招投标工作注意事项Word格式.docx
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1.3、工作注意事项
1.3.1、标书购买阶段
(1)招投标网站维护
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注意事项:
1、按需办理招标信息网站会员,及时跟踪招投标信息网站上的招标信息发布,以防止标书漏买,招标信息主要跟踪人为招投标负责人及各区域销售人员,如招投标负责人收到招标信息,应立即通知相关销售人员,如招标项目涉及金额较大,立即通知区域经理及销售公司经理,如销售公司最先得到消息,应立即反馈到招投标负责人,
2、及时维护招标信息网,根据公司及销售人员要求,第一时间办理相应入会手续或续费,如需资格审查的,应立即着手准备资格预审资料,并通知销售人员前去做资格预审,此部分工作主要由招投标负责人负责;
(2)招标文件购买
1、不可延误招标文件购买时间;
2、及时跟踪销售人员,获取标书费、会员费等发票,以便财务清帐;
3、招标公告中是否要求提前做资格审查、现场报名及是否需要携带样品,如需审查或现场报名,应及时准备好审查资料,并通知销售人员按时前去做投标资格审查及报名,做资格审查时,要填写必须的表格、按要求提供的完整的资质文件,如需要携带样品,商务部需及时通知公司项目部准备产品样品。
4、购买标书时,要认真核对购买的招标编号、分标编号、包号、所需支付标书费的金额、支付方式、支付时限、财务账号是否有调整等信息,以防标书购买错误。
5、标书下载:
国网的标书都是在网站上直接下载,由招投标负责人下载标书后安排技术支持编写标书,标书下载后,要及时核对招标文件是否完整,经常留意是否有最新招标文件的调整,投标前一定要明确,投标文件是按照最新的招标文件来编写的。
安排购买标书工作主要由招投标负责人负责,准备资格审查资料等工作由招投标负责人安排技术支持负责,标书款的支付、跟踪等工作由商务助理完成。
1.3.2、投标文件的编写及审核阶段
(1)招标文件初审
1、由技术支持填写项目信息表,所有信息必须完整,并核实技术部分是否有疑问,是否需要澄清答疑,如有疑问需要澄清,应及时发澄清函到招标公司,并将需澄清的问题告知销售人员,联系销售人员去了解相关情况,技术支持及时将项目信息表发给商务部经理招投标负责人审核,由招投标负责人将信息表以邮件的形式发送给相关销售人员,销售人员需要及时了解到需要澄清的问题,并及时反馈给商务部技术支持,销售经理需要及时确认投标价格,并返回给商务部经理处。
2、仔细阅读技术招标文件,如技术招标文件中包含公司没有的产品,应及时与公司研发、技术部等相关部门联系,评估我公司是否能参加投标,如招标文件中有需外购产品,应及时找相关厂家询价;
3、仔细阅读商务招标文件,有特殊资质、报告要求的,如银行信用情况、犯罪记录证明等,需及时安排办理,如果招标文件中要求的产品报告比较特殊,公司不能提供出时,应及时通知相关销售经理;
(2)投标文件制作
1、严格按招标文件要求编制文件,不得有出入,资质文件、报告、业绩、合同、运行报告等只能多不能少,必须严格按照招标文件的要求执行。
2、投标保证金的支付,需要核实支付方式、账号、金额、支付日期、支付要求等备注条款,特别是明确要求从基本账户支付的,在通知财务付款前要特别指明,以防出错,付款要求由技术支持发送给商务助理,商务助理按要求填写付款申请并跟踪财务。
3、由商务部经理与销售经理联系,确认投标价格。
4、技术支持完成商务、技术、报价、封面、电子版等文件的制作,由其他技术支持【非标书制作者】对标书进行初审,初审内容如下:
a)投标书的格式和内容是否满足招标书的要求;
b)投标书提供的资质文件是否满足招标书的要求,基本资质文件要求全部放入;
c)投标初步价格和付款条件(注意报价的单位”元”与“万元”的区别);
d)投标书中承诺的工期;
e)业绩表格式;
f)业绩证明文件数量是否满足要求;
g)质保期、投标有效期是否满足要求;
h)招标文件中规定的其他特殊要求是否已经提供(如特殊的资质要求,特殊的承诺函要求);
i)标书的签字、盖章是否正确(有些标书需要角签,有些标书需要盖骑缝章);
j)标书的封面设计是否合适,封面所包含的内容是否满足招标要求(投标人、联系方式、日期等);
k)标书的制作份数是否满足要求(几正,几副,是按标制作还是按包制作);
l)标书的包装方式是否满足招标要求;
m)标书的电子版文件是否正确,是否要用BID文件进行报价;
n)是否需要单独准备授权书、承诺函、购买标书确认表及其他资质,准备的是否正确;
o)投标保证金包装是否正确,是否需要放置开户许可证等资料。
由招投标负责人对标书进行复审,主要审核的内容:
a)标书文件内容是否完整,表述是否准确、提供的资质等是否符合要求,招标文件中提出的废标条件的,需重点审核;
b)投标初步价格和付款条件(注意报价的单位”元”与“万元”的区别);
c)投标保证金开具方式、包装是否正确,是否需要放置开户许可证等资料。
d)标书是否签章;
数量、封装是否满足要求;
e)电子版是否能正常打开;
5、标书完成前,要核实招标方是否有新的澄清发布。
1.3.3、标书的递送及投标阶段
1、标书如需上传,则在投标文件上传截止时间前完成;
2、标书要及时安排邮寄,一般截标前3天邮寄,采用顺丰快递的方式邮寄给销售人员,标书邮寄出后,要及时将快递单号发送给销售人员,以便跟踪快递。
3、如果是网上开标的,由商务部经理及时将开标信息下载、发送给销售经理,并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中,如果是现场开标的,由商务部经理及时跟踪销售经理现场的开标情况,并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中,投标信息表中每日下班前发送给相关领导;
销售人员现场开标情况记录要求准确、并及时反馈给商务部。
1.3.4、述标答辩及澄清阶段
1、根据招标项目要求完成技术澄清,如遇到不能回答的问题,需要在第一时间联系研发部门答复;
根据招标项目要求完成商务澄清,如需要二次报价的,及时按销售要求做好二次报价,二次报价及澄清答复准确到位;
2、根据招标方发出的澄清函完成澄清答复。
1.3.5、投标结果跟踪
1、标书完成后,及时将标书资料发送到商务助理处存档,存档资料要完整,不能有遗漏;
2、商务部要及时跟中公司所参加投标项目的中标结果情况,并及时将结果记录到投标信息表中,若我公司未中标,需要通知销售人员办理退保证金,若我公司中标,需按招标要求缴纳中标服务费,通知销售人员及时将中标服务费发票取回,尽早安排合同签订工作,同时将招投标资料发给项目部,并通知项目部开展后续项目评审、备货工作。
2、报价工作
此部分工作主要由报价专员负责完成,报价目前采用的是销售经理提前报备制度,即,根据项目报价,无项目不报价,提前报备的项目,与项目报备人确认价格,未报备的项目,按销售区域联系区域经理确认报价,无人跟踪项目,参照市场价报价,报价要求准确、及时。
报价信息表,定期发送给公司领导。
2.1、报价工作流程
2.2、工作注意事项
2.2.1、审查询价的主体是否真实有效
如果询价主体不合格,那么不予以报价,特别是有些电话询价,不告知单位信息、个人信息、项目信息以及询价用途的,一律不予回复。
在正式接收询价开始之前,要认真搞好询价主体的审查,看对方是否询价给自己单位使用(投标使用、采购使用等其他用途),严禁套价行为。
如变压器厂家人员询GIS在线监测产品价格,帮助竞争对手河南中分、上海思源套取公司正常报价的,都一律不予回复,并纳入黑名单管理。
询价方式有电话询价、邮件询价、传真询价等多种方式。
经常联系的变压器厂、GIS厂家询价,默认主体有效,及时予以回复。
第一次询价的单位,应让对方出示正式的询价单,必须加盖单位公章或其他可以证明询价人员身份的章,确认非套价行为的,及时予以回复。
下次询价默认询价主体有效。
所有询价的主体必须记录相关联系方式,主要联系方式:
公司名称、姓、联系电话等信息,如果情况允许可以留有其他信息:
全名、座机、传真、邮箱、手机、部门、职务等信息,如询价人员不便预留,也不强求。
2.2.2、保证报价的时效性
接收报价一般应在24小时内回复,因项目负责人不能立即提供销售价格,需多方协商的,不能保证24小时内回复的,应告知询价单位大约回复时间,做好沟通工作。
以免客户长时间没有收到报价,认为公司有懈怠行为,给客户留下不好的影响,影响公司整体形象。
2.2.3、是否接收询价
如不能提供有效的项目名称、项目需求,说不清询价用途的询价单位,一律不予正式报价,但可以提供口头建议价,建议价格不可低于公司最低价,也不能远大于市场价,保持一定的机动性和灵活性。
2.2.4、核实项目配置
对于项目配置较少的简单项目,商务部应给出简单配置,并向销售经理或负责人提供建议价,如公司产品与项目技术要求有较大出入的地方,应告知项目经理。
给出的配置、参考价要核实清楚,不能出现较大波动。
对于项目需求较多、技术要求复杂的项目,销售部应让技术部协助给出具体配置方案,商务部依据配置方案给出建议价格。
2.2.5、确定最终报价
商务部所有报价需经过销售公司相关人员确认,不得私自变动已经确定的报价,如明显有不合理的地方,可以给出具体建议,最终报价的金额不能出错。
2.2.6、起草报价单
正式报价单上必须明确写明:
项目负责人、联系方式、报价单编号、项目名称、配置明细、计量单位、单价、总价、价格所包含的具体服务内容。
以及其他必须明确条款,例如付款方式、报价有效性、报价的有效期、交货期等信息,尽量避免有争议的地方,要体现公司的专业性。
2.2.7、使用JPEG格式
为了保持报价版式、打印模式的一致性、不可修改替换性。
常规报价一律采用JPEG格式报价。
特殊情况可以提供可编辑版本给询价单位,作为编辑投标文件参考使用。
2.2.8、使用E-mail发送
报价的发送如无特殊要求,一律采用E-mail发送,确保报价的可追溯性,倡导无纸化办公,如询价单位有其他要求QQ、传真、快递等,依据询价单位要求发送。
2.2.9、控制报价单大小
常规报价单控制在1页A4纸中。
防止页码过多的情况下,询价单位收取的文件不完整或杂乱现象。
2.2.10、选择合适的邮件客户端
常规报价单尽量使用nblgjc@163邮箱发送,其他邮箱有弊端:
QQ邮箱容易被当做垃圾邮件处理,客户收不到报价单,公司lgom邮箱容易产生邮件丢失、发送接收都延迟的现象,不利于公司报价的实效性。
2.2.11、确认客户是否能正常收取到报价单
常规报价单,经常询价的客户采用E-mail发送的,无需确认。
如是第一次询价客户,并且是重要的客户,需要电话确认,报价单是否已收到。
3、其他工作主要事项
(1)投标保证金支付及退回情况、标书费发票、中标服务费发票情况按月汇总,发送给公司各区域销售经理,并做好跟踪,以便投标保证金能尽早的退回公司,发票能够及时冲账;
(2)投标情况按月、按季度汇总并发送给相关领导,以便公司领导能够及时掌握公司的投标、中标情况。