行文管理制度.docx

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行文管理制度

行文管理制度

1目的

为规范北京XXX科技有限公司（以下简称XXX）及下属公司的行文管理，提高行文处理质量和效率，制定本制度。

2适用范围

本制度适用于称XXX及下属公司的行文管理工作。

3术语和定义

3.1行文是指XXX与政府相关单位间传送的外部文件、XXX内部传送的各类文件，但不包括管理文书与合同文件。

3.2“对内”与“对外”

“对内”指XXX内部，包括XXX及下属公司之间行文；“对外”指对XXX以外的单位，除公司办公室外，其他部门不得对外正式行文。

4职责范围

4.1公司高管领导小组

4.1.1负责审批相关行文“对内”和“对内”的发放及处理工作。

4.2公司办公室

4.2.1负责XXX的行文协调处理工作；

4.2.2负责公司的对内、对外的相关行文及处理工作。

5管理制度

5.1行文分类

5.1.1XXX公司的行文种类主要有：

Ø决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销分子公司不适

当的决定事项；

Ø公告：

适用于向公司内外宣布重要事项或者决定事项；

Ø通告：

适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项；

Ø通知：

适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，适用于批转下级单位的行文，转发上级单位和不相隶属单位的行文；

Ø通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况；

Ø议案：

适用于公司按照规定程序向对应的决策者（委员会）提请审议事项；

Ø决议：

经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项；

Ø报告：

适用于向上级或领导汇报工作、反映情况、答复上级或领导的询问（包括审计报告）；

Ø请示：

适用于向上级单位请求指示、批准；

Ø批复：

适用于答复下级单位的请示事项；

Ø会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项；

Ø函：

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准；

Ø工作联系单：

用于公司各部门之间的工作联络。

5.1.2由公司高管批准发布的不属于上述13种主要行文类型的其他行政文件等，也归入行文范畴。

5.2行文编制的基本要求

5.2.1行文的编号方法

完整的行文代号如下：

□□【201×】字XXX号

说明：

文件顺序编号规则：

不分文件类型，以年划分，用三位阿拉伯数字表示，从1开始按顺序递增。

5.2.2XXX及下属公司代号：

序号

北京XXX及下属公司名称

代号

1

北京XXX科技有限公司

XXX

2

管理行文类型的编号表：

序号

文件类型

文件类型代号

1

决定/决议

决

2

公告

公

3

通告/通知/通报

通

4

议案

议

5

请示

请

6

批复

批

7

会议纪要

纪

8

报告

报

9

函

函

10

工作联系单

联

11

其他

其

说明：

1、XXX对外文件的编号由公司办公室统一编制和管理；

5.2.3行文编号方面的基本要求

1）文件编号的登记由办公室指派专人负责，每份文件均应有独立的代号，不得重复和间断；

2）文件的编号反映文件的类型，以便于查找和归档。

5.2.4行文编写及排版的基本要求

1）行文编写时，文件名应能简要反映正文内容；

Ø例：

关于“五一”放假的通知；

Ø例：

关于×××议题的提案；

Ø例：

关于×××的营销方案。

2）正文应力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”；

3）所有条款编号左起顶格编排，在编号后空一个字的位置写标题，另

起一行空两个字位置写具体内容。

如条款编号后无标题，则空一个字

的位置写具体内容；

4）版记主题一般应用三号仿宋体加黑，其余用四号仿宋；

5）字体排列采用1.2（或1.5）倍行间距（一般不超过23行/页）；

6）纸型一般采用A4型，页面设置为：

上2.0cm，下2.0cm，左2.5cm，

右2.5cm；

7）对于多页文件，应在页脚处注明：

总页数、本页数；

8）文件保存时文件名为“正文名-作者姓名-日期”；

例：

“行文管理制度-XXX-20171121”

9）正文落款处用大写汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

10）装订要求：

多页公文应于左侧两钉平订；

11）以红头文件形式公文和对外公文一律加盖公章；

12）附    件:

  正文下空一行，左空两字，三号仿宋，如有序号，后加阿拉伯数字如：

附件：

1.×××× ， 附件名称后不加标点。

5.3签发规定

5.3.1行文签发权限

1）红头文件

Ø对外红头文件由经办部门起草、相关部门会签、公司办公室核稿，提交公司高层领导审批后，由公司办公室统一对外发布；

Ø对内红头文件由经办部门起草、相关部门会签、公司办公室核稿，提交公司高层领导审批后，由公司办公室统一对内发布。

Ø所有纸质行文须由起草部门前付《行文（函）审批单》，后附正文按相关流程报批。

5.3.2根据XXX实际情况，结合当前管理需要，公司各部门所有行文发文参照如下程序执行：

1）拟稿

Ø对外、对内行文一般由相关业务部门拟稿。

2）核稿

Ø拟稿完毕后，由拟稿部门负责人核稿，并签名确认。

3）会签

Ø核稿完毕后，需要会签的，核稿人应确定会签人员，需于1天内会签完毕。

4）签发

Ø会签完毕后，发公司办公室，由办公室呈交相关审批人签发。

5）签发后程序

Ø其他后续发文程序为：

编号、校对、打印、盖章、发文、保存纸质和电子档案原件。

5.3.5行文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好行文流转登记记录。

5.4收文管理

5.4.1收文管理主要指对内、外部行文的接收和传阅环节进行管理；

5.4.2外部收文由公司办公室负责；填写《外来文登记薄》；正文前附《文件批阅单》；

5.4.3外部收文包括：

Ø政府有关机构（党、政、工、团）文件；

Ø行业主管部门文件；

Ø外单位或个人重要函件；

Ø重要接待信息；

Ø其他外部重要信息等。

5.4.4内部收文包括：

Ø公司高层领导批示；

Ø以公司各部门名义下发的各类文件；

Ø公司各部门提交的请示、报告；

Ø员工参加外部会议或通过其他渠道获取的重要文件、资料。

5.4.5外部收文处理包括签收及登记、流转审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1）

2）3、我们在水中发现了什么微生物呢？

（P18）签收及登记：

所有外部来文、信函、资料等均由公司办公室统一签收、登记，分送，信函类应填写《信函收发登记薄》；

3）流转审核：

公司办公室对收到的行文函件进行分类，传送相关责任部门承办；

4）

5）二、问答：

拟办：

公司办公室提出拟办意见，再根据文件内容分别报送各相关部门相关部门经理审阅、处理；

6）

7）答：

当月球运行到地球和太阳的中间，如果月球挡住了太阳射向地球的光，便发生日食。

批办：

相关部门相关部门经理对收文及拟办意见进行阅处，公司办公室按阅处意见，作直接归档或转承办部门（人员）办理；

8）承办：

对于公司高层批示办理的文件，承办部门（人员）按限时要求办理，无限时要求的原则上2个工作日内办理完毕；

9）催办：

公司办公室对承办部门（人员）的收文处理过程进行催办，紧急行文跟踪催办，重要行文重点催办，一般行文定期催办。

13、以太阳为中心，包括围绕它转动的八大行星（包括围绕行星转动的卫星）、矮行星、小天体（包括小行星、流星、彗星等）组成的天体系统叫做太阳系。

5.5行文归档与管理

8、我们把铁钉一半浸在水里，一半暴露在空气中，过几天我们发现铁钉在空气中的部分已经生锈，在水中的部分没有生锈。

通过实验，我们得出铁生锈与空气有关。

5.5.1拟制、修改和签批行文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求；

4、“我迈出了一小步，但人类迈出了一大步。

”这句话是阿姆斯特朗说的。

5.5.2行文办理完毕应及时对纸质和电子档案进行整理（立卷）、归档，个人不得保存应归档行文；

5.5.3归档范围内的行文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档行文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和使用；

在铁制品表面涂上油漆或菜油，用完铁制品后擦干放在干燥的地方等。

5.5.4应对行文按编号进行分类登记，并将行文的编号、时间、内容、处理情况等输入计算机以便查证。

行文经传递或处理完毕，收发文部门需对行文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签部门；

6、月球是一个不发光、不透明的球体，我们看到的月光是它反射太阳的光。

5.5.5公开发布对外行文，必须经公司高层领导审批。

7、月球的明亮部分，上半月朝西，下半月朝东。

5.6授权与保密

5.6.1行文批示人、会签人、签发人可针对特定业务的实际情况，授权有关人员代其履行相应职权；

5.6.2各部门应做好行文保密工作，所有本部门对外发放文件，统一由办公室加密及水印后，再由本部门对外发放；

5.6.3公司所有员工应严格遵守本制度与保密管理规定，如有泄密，对相关责任人按照公司相关规定从重处罚，情节严重触犯法律的，移交司法机关处理。

答：

如蚂蚁、蝗虫、蚕蛾、蚜虫、蟋蟀、蝉、蝴蝶、蜜蜂、七星瓢虫等。

6附则

本制度自发布之日起实施，本规定的解释权归办公室。

附：

1、《公文（函）审批单》

2、《发文登记表》

3、《外来文登记簿》

4、《文件批阅单》

北京XXX科技有限公司

办公室

二〇一七年十一月二十一日

公文（函）审批单

文件名称：

附件：

发布范围：

发布要求：

拟稿部门：

拟稿人签字：

部门负责人核稿签字：

会签（协同部门）：

公司高管签发：

时间：

年月日

文件编号：

盖章单位：

校对人签字：

行政负责人审核签字：

密级：

□绝密□机密□秘密□一般

年月日发

发文登记表

序号

发文日期

发文名称

总份数

收件人

份数

收件人

份数

外来文登记簿

序号

发文日期

名称

文号

密级

收文日期

页数

份数

收件人签名