物质管理办法.docx
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物质管理办法
东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司
物资管理部工作管理办法目录1．物质计划管理办法
2．物资招标管理办法.
3．物资验收管理办法...
4．物资仓储管理办法
5、物资采购程序管理办法…..
6.废、旧物资及包装物管理办法
本管理办法的编制原则和要求符合企业标准体系的国家标准（GB/T15496-15498）\GB/T1.1
标准化工作指导原则》第一部分：
《标准的结构和编写道则》本办法的起草部门：
物资管理部
本办法的归口管理部门：
物资管理部
本办法批准人：
物资计划管理办法
1范围本办法规定了公司物资计划管理的职责、内容与方法。
本办法适用于公司物资采购计划管理工作。
2职责
2.1公司实行全面物资采购计划管理，确保重点工作计划如期完成。
2.2公司实行分级物资采购计划管理制，物资管理部为公司物资采购管理的归口部门，负责全公司物资采购工作：
包括物资需用计划的平衡、汇总，对供货厂商评价和选择，物资采购的招标工作，招标文件（商务标书）的编制、修改、解释，委托相关方对采购物资进行运输、储存、收发和对在库物资的保管保养，物资采购合同的管理和合同执行的监控。
负责物资招标代理机构、设备监造方、设备代办单位、设备制造厂家之间的协调。
2.3公司各部门负责本部门和专业所需采购的物资需求计划（见附表A）的编制、审批工作，报公司分管领导批准后，提交物资管理部。
2.3.1技术质管部、工程管控部：
负责编制（或审核施工单位编报的）设备和材料需用计划；确定设备和材料的交货进度；配合物资供应部对供货厂商的生产、技术能力进行资质审查；负责招标文件（技术标书）的编制、修改、解释；负责联系生产厂家或监造方检查或参与设备的监造；负责制造厂家技术资料的催交和验证；参与到货物资的开箱验收，办理物资出库领用手续。
2.3.2安全环保部：
负责工程所需安全工器具需用计划的编制与审核，配合物资管理部对供货厂商进行资质审查，并参与该类物资到货后的开箱验收，办理物资出库领用手续。
2.3.3各参建施工单位：
根据设计单位提供的施工图纸、设备清册及材料清单编报甲供（设备）材料需用计划（见附表B）,工程管控部、计划部审核，主管领导审批后提交物资部。
2.4计划部：
负责物资需用计划的审核；负责材料或设备概算价的确认。
2.5财务部：
负责物资采购所需资金的筹措和支付；负责和物资管理部或物资代管单位进行物资台帐的稽核。
2.6物资管理部根据各部门提交的物资采购申请编制采购计划，按照东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司的有关文件精神确定采购方式，报公司领导批准后实施。
3管理内容与方法
3.1计划编制的原则
3.1.1采购计划的编制必须体现先进性、合理性、可操作性和严肃性的原则。
3.1.2采购计划编制必须结合公司工程进展情况、年度工作目标，按照职能分工进行年度和月度工作计划的编制。
3.2计划的编制
3.2.1招标物资计划的编制
3.2.1.1各专业负责人根据设计院编制的设备规范书和工程进度情况，填写《物资采购申请表》提出申请，由申请部门负责人（签字）、计划部审核、分管领导审批后报物资管理部组织采购。
3.2.1.2采购计划由物资管理部编制，按照工程进展情况和正常的采购周期分批报有关部门审批后进行招标采购。
3.2.1.3设备采购应及时，以利于设计院及时取得设备的相关材料，进入施工图设计。
3.2.2其他物资采购计划的编制
3.2.2.1物资采购申请表应包含物资名称、型号、规格、单位、数量、计划价格到货日期及技术要求，必要时需编制技术规范书。
3.2.2.2物资采购申请表由申请部门负责人（签字）、计划部审核、分管领导审批后报物资供应部组织采购。
3.2.2.3物资供应部根据经批准采购申请的工程实际需要编制采购计划，报公司领导批准后进行物资采购管理工作。
3.2.3年度计划任务书编制
3.2.3.1每年11月中旬，物资管理部编制部门年度采购工作计划，报公司分管领导批准后，
于12月初报计划部。
3.2.3.2年度采购计划编制的依据：
——公司管理的方针、目标、指标；——工程建设情况；
——公司下达的任务；
——市场条件；——物资的市场预测。
3.2.3.3计划部汇总各部门年度工作计划，形成年度采购计划书，报公司批准后形成下年度的物资采购计划。
3.2.4月度计划的编制物资供应部定期或不定期汇总各部门报送的物资采购计划，经过分类后分批进行采购。
附录A:
物资需求计划表物资需求计划表
编号:
申请部专业
门负责人
经办人
采购原因：
序号
物资名称
规格型号
单位
数
量
计划
单价
合价
到货日期
备注
填报人：
填报时间：
申请部门意见：
主任：
年
月日
计划部意见：
主任：
年
月日
分管领导意见：
年月日
东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司
材料需用计划表
序号
材料名称
规格型号
材质
单位
施工图纸数量
损耗系数
加损耗后数量
预算价
需用时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
工程名称：
图纸卷册:
填报单位:
审核:
编制:
东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司
物资招标管理办法
1范围
本办法规定了公司物资招标管理的职责、内容与方法。
本办法适用于公司物资招标采购的管理工作。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是标注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是未标不注日期的引用
文件，其最新版本适用于本标准。
中华人民共和国主席令（第二十一号）1999年中华人民共和国投标招标法3术语和定义
3.1公司：
是指东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司。
3.2物资：
指工程设备、原辅材料以及行政管理所涉及的形成固定资产的物品和生产性的低值易耗品。
4职责
4.1招标工作在公司招标委员会的领导下，由物资管理部负责物资招标组织、执行工作。
4.2工程管控部、技术质管部部、计划部、财务部、综合管理部负责招标采购的技术配合、参与和监督。
4.3依法成立公司招标委员会，负责组织实施公司的招标活动。
4.4审计监察部门应对物资招标工作实施监督检查。
5管理内容与方法
5.1招标的前提5.1.1招标必须遵循公平、公正、择优和信用的原则。
5.2招标的范围
5.2.1严格按照《中华人民共和国投标招标法》和《东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司物资管理办法》执行招投标管理。
5.2.2对不足三家潜在供应商的项目可以不进行招标，但必须报招标委员会批准，同时应
严格进行技术、经济的控制和洽谈。
5.3招标的方式
招标方式采用公开和邀请招标。
5.4招标基本条件
5.4.1采购内容必须经公司领导批准
5.4.2采购内容的技术规范、商务条件已经审查通过。
5.5招标前期工作
5.5.1提出招标计划。
工程管控部和技术质管部各专业负责人根据设计院编制的设备规范书和工程进度，提出设备采购需求计划并编制技术招标文件，招标文件会审后，物资管理部按照相关规定和施工进度情况确定采购形式并按照规定要求进行采购。
设备采购应及时，以利于设计院及时取得设备的相关材料，进入施工图设计。
5.5.2编制招标文件。
由于设备涉及到相互间的机械接口、电气接口、控制接口、供货范围等具体要求，因此，招标文件技术规范部分由设计部门编制、工程管控部和技术质管部审核，商务部分由物资管理部会同相关部门或由招标代理机构按照国家有关法律、法规和政策的规定，结合技术规范进行编制，两者统一后，形成招标文件的初稿。
5.5.3调研使用情况。
相关专业技术人员应对同类型设备的制造运行、技术、交货、服务等情况进行调研，对设备的一些需要改进的问题在招标文件评审阶段进一步加以完善。
5.5.4审查招标文件。
按不同专业组成相关的专家组，对招标文件初稿进行审查，从技术和经济等方面对标书进行补充、修改和完善，尽量做到从开始发标到评标结束的修改、补充量为最小。
招标文件评审应形成会议纪要，经过批准后，由编标部门按纪要内容修订、完善招标文件。
5.5.5招标前期工作由物资供应部会同有关部门或由招标代理机构与物资供应部共同组织进行。
5.6编制招标文件的原则要求
5.6.1招标文件必须符合国家的法律、法规和政策的规定。
5.6.2招标文件必须贯彻公正、公平的原则和稳定可靠、经济实用、符合国情的方针。
5.6.3招标文件必须清晰明了，言简意赅，对容易引起概念性争论的名词必须明确定义。
5.6.4招标文件必须有符合我国《合同法》规定的并具有可操作性的合同条款，对有特殊要求的，可增加特殊合同条款。
5.6.5技术规范必须符合批准的初步设计确定的标准，因设计原因需要变更的，须经原批准单位的批准，同时应遵循国际、国家或行业的有关标准，不得随意降低或提高功能、性能和参数等技术要求。
5.6.6招标文件不得带有任何的倾向性。
5.7开标和评标
5.7.1按照确定的时间、地点进行开标；公开开标时，除了招、投标双方参加外，还应有监督部门参加。
5.7.2开标会议应向与会人员宣明投标截止前的投标情况，评标原则、评标纪律、评标日程安排等事项。
5.7.3在监标人、投标代表验明其投标文件无误后，由专人进行开标、唱标、记录。
5.7.4按照确定的评标机构，相关专家按专业进入评标组，对照招标文件的要求，阅读投标文件。
分别对投标文件载明的资质、业绩、能力、财务状况、技术配置、执行标准、投标产品的性能、参数、结构等进行评析。
5.7.5针对投标文件，向投标人提出需要澄清的问题，经技术组长签字后，在规定的时间内发出。
所提问题应严格按照招标文件的要求，有理性、有深度、透彻、明了。
5.7.6采用面对面的方式召开澄清会的，仅就书面提出的问题进行澄清，评委会对所有投标人一视同仁，不得带有倾向性。
5.7.7评标过程应充分发挥以专业组长为首的技术决策系统的决策作用，实行层层把关、各负其责、民主讨论、科学决策的审核原则。
5.7.8针对不同专业设备的特点，评标可采用综合评议法、打分法。
5.7.9评标专家应从法律、商务条款、技术、报价等方面，对照招标文件、投标文件、澄清答疑等招标材料，通过技术、商务评审后，形成技术上先进可靠，经济上价格合理的评标结果。
召开评委会，听取各评标组汇报。
编写评标总报告，向招标委员会推荐预中标人和备选中标人方案，供招标委员会决策。
开标、评标过程必须严肃纪律、确保保密。
5.8定标
5.8.1中标侯选人的确定应符合《中华人民共和国招标投标法》的法律规定。
5.8.2召开评标会，由评委会主任向招委会汇报各投标人的企业概况、投标产品业绩、企业质量管理状况、财务与资信状况、各投标人存在的投标偏差、技术经济对比分析等综合情况，供领导决策。
5.8.3物资管理部根据招委会的定标结果上报公司。
5.8.4根据公司的批复，向预中标人发出预中标通知，约定合同谈判的时间、地点，合同谈判成功后向中标人发出中标通知，同时向其他投标人发出未中标通知。
5.9合同的签订
5.9.1招标过程的所有材料，包括招标文件、澄清答疑材料、报价、承诺等，是合同不可分割的部分，具有与合同同等的法律效力。
5.9.2合同由法定代表人或授权委托人与中标人签订。
5.9.3合同的供货范围、价格、付款方式、技术性能参数等技术经济条款，应严格按照中标条件进行签订；如确需修改批准的中标条件或预中标人，须通过必要的程序和招标委员会批准。
5.9.4合同经双方签字盖章后生效。
5.10文件归档
5.10.1招标文件归档包括，招标文件、投标文件（含电子版）、第一、二步开标文件、商务技术澄清、委派监督员审查表、投标商登记表、第一、二步开标登记表、开、评标监审表、个人打分表、打分汇总表、技术评标报告、商务评标报告、总评标报告等。
附录A:
东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司
招标文件审查表
编号:
项目名称
招标项目名称
招标标的内容
概算金额（万元）
招标方式
招标进度计划
评分办法及其说明
招标文件审查意见
审核会签
项目负责部门意见
签字：
计划部意见
签字：
审计监察部意见
签字：
此表一式三份，计划部、审计部留存，项目管理部门归入招标档案。
附录B
物资招（议）标评定情况表
编号:
招标项目名称
招标文件编号
招标方式
执行概算
预计合同金额
物资管理部意见:
物资主管：
年月日
工程管控部意见：
主管：
月日
主任：
年
计划部意见：
技经主管：
年月日
主任：
技术质管部意见：
主管：
月日
主任：
年
1本表由项目公司物资管理部填写，
2、本表共两页，此页为第一页。
一式两份，项目管理部门和物资管理部各存一份。
物资招（议）标评定情况表
号:
编
财务部意见：
会计：
月日
主任：
年
综合管理部意见：
纪监审主管：
主任：
年月日
招标工作小组意见:
招标委员会意见:
1本表由项目公司物资部填写，一式两份，项目管理部门和物资部各存一份。
2、本表共两页，此页为第二页。
东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司
物资验收管理办法
1范围
本办法规定了公司物资验收管理的职责、管理内容与方法。
本办法适用于公司现场物资验收管理工作。
2术语和定义
公司：
是指东乌珠穆沁旗鑫地资源开发有限公司。
物资：
是指工程设备、原辅材料等形成固定资产的物品和生产性的低值易耗品。
3职责
3.1物资管理部是负责组织物资验收的归口管理部门。
3.2公司档案室是物资验收的原始材料的归口管理部门。
开箱检验材料由物资管理部及时移交给公司档案室。
3.5工程管控部和技术质管部各专工负责参与本专业设备、材料到货验收工作，及时掌握设备、材料验收动态，记录开箱时发现的设备材料缺损并参与分析和鉴别。
3.6设备开箱时由供货单位及时将备品备件及专用工具报交物资管理部。
3.7物资供货方接到书面验收通知，应在规定的时间内派人员依据本办法和合同约定的质量要求进行验收。
如在规定的时间内没有参与验收，则本次视验收结果有效。
此次验收不减轻和解除物资供货方所应承担的在设备、材料安装、调试或质保期中发现的设备、材料质量缺陷的任何责任。
4管理内容和要求
4.1验收流程
4.1.1公司物资验收流程：
物资供应部根据合同供货范围核对《设备发货清单（预报）》，如发现问题及时与供货方联系处理；确认无误后做好接货准备；物资到货后，物质供应部拟定验收时间，通知物资供货方、使用单位或部门、技术质管部或工程管控部专工、仓库管理员共同验收。
4.2管理内容
4.2.1物资运抵工地后，接货单位负责将物资卸至指定地点，对于超大、超重或特殊件应有卸车技术措施，设计最佳卸货方案，避免二次搬运。
货物在车板上，应立即对货物包
装外观进行初步检查，包装外观检查无问题的，货物及时卸车并与运输单位办理货物交接手续。
如有问题，立即通知物资管理部、物资供货方、运输方，做好记录（必要时应用数
码相机进行拍照、摄像）办理索赔。
4.2.2开箱验收
4.2.2.1代保管单位应根据物资预计到货情况，定期（每半月一次）编制、更新设备、材料验收计划。
4.2.2.2对于进口设备、材料国外供货的，按合同约定在索赔期内及早进行开箱验收。
4.2.2.3对于进口设备、材料国内分包的，按合同约定在索赔期内及早进行开箱验收。
4.2.2.4设备、材料开箱验收前七个工作日，代保管单位应书面通知货物供货方、施工单位、仓库保管员、物资供应部、设备部（若为进口设备，应同时通知出入境检验检疫局）具体时间、地点，以便各方见证开箱验收情况并在会签单上签字认可。
在开箱验收通知中应声明：
“若在规定的时间内货物供货方代表未能参加开箱验收，则需方有权自行安排开箱验收，开箱验收结果将视同为有效，货物供货方应无条件接受”。
4.2.2.5代保管单位负责组织开箱清点，根据设备供货商提供的装箱清单逐项、逐件进行核查并仔细查看设备外观质量、规格型号及数量，并负责书面记录（对于国外设备需用中英文）开箱验收结果（必要时应用数码相机进行拍照、摄像），作为该设备重要的图片、影像档案材料保存。
4.2.2.6若开箱验收时发现设备、材料数量短缺或规格型号不符，代保管单位应立即书面通知货物供货方限期补货或更换。
若发现损坏或丢失，应当立即会同物资供应部采取适当的措施对货物供货方提出索赔要求。
4.2.2.7设备材料由公司档案室收存归档，并复印分发到各需求单位。
4.2.2.8经会签的《物资验收签证单》，由会签方各存一份，代保管单位负责分发。
4.2.2.9经验收合格后，代保管单位与仓库管理员办理入库手续。
4.3管理要求
4.3.1验收准备
4.3.1.1人员准备：
安排好负责质量验收的技术人员或用料单位的专业技术人员，以及配合适量验收的装卸搬运人员。
包括公司工程管控部、物资管理部、使用单位（施工单位工程部）、物资仓库、货物供货方、承运单位。
4.3.1.2材料准备：
收集并熟悉待验物资的有关文件，如技术标准、订货合同等。
4.3.1.3器具准备：
准备好验收用的检验工具，如衡器、量具等，并校验准确。
4.3.1.4货位准备：
确定验收入库时存放货位，计算和准备堆码苫垫材料。
4.3.1.5设备准备：
大批量物资的数量验收，必须要有装卸搬运机械的配合，应做好设备的申请调用。
此外，对于有些特殊物资的验收，如毒害品、腐蚀品、放射品等，还要准备相应的防护用品，并准备好验收后可靠安全的储存场所。
4.3.2核对凭证
入库物资必须具备下列凭证：
4.3.2.1订货合同副本是仓库接收物资的凭证。
4.3.2.2供货单位提供的材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等。
4.3.2.3物资承运单位提供的运单，若物资在入库前发现残损情况，要有承运单位或货物供货方的货运记录或普通记录，作为向责任方交涉的依据。
4.3.2.4所有材料由公司档案室收存，复印给各需求单位。
4.3.2.5代保管单位将上述凭证加以整理全面核对。
订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对，相符后方可进行下一步的实物检验。
4.3.3实物检验参加验收的人员根据订货合同副本和有关技术材料对实物进行数量和质量检验。
4.3.3.1数量检验：
由物资管理部或物资仓库管理部门负责。
按物资性质和包装情况，数量检验分为3种形式，即计件、检斤、检尺求积。
a）一般情况下，计件物资应逐一点清，固定包装物的物资，验收完应按原包装封好，以利于保管。
b）金属材料、某些化工产品按检斤验收。
板材、型材等，先要通过检尺，按规定的换算方法换算成重量验收。
c）在一般情况下数量检验应全验，即按件数全部进行点数，按重量供货的全部检斤，按理论换算重量供货的全部先检尺，后换算为重量，以实际检验结果的数量为实收数。
d）有关全验和抽验，如果商品管理机构有统一规定时，则可按规定办理。
4.3.3.2质量检验：
由参与验收的公司各专业技术人员负责，质量检验包括外观检验（规格、型号、材质、产地、颜色等）、尺寸精度检验、机械物理性能检验和化学成分检验。
e）通过外观检验物资的包装外形或装饰有无缺陷；检查物资包装的牢固程度；检查物资有无损伤，如撞击、变形、破碎等；检查物资是否被雨、雪、油污等污染，有无潮湿、霉腐、生虫等。
外观有严重缺陷的物资，物资管理部门要单独存放，做好标识，防止混杂，等待处理。
f）金属材料中型材、部分机电产品和少数建筑材料进行尺寸精度检验。
对部分机电产品的检验，可采用抽验的方式进行。
4.3.4验收中发现问题的处理
4.3.4.1物资验收中如发现材料不齐、数量短缺、质量不符合要求等问题应区别对待及时处理。
4.3.4.2材料等未到或不齐时，由物资供应部负责及时向供货单位索取，到库物资作为待检验物资堆放在待验区，待证件到齐后再进行验收，证件未到之前，不能验收，不能入库，更不能发料。
4.3.4.3技术材料未到或不齐时，由公司专业负责人及时向供货单位索取，物资供应部配合。
4.3.4.4数量短缺规定在磅差范围内的，可按原数入账，凡超过规定磅差范围的，应查对核实，做好验收记录，由物资管理部向供货单位交涉补供事宜。
4.3.4.5凡质量不符合规定时，应及时向供货单位办理退货、换货交涉，或征得供货单
位同意代为修理，或在不影响使用前提下降价处理。
规格不符或错发时，应先将规格正确的予以入库，规格错误的做好验收记录交物资供应部办理换货。
不符的货物由仓库单独存
放、妥善保管。
4.346凡属承运部门造成的货物数量短缺或外观包装严重残损等，应凭接运提货时索取的“货运记录”向承运部门索赔。
4.3.4.7在验收过程中发现问题进行处理时还应注意下面几个方面：
a）在物资入库凭证未到齐之前不得正式验收。
如果入库凭证不齐或不符，仓库有权拒绝接收或暂时存放，待凭证到齐后再验收入库。
b）发现物资数量或外观上不符合规定时，要会同有关人员当场做出详细记录，交接双方应在记录上签字，由货物供方给予确认，否则仓库应拒绝接收。
c）在数量验收中，计件物资应及时验收，发现问题要按规定的手续，在规定的时间内向有关部门提出索赔要求；否则，超过索赔期限，责任部门对形成的损失将不予负责。
物资管理部应随时了解、掌握设备发货动态，根据供货合同规定的设备交货期，定期（一般每月
一次，特殊情况另行规定）编制设备发货到货预报表，及时向工程管控部、技术质管部或使用单位通报到货情况。
5设备、材料付款的控制
5.1设备款首付按采购合同执行；中间付款和尾款必须附有工程管控部和技术质管部部专业主管签认的《设备付款质量问题签证》（详见附录D）。
5.2设备中间付款和尾款支付履行程序
设备厂家填报《设备付款质量问题签证》一报设备部专业主管审核、主任签字一物资管理部、财务部按签证单和合同规定办理。
5.3履行责任
设备、材料付款履行过程中，各职能部门专业主管必须严格执行本制度，不按“办法”要求办理付款手续，由责任人承担一切后果。
附录A
物资到货情况表
编号:
设备名称
规格型号
到货日期
承运单位
运单号
制造厂
存放地点
箱号、数量
包装情况
易碎件
情况
升级会员 