利用WORD邮件合并功能批量制作入场证带照片Word文件下载.docx

利用WORD邮件合并功能批量制作入场证带照片Word文件下载.docx

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入场证的格式、比赛项目、参赛人需提供信息的类别等，这些都是固定不变的内容；

而参赛人的具体个人信息就属于变化的内容。

其中变化的部分可以由数据表中含有标题行的数据记录来表示。

本项目中，要求用WORD2010提供的邮件合并功能，完成“明星跳水入场证”。

其中第一页最终效果如图641：

图641明星跳水入场证效果图

2.具体步骤

（1）建立主文档

主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如入场证中的“第二八届明星跳水入场证”“姓名”“性别”“组别”等通用部分。

建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。

唯一不同的是，如果你正在为邮件合并创建一个主文档，你可能需要花点心思考虑一下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求（最基本的一点，就是在合适的位置留下数据填充的空间）；

另一方面，建立主文档的时候也可以反过来提醒你，是否需要对数据源的信息进行必要的修改，以符合入场证的要求。

本案例要求一张页面上要做出四个入场证，所以做主文档时，尽量缩小页边距。

可以通过“页面布局”菜单中的“页边距”中“自定义页边距”来实现，过程如图642和图643：

图642自定义页边距

图643页边距修改

做出的入场证需大小一致，所以采用“表格”定位每个入场证在页面中的位置：

即在页面中绘制一个尽量与页面大小一致的两行两列的表格，再通过平均分布行与列功能，使每个单元格的大小一致。

同时，为不影响最终效果，再把表格的边框设置为“无边框”，这样，表格仅能起到页面入场证均匀布局的功能，而不会影响到终效果的美观。

过程如图644—图647所示：

图644绘制表格

图645平均分布行与列

图646表格去除边框线

图647四个入场证的布局页面

在布局好的页面中，鼠标定位在第一个单元格，绘制如图648所示的入场证框架表格。

图648入场证框架

为增加美感，可以插入入场证的背景图片。

点击“插入”菜单“插图”功能区的“图片”按钮，插入来自文件中的图片，如图649；

将图片插入后，在图片上点击右键，选择“大小和位置”，如图650，弹出如图651的图片布局对话框，选择环绕方式为“衬于文字下方”；

在选中图片的情况下，点击图片浮动工具栏中“格式”菜单下的“颜色”按钮，在“重新着色”区内选择“冲蚀”效果，如图652，然后调整图片大小，使整个图片衬于入场证框架表格的下方，入场证背景效果如图653。

至此，邮件合并的主文档制作完毕。

图649插入图片

图650设置图片大小与位置

图651设置文字环绕方式

图652设置图片颜色效果

图653入场证背景效果

（2）准备数据源

数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源，如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。

如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

需要特别提醒的是，在实际工作中，我们可能会在Excel表格中加一行标题。

如果要用为数据源，应该先将其删除，得到以标题行（字段名）开始的一张Excel表格，因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。

本次入场证制作，所需的数据源为一张“明星信息表”，内容如下：

图654明星信息表

（3）批量生成入场证：

单击菜单栏中的“邮件”选项，在下方工具栏中单击“开始邮件合并”选项,在下拉菜单中选择“信函”型主文档并单击“确定”按钮，如图655。

图655开始邮件合并

选择数据源：

单击邮件合并工具栏上的“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”，然后选择此次合并数据所在的工作表“明星信息表.xls”并单击打开，然后选择信息所在的工作表“sheet1”，单击“确定”按钮，如图656--图658所示。

图656选择收件人

图657选择“明星信息表”

图658选择信息所在工作表

插入合并域：

先将光标定位在需要插入合并域的位置上（如第一位明星的跳水号处），然后单击邮件合并工具栏上的“插入合并域”按钮，如图659，选择需要插入的合并域（跳水号处为序号），并按“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，这样就完成了一个合并域的插入。

重复以上操作，直至将所需插入的合并域全部插入为止，如图660。

保存。

图659插入合并域

图660完成合并域

插入照片域：

插入域代码：

在照片区域点菜单“插入”--“文档部件”--“域”，如图661，在弹出的“域”对话框中选择IncludePicture，并在右侧域属性的“文件名或URL”中输入文件名。

此时输入的文件名可任意，比如本次文件名输入“1”，点击确定，如图662。

插入照片域后，效果如图663。

选中图663的图片（此时还示显示照片，为“

”状态），点击组合键“Alt+F9”，切换成源代码方式，如图664，将上一步随意输入的图片文件名“1”，利用插入合并域功能替换为“序号”（照片是以序号命名），如图665。

并在“序号”域后输入照片的扩展名“.JPG”，效果如图666。

再点击组合键“Alt+F9”，切换成图片方式，如图667。

保存到照片所在文件夹（注意一定要和照片保存在同一文件夹，否则图片不能刷新），然后选中整个文档，点击F9键，刷出第一张照片，至此，明星入场证主文档的插入合并域完成，效果如图668。

生成主文档：

将鼠标定位在“《组别》”域后，点击“邮件”菜单“编写和插入域”功能区的“规则”按钮，选择“下一记录”，如图669，插入下一记录后，效果图670。

将第一张入场证复制，粘贴到主文档表格其它三个单元格，并将最后一张入场证的“下一记录”删除，完成了主文档的制作。

主文档效果如图671。

图661文档部件域的插入

图662插入照片域

图663插入照片域效果

图664域源代码

图665插入合并域“序号”

图666输入照片扩展名

图667切换为图片状态

图668主文档中合并域插入完成效果

图669插入下一记录

图670插入下一记录效果

图671主文档效果

完成合并：

单击邮件合并工具栏上的“完成并合并”按钮，在弹出的对话框中选择“编辑单个文档”如图672，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”，并按“确定”按钮，如图673，则可以生成数据源中所有明星的入场证信息文档，如图674，但此时的明星照片却都是第一位明星的照片，需进行照片的刷新。

照片刷新的关键在于：

新生成的文档必须保存在照片所在的文件夹“photo”中，如图675，然后全选整个文档，点击F9键，即完成照片的刷新，最终效果如图676。

图672完成并合并

图673合并到新文档

图674合并生成的新文档

图675合并文档的保存位置

图676明星入场证最后效果

【项目小结】

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。

在做带有图片的邮件合并时还需要注意以下几点：

1）创建主文档时一定要考虑如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求（最基本的一点，就是在合适的位置留下数据填充的空间）；

2）数据源表格中一定不要有标题行；

3）图片插入时“Alt+F9”可以实现图片与源代码之间的切换，而“F9”可以实现图片刷新，在更改图片源代码时，一定要添加图片文件的扩展名。

4）主文档建好后，一定要和图片保存在一个文件夹中，才能顺利刷出图片；

5）合并完成后的文档一定要保存在图片所在文件夹才能顺利刷新出所有图片，图片一旦刷新后，便可更改保存位置。