员工日常报销费用管理规范Word格式文档下载.docx
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2、《现金日记帐》的日常登记
3、《现金日记帐》的核对
一、目的
根据公司财务部报销费用管理相关规定，结合分公司内部运作需求，为进一步有效管理分公司员工日常费用报销及登记工作，特制定《员工日常报销费用管理规范》。
二、适用范围
本规范适用于公司全体员工。
三、规范内容
（一）费用报销规范
1、交通费
（1）定义：
指各部门、公司员工因工作需要而发生的交通费用，包括使用公司提供的车辆、自行乘坐公共交通工具时发生的交通费。
（2）构成：
①固定交通费：
A.普通员工：
元/人.月;
B.主管：
元/人.月；
C.经理人员交通费：
每季度最后一个月报销本季度费用。
②公务用车费：
在保证服营厅、集团及渠道基本生产运营需求的基础上，根据服营厅至区中心的距离、个人及集团市场考核情况等因素进行额度分配。
公务用车费用需严格遵循专款专用、合理使用的原则加强内部管理，防范内部管理漏洞。
（3）报销时间：
每月日前
②公务用车费：
（4）报销流程
流程说明
（1）交通费属专款专用，各门店经理为第一责任人，必须对员工用车申请进行严格审核；
（2）各门店/部门汇总公务用车申请表（本组报销申请汇总至一张表）至主管及总经理审核、签字；
（3）发票类型：
深圳市的士票、地铁票、公交车票、加油票、停车票、道桥及过路费票等；
（4）发票抬头必须为公司全称（的士票、地铁票、公交车票除外），不得出现本公司抬头以外的字样或数字；
（5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票；
（6）财务部部每月25日前将报销数据，呈送总经理审批、签名后提交至财务部；
（7）财务部审核通过后，在当月底转账或现金支付给员工。
员工核对金额无误后，确认收款。
2、业务招待费
指在公关活动中发生的诸如餐饮、住宿等接待费用，以及库存领用的公关赠送礼品成本。
每季度根据公司考核，以及运营收入进行费用分配。
（2）报销时间:
每月日前
（3）报销流程：
（1）同笔费用必须装订在一起，其中一张背面需注明：
事由、时间、地点、金额、报销人、证明人（直接上级及室经理签名，1000元以上还总经理/副总经理签名）；
（2）单笔费用金额＜1000元，需经部门经理审批、签字；
单笔费用金额≥1000元，或报销总额超出当月可报销总额，需由部门经理公司总经理/副总经理汇报并审批、签字后方可报销（单笔费用事项多于3项时，必须提供领导审核的费用明细表，并以电脑小票、收据等票据作为费用报销依据）；
餐饮发票、商品销售发票；
（4）发票抬头必须为公司全称；
（6）财务部审核通过后，转账或现金支付给报销人。
报销人对金额核对无误，确认收款。
3、门店日常管理费
指自有直营店日常管理所产生的费用。
①材料类：
用于少量购买配送不够的水果等原材料；
②装饰品类：
用于门店装饰布置、直营店卖场及展柜装饰、直营店假日零星促销装饰等。
（4）报销流程：
（1）直营店店长为第一责任人，必须对每笔费用严格审核，其中一张发票背面必须有报销人及证明人（即店长）签名；
（2）材料类及装饰品类发票分开粘贴，相关电脑小票请自行保存；
购买的物品需详细登记在《日记帐》上，以便稽核；
（3）报销发票类型：
商品销售发票，或认可的收款收据；
（4）发票或收据抬头：
公司全称；
（5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票报销；
（6）财务部审核通过后，转帐或现金支付给报销人。
4、差旅费
指因参加公司相关培训或活动而发生的城市间住宿费、伙食费、交通费和杂费。
（2）报销标准：
根据地区不同而有所差异，其中特殊地区包括北京、上海、广州、珠海、厦门、汕头和海南，除特殊地区以外的均为一般地区。
①住宿费：
一般地区元/天.人，特殊地区元/天.人；
②伙食费：
一般地区元/天.人，特殊地区元/天.人，周末及节假日不予报销；
③交通费：
A.途中交通费:
火车硬席车、轮船三等舱位、飞机普通舱位，在该标准以下的其他交通工具（不包括出租车）据实报销；
B.外省、市交通费：
搭乘适当的公共交通工具（如公共汽车、地铁、专线车、机场巴士等，出租车除外）前往机场、码头、火车站，产生的费用可凭发票据实报销。
④杂费：
包括但不限于搭乘交通工具所发生的合理的行李托运费等。
⑤不能报销差旅费的情况：
A．差旅所在地提供住宿、伙食、往返交通工具等；
B．差旅所在地非深圳市外。
差旅结束后3个工作日内。
（1）申请人差旅归来后，应按要求粘贴好各种需报销的发票，并注明每种费用的发票金额及张数，并在费用报销单上经证明人（部门经理）审批、签字；
（2）用于报销的发票必须是深圳市与差旅地之间或差旅当地法定的交通运输、酒店住宿发票，发票日期必须是差旅期间，其中一张发票背面需有差旅人及证明人（部门经理）签名；
（3）财务部收集本月员工差旅费报销资料后，呈送公司总经理签名后提交至财务部；
（4）财务部审核通过后，转帐或现金支付给出差人，出差人核对金额无误，确认。
（二）费用报销及使用情况反馈
1、报销情况反馈
财务部于每月日前反馈各直营店、各部门上月费用报销情况，如交票的及时性、合格性等情况。
2、使用情况反馈
为确保费用明晰性，财务部需每月日根据统一格式反馈上月报销费用（如交通费、业务招待费、直营店日常管理费等）使用情况，具体如下：
（1）财务部报销费用情况，并编制费用明细表、费用支付表等报表。
（2）各部门向财务部反馈本部门报销费用情况，并登记在《日记帐》上。
（三）费用登记
1、需进行费用登记的内容：
A．直营店：
直营店日常管理费；
B.各部门：
交通费、业务招待费、企业文化宣传费、工会经费及其他临时性奖励费用；
为确保各界面费用情况的明晰性，以上涉及费用必须按照本规范要求详细登记在《日记帐》上；
直营店店长、各部门主管及经理为第一负责人，必须对每笔费用进行严格审查；
C.财务部：
负责公司所有员工日常报销费用的登记，并定期对各费用登记情况进行稽核，确保各项费用的明晰性。
2、《日记帐》的日常登记：
日记帐通常由经管人员根据原始凭证（如发票、电脑小票等费用票据）逐日、逐笔顺序登记。
（1）根据真实发生的费用票据记帐
经管人员在登记账本时，应当对费用的发生事由、金额进行仔细的审查、核对，以票据作为登记现金日记帐的依据。
票据应以月为单位，按照时间顺序编号后统一横向粘贴在费用报销单后边上，以便月底对帐。
（2）所记载的内容必须与费用实际发生情况相一致
每一笔帐都要记明日期、摘要、金额。
经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务内容为度，便于事后查对。
（3）逐笔、序时登记日记帐，做到日清月结。
为了及时掌握现金收、付和结余情况，日记帐必须当日帐务当日记录。
登记时应逐笔分行记录，不得将收款和付款合并登记，也不得将收、付款相抵后以差额登记。
登记完毕，应逐项复核，确保登记无误，以便掌握收、支计划的执行情况。
（4）必须连续登记，不得跳行、隔页或以任何理由随便更换、撕去帐页。
作废的帐页应用红色签字笔注明“此页作废”留在帐簿中。
不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由经管人员盖章，以示负责。
（5）文字和数字必须整洁清晰，准确无误
在登记书写时，不得滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；
摘要文字紧靠左线；
数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；
文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的二分之一，以备按规定的方法改错。
记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”或以自左向右倾斜的“一”号代替，不得省略不写。
阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使帐簿记录整齐、清晰。
（6）除以上提到可以用红色笔登记的以外，其他均使用蓝、黑色签字笔、钢笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔。
（7）每一帐页记完后，必须按规定转页
为便于掌握日记帐中连续记录的累计金额，并使前后帐页的合计金额相互衔接，在每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本页借、贷方发生额合计数及余额，填在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。
（8）记录发生错误时，必须按规定方法更正。
为保证日记帐的合法性，帐簿记录不得随意涂改，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。
发现差错可采用划线更正法更正。
划线更正法：
先将错误数字全部用一条红线居中划去予以注销。
注意不能够只划其中某几个数字；
对于已经注销的数字,应该能够保持原有的字迹仍可以辨认,以备查核。
然后,再将正确的数字用蓝、黑字写在划线上面,并由经管人员在更正处盖章,以明确责任。
4、《日记帐》的核对：
为确保日记帐帐面记录的完整性与准确性，使其与有关的票据、款项相符，经管人员在收、付现金以后，要及时记帐，并按照一定的程序进行对帐。
对帐，就是对帐簿记录的内容进行核对，使帐证、帐实相符的过程。
（1）帐证核对：
指现金日记帐的记录与有关的原始凭证（如电脑小票、收据、发票等费用票据）的核对。
由于帐目是根据原始凭证进行一一登记的，所以帐目和凭证应该是完全一致的，原始凭证由财务部保留计入当期费用。
（2）帐实核对：
指现金日记帐的余额与实际库存数额的核对。
经管人员在每天业务终了以后，应自行清查帐款是否相符。
首先结出当天现金日记帐的帐面余额，再盘点库存现金的实有数，看两者是否完全相符。
反复核对仍不相符的，即说明当日记帐或实际现金收、付有误。
在这种情况下，经管人员应向财务部负责人报告，并对当天办理的收、付款业务逐笔回忆，争取尽快找出差错的原因。
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