办公室管理制度汇编文档格式.docx
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三、报销程序
采购员对采购物品每月进行汇总，持物品详单、发票等有关手续，经采购员、保管员、外协办公室主任、总经理办公室主任、财务总监签字后，到财务处报销。
4、各分厂、科职工如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品全部交回外协办公室，需要本部门继续留用的，确定使用人报外协办公室，便于外协办公室跟踪办公用品的使用情况。
四、办公用品及耗材的盘点及费用分摊
1、保管员在每月底前应对办公用品按各部门领用情况，将费用分解到各部门，进行费用核定，填写《办公用品明细表》，明确各部门费用，报主管经理及企划科。
2、每月月底，保管员与采购人员核对后，持《办公用品采购清单》报销。
3、对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门，外协办公室有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。
附件1：
办公桌椅配备和管理制度
附件2：
2013年各单位办公用品定额及办公用品价格表
附件3：
电脑配备和管理制度
附件4：
对讲机配备和管理制度
附件5：
民用空调配备和管理制度
附件1
为加强管理，减少费用支出，提高办公用品的利用率。
特制定以下管理办法：
1、确定各厂部办公室和操作室需配备的各种办公用品，桌、椅、柜，落实到人头。
2、爱护公物，办公人员要做到使用好，保管好，要勤检、勤修。
3、公共财物，任何人不得转借，转给他人，调出人员必须上报外协办公室，收回或调整，不得个人带走。
4、各部门需要购置新的办公设施的，要指定专人申领，提出书面申请，由正厂、主管部长签字，新聘请员工需出示人劳科实习表或调动表，报外协办公室，经公司领导同意后，统一采购。
5、外协办公室每年要对办公桌椅配备情况和使用情况进行实地摸查登记，对所配备的桌、椅、柜如有意损坏者，按原价赔偿。
6、具体配备标准如下：
（一）总经理和常务副总经理
2.8米板台1个，转椅1把，板前椅2把，7门书柜1组（褐色，高档），高档沙发1套，大小茶几各一套，电视1台，电视柜1个，机顶盒1个，木制衣架1个，床1个，床头柜1个，更衣柜1个，卧室办公桌椅1套，台灯2个，饮水机1台，木制脸盆架1个，高档床上用品1套，2间办公室50柜机空调1台，卧室35挂机1台，其他物品根据实际情况，另行配置。
（二）正部长
2.4米板台1个，转椅1把，板前椅2把，5门书柜1组（褐色），沙发1套，大小茶几各一套，电视1台，电视柜1个，机顶盒1个，木制衣架1个，床1个，床头柜1个，台灯1个，木制脸盆架1个，饮水机1台，床上用品1套，2间办公室50柜机空调1台，卧室35挂机1台，其他物品根据实际情况，另行配置。
（三）分厂厂长
1.8米板台1个，转椅1个，沙发1套，普通5门书柜1组，大小茶几各1个，饮水机1个，铁制衣架1个，铁制脸盆架1个，床上用品1套，2间办公室50柜机空调1台，1间办公室35挂机1台，其他物品根据实际情况，另行配置。
（四）分厂副厂长
1.6米板台，网纱办公椅1把，铁皮文件柜2个，单人沙发2个，小茶几1个，铁制衣架1个，铁制脸盆架1个。
（五）副部长、科长
1.6米办公桌1个，弓型椅1把，普通沙发1套，文件柜2个。
（七）办公楼办公室
办公桌（1.6米白色办公桌或1.4米棕色办公桌），办公椅（弓形椅、网状椅、港椅或木板椅），普通沙发（防皮沙发或铁木沙发），铁皮文件柜、5节文件柜或3门白色书柜，小茶几。
保卫各门岗配置黄色办公桌，黄色木板椅（机修制作）。
其他物品根据实际情况，另行配置。
（八）生产办公室
1、主任、科级、统计等办公室
1.4米棕色办公桌，黄色木板椅（机修制作），铁皮文件柜，其他物品根据实际情况，另行配置。
2、各工段、车间操作室
黄色3连桌，黄色木板椅（机修制作），9门更衣柜，操作室按实际情况可以配备皮面办公桌椅。
附件2
各单位办公用品定额及种类
办公用品明细表
序号
部门
金额/元
1
总经理办公室
100
12
东区炼铁厂
300
2
项目管委会
350
13
西区炼铁厂
3
技术中心
400
14
东区炼钢厂
4
管理部
80
15
西区炼钢厂
5
财务部
150
16
烧结厂
6
经营部
17
轧钢厂
7
生产安全部
18
动力厂
8
冷轧厂
800
19
机修厂
70
9
督查室
10
20
发电厂
运输公司
30
21
设备部
11
宣传科
22
西湖选厂
后勤：
2560元
生产：
2050元
合计：
4610元
注明：
后勤不包括复印纸费用，分厂定额包括领用复印纸费用，
红旗，彩旗费用
2013年常用办公用品种类及价格
物品
单位
价格/元
上好汶胶水
瓶
小白点修改液
旭升短笔芯
支
0.08
飞雪圆珠笔
0.5
旭升长笔芯
晨齐碳素笔
三木回形针
盒
晨齐碳素笔芯
0.75
三木大头针
A4封皮
个
0.8
上海小号复写纸
3.5
B5封皮
0.6
上海中号复写纸
A4手拉封皮
上海大好复写纸
B5手拉封皮
上海铅笔
0.2
红蓝铅
长城橡皮
块
白板笔
白板（45*60）
25
白板水
亚信印台
印油
亚信原子印油
皇冠钢笔水
友谊白粉笔
久久墨汁
2.5
友谊彩色粉笔
富日传真纸
卷
三木订书针
渴望电话
部
45
宏光2号红旗
面
暖瓶
宏光4号红旗
暖瓶胆
宏光彩旗
台帐
本
票据夹
台帐皮
付
鸢尾捏
文件框
3组
标签
张
0.3
黑板（30*45）
文件夹
小工作手册
计算纸
纸篓
三木订书机
石英钟
优必通计算器
塑料脸盆
雅心档案盒
7.5
双面胶
德旺档案盒
飞利浦传真机
台
950
皮圈
包
小胶布
盘
宽胶带
附件3
为有效控制电脑配备数量，防范公司财产不必要的占用，提高电脑工作效率，减少无谓的额外开支，特制定以下管理规定：
一、配备原则：
合理使用，能够满足工作需要。
二、配备标准：
1、标准版：
联想启天M7160、显示器19寸液晶、2G内存、320G硬盘、无光驱、主板为普通办公型。
2.1配备范围：
常务副总经理、顾问组、部长、分厂厂长、副部长以及后勤科长，其他人员根据部门工作需要给予调动或配备新电脑普通型。
2.2生产和后勤各科室一般按照统计和科长人员配备，特殊情况，经本部门正职和常务副总签字批准后，按实际情况给予落实配备普通型。
2.3公司范围内的监控设施和设备仪器需要配备电脑的，根据使用频率或设备要求，经外协办公室现场核实之后，按实际情况给予相应配备。
2.4公司外聘工程师或高级技师，根据工作需求，核实后给予配备办公电脑或办公笔记本。
三、日常管理及考核
1、各单位综合科负责本单位电脑申请及日常管理工作。
2、电脑配备由各单位写申请，外协办公室实地考察，由其单位正职、主管部长、总经理办公室主任、常务副总经理签字后交外协办公室。
3、电脑使用人要掌握基本的电脑使用知识和技能，按照正确方法使用电脑；
4、要爱护电脑，使用环境要防热、防潮、防尘，电压稳定，不要靠近热源，不要放置在封闭的小空间内，保证设备通风散热和正常运行；
5、电脑的操作系统由公司信息科统一安装，电脑使用人未经信息科允许，不得替换原有操作系统，不得随意安装使用与工作无关的软件，如有违反，处罚责任人50-100元罚款；
6、上班期间不得有工作之外的娱乐行为，包括：
玩或下载电脑游戏、观看或下载影视、收听或下载音乐、网络聊天等，如有违反，处罚当事人200元；
7、电脑IP地址由信息科统一指定，其他任何人不得擅自修改电脑IP地址，如有违反，处罚责任人200元罚款；
8、任何人不得擅自修改电脑物理网卡地址，如有违反，处罚责任人200元罚款；
9、擅自拆装电脑、改动网络，导致电脑、网络无法正常使用的，处罚责任人100-200元罚款；
10、以上罚款金额标准，为第一次违反罚款金额标准，若第二次违反，按二倍罚款，若第三次违反，按三倍罚款，以此类推；
11、以上针对责任人、当事人的处罚，如责任人、当事人不明确，则按相同金额处罚所属直接部门的负责人；
12、使用人要保证相关设备的财产安全完整，如有丢失，责任人照价赔偿；
13、对于故意破坏攻击网络、故意传播病毒等恶意行为，公司将对责任人严厉考核；
附件4
为提高工作效率，充分发挥对讲机作用，并且保护公司财物不受损失，避免造成不必要的浪费，特制定对讲机配备及使用制度：
一、配备标准
1、生产
1.1各分厂调度室以及重要岗位员工根据工作需要，酌情上报办公室，办公室经过实际岗位调查、核实后给予相应数目的配备。
1.2配备规定三班共同使用同一台对讲机，并且做好交接工作，正常使用遵守“交班交对讲机”原则；
使用一台能完成工作的，绝不配备两个。
1.3生产单位如遇特殊情况需要多个对讲机同时使用的，分厂生产科长可以协调自行调配，办公室不再受理调配。
2、后勤
2.1保卫，巡防科负责人每人配备一台；
保卫每个门岗只限配备一台；
保卫巡逻组每个组只限配备一台；
在厂区内比较偏远的重要保卫岗点，因无法安装电话线，每岗点只限配备一台，以便遇到突发事故及紧急情况时能够及时处理。
2.2总调三班调度员，共配备3台对讲机，并严格遵守“交班交对讲机”原则。
2.3能源节能信息科、能源管控中心各配备2台对讲机。
2.4项目管委会在工程筹建过程中需要对讲机的，给予调配。
2.5项目管委会在工程筹建过程中需要使用对讲机的，给予临时调配。
二、配备程序
1、各单位配备程序
1.1生产各单位：
相关单位书面写出申请，上交本分厂安全科，安全科安排专人经分厂正厂长签字后经生产部长、总经理办公室主任审批后递交外协办公室，外协办公室给予办理。
1.2后勤各单位配备程序：
使用单位书面写出申请，由本部部长签字、总经理办公室主任审批后递交外协办公室，外协办公室给予办理。
2、以旧换新程序
2.1报废鉴定：
对讲机损坏后,各单位要及时递交外协办公室报修，外协办公室将损坏的对讲机返回商家维修，商家经鉴定后确定某对讲机已报废,至此此机宣布报废。
2.2以旧换新：
使用单位若需要重新配备对讲机，将报废的对讲机上交办公室，并按照以上配备程序递交申请，办公室收到申请后给予以旧换新。
3、新货验收程序
3.1验收原则：
三方（供应商、收货人、使用单位）同在、当场验收
3.2验收注意事项：
当供应商送来新货时，收货人、使用单位要同时在场进行验收，验收时注意检查信号、电池、外观、三证等相关产品情况，验收没问题后使用单位方可领用。
1、对讲机充电完成后，要及时把对讲机从充电器中取出，切除充电器电源。
对于长时间接通充电器电源，外出使用时将对讲机从充电器中取出，不用时将对讲机放在充电器中充电的行为，对机器破坏极大，绝对禁止。
发现一次，对使用单位罚款200元。
2、严禁人为破坏对讲机或在对讲机上刻分厂、工段或使用者姓名，如有违反，除没收对讲机并责令使用单位赔偿。
3、严禁各单位自行拆卸或修理对讲机，如有违反，除没收对讲机并责令使用单位赔偿。
对讲机如出现问题，请交到外协办公室，由办公室送到供应商维修。
4、对于维修单位签定对讲机被人为破坏或自行拆卸修理，除没收对讲机并责令使用单位赔偿。
5、雨雪天要保护好对讲机，避免进水，损坏对讲机主板。
请各使用单位采取措施，避免对讲机的表面磨损。
6、根据对讲机供应商提供邯钢等其他单位的使用效果，将摩托罗拉A8对讲机的使用期限定为5年。
在使用期限内，使用单位要保证对讲机的完好，公司将不再配备。
如有损坏，由各使用单位自行补齐。
如发现损坏后废弃不用，又不自行购买，将停止该单位一切物品申请。
附件5
为给职工提供一个良好办公环境，提高工作质量和工作效率，同时合理使用空调设备，延长空调使用寿命，现对空调夏季使用特做如下规定：
一、目的
1、加强对空调的启动、使用和责任管理，确保空调安全运行，更好地为全体员工提供良好的工作环境。
2、本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则。
二、适用范围
1、本制度所指空调仅为公司办公场所、车间设备制冷等民用空调
2、本制度适用于公司全体员工。
三、配备标准
1、民用空调主要为人员办公和小型设备降温使用。
2、人员办公需要按照每间屋只限配备1台空调，一间屋为35型号，二间屋为50型号，三间屋为72型号，其他部门按照实际面积和工作性质需要配备相应型号空调。
3、生产小型设备满足降温需求的按照实际情况进行配备。
型号
26
32
35
50
72
120
面积
12-19m2
15-23m2
16-25m2
24-37m2
34-53m2
57-88m2
4、正常环境面积-型号标准对照表：
四、管理责任划分
1、空调使用实行“专人负责制”，外协办公室负责监督管理，各厂、部要明确专门空调管理员，并承担本部门空调管理责任。
五、空调使用条件
1、空调作为办公设施，仅限于办公期间使用，不允许在非工作时间使用，专为设备提供制冷的除外。
2、使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。
下班前15分钟关闭空调，坚决杜绝开窗使用空调现象。
3、夏天室外温度在30℃以上方可开启空调制冷，温度设置不得低于26℃。
晚上非工作加班或阴雨天气不能开机。
4、办公人员离开预计20分钟以上的，应关闭空调，严禁室内无人开启空调。
5、空调使用时间一般为早上9:
00—11:
50，下午为14:
00—17:
30。
6、夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。
在空调开启时，严禁抽烟。
六、注意事项
1、全体员工必须增强节约用电、安全用电意识。
任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线。
2、空调需要按照使用说明规定进行操作，如发生故障应即时向外协办公室报修，不得自行拆卸，否则责任自负。
3、空调使用中不得随意改变风叶方向，因为人为因素造成空调设备或遥控器损坏的，所发生的维修费用由损坏人承担。
七、违规责任
1、凡违反上述“规定”开启空调或办公区域长时间无人且空调仍开启的，给予科室负责人罚款50元/次。
2、凡发现私自拆装空调、挪动空调、开启空调外壳等情况的，给予违规操作者罚款200元/次。
3、凡在空调开启房间抽烟的，给予当事人及科室负责人500元/次。
4、凡空调遥控器丢失或损坏的，当事人负责造价赔偿。
如涉及使用不当或者故意损坏，由当事人负责赔偿，并根据实际情况给予相应处罚。
四、关于民用空调购买的管理办法
为加强公司民用空调使用和管理，确保空调安全运行，为设备服务，本着安全管理、节能降耗的原则，特制订空调购买及维修管理办法。
一、购买程序
1、各分厂、各部指定专人（即空调管理员）负责本单位空调的购买申请及日常管理等工作。
2、空调购买由各单位到外协办公室领取购买申请卡，由其单位正职、主管经理签字后,交外协办公室并到实地审查安装位置、型号等，外协办公室实地审查完毕由总经理办公室主任签字后方可购买。
二、责任落实
1、外协办公室将按照各单位空调安装位置底册，不定期检查。
2、如发现内外勾结、弄虚作假等现象，取消维修厂家资格，追赔损失，并上报公司领导处理该单位空调管理员及其负责人。
3、除保护设备和其他重要用途之外的空调，必须做到人走机停，如果发现空调空运转，一次罚款当班人员50元，找不出责任人的由当天所有值班人员平摊。
4、若空调出现人为损伤或外力损伤，该空调的所有单位要及时向外协办公室汇报。
查明原因后，对造成损失的人员按照损坏程度进行处罚。
找不出损坏者的，由使用单位承担一切维修费用
空调申请购买卡
编号：
申请单位
申请时间
申请理由
申请空调台数
申请空调安装位置
申请空调规格型号
外协办公室实地核查意见
本单位空调管理员签字
本单位正职签字
主管经理签字
管理副总签字
常务副总经理签字
空调到货后空调
管理员签字接受
总经办驾驶员岗位职责及考核标准
一、驾驶员必须严格遵守交通法规及交通安全规章制度。
考核：
1、因驾驶员原因违反交通规则所造成的经济损失由本人承担百分之五的罚款（如闯红灯、超速、违章停车等等）。
2、严禁酒后驾驶，一经发现交人劳科处理。
二、驾驶员必须严格遵守公司规章制度。
1、不准迟到、早退。
发现一次考核10元。
（提前15分钟报到）
2、服从领导安排，出车要迅速。
如有违者，一次警告，二次考核20元，三次停班处理。
3、手机必须24小时开机，不论出车或休班，如联系不到耽误工作者，一次考核10元，连续出现三次以上类似情况的扣除当月话费。
三、驾驶员须遵守公司加油、维修、路桥费的管理制度。
1、每月严格按照行车里程与百公里耗油标准考核。
车辆百公里耗油考核标准以2013年3月至5月份的平均油耗为依据进行考核。
（1）帕萨特百公里油耗10升。
（2）别克轿车百公里油耗12.5升。
（3）商务别克百公里油耗15升。
（4）本田CRV越野车百公里油耗12.5升。
（5）猎豹越野车百公里油耗13.5升。
按车辆百公里油耗正负0.5升为正常，超出以上标准油耗的，一次考核驾驶员20元，超出标准油耗1升以上的考核50元，找出原因并写出整改措施。
2、车辆保养、维修要及时，要勤检查不开带病车。
如因驾驶员自身原因对车辆造成损失的，由本人负责经济损失的百分之五。
3、驾驶员要及时报批各种费用，弄虚作假的不予报销。
发现查实一次，处作假金额2倍罚款。
发现二次停班处理。
四、驾驶员须遵守公司车辆管理制度。
1、不准私自出车或将车辆存放他处。
发现一次罚款50元并给予警告，造成损失的后果自负。
2、不准将车辆转借他人，违者停班处理，二次交人劳科待岗处理。
五、驾驶员文明服务及卫生管理制度。
1、驾驶员要做到文明出车，热情服务。
对被举报者如情况属实考核当事人20元，被多次举报者考核100元。
2、值班人员要搞好车队卫生及物品摆放。
查处一次考核10元。
3、保持车容整洁，车况良好。
对车辆卫生不整洁的发现一次考核5元。
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