领导出差安排.docx
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领导出差安排
领导出差安排．
领导出差安排
案例
任务情境北京阳光公司总经理薛阳收到一封制鞋业协会发来18日星期三上午，2月看完信后，22-24日在上海举行的服装行业峰会。
的邀请函，邀请薛总参加3月薛总把秘书黎薇叫进办公室。
“我准备参加下月在上海举行的服装行业峰会，并与市场部经理和对她说：
然后峰会期间要与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐，公关经理同行，到苏州、杭州拜访当地客户，两个地方各停留一天，然后从杭州乘飞机返回。
”
“你去给我制作一份去上海参加中国说完，总经理将邀请函交给秘书，说：
并准备好相关的文件资与客户联系会面时间和地点，服装行业峰会的行程计划，料。
后天交给我。
任务分析领导因公出差之前，往往需要秘书协助做好准备工作，如车票的预订、准备携带资料、与会见单位提前联系、预借差旅费、制作行程表等，有时还需要预订酒店。
知识点：
行程计划内容，出差人员食、宿标准及报销规定等。
：
出行信息如航班、车次、酒店等的查找及预订，计划及制作出差技能点日程表，与会见方及组委会沟通，资料和信息收集及利用等。
工作任务及要求为总经理上海出差做好准备工作。
，要求时间）制定出差行程计划。
成果为《总经理上海出差行程计划》（1准确、地点明确、事件清楚，经费预算符合公司财务要求。
可参考知识链接中表二。
，
（2）列出携带物品清单。
成果为《总经理上海出差资料和物品一览表》要求将物品进行分类，明细清楚。
可参考知识链接中表一。
）出差前的准备工作。
要求简单陈述上司出差前的准备工作。
3（实施步骤：
制定出差行程计划1.【操作流程】
了解上司出行情况→与有关人员沟通→查询相关信息→制定出差行程计划→报请上司批准
-2-
1了解上司出行情况步骤秘书要清楚上司出差事由、目的地、外出时间、返回时间、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容。
若上司没有交代，则秘书可以向上司询问，并秘书再制定合上司心意的行程计划表。
若上司没有特别交代，了解上司的意图。
出发时间和抵达时间设计一个机票价格、旅行时间、或助理可根据当时的车票、
优化的旅行线路，便于上司选择和确定。
与有关人员沟通步骤2
秘书要提前与有关人员进行沟通，提前联系好，才好制作具体的行程表。
查询相关信息步骤3
与主办抵达及运行时间，主要了解出行乘坐交通工具及其票务信息，起程、会晤人员基本随行人员联系方式，方联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，信息及联系方式等。
4制定出差行程计划表步骤秘书根据上司意图及查询到的相关信息，制定一份上司的出差行程计划表。
一般包括以下三个方面内容。
①出行提示。
主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。
②出差行程表。
将出差期间的事件、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。
出差行程表经上司审定后，打印三份，一份公司保留，一份上司及随行人员携带，一份秘书保管。
③所需资料清单及经费预算。
经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、会务费、机动费等项目。
报请上司批准步骤5
秘书根据查询的出行信息制定的交通工具、出行线路及时间安排等，最终要得到上司的认可，然后才可按计划执行。
携带物品清单2.上司出差所携带的物品不外乎业务文件和资料、出差资料、办公用品和个人物品四类。
⑴业务文件和资料，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。
⑵差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、地图、机票、车票等。
⑶办公用品，如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备、摄像机、礼品等。
⑷提醒上司携带私人物品，如身份证、现金、信用卡、常备药品等。
3出差前的准备工作
-3-
【操作流程】与对方联系→与陪同人员沟通→预借差旅费→预订机票火车票→预订住宿地点、房号→准备差旅用品→临行前的工作安排与对方联系步骤1
接到上司指示，了解出差行程、陪同人员等信息后，如经办事人员还有不
明事宜，可与组委会就有关事宜进行联系，还要与上司想要会面的人提前沟通，确认会面的具体时间和地点。
与陪同人员沟通步骤2
经办人员再给上司做出差准备时，可与陪同人员多沟通，以保证出差圆满顺利。
预借差旅费3步骤根据公司规定，清楚上司出差应享受的待遇，根据交通费、住宿费、应酬然后根据预算帮上司从财费以及出差补贴等几项给上司行程作出差旅费用预算，务部门预借差旅费，待上司出差回来之后根据实际费用报销，多退少补。
预订机票火车票4步骤清楚出行人员应享受的待遇后，助理人员应及时购票或订票。
在行程确定、预订住宿地点、房号步骤5
上司出差，安排住宿条件时一般都要根据上司个人的爱好和习惯来决定。
如果出差的地方是第一次去，那里有分公司或办事处，可请他们代为联系住处。
否则对方的热情会令己方再交易条件中对于客户或经销商，最好不要麻烦对方，处于不利地位。
准备差旅用品步骤6
出差在外多有不便，可带可不带的就尽量少带。
若果上司出差去往多个地最好每到一个地方用的文件单用一个大信在为上司出差必备的文件资料时，方，封装好。
临行前的工作安排7步骤如果上司出差时间较长，可通知各部门将一些重要或紧急的请示报告送上司可能会对秘书或助理部分交。
为保证在上司出差期间公司工作的正常运转，上司的授权书可在上司出差前一天以复印件或电子邮件的形式发给有关部授权。
门和人员。
实训内容日周三要从上海出差到北京，预订了浦东机55月宝洁公司杨总经理今年到达，之后他将入住距离机场仅11:
00DH851场上午9:
50的班机，飞机将在参考产品质量，参观北京天成公司，当天下午30分钟的皇朝宾馆，14:
00-16:
00-4-
与天成日9:
00天成公司派车接机，之后杨总要应酬一些商场上的朋友。
5月6公司进行商务会谈，随后签订协约，下午五点坐火车赶往西安，入住西安饭店，点视中午129:
00杨总拜访西安大地公司总经理，并洽谈商务，5月7日周五，察本公司驻西安的办事处，下午两点乘坐飞机返回上海，公司派车接机。
请根据上面内容，拟定一份出差旅程表。
实训方式）教师布置任务，并进行分析和讲解。
（1人为一组，每组讨论协商后完成本组工作任务。
学生在完成4-5
（2）学生任务过程中给予指导和答疑。
）教师选取一组学生进行演示汇报，根据学生汇报情况作点评和总结。
3（学生自我总结。
实训测领导出差安排实训项目评
评价项评价关键分
5接送站安
5交通工具选择与线路安
5住宿安出差行程计5峰会安排（日期、时间、事项、地点、人员
10会晤计划（日期、时间、人员、地点、资料
5经费预
10业务文件资10办公用携带物5私人物10与有关人员联系沟10购票及预订房出差前的准备10准备用品，预借经费
10
有关工作安排
实训知识链接1到在目的后的商务活动计划。
目的的、、明确上司的旅行意图、旅行时间、2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定了解当地交通工具运行情况，3制定旅程表时，、向相关部门索取旅行资料，-5-
经商特点及有关护照、外汇管理规则，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、签证、健康规定等常识小时之间的班机，减少时间的2~44、需要中转时，尽量选择衔接时间在
浪费。
、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地5、国际旅行时注意时差问题6、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择7表一领导出差资料和物品一点查重出差用品类检提案档案1
2宣传资料（商品目录、样品）3企划书（说明书）工4合同（请款单、发票、收扰、借据）公司简介5
作6笔记本笔7备忘用纸张关摄影机相机计算机8录音机短波收录机9
名片通讯录系10印有公司名的信封（大）标准信封信纸邮票明信片
11手提公文箱
12换洗西服3套衬衫5件领带5条
-6-
手帕3条袜子5双13内衣裤5套
日拖鞋14帽子鞋子常眼镜领带夹袖扣15手表闹钟徽章
睡针线16洗脸用具一毛
保险驾17护身份
旅行支18钱零钱钱（外币、美金钮晒衣生理用塑胶肥19卫生
小旅行袋（小型手提箱20小手提
住宿预约机21车
22礼吹气枕23眼
24药品（日常地25会话书26零
总经理上海出差行程计表
备注时间预订行程日期
7：
00公司派车送站赴北京机场21日
星期三乘9;00Mu5143次航班离沪赴北京接机）***，住**已预先订房抵达上海（16:
00
606宾馆房间9:
00-12:
00
22日参加上海服装行业峰会星期四12:
20-14:
20与市场部经理和公关经理共进午餐-7-
15:
00-17:
00参加上海服装行业峰会与当地代理公司品牌厂家的18:
00-20:
00
两位经理共进晚餐日行程同2223日星期五24商务会谈9:
00-12:
00日
星期次航班离沪赴Mu5114:
00
16:
00
已预先订60抵达苏州，住宾房9:
00-12:
002拜访当地客
星期14:
00次航班离开苏州Mu5杭（已入住房抵达苏16:
00
先订房9:
00-12:
00拜访当地客2
星期Mu516:
00
次航班离开苏州公司
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