Microsoft Office Excel 电子表格的使用技巧Word文档格式.docx
《Microsoft Office Excel 电子表格的使用技巧Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Microsoft Office Excel 电子表格的使用技巧Word文档格式.docx（24页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
（3）日期的输入
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。
如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；
”键。
如果要输入2011年12月5日，输入“11/12/5”
（4）填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。
先在一单元格内填入图案，如“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。
图１
（5）多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，此时需要输入同一数据的工作表呈活动狀态。
接着在其中的任意一个工作表中输入数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。
输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。
（6）不连续单元格填充同一数据（文字）
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。
放开Ctrl键，在第一个或末一个单元格中编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。
（7）在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：
用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。
这时每个单元格中的分工就显示出来了。
如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
图２
（8）利用Ctrl＋*选取文本
如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。
Ctrl＋*选定的区域为：
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。
如一步不能选定，可以另外选定有数据的单元格后，按下Ctrl＋*键。
（9）快速清除单元格的内容
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。
要彻底清除单元格,可用以下方法：
选定想要清除的单元格或单元格范围；
单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
2、单元格内容的合并
如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&
”就能将它搞定。
例如想把A、B、C列合并到D列中，操作方法如下：
1、只需要在D1单元格中输入公式：
=A1&
B1&
C1即可；
2、再次选中D1单元格，移动鼠标，当鼠标形状变成黑色实心十字时（即利用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中），然后按住鼠标左键向下拖动，这样A、B、C列的内容即被合并到D列对应的单元格中。
3、选中D列，执行“复制”操作，然后再次选中D列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，D列的内容就是合并后的结果，而不是公式。
另外，如果希望在合并文本之间添加空格或者中划线（-），请键入&
"
"
&
或者&
-"
。
第一步就需要改成=A1&
C1。
技巧二：
利用CONCATENATE函数
CONCATENATE函数可将多个单元格的文本合并到一个单元格中，如上例：
1、在D1单元格中输入公式：
=CONCATENATE（A1，B1，C1）即可；
然后按照第2、3步依次操作即可!
这里如果想加中划线（-），可以这样输入:
=CONCATENATE（A1，&
，B1，&
，C1）
学技巧提示:
完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除A、B、C列，公式会出现错误。
故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。
是不是很简单，赶快去试一下吧。
技巧三：
根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：
在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&
C1”，D1格的内容就是B、C两格的和了。
选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的黑色实心十字，当光标变成&
quot;
＋&
后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。
这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。
这时再删掉B、C、D列的数据。
实例技巧：
如：
B1格中的数据是“1”，C1格中的数据是“2”，在D1格中的输入“=B1&
C1”，则在D1格显示为“12”；
，"
C1”，则在D1格显示为“1，2”；
加"
C1”，则在D1格显示为“1加2”；
以上在D1格中的"
中间输入的内容，则在D1格显示为“B1格中的数据+"
中间输入的内容+C1格中的数据”；
的作用是在公式中输入非公式的内容！
即在合并内容之间添加空格或者其它非公式的内容，当然，不在"
中间输入内容，直接显示为“B1格中的数据+C1格中的数据”。
如上：
“12”；
“=B1&
amp;
C1”，
下面是一个“&
”实际应用的例子。
用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。
存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&
”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：
，&
B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。
比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么：
输入“=CONCATENATE（&
本次河流生态调查结果：
，B2，&
，B3，&
为&
，B7，&
条/公里。
）”计算结果为：
河鳟鱼物种为45条/公里。
图３图４
3、条件显示
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。
一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；
输入60以上的分数时，显示为“及格&
这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。
假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。
那么在A3单元格中输入公式：
=if（A2&
lt;
60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。
例如，如果输入：
60，“不及格”，if（A2&
=90，“及格”，“优秀&
））就把成绩分成了三个等级。
如果输入=if（A2&
60，“差&
，if（A2&
=70，“中”，if（A2&
90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。
再比如，公式：
=if（SUM（A1：
A5&
gt;
0，SUM（A1：
A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。
还有一点要提醒你注意：
以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
4、自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。
Excel的自定义格式使用下面的通用模型：
正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：
大于零的数据使用正数格式；
小于零的数据使用负数格式；
等于零的数据使用零格式；
输入单元格的正文使用文本格式。
我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。
Excel识别的颜色名为：
[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。
Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色（如图5）。
图５
（2）添加描述文本要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：
＂文本内容＂@；
要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：
@＂文本内容＂。
@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：
（大于）、&
=（大于等于）、&
（小于）、&
=（小于等于）、=（等于）、&
（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“&
”或“&
=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。
如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：
[&
；
0]正数格式；
0]负数格式；
零格式；
文本格式。
下面给出一个例子：
选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“&
正数:
（$#,##0.00）;
负数:
（$#,##0.00）;
零&
;
文本:
@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。
这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：
（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：
（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“thisisabook”，就会在单元格中显示“文本：
thisisabook”。
如果改变自定义格式的内容，“[红色]&
[蓝色]&
[黄色]&
@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。
如果输入“;
;
[Yellow];
[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色（如图6）。
图６
再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式：
“[蓝色][&
50000]$#,##0.00_）;
[红色][&
0]（$#,##0.00）;
$#,##0.00_）”使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面的格式：
“[&
999999]#,##0,,_m&
吨&
999]##,_k_m&
千克&
#_k&
克&
”可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；
＃＃；
0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；
格式“；
”则隐藏所有的输入值。
自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。
灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
5、绘制函数图象
做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！
如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。
你一定会问，是不是很难学呀？
其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下：
在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：
在A列的A1格输入&
X=&
，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；
实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成&
后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：
在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；
在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算的结果。
这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成&
时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。
图７
绘制曲线：
点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；
此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。
图８
需要注意：
如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。
如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。
如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
6、自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。
假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？
下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在VisualBasic模块中创建一个函数。
在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；
如果是加班时的工作餐，就打五折；
如果是休息日来就餐，就打九折。
首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“VisualBasic编辑器”，进入VisualBasic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下：
Functionrrr（tatol,rr）Ifrr=&
上班&
Thenrrr=0.6*tatolElseIfrr=&
加班&
Thenrrr=0.5*tatolElseIfrr=&
休息日&
Thenrrr=0.9*tatolEndIfEndFunction（如图9）。
图９
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr（F２，B２），那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
图10
7、矩阵计算
Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数，而是一个数组。
在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：
C3}，以便和普通单元域A1：
C3相区别。
设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。
为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。
例如A={A1：
C3}、B={E1:
G3}等。
数组名的设置步骤是：
选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。
更简单的命名办法为：
选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。
用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有：
MDETERM——计算一个矩阵的行列式；
MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵；
MMULT——计算两个矩阵的乘积；
SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。
图11
（2）矩阵的基本计算
数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×
3的，输出结果也是3×
3个单元格。
计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×
3的单元格区域，然后输入公式。
如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。
如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。
矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT（A，B）”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT（A，MINVERSE（B））”。
公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。
对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
8、自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。
如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。
方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。
图12
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。
这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
9、批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。
如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。
我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。
做法：
先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。
这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。
图13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。
这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
10、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。
下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
１）错误值：
＃＃＃＃
含义：
输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。
或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：
增加列的宽度，使结果能够完全显示。
如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：
＃DIV/0!
试图除以0。
这个错误的产生通常有下面几种情况：
除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：
＃VALUE!
输入引用文本项的数学公式。
如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!
这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。
例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为
升级会员 