秘书学课件1第一章秘书学概述Word格式.docx
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原苏联有关教材对“秘书”的释义是：
“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。
”尽管它们各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的工作人员，对秘书的基本含义作出了明确的界定。
新中国建立以后，各级党、政、军、群机关和企事业单位都设置了综合办事机构——办公厅（室）或秘书处（科、室），配备了若干秘书工作人员。
在我国，秘书是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协调等能力为手段，围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋。
有的秘书学教材将秘书区分为狭义的和广义的两种：
前者指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员；
后者指在领导身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办的事情为主要辅助任务的专门人员。
后者包括了前者。
秘书学所研究的秘书，通常指的是广义的秘书，它既包括一般的秘书，还包括首长的个人秘书以及拥有决策权和指挥权的秘书长、办公厅主任等行政首长在内。
在各国外交使团的外交官员序列中，也设有秘书一职，分为一等秘书、二等秘书和三等秘书，是介于参赞和随员之间的外交官，受使馆首长之命开展工作，享有外交特权与豁免权。
外交使团的秘书和秘书学所研究的秘书是两个不同的概念，不包括在秘书学的研究范围之内，我们切不可将它们混淆起来。
所谓“文秘”，指的是文字秘书，他专职或主要从事文字工作。
文字秘书只是秘书群体中的一部分，故“文秘”应涵盖在秘书之内。
然而，其他非文字秘书，如行政秘书、科技秘书、机要秘书、生活秘书和配备给领导同志的个人秘书等，也都离不开文字工作，也要撰写公文、计划、总结和各类实用文章。
正因如此，在许多场合，“文秘”和“秘书”二者的含义，往往被人们等同看待。
我国改革开放以来，国有经济以外的多种经济成分得到了长足的发展，设在我国的外国公司、合资企业和民办团体、私人企业主等，也都出资聘请秘书，其工作性质与党、政、军、群机关和企事业单位的秘书大同小异，也是综合性、辅助性和服务性的，但他们受雇于私人老板，不属于国家公务员的行列。
秘书学所研究的秘书，同样也包括他们在内。
二、我国秘书和秘书机构的历史沿革
在我国，秘书和秘书机构源远流长，有着悠久的历史。
我国甲骨文中出现的“巫”、“贞人”、“史官”，如黄帝时的仓颉、沮诵、孔甲，他们协助黄帝处理有关的公共事务，其工作都带有秘书的性质。
到了虞舜时期，设九官以治天下，其中有“纳言”一官命龙（人名）担任。
“纳言”是上呈下达、出纳君命的官员，是一种典型的高级秘书官职。
我国秘书史学界认为，担任“纳言”官职的龙，可以说是中国古代秘书这一职务诞生的标志。
华夏民族进入到阶级社会以后，夏代朝中有巫、史的官职，都是从事秘书工作的。
到了商代，朝廷出现了秘书机构——太史寮，其长官为太史，统管王宫的各种活动，起草文书，发布文告，下隶有不同层次、分工各异的史官，其职责是书刻卜辞，负责商王的册命和祭祀大典，记录王室的活动等。
周袭商制，在朝廷设太史寮，实际上就是为周天子和王室服务的秘书处，其长官太史的地位很高，与三公六卿相当，是周天子和王室的秘书长；
下隶职责不同的史官，分工十分明确。
《周礼》载：
宰夫（官名）有八职，其“六曰史，掌官书以赞治”。
西汉郑玄注：
“赞治，若今起草文书也。
”这就是说，史官的主要任务是起草文书，这正是秘书的基本职责。
周代的史官有内史、外史、女史、御史之分。
内史类似天子的高级个人秘书；
外史处理对外文书，又分左史、右史，《周礼》载：
“动则左史书之，言则右史书之”；
女史掌管王后、嫔妃的文书和生活；
御史则收受、保管文书。
各诸侯国或设史官，或设其他官职来担任起草文书、传达政令的职责，但官职的称谓不一，秦称尚书、御史，齐称掌书，楚称左徒，魏称主书，赵称御史等。
秦始皇统一中国后，在中央设立太尉府、丞相府、御史大夫寺三大机构，其中御史大夫掌天下文书，兼行监察职权，相当于皇帝的秘书长；
下设御史若干人，负责起草文告、办理文书事宜等；
在郡、县地方政府内，设书丞、主簿等官职，相当于今天各地、县的办公室主任。
到了汉代，中央政府设尚书台，又称尚书省和尚书署，其长官称尚书或尚书令，常伴随王之左右，掌管奏章文书。
《后汉书·
李固传》载：
“今陛下之有尚书，犹天之有北斗也。
斗为天喉舌，尚书亦为陛下喉舌，……尚书出纳王命，赋政四海，位尊权重，责之所归。
”可见，尚书实际上成了皇帝身边的高级秘书，经常参与国家的重大决策。
尚书之下，设尚书仆射，为其副职，协助尚书处理各种公务。
在地方政府，汉代郡设主簿，州设书佐，县设令史，均为地方政府长官的属官，相当于今天各地方政府的办公室主任。
后曹操称帝兴魏，在丞相府设秘书令，掌管机要文书和奏议事宜，取代了汉代尚书令的职权，这一职位才与今天的秘书的含义大体相当。
“秘书”一词，最早是指物而不是指人。
据考证，在中国古代，“秘书”一词最早出现于汉代，指的是宫中秘藏之书。
“秘”即“秘密”，“书”即“书籍”。
《汉书·
叙传》载：
“游博学有俊才……与刘向校秘书。
”这里的“秘书”，指的就是皇宫中秘密收藏的图书资料。
东汉桓帝时，设置秘书监的机构，其长官亦称秘书监，或称秘书令，掌管宫禁中的图书资料，相当于皇家图书馆馆长或档案馆馆长；
下设秘书丞和秘书郎，相当于副馆长和管理员。
此外，“秘书”还指谶纬图篆等书。
在古代，“秘书”又专指用隐语来预卜吉凶、对未来作出预测、推算命运气数的谶纬图篆等迷信书籍。
到了曹魏，设秘书令一职，“典尚书奏事，亦兼管图书秘书之事”，秘书才有了明确的职责，其任务也才与今天的秘书基本接近。
尔后，历代封建王朝，在中央都设有秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，也有另称为内书舍人、通事舍人、中书令、中书侍郎、翰林供奉、翰林承旨、集贤院学士、政事堂孔目、枢密院都承旨、内阁中书、六科给事中、军机大臣、军机章京的，在各级地方政府，则有参军、掌书记、记室史、掌书史、曹椽史、长史、录事、判官、孔目、主簿、令佐、师爷等，实际上他们都是不同层次的秘书，所从事的都是秘书工作。
纵观“秘书”这一概念从古到今、由物到人的嬗变过程，可清楚地看到这种历史的演进性和复杂性，我们一定要正确理解和恰当区分不同历史时期“秘书”这一词语的不同内涵，切不可笼而统之地将其混同起来。
我国现代秘书和秘书机构的设立，始于孙中山。
在孙中山从事旧民主主义革命斗争过程中，宋霭龄当过他的秘书；
宋庆龄更是长期伴随在他身边担任秘书工作，可看成是我国现代秘书的肇始。
1912年1月，孙中山就任中华民国临时大总统，在总统府下设秘书处；
各部委设承政厅，置秘书长一人，承总长之命，总理厅务并掌管机要文书，处理内外事务。
承政厅设纂辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，各置秘书一人，掌其事。
此后，各省政府也设秘书处，置秘书长一人，秘书若干人；
县政府设秘书室，有秘书二三人、科员若干人，还有事务员、录事等，承办起草文书、保管文件和各项庶务。
这一从中央到地方秘书模式的建立，是我国现代机构体制的肇始。
北洋军阀统治时期，皖系、直系、奉系军阀相继执政，总统府仍设秘书处，国务院设秘书厅，各置秘书长一人，秘书若干人；
各部、委和省政府、县政府，设总务厅（处）、机要科、文书科等秘书机构，有秘书长、秘书、科员等人。
1927年，蒋介石建立独裁政权以后，中央政府设秘书处，配有秘书长、秘书、科员、书记官等；
总统府还设侍从室，其中有些人担负的是总统私人秘书的工作，被称为“文胆”的陈布雷就是大独裁者蒋介石须臾都不能离开的高级私人秘书。
中央各部、委和各省政府，普遍设有秘书处，各行署、县政府设秘书室，配备了数量不等的秘书人员。
国民党政府还规定，秘书长和秘书必须是国民党员，具有大专以上学历。
中国共产党从诞生之日起，就非常重视秘书工作，在我党各级组织和革命根据地各级政府中，都建立了秘书机构。
毛泽东是中国共产党缔造者之一，也是党的秘书事业的主要开创者。
在第一次党代会上，毛泽东既是代表又是秘书。
1923年6月，党的第三次全国代表大会决定在党内建立“秘书制”，推选毛泽东为中央执行委员会秘书，负责党中央机关的日常工作，实际上是党中央的秘书长。
周恩来长期主持和领导党的秘书、机要和保密工作。
在上海期间，邓小平多年担任党中央的秘书长，领导秘书处的工作。
在中央革命根据地，中央、地方政府和红军中都建立了秘书机构，配备各类秘书人员。
邓颖超曾任苏区中央局秘书长兼第一任机要科长，到陕北后，又任中央秘书处长兼机要科长。
任弼时在抗日战争时期曾任中央秘书长，杨尚昆多年担任中央办公厅主任。
老一辈无产阶级革命家在艰苦卓绝的革命斗争中，为创建党和新政权的新型秘书机构体制作出了卓越的贡献。
新中国建立后，在继承和发扬我党秘书工作光荣传统的基础上，从中央到各级地方政府，从部队到各社会团体，普遍建立了秘书机构，配备了各类秘书人员。
党中央、国务院还颁布了一系列文件、法规，统一全国文书、档案制度，规范秘书职责，使秘书工作体系更加健全和完善，在社会主义革命和建设中发挥了重要作用。
三、现代秘书的类别
秘书是一个人数众多的职业群体，从党政机关到企事业单位，从军队到社会团体，从三资企业到私营企业等，都配置了秘书。
所以，秘书可从不同角度、按不同的标准进行分类。
常见的分类方法是：
按服务对象和经济来源的不同，可分为公务秘书和私人秘书两大类。
公务秘书泛指为各级党、政、军、群机关和企事业单位的领导服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取报酬，在编制上属于该机关、单位的国家工作人员。
其中少数是为一定级别的领导干部、专家服务的个人秘书，虽然他服务的对象是领导者个人，但仍从国家或集体领取报酬，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书的范畴。
私人秘书指的是为外国商社、三资企业、私营企业主服务，由它（他）们聘请并支付报酬，不属国家编制的文员，在我国私人秘书的数量正逐渐增多，其发展趋势是十分明显的。
在国外，私人秘书是非常普遍的。
按不同行业或部门所属，可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等，其中还可细分为若干小类。
如在经济部门，可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书；
在文教部门，可具体分为文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等部门的秘书。
按业务范围的宽窄，可分为通用秘书和专业秘书两大类。
通用秘书是指在我国党、政、军、群机关中担任秘书工作的秘书，这是我国秘书群体的主要部分。
专业秘书是指在各行各业中担任秘书工作的秘书，如企业秘书、科技秘书、教学秘书等。
按秘书辅助的对象，可分为集体秘书和个人秘书两大类。
集体秘书是指辅助领导班子群体的秘书，我国党、政、军、群机关和企事业单位一般都实行集体秘书制。
个人秘书是指辅佐领导者个人的秘书，我国高、中层机关、团体的主要领导人和大型国有企业、事业单位的主要领导人，都配备有专职个人秘书。
按秘书自身的特长，可分为参谋智囊型秘书、办事精明型秘书、公共关系型秘书、技术能手型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。
按秘书的精力投入情况，可分为专职秘书和兼职秘书两种类型。
当前，较普遍的是以工作性质和工作内容来进行分类，一般分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。
（一）文字秘书
是指以文字工作为主的秘书。
在党、政、军、群机关和企事业单位中，文字秘书负有撰拟公文、综合情况、沟通信息、参与政策研究、协助领导进行公文把关等职责。
（二）机要秘书
指专管机密文件和负责机密性事务的秘书。
在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位，都配置有机要秘书。
高层领导干部根据工作需要，也可配置机要秘书。
机要秘书的主要职责是：
收发和管理机密文电及其他机密材料，负责领导干部办公处的保密工作，做好领导干部交办的各项带机密性的事务工作。
（三）行政秘书
是指协助领导者处理各种行政事务的秘书，是秘书群体中的主要类别，不但有辅助领导者处理各种公务的职责，同时还担负一定的文字工作。
（四）通讯秘书
指负责整个机关和领导的通讯工作的秘书，其职责是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真、电脑（用于通讯）、多媒体、互联网等。
（五）生活秘书
是指负责领导层或领导者个人日常生活事务的秘书，其职责是负责安排领导者的起居、作息、医疗保健和各项公务活动的顺序，在生活方面给领导层或领导者个人提供各种服务和帮助。
在我国，高层领导机关的重要负责人都配备有生活秘书。
（六）事务秘书
指以从事机关程序性日常工作为主的秘书，如负责文书、协调、督查、信访、会务、印鉴、接待、值班等事务性工作的各类秘书。
（七）法律秘书
指为领导者提供法律咨询和法律服务的秘书，其职责是负责接待或陪同律师访问当事人，记录整理当事人口述，起草、打印法律文件，安排法律事务的处理程序，保管法律文件或证明材料，执行律师交办的其他事务等。
（八）信访秘书
是指接待和处理人民群众有关来信来访事宜的秘书，其职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，倾听人民群众的呼声，保障人民群众的合法权益，加速政策、政令的贯彻落实。
（九）科技秘书
指在科研、学术机构中服务的秘书，也包括为高层党、政、军、群机关的领导者、专家、学者配备的专职科技秘书，其职责是协助领导者、专家、学者实施对科技工作的领导，负责组织科学研究、加强科技协作、开展科技交流等活动，处理与科技工作有关的行政事务和经济事务，搜集、整理科研信息等。
（十）外事秘书
是指从事对外事务工作的秘书。
外事秘书多在专门的外事机构和某些高层领导机关设置，在外事活动较多的机关、单位也可配备专职或兼职的外事秘书，其职责是负责外宾接待、洽谈、签约等一系列的服务性工作。
此外，在有的机关、单位，根据各自工作的需要，还设有新闻秘书、医学秘书、外文（翻译）秘书、教学秘书等。
四、现代秘书的层级
秘书不仅可从横向上划分为不同的类别，而且还可从纵向上划分为不同的层级。
秘书的层级，一般可从三个方面来进行划分：
一是从组织级别上进行划分。
秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，通常可分为中央、地方（省、自治区、直辖市、地、县）和基层三个层级（也有分为中央、省、地、县、基层五个层级的），因而相应地可将秘书依次划分为中央秘书层、地方秘书层和基层秘书层。
中央秘书层指在中央党、政、军、群领导机关工作的秘书；
地方秘书层指在地方（省、自治区、直辖市、地、县）党、政、军、群机关和企事业单位工作的秘书；
基层秘书层指在组织系统中最底层的党政机关、社会组织、企事业单位工作的秘书。
二是从对领导中枢和领导者的辅助功能上进行划分。
根据秘书对领导中枢和领导者辅助功能的影响大小，可分为辅助决策层、行政执行层和技术操作层三个层级。
辅助决策层指直接参与领导中枢和领导者的决策活动的秘书，主要是秘书长、办公厅（室）主任和领导者的个人秘书；
行政执行层指为领导中枢和领导者处理重要公务的秘书，主要是负责文稿撰拟、信息加工、综合协调、来访接待、信访处理和会议组织等工作的秘书；
技术操作层指为领导机关和领导者提供技术服务的秘书，主要有负责文稿编印的电脑操作人员、文书收发和处理有关人员、图书资料采编人员、专事文稿把关的校核人员、机关印信的管理人员和通讯设备操作人员等。
三是根据秘书的工作职位来进行划分。
我国从中央到基层各级机关、单位层级有高有低，机构有大有小，因而秘书的职位也就高低不同。
一般可分为高级公务员层、中级公务员层和初级公务员层。
高级公务员层指在党、政、军、群机关公务员序列中担任副部级以上职务的秘书，如中央机关的秘书长和不设秘书长的办公室主任，以及省级党、政、军、群机关中的秘书长；
中级公务员层指党、政、军、群机关和企事业单位公务员序列中担任副处级以上职务的秘书，如中央职能部门和地方机关、单位的办公厅（室）、秘书部门的局长、处长等；
初级公务员层指在党政机关、社会组织、企事业单位和基层单位公务员序列中担任非领导职务的秘书，如秘书机构中，的办公室主任、科长、主任科员、科员、办事员、股长、文书、调研员、巡视员等。
第二节秘书机构
组织、机关和机构是三个不同的概念：
组织是指为实现共同目标，按照一定宗旨、原则、程序和系统建立起来的有机群体，如“党团组织”；
机关是指为实现某种社会职能而办理有关事务的部门，如“行政机关”；
机构则是机关里的内设单位，是机关根据工作需要按照法定程序设置的职能部门，如“调整机构”。
一般说来，组织大于机关，机关大于机构。
特定的机构具有特定的职能和任务。
秘书机构，或称秘书部门，它是党、政、军、群机关或企事业单位的内设单位，是在机关、单位内部担负综合性、辅助性的服务工作的部门。
秘书机构的设置和管理，关系到秘书和秘书工作的具体分工和整体效应。
合理地设置秘书机构，科学地对秘书机构进行管理和领导，可以优化机关内部的结构，发挥整体优势，对提高秘书工作的效能和质量有着重要的作用。
一、秘书机构的含义
秘书机构，是党、政、军、群机关和企事业单位的重要组成部分，是专门从事秘书工作，即担负综合性、辅助性服务工作的部门，是秘书群体的常规组织形式，是各类秘书从事本职业务活动的集中地。
一般说来，秘书机构有狭义和广义之分：
狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导者和领导中枢（班子）服务的办事机构，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门；
广义的秘书机构，是指凡具有参谋咨询、沟通协调、协助管理、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，除狭义的秘书机构中包括的办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门外，还包括调研、信息、协调、督促、信访、档案、保密、接待、值班、印章管理等业务部门。
秘书学中的秘书机构，指的是后者即广义的秘书机构。
秘书机构属于机关辅助性、综合性的办事机构。
在我国，党、政、军、群机关和企事业单位的内部，按其担负任务的性质，可分为职能性机构（或称职能部门、业务部门）和综合性机构两大类。
职能性机构是党、政、军、群机关和企事业单位为分管某项具体业务而设立的部门。
每一职能部门分别担负着机关、单位职能的一部分，如组织、人事、宣传、保卫、财会等。
秘书机构属于综合性机构，它虽不承担任何具体业务工作，却担负着全方位辅助领导的任务，有些无法分解到业务部门的工作，也都由秘书机构承担。
而且，由于秘书机构所处的枢纽地位，使它成为了除领导之外能了解和掌握全面情况的部门；
还由于秘书机构从机关、单位的整体利益出发，对各职能部门的活动进行协调，把各职能部门的工作有机地联系在一起，从而提高了机关、单位整体效能的发挥。
从这个意义上说，秘书机构超越了各职能部门的业务职能而具有全局性的意义。
我国的秘书机构，过去大多冠以“秘书”的称谓，如秘书厅、秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等。
尔后，随着秘书工作领域的不断拓展和分工的不断细化，现在凡带有秘书字样的内设单位，一般指承担文书处理工作的部门。
还有不少秘书工作，如调研、信访、机要、档案、接待、事务管理、警卫等，都是以自己的工作内容确定其名称的，如调研处（科）、机要处（科）、接待处（科）等，它们虽没有冠以“秘书”的称谓，但实际上从事的都是秘书工作。
我国务机关、单位普遍采用的秘书机构名称，是办公厅、办公室，由它统辖组织内部担负秘书工作的各内设单位。
这也就是说，在我国，当前的党、政、军、群机关和企事业单位的秘书机构，是以办公厅、办公室为主体结构的。
二、秘书机构的特点
秘书机构在机关、单位的特殊地位和工作性质，使它具有以下的一些特点：
1.所处位置的中介性
中介，指事物之间相互联系、相互作用的中间环节。
有史以来，凡秘书机构都是处于联系上下和沟通左右的中间地位，这在现代社会里表现得尤为明显。
从机关、单位的内部结构看，秘书机构处于枢纽的位置，不论是上级领导机关与本机关之间的上下联系，还是本机关领导中枢、职能部门与下属部门、单位的上下联系；
不论是机关、单位各职能部门之间的左右沟通，还是本机关、单位与兄弟机关、单位的左右沟通，都要经过秘书机构这个中间环节。
这从文书的运行过程就能清楚地看到这一点：
以机关名义发出的文书，经领导核稿审定后，需经秘书机构的处理才能分发到各职能部门和下属单位；
下属单位向本机关、单位的行文，需经过秘书机构才能送达主管领导和职能部门人员手中；
本机关、单位各职能部门向上向下行文，需经秘书机构核稿、打印、编号、用印后才能发出；
各职能部门之间的文书往来，也要经过秘书机构才能得以实现；
本机关、单位与社会各界的联系，与兄弟机关、单位的文书往来，一般都要先经过秘书机构；
社会各界与本机关、单位的联系，兄弟机关、单位与本机关、单位的文书往来，同样要先经过秘书机构，等等。
可见，秘书机构确实是处于中介的位置，它是领导者与被领导者之间的中介，是决策层与执行层之间的中介，是各职能部门联系的中介，是本机关、单位与兄弟机关、单位联系的中介，是内外信息沟通和交流的中介。
正是这种中介性位置，成为了秘书机构能够发挥其综合功用的组织基础。
2.辅助功能的综合性
秘书机构是为领导提供全方位服务的辅助性综合部门，它的工作内容和活动方式涉及到领导和领导工作的所有方面。
只要是领导和领导工作所需要的，它都要提供服务，这与职能部门只负责某一业务方面的服务是不同的。
如前所述，秘书机构的工作内容涉及到机关、单位的方方面面，包括了文字工作、文书工作、调研工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、会务工作、接待工作、值班工作、保密工作、行政事务管理工作以及领导交办的其他工作等，内容极其广泛。
凡职能部门难以承担的各种工作，也都由秘书机构承担。
作为领导的耳目、参谋和助手，秘书机构对领导的辅助是全面的、系统的、综合性的，无所谓分内分外，只要是领导和领导工作需要的，就要自觉地、主动地、责无旁贷地进行辅助和辅佐。
秘书机构不是职能部门，它不担负具体的业务性工作，但并不是说秘书机构没有自己的职能，为领导工作提供全方位的服务，这就是它的职能；
这种对领导和领导工作辅助功能的综合性，就是它超越于职能部门的重要职能。
十一届三中全会以后，中央领导同志提出了新时期秘书机构的组织建
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