企业采购控制程序.docx
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企业采购控制程序
贵州省仁怀市茅台镇贵乡酒业有限公司
采
购
控
制
程
序
人力资源部
物资供应部
二零一四年十一月二十八日
一、目的………………………………………………………………3
二、适用范围…………………………………………………………3
3、职责权限…………………………………………………………3
4、采购物品（物资）分类…………………………………………3
五、采购原则…………………………………………………………3
六、采购流程…………………………………………………………4
七、考核………………………………………………………………7
八、本制度解释权归人力资源部，自公布之日起执行……………7
九、本制度附件………………………………………………………7
贵乡酒业有限公司采购控制程序
一、目的：
为加强采购计划管理，规范采购工作流程，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的日常采购活动（重大采购行为除外）。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度的审批；
2、分管副总、财务部长负责采购管理制度的审核；
3、人力资源部负责采购管理制度的制定，并报财务部审核修改和总经理签字批准。
四、采购物品（物资）分类
A类：
生产原料（如小红粮、小麦、曲药等）
B类：
生产工具（如行车、酒甑、打糟机等）
C类：
备品备件（a：
常耗备件如灯、开关等；b:
事故备件如行车组件更换;c:
战略备件如发电机、水泵等）
D类：
办公用品（如笔、纸、垃圾袋等）
E类：
食堂生活用品（如菜、米等）
五、采购原则
1、询价比价原则：
物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，并决定选择最佳供应商。
（临时性应急购买的物品除外。
）
2、一致性原则：
采购人员定购的物品必须与请购记录单所列要求、规格、型号、数量一致。
在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改或作参考。
如确因特定条件数量不能完全与请购记录单一致，经领导审核签字确认后，方可执行。
3、低价搜索原则：
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、廉洁原则：
（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，更不能向供应商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工具、新产品及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
5、审计监督原则：
采购实行“谁采购，谁负责；谁采购，谁借报账”的原则。
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。
财务要针对采购项目的合理性、重复性及金额进行审核，物资供应部负责人和分管副总要针对采购项目的合理性、必要性、应用性及金额进行审核。
对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司相关制度等进行处罚直至追究其法律责任。
六、采购流程
1、采购申请：
物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由物资供应部负责采购物品。
仁怀总部所属采购由雷霆负责，冒儿塘、岩滩两个生产厂区所属采购由向彬负责，但其中划归厂办自行采购的，首先接受厂区所属采购人员的监督。
物品（物资）需求部门或请购人员根据物品分类按期提前申请采购，原则上A类、B类和Cc类物品需提前两个星期制定计划申请采购，Ca类和D类物品可根据库存和实际需要提前一个星期申请采购，Cb类物品可根据实际需要即时申请采购，E类物品可根据食堂用餐情况及物品消耗情况即时或者提前申请采购。
原则上，物品（物资）需求部门或请购人员需提前向物资供应部提交通过部门负责人审核的《请购记录单》（但特殊情况下可通过电话或短信向物资供应部相应的采购人员提出采购申请，采购人员根据其采购申请填报《请购记录单》），请购记录单要求注明物品需求部门或请购人、物品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，按采购申请流程，由采购部负责人向需求部门核实后审批，经分管副总批准后交采购部门相关人员进行采购（紧急采购的物品，如联系不上等原因及时得不到审批，可采购后进行审核；原则上，Cb类和E类物品可先采购后审批）。
有需要进行现款采购的，相关物资供应部负责人员可根据采购现实需求按财务部发布《借款及费用报销流程》进行借款（原则上借款金额不能超过采购该次物品所需金额）。
各审核环节对采购申请提出议异者，应于1个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
2、询价比价议价：
（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价。
（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按廉价原则进行采购。
3、样品提供和确认（确认有必要的）：
（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
4、供应商选择：
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）客户认可的供应商。
（5）采购人员须建立供应商信息台帐，合理安排采购。
5、合同签定：
（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商拟定合同，拟定的合同由总经理审核后方可签订执行。
（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
6、进度跟催
（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。
（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
7、验收入库：
（1）采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资），非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收合格后填写《验收单》并开具《入库单》，并且需求部门相关负责人要做好采购入库物品（物资）的台账登记，以便分管副总核查账务时对账。
如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。
（2）办公用品等常用品经行政办公室相关负责人员验收合格后填写《验收单》并开具《入库单》，并且要做好采购入库办公用品等常用品的台账登记，以便分管副总核查账务时对账。
如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，1日内办理换（退）货手续。
8、对帐付款：
每张采购单据，采购经手人（或采购陪同人员）必须签字，并且留下供应商姓名及联系方式，方便对价、对账及核查、核算。
没有采购单据的采购，视为自行采购，公司不予审核和报账。
采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭相关采购单据、《验收单》、《入库单》及开具的发票按财务部发布《借款及费用报销流程》，办理冲销、报销和付款手续（按合同或约定的付款方式办理付款手续）。
原则上，采购物品（特定的大宗采购或限期报账的采购除外）的报账期限不得超过5天。
9、采购流程图：
（附后）
七、考核：
凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。
八、本制度解释权归人力资源部，自公布之日起执行。
九、本制度附件：
1、贵乡酒业有限公司采购流程图
2、《贵乡酒业有限公司询价记录表》（编号以年月日填写，如20140101）
3、《贵乡酒业有限公司验收单》（编号以年月日填写，如20140101）
4、《贵乡酒业请购记录单》（小）
5、《贵乡酒业请购记录单》（大）
贵乡酒业有限公司
二零一四年十一月二十八日
贵乡酒业有限公司采购流程图
流程
作业要求
记录表单
责任单位/人
1、物资需求部门根据生产需求或实际需要向物资供应部上报《请购记录单》
请购记录单
需求部门
1、接收已核准的《请购记录单》
请购记录单
采购员
1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价
询价记录表
采购员
1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则（确认需提供样品的提供样品）
申请单
采购员
1、依优质低价原则进行选择
询价记录表
需求部门/物资供应部/采购员
1、依据供需双方确定的条件签订合同
采购合同
采购员
1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理
采购合同
采购员
1、按采购需求进行验收，办理入库手续
2、做好记录台账
验收单
入库单
需求部门
行政办公室相关负责人员
1、采购员按已办妥的请购记录单、采购单据、验收单、入库单等整理汇总
2、采购员根据财务部发布《借款及费用报销流程》，办理冲销、报销和付款手续
采购单据
发票
支付凭证
需求部门
行政办公室相关负责人员
采购员
贵乡酒业有限公司询价记录表
编号：
序号
物料名称
规格/质量标准
付款及开票方式
单位
数量
单价
合计
报价单位
报价时间
报价人
联系方式
拟定
供应商
采购员：
物资供应部负责人：
贵乡酒业有限公司采购物品验收单
编号：
序号
品名
规格型号
单位
数量
验收意见
验收时间
请购记录单号
采购经办人：
验收部门经办人：
贵乡酒业有限公司采购物品验收单
编号：
序号
品名
规格型号
单位
数量
验收意见
验收时间
请购记录单号
采购经办人：
验收部门经办人：
序号
物品名称
规格/型号
单位
数量
单价
合计
需求部门
入库日期
采购经办人
入库/验收经办人
备注
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