国土资源部机关归档文件整理办法模板文档格式.docx
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报表、名册、图册、图纸等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
简报一期为一件。
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
有办文说明的，办文说明与相关文件为一件。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
归档文件排序时，正文在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发文在前，被转发文在后；
原件在前，复制件在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
有办文说明的，定稿在前，办文说明在后。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后，正本在前，发文稿纸和定稿在后。
例如：
正本—发文稿纸—定稿—办文说明。
2.分类
国土资源部机关档案分类方案为：
年度一机构一保管期限。
（1）按年度分类：
将文件按其形成年度分类
文件有多个时间特征，应以文件签发日期为准，据以判定文件所属年度。
对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及规范性文件等，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。
跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。
几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件的日期为准。
没标注日期的文件，要考证或推断出其准确或接近日期并据此进行归类。
（2）按机构分类：
将文件按承办司局分类
部机关各司局的归档文件各自单独成一类，司局名称即类名，排列次序相对稳定。
涉及多个司局形成的归档文件，归入文件主办司局。
（3）按保管期限分类
归档文件按永久、定期30年、定期10年三个保管期限分类，保管期限的确定按《国土资源部文书档案保管期限表》执行。
3.排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内（“保管期限”即为最低一级类目），按时间结合事由排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.编号
归档文件应依分类方案和排列顺序编写件号和档号，各司局在进行归档文件整理时只填写件号。
档号由档案管理系统自动生成。
档号的结构为：
全宗号-档案门类代码·
年度-保管期限-机构代码-件号。
全宗号：
中央档案馆给立档单位编制的代号。
国土资源部的全宗号为“G198”。
档案门类代码·
年度：
归档文件档案门类代码由“文书”两个汉字的汉语拼音首字母“WS”标识。
年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：
“2015”。
保管期限：
保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
机构代码：
机构代码采用3位汉语拼音字母标识，原则上以各司局简称的汉语拼音首字母标注（见附表）。
如：
政策法规司简称法规司，代码为“FGS”。
件号：
件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列顺序从1开始逐件编流水号。
即各司局每年按永久、定期30年、定期10年分别从1开始逐件编流水号。
件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
归档纸质文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
电子文件由系统生成归档章样式（或以条形码等形式）在归档文件上进行标识。
归档章设置全宗号、年度、件号、机构、保管期限、页数，页数用阿拉伯数字标识。
为便于识记，纸质文件归档章保管期限也可以用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构也可以用“法规司”等规范化简称标识。
5.编目
归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。
编目应准确、详细，便于检索。
归档文件应逐件编目，来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。
归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
序号：
归档文件顺序号。
文号：
文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
如“国土资厅函〔2010〕8号”。
文号中的年度用六角括号“〔〕”括入，不使用方括号“[]”或实心方头括号“【】”。
没有文号的，不用标识，文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”、“第一期”等文件顺序号。
责任者：
文件制发机关或个人。
填写该项时一般应使用全称或规范化简称，注意不能使用“本部”、“本厅”，联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但归档部门（司局）是责任者的必须抄录。
非正式文件，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
题名：
文件标题。
文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。
有的文件还有副题名或并列题名。
副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，在正题名能够反映文件内容时，副题名无须抄录。
并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录。
有的文件没有题名或标题不完整，应根据文件内容重新拟写或改写，并在新拟部分之外加“[]”号填写在目录中。
此外，有些归档文件的附件独立性强且内容重要，在正文与附件作为一件时，如果正文题名不能反映出附件的内容，为便于日后检索，应在正件题名后抄录附件题名，附件题名外加“[]”。
日期：
文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如1999年1月17日，标注为19990117。
密级：
文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的,不用标识。
页数：
每一件归档文件的页面总数。
文件中有图文的页面为一页。
来文复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
备注：
用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件、考证时间等。
如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。
归档文件目录由各司局指定专人通过档案管理系统进行编制。
归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册并编制封面。
封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。
每年每个司局一册，不同保管期限之间插入封面隔开。
归档文件目录用纸幅面采用国际标准A4型，页面宜横向设置。
（二）纸质归档文件整理要求
1.修整
归档文件应齐全完整。
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整，已破损的文件应予以修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下折叠成A4型。
2.装订
归档文件以件为单位装订，装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。
用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
根据归档文件保管期限确定装订方式，永久保管的归档文件宜采取线装法装订，定期保管的归档文件可使用不锈钢订书钉或不锈钢夹装订。
各司局在进行归档文件整理时用订书钉或燕尾夹简单装订，档案在移交办公厅秘书处（档案处）后，按不同保存期限统一进行正式装订。
3.编页
纸质归档文件以件为单位编制页码，页码逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
页码用黑色铅笔标注。
已印制成册并编有页码的和拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
各司局在进行归档文件整理时不用编页，档案在移交办公厅秘书处（档案处）后，统一进行编页。
4.装盒
将归档文件按顺序装入档案盒（不同年度、机构、保管期限的文件不能装入同一个档案盒）。
填写档案盒封面、盒脊或底边及备考表项目。
档案盒封面印有全宗名称：
国土资源部。
档案盒盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等项，其中，起止件号填写盒内第一份文件和最后一份文件的件号；
盒号为档案盒的排列顺序号。
备考表：
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。
盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：
负责整理归档文件的人员签名或签章。
整理日期：
归档文件整理完成日期。
检查人：
负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
检查日期：
归档文件检查完毕的日期。
5.排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法按年度—机构—保管期限分类，每年形成的档案按机构依次上架，排架方法应避免频繁倒架。
（三）归档电子文件整理要求
1.电子文件归档前应由文件拟稿人对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，通过档案管理系统归档。
2.档案管理系统按照《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）等标准，完成归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理工作。
3.归档电子文件按照本《办法》“四
（一）一般要求”的规定，通过档案管理系统完成组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目。
4.各司局指定专人按照有关规定确定电子文件归档范围和划定保管期限，并对归档电子文件进行审核。
5.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6.涉密电子档案管理参照《中央档案馆文件级电子版档案数据接收规范》相关要求执行。
7.电子文件归档具体程序和要求按照有关规定执行。
五、移交
各司局综合处（办公室）负责本司局纸质文件和电子文件的归档和移交工作。
纸质文件归档及移交工作应在每年6月底前完成，同时提交归档文件目录（一式三份，其中各司局保留一份）。
电子文件在文件办结后适时归档。
办公厅秘书处（档案处）负责部机关归档文件的指导、接收工作。
对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如人事、会计、审计、案件、基建等以及特殊载体形式的文件材料，按相关规定整理归档。
国家土地督察机构、各直属单位可参照本《办法》执行。
归档章、归档文件目录、档案盒及备考表按《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）的标准由办公厅统一制发。
本《办法》自印发之日起施行，《关于印发〈国土资源部归档文件整理办法（试行）〉的通知》（国土资厅发〔2001〕66号）同时废止。
附表：
部机关司局全称、简称及代码表
附表
序号
全称
简称
代码
1
办公厅
BGT
2
国家土地总督察办公室
总督察办
ZDB
3
政策法规司
法规司
FGS
4
调控和监测司
调控司
TKS
5
规划司
GHS
6
财务司
CWS
7
耕地保护司
耕地司
GDS
8
地籍管理司（不动产登记局）
地籍司
DJS
9
土地利用管理司
利用司
LYS
10
地质勘查司（矿产勘查办公室）
勘查司
KCS
11
矿产开发管理司
开发司
KFS
12
矿产资源储量司
储量司
CLS
13
地质环境司（地质灾害应急管理办公室）
环境司
HJS
14
执法监察局
执法局
ZFJ
15
科技与国际合作司
科合司
KHS
16
人事司
RSS
17
机关党委
JGW
18
离退休干部局
TXJ
19
中央纪委驻国土资源部纪检组
驻部纪检组
JJZ
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