为了提高专柜图纸审核的时效性、准确性以及程序的完备性，在厂家出设计图之前，请营销部首先与总务部明确装修区域，由总务部出具电脑平面尺寸图，厂家按照中心提供图纸指定的范围进行设计。

报审时须提供以下资料：

（1）用电平面布局：

必须标明灯具种类及瓦数；

（2）用电审批表：

详细填写，并经逐级审批后转至中心企划部备接电用；

（3）专柜的平面布局：

须详细标注尺寸；

（4）总平面中标明具体位置；

（5）专柜区主要货架立、平面或透视图中标明详细尺寸及材质；

（6）彩色电脑效果图（与实物出入不能太大）；

（7）制作单位。

另外，专柜设计图纸应为电脑制图原稿或复印件，传真件不收。

若图纸资料齐全且符合要求，正常情况下，总务部将于收到图纸后两个工作日内审核完毕返回部门；

图纸不全或不符合要求者，总务部有权退回。

11.2.2用电须知：

厂商在安装和整改专柜道具电器时，应先填报用电审批表，经审核后方可进行，不得先安装后申请。

具体设计要求如下：

（1）专柜配线必须使用硬芯线，其截面积不小于1.5mm²

进入该柜的电源总线截面积应不小于1.5mm²

/kw;

（2）走线必须有金属软管护套;

（3）2kw用电负荷以上的专柜,应配置标准模数开关箱（pz30）,单级开关电流应小于

10A;

对于必须通过抽屉、储物柜内的电线必须固定排设牢靠;

（4）专柜选用的照明灯具,应是正规厂家生产的正品器件,符合国家低压用电器标准,品牌必须为:

日光灯为飞利浦、松下、欧斯郎、G.E电感式加专业照明铝壳、内附电阻式的4uf/400v的电容,日光灯管应采用三基色超级光管（如:

飞利浦80、90系列）,　轨道冷光灯必须选用12V电子式变压器,　柜台用冷光灯变压器应选用优质线感式（220V/12V）,品牌须是“金爵士”、“飞利浦”、“G.E”、“欧斯郎”、“庄明”、“辉灯”、“环球”、“三友”、“四通”等优质新品（以上均要有质保书）,并且先拿样品到中心,认可后方能安装；

（5）灯箱、电器箱、灯头、光源安装部位须做防火处理（防火涂料、防火板等）封闭型灯箱、顶棚应考虑预留散热孔和检修孔；

（6）灯箱内日光灯必须使用日光灯安全型支架成套灯具；

（7）用电方面如有特殊要求，请与3F物业处联系。

11.3装修注意事项及规定：

11.3.1用电要求：

（1）专柜在进场装修时，物业公司将依据设计要求，对照“用电审批表”对该专柜灯具及线路进行现场核查，合格后提供电源。

如不符合则厂家应立即主动整改，不整改完毕物业公司有权不允许通电并进行相应处罚；

（2）在区域负荷增加较大时（1kw以上）一般应放线至楼层分开关箱,禁止搭接在现有的照明电器线路上；

（3）厂家装修专柜接电应由专业电工操作,且持有效的“电工上岗证”或“供电局进网证”复印证；

（4）厂家装修单位不得私自在配电箱上及其它部位接电，如遇特殊情况须经有关部门审批后，由物业公司电工接电，彻底杜绝事故隐患；

（5）有配电箱的小库里，要求各部门在配电箱附近留有一定的空间，严禁堆放货品，以便电工日常工作以及突发事件的抢修，并由现场管理部督促执行。

11.3.2施工要求：

（1）专柜装修正常情况下应具有10—15天的场外制作期（工程较大可适当延长），道具应在场外制作完毕后，再进场拼装；

若情况特殊，报总经理室批准，同时现场制作中，不得产生噪音、灰尘、气味等，以免有损中心形象，且现场管理部进行处罚；

（2）专柜内需铺设复合地板的厂家，须先将地板样品交总务部确定后方可铺设；

（3）未经许可，装修时天花、地板、墙壁、通道等不得有任何损坏或刮损，任何因此而引起的损毁而发生的修缮费用由装修方承担；

（4）装修单位保障我中心不须赔偿因其施工引致损坏而被提出的任何索赔；

（5）我中心的任何审批，在任何情况下，并不代表对方案中的技术参数的认可，同时我中心也不负责装修单位装修方案中所选设备、材料、规格、性能及效果。

倘若设备与材料发生问题而引致任何后果，概由装修单位负责；

（6）装修单位应向我中心提供方便，让中心范围内一切公共设施、设备及装置等，获得定期保养及维修服务。

装修时不得对位于装修范围内之各种风口、电箱、灯具、消防设施、管井门等封堵；

（7）施工人员使用卫生间必须遵守卫生间使用规定，禁止在卫生间内清洗工具，倾倒油漆、涂料和水泥、砂浆，禁止使用报刊纸张冲入马桶，如有设施损坏和下水管道地漏堵塞概由装修单位承担全部责任并赔偿经济损失；

（8）一切内部隔墙应是轻质隔墙，例如：

一般装在金属杠上的应为石膏板，如果改变为木质杠架和夹板隔墙的装修工程要涂上防火漆；

（9）我中心有权要求装修单位对未按方案审批要求完成的工程做出改动，装修单位在接到书面通知后十天内应完成所需改动；

（10）装修单位进行装修应确保不会对中心的设备、设施及装修造成任何损坏，如有任何损坏，无论意外与否，将由我中心安排修理，而所有修理费用概由装修单位负责支付；

（11）装修单位在装修施工期间，如需要动火或烧焊，必须事先到现场管理部办领“动火证”并在现场配备灭火器材，指定专人消防监护，使用电动工具必须符合消防条例；

（12）装修单位一经开展装修工程，皆视做已同意接受本装修手册所定条款论。

11.4保险

建议厂家在装修期间要求承建者投有及维持有效的装修工程财产一切险及第三者责任险（保险名称应以保险公司的定义为准）。

保险须以厂家、承建者及南京金鹰国际购物集团有限公司名义联名投保，并以中国南京市汉中路89号为其投保所在地。

财产一切险将用于赔偿厂家装修施工期间因自然灾害及不可预料的事故特别是火灾所造成的对装修工程及相邻范围的损失。

第三者责任险主要是保障厂家在装修工程期间因发生意外事故时造成施工现场及邻近范围的第三者人身伤害、疾病或财物的损失，以及被保人因此而支付的诉讼费和其他费用。

保险期限自装修工程施工起始日开始，计算至全部完工时为止。

厂家装修聘请的施工队伍须对其工作人员的意外伤亡负全责。

若厂家能按上述建议投保，应将保险单和收据于工程开始前向我中心展示并将保单交我中心保存。

11.5装修保证金

装修的厂家或工程队须向我中心支付装修保证金，用于预防装修过程中造成的损坏及支付修补费用等。

如该保证金不能弥补所受损失费用时，我中心有权向有关客户追计所需费用。

装修保证金为人民币3000元整（大型工程保证金将酌情增加）。

11.6建筑垃圾倾倒和物资出门规定

11.6.1建筑垃圾

鉴于中心厂家装修所产生的大量装潢废料向B1F倾倒，造成垃圾量猛增，垃圾清运费用也相应增加，故物业公司与购物中心清洁部就垃圾清运费结算进行讨论协调，协议如下：

（1）装修单位或其它人员倒垃圾时，必须由购物中心柜长以上人员带领并办理签字手续；

（2）建筑垃圾交由物业公司委托对外清运；

（3）购物中心倾倒建筑垃圾按五次为一垃圾车，每垃圾车清运费为100元。

每月底物业公司依此标准与购物中心结算，并直接由承运单位开具购物中心抬头之发票，由购物中心直接对外付款（不满一车按一车计算）；

（4）购物中心如当天垃圾量多，可提前与物业公司联系垃圾车辆。

该清运费用购物中心可当场结算也可签单月底结算。

11.6.2物资出门：

购物中心商品退场、物资出门应使用统一格式的出门证并加盖指定印章，夜间装修物资出门由中心现场管理部出具出门证，以利物业公