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称呼、正文、敬语、署名和日期。

3.托事条

托事条是托人办事、购物、传话、告知事情等的一种便条，有事需请人代办又无托，只好将所托之事留言告知，这就是托事条。

第二节　单　　据

一、单据的概念

单据是人们在日常生活、学习和工作中，彼此之间为处理财务、物资或事务往来时，写给对方作为凭据或有所说明的字据，属于凭证性条据。

二、单据的分类和特点

日常生活中的单据主要有借条、收条、领条、欠条等。

另外，有些单据如发票、汇款单、取款单等，由有关部门统一印制，属于特殊的单据。

单据具有如下特点：

（1）简便性。

（2）凭证性。

（3）约束性。

三、单据的内容和格式

单据是凭证性条据，不属于书信体，基本格式包括标题、正文、结束语和落款四部分。

四、单据的写作指导

1.借条

借条又称借据，是一方向另一方借取实物或款项后向对方出具的书面凭证，借条能证明借贷合同关系。

是一种具有法律效力的应用文，因此内容不能含糊，如果发生纠纷，借条是最有利的直接证据，提起诉讼时可不需要出示其他证据，就能完全支持诉讼请求。

另外，借条是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据人收回或当场销毁。

2.欠条

欠条通常是表示双方进行还款、交易或者是给对方的人身、财产造成损害后，应支付一定数额款项的书面凭证，要用最简洁的言语写明事由和事实。

欠条所发生的事实是多种多样的，因素非常复杂：

（1）借取行为发生后，如果借取方在归还所借钱物，只能归还其中一部分而不能全部归还时，则应为出借方立下欠条。

（2）已在购买物品或收购产品时，因不能支付或不能全部支付他人的款项也要写欠条。

（3）借用个人或单位的钱物，事后补写的凭证，也可以称作欠条。

3.收条

收条也称收据，是指在收到个人或单位的钱物后专门立下的交给对方的凭据，收条可写一份，也可采用由对方提供两联单或三联单的形式以便日后核实之用。

其中，第一联是存根，第二联或第三联作为其报销凭证。

归还钱物时，如果出借方不在场，而由他人出面代为收下时，代收者应出具“代收条”，收条同样具有法律效应，其写作格式与借条、欠条基本相同。

一张完整的收条包括标题、正文、结束语、署名和日期五部分。

4.领条

领条是向单位领取钱物时，给发放者留下来保存的条据，发放人据领条报销账目，而领取者据此表示已如数领取，领条正文主要写明下列内容：

领取谁的钱物，领取的东西都有什么，其数目有多少，有的领条还要写出所领物品具体的用途，若所领取的物品种类较多，则可单独列表表示。

如果是代替他人领取钱物，则应注明“代领”二字，并写上代领者与被代领者的姓名。

五、单据写作注意事项

（1）出具单据不能碍于情面，该立据时就立据。

（2）写单据应使用碳素笔、钢笔或水笔，不能用铅笔、红墨水或其他易褪色的墨水，字迹要端正、清楚，单据写成后，不得涂改，如有涂改必须在涂改处盖章，以示负责。

（3）单据涉及物品的，要写清物品名称、数量，尤其重要物品还要写上质量或规格。

借款金额要大、小写兼有，数额要一致，并须在数字之前注明币种，大写汉字的写法为：

零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。

数字之前不能留空白，数字之后还要写上“整”字，表示到此为止，以防有人添加篡改，否则容易留下隐患，甚至由此引发民事纠纷。

借款约定支付利息的，一定要在借条上写明利息，但利率要合乎规定。

目前，国家规定民间借贷款利率最高为银行同类贷款利率的４倍，超出部分不受法律保护。

《中华人民共和国合同法》第211条还规定：

“自然人之间的借款合同对支付利息没有约定或约定不明的，视为不支付利息。

”

（4）请他人或由对方写的字据，应字斟句酌，认真审核，不能轻率地签字盖章。

如果是借据，对方未把钱款或物品交清前不能把借据交给对方，还款时要索回借据，对方若称一时找不到借据，应该让其写一张收据留存，并妥善保管，这样才不至于给日后留下隐患。

（5）单据中还有一类是国家有关行政部门制发的票据，如各种发票、凭单等，它们都有固定的格式、内容和用途，任何个人或单位使用时都要依照有关规定填写。

（6）单据内容表述要清楚规范，有的单据将“买”写成“卖”，“收”写成“付”，“借给”写成“借”等，都极易颠倒是非，如:

“张×

×

今借胡×

5万元整，借款期限半年。

”“王义×

借孙×

现金5000元，现还欠款2000元。

”其中就隐藏着陷阱。

第三节　启　　事

一、启事的概念

启事是机关团体、企事业单位或个人公开声明某件事情所使用的告知性的应用文。

“启”是“陈述”的意思，“启事”是公开陈述事情，其目的是请求获得帮助或提请公众注意。

启事通常在公共场所张贴、散发，或通过报刊、广播、电视和网络等媒体发布传播。

常常有人把“启事”写成“启示”，“启示”是启发、开导的意思，这就与启事的意思相距甚远。

二、启事的分类和特点

（一）启事的分类

启事的使用范围十分广泛，依据启事的目的，大体上有以下几类：

（1）征召类启事：

是用于征求和招用的启事，如征文启事、招聘启事、招生启事、招工启事、征稿启事、征婚启事等。

（2）声明类启事：

主要目的是让公众周知，并提醒大家注意，如遗失启事、聘请启事、迁移启事、更名启事、开业启事、竞赛启事等。

（3）寻找类启事：

是向大众请求协助或支持的启事，如寻人启事、寻物启事等。

（二）启事的特点

1.广泛性

2.公开性

3.自愿性

三、启事的内容和格式

1.标题

2.正文

3.署名

4.日期

四、启事的写作指导

1.寻物启事

寻物启事是单位或个人寻找所丢失的财物时所用的一种应用文，标题可直接用寻物启事，也可加上物品的名称，如“寻钥匙启事”。

正文主要包括三个部分：

一是丢失财物的原因、时间、地点。

二是财物的具体特征，如数量、形状、色彩、特殊标记。

三是具体联系的方式及酬谢事宜，落款署上启事人的姓名、日期。

2.寻人启事

寻人启事是单位或个人寻找因某种原因而走失的下落不明的亲人、朋友时所使用的应用文，寻人启事的结构由标题、正文、署名、时间四部分组成。

标题一般为“寻人启事”，其正文主要包括三个方面的内容：

一是被寻找者的简介，包括姓名、性别、年龄、与寻找者的关系、走失时间、地点及原因等。

二是被寻找人的外部特征，即体貌特征，包括身高、体重、相貌、衣着、口音、生理特征等，身高、体重除特殊者外，如较高、较矮、较胖、较瘦等。

一般可略写，相貌、生理特征无特殊情况也可简写，但这部分必须针对被寻找人的与众不同之处进行描述。

三是联系方式及酬谢事宜等，正文部分必须准确、具体、详细，落款署上启事人的姓名，日期。

3.招领启事

招领启事是捡到财物者或收留了走失者的单位或个人公开寻找失主时使用的应用文，标题一般为“招领启事”，如果是收留了走失者，标题应直接写“启事”，正文应写明启事的具体内容：

一是捡到财物的有关情况，包括时间、地点、名称、财物的概况。

如果是收留了走失者，还应介绍其具体特征，如相貌、口音、衣着、大概年龄、生理特征等。

二是写明联系的具体方式，落款署上启事人的姓名、日期。

注意正文部分只能写财物的概貌，而不能具体写清数量、规格、特征，走失者则必须写明具体特征，以便于其亲人得到准确的信息。

4.招聘启事

招聘启事是企事业单位、社会团体公开向社会招聘各类人员时所使用的一种应用文，招聘启事是近些年来，随着我国市场经济体制的建立和发展应运而生的一种文体，它能加强区域之间、单位之间的人才流动，有利于人事制度的改革。

标题可直接写“招聘启事”也可用其他更为灵活的方式。

不论用什么形式，一则好的招聘启事的标题应包含两层意思：

一是反映主题，二是醒目，引人注意。

其正文主要包括用人的单位名称、部门职位、从事的业务、招聘目的、招聘对象、待遇、联系方式、面试时间、面试地点及其他有关事

宜，一般采用分条书写，可简要介绍本单位的情况。

让应聘者有所了解，有关待遇问题应实事求是，不可夸大，落款署上单位、日期。

五、启事的写作注意事项

（1）启事的事项要严密、完整，不遗漏应启之事，启事内容较多的，应分条列项，也可用不同的字体或字号列出以示区别，使启事内容醒目。

（2）启事用语要简明得体、态度诚恳、措辞礼貌，不要使用命令式或带有要挟性的语言。

（3）要正确标示文种名称，“启事”不能写成“启示”更不能用“公告”“通告”“通知”、“公示”之类。

第四节　声　　明

一、声明的概念

声明是就有关事项或问题向公众披露或澄清事实，表明自己立场、态度的一种启事类应用文。

声明的作者可以是单位，也可以是个人，政府也经常使用这个文种来公开表达对某事件的态度和立场。

如果声明事项涉及比较复杂的法律问题，或自己没有足够的时间、精力亲自处理。

声明人也可以委托律师发表声明，声明可以在报刊登载，也可以通过广播、电台播发，还可以进行张贴。

作为一种日用文书，在各种媒体上，人们看到的声明大多来自个人或企事业单位，例如“遗失声明”，发表声明的目的主要是为了防止丢失的重要证件、现金支票等被他人冒用、冒领。

二、声明的特点

声明具有如下特点：

（1）对相关事项或问题进行事实披露或澄清。

（2）表明自己的态度和立场ꎮ

（3）警告、警示他人，保护自己的合法权益。

其中，第二个特点是所有声明都必须具备的，否则声明就失去了意义。

三、声明的内容和格式

四、声明的写作指导

五、声明写作注意事项

1.声明不能写成“申明”

2.遗失声明登报时另有格式

3.声明内容不能侵犯他人权利

第五节　申请书

一、申请书的概念

申请书是个人或团体向组织、机关、单位领导和团体表达某种愿望，提出某种请求时所使用的一种书信，申请书是个人与组织、下级与上级沟通的一种重要手段，具有表达愿望、反映情况等作用，也是比较重要的档案材料。

二、申请书的分类和特点

（一）申请书的分类

按使用范围划分，申请书可分为以下几类：

（1）社会组织方面的申请ꎮ

（2）工作学习方面的申请ꎮ

（3）日常生活方面的申请ꎮ

（二）申请书的特点

申请书的特点如下：

（1）请求性。

（2）单一性。

三、申请书的内容和格式

2.称呼

3.正文

4.祝颂语

5.落款

四、申请书的写作指导

申请书的写作，要求意愿明确，理由充分，把握分寸，突出重点，语言准确，文字朴实。

五、申请书写作注意事项

（1）申请事项要单一，一般是一事一书。

（2）写申请书时，应充分考虑提出申请的必要性和可能性，叙述事项应具体明确，阐述理由应真实、充分、合理，表达态度要诚恳、有分寸。

否则难以得到上级组织和领导的批准。

（3）语言要朴实准确、简洁明了。

（4）申请书是比较重要的档案资料，因此，书写时要使用蓝黑色或黑色墨水的钢笔、水笔，不宜使用圆珠笔，更不能使用红笔，如果是打印稿，一定要有亲笔签名。

第六节　倡议书

一、倡议书的概念

倡议书是个人或团体为开展某项活动，发出提议，号召大家积极响应而使用的一种书信，倡议书具有广泛的群众性，既可以对一个地区、一个系统发出倡议，也可以在全国范围内发出倡议。

二、倡议书的特点

1.广泛的群众性

2.响应者的不确定性

3.倡议书的公开性

三、倡议书的内容和格式

4.落款

四、倡议书的写作指导

倡议书的写作，要求内容新颖，措施要切实可行，背景目的要写清楚，理由要充分，措辞恰当，情感真挚，同时富于鼓动性。

第七节　求职信

一、求职信的概念

求职信，包括自荐信和应聘信，求职信是个人为谋求职业写给用人单位，希望对方了解自己、相信自己、录用自己的一种专用书信，求职信是自我推销的方式之一，通常与简历一起递送。

求职信比较全面地介绍自己，侧重求职意愿、理由和职业道德及综合素质水平等，起到引起注意的先导作用，个人简历则紧扣特定的工作岗位，提供具体的针对性信息，是对求职信的细化和补充，离开求职简历，求职信难以完全承载求职的功能。

二、求职信的特点及分类

（一）求职信的特点

1.针对性

2.自荐性

3.竞争性

（二）求职信的分类

1.按求职者的身份不同划分

2.按求职对象的情况划分

三、求职信的内容和格式

3.问候语

4.正文

5.敬语

6.结尾

7.附件

8.落款

四、求职信的写作指导

五、求职信的写作注意事项

1.抓住“卖点”，有的放矢

2.充满自信，态度诚恳

3.言简意赅，篇幅简短

第二章行政文书

第一节　请　　示

一、请求的概念

请示是下级机关向主管上级机关请求指示或批准事项的一种上行公文，在工作与生活中，人们都会遇到自己不明白或者不能解决的事情，这就需要求助于人，一个机关、单位、部门也是这样。

当遇到不能擅自决定的事项时，要请求上级部门批准，当遇到新情况、新问题、新困难而无力解决时，可请求上级部门指示和支持，请求批准或指示，一般使用“请示”，请示的上级部门应当是直接主管部门，面向行政级别高于本单位，但没有行政管理权的不相隶属机关请求事项，应该用“请批函”。

二、请示的特点及分类

（一）请示的特点

（1）请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。

（2）要事先行文，不能先斩后奏。

（3）请示事项须得到上级机关答复后，才能付诸实施。

（4）应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。

（二）请示的分类

根据内容的不同，可将请示分为以下四类：

（1）请求指示类。

（2）请求批准类。

（3）请求帮助类。

（4）请求批转类。

三、请示的内容和格式

2.主送机关

四、请示的写作指导

五、请示的写作注意事项

1.切忌多头请示

2.坚持一事一请示

3.抓住问题的关键

4.先沟通后请示

第二节　通　　知

一、通知的概念

通知是上级对下级、组织对成员在公务活动中要求知晓、办理、执行或服从的一种事务性应用文。

通知也是一种公文。

二、通知的特点及分类

（一）通知的特点

（1）使用的广泛性。

（2）功用的指导性。

（3）明显的时效性。

（二）通知的分类

（1）指示性通知。

（2）发布性通知。

（3）批转性通知。

（4）转发性通知。

（5）周知性通知。

（6）会议通知。

（7）任免通知。

三、通知的内容和格式

不同类型的通知的写法说明如下：

（1）事务性通知。

（2）指示性通知。

（3）颁转性通知。

（4）任免性通知。

四、通知的写作指导

五、通知的写作注意事项

（1）在处理各种事项中，用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知，并以单位名义发布。

（2）通知内容较多时，要采用条款式行文，这样条目分明，使被通知者一目了然，便于遵照执行。

（3）写通知要语言规范准确，简明扼要，条理清晰，通俗易懂，切忌模棱两可，含糊其词，如颁转性通知的颁转要求，“参考”“参照执行”“研究执行”“遵照办理”“认真贯彻执行”等说法，是有很多不同的，通知不必客套寒暄，不能用写私函的方式来写通知。

（4）通知的主送单位可以是一个或多个，收文单位的名称一定要写清、写全，以避免送达不全，贻误工作。

第三节　会议纪要

一、会议纪要的概念

会议纪要是记载传达会议情况和议定事项的公文，它是根据会议记录、会议文件材料、会议活动情况等进行综合加工整理后形成的，它比原始记录更加精炼、集中，会议纪要具有情况通报、执行依据等作用。

二、会议纪要的特点及分类

（一）会议纪要的特点

1.纪要性

2.指导性

3.知照性

（二）会议纪要的种类

1.情况性会议纪要

2.决议性会议纪要

三、会议纪要的内容和格式

2.成文日期

四、会议纪要的写作指导

五、会议纪要写作注意事项

（1）抓住会议主题，突出会议中心。

（2）要注意真实性与说理性。

（3）语言简明，一目了然，切忌长篇大论，适当分层。

（4）要做好送审工作。

（5）要弄清会议主旨。

第三章事务文书

第一节　计　划

一、计划的概念

计划，是单位、部门或个人对未来一个时期的工作，或对将要开始的工作项目事先做出安排的一种应用文，计划不属于正式公文，通常是单位、部门或个人使用。

二、计划的特点及分类

计划是一个统称，按目标远近、内容详略、时间长短、成熟程度、创新要求等标准综合分类，可使用“规划”“纲要”“设想”“要点”“打算”“方案”“安排”“策划书”等不同的名称。

（1）预测性。

（2）明确性。

（3）可行性。

（4）约束性。

三、计划的内容和格式

（1）条款式。

（2）表格式。

（3）兼备条款式和表格式两种格式。

3.落款

四、计划的写作指导

五、计划的写作注意事项

1.要符合政策

2.要从实际出发

3.要具体明确

4.要留有余地

第二节　总　　结

一、总结的概念

总结，就是单位、部门或者个人对某一专题工作项目，或过去一个时期内的工作、生产、学习、思想情况进行回顾、分析、研究，并做出客观评价、得出规律性结论，用以指导今后实践的一种事务性文书。

二、总结的特点及分类

总结一般按内容分为综合总结和专题总结，综合总结能全面、系统、客观地反映工作全貌，专题总结内容比较单一，针对性比较强。

总结主要有以下特点:

（1）目的的自我性。

（2）体裁的理论性。

（3）内容的真实性。

三、总结的内容和格式

（一）总结的结构与写作要领

（二）总结正文的结构模型

1.纵式结构

2.横式结构

四、总结写作的注意事项

1.要善于抓重点

2.要注意观点与材料统一

3.要写得有特色

4.语言要准确、简明

五、总结的写作指导

第三节　调查报告

一、调查报告的概念

调查报告是根据特定的意图，对某事物、某现象、某问题或某专题进行有目的的系统调查，获取大量的第一手信息和资料，并加以科学合理的分析研究而写成的书面报告。

二、调查报告的特点及分类

调查报告主要有情况性调查报告、经验性调查报告和问题性调查报告三类。

特点：

第一，目的的明确性。

第二，材料的客观性。

第三，方法的科学性。

三、调查报告的内容和格式

（一）调查

1.端正态度

2.采用正确的调查方法

（1）开调查会。

（2）个别采访。

（3）实地观察。

（4）问卷调查。

（二）研究

1.对调查取得的各项材料做统计

2.分析各项材料之间的联系，按问题性质整理归类

3.鉴别材料，目的是“去伪存真”

4.去粗取精，筛选归类

（三）写作

2.前言

3.主体

4.结尾

四、调查报告的写作指导

五、调查报告的写作注意事项

1.忌按图索骥

2.忌主观臆造

3.忌名实不副

4.忌套话空话

第四节　自我鉴定

一、自我鉴定的概念

自我鉴定，也称个人鉴定，是对自己某一阶段内的政治思想、工作业务、学习生活等方面情况进行评价而形成的自我总结文字，具有评语和结论的性质。

二、自我鉴定的特点及分类

（一）自我鉴定的特点

（1）结论性。

（2）史料性。

（二）自我鉴定的分类

三、自我鉴定的内容和格式

（1）前言。

（2）优点或缺点。

（3）缺点或不足。

（4）今后的打算。

五、自我鉴定的写作注意事项

1.一分为二，实事求是

2.全面评价，抓住重点

3.条理清晰，用语准确

一、海报的概念

海报是主办单位向公众报道或介绍有关影视演出、音乐会、杂技表演、体育竞赛、报告会、展览会或机关团体举办某项活动等消息时使用的一种招贴性（“招”是指引起注意，“贴”是张贴，“招贴”即“为引起注意而进行张贴”）应用文，所以又名“招贴画”，也称“宣传画”，属于一种平面形式的户外宣传广告。

1.传播信息

2.利于竞争

3.刺激需求

二、海报的特点及分类

（一）海报的特点

海报有如下3个特点。

1.广告宣传性

2.内容真实性

3.审美艺术性

（二）海报的分类

1.公益海报

2.商业海报

3.文体海报

三、海报的内容和格式

3.落款（结尾）

四、海报的写作指导

五、海报的写作注意事项

（1）海报一定要具体真实地写明活动的地点、时间及主要内容，文中可以用些鼓动性的词语，但不可夸大事实。

（2）海报文字要求简洁明了，篇幅要短小精悍。

（3）海报的版式可以做些艺术性的处理，以吸引观众。

第六节　证明信

一、证明信的概念

证明信是机关、团体、企事业单位或个人为证明有关人员的身份、经历或事情的真实性而出具的专用书信。

二、证明信的特点及分类

（一）证明信的特点

1.凭证的特点

2.书信体的格式特点

（二）证明信的分类

证明信有以组织名义发出的证明信和个人出具的证明信两类，前者多是组织证明曾在或现在本单位工作的员工的身份、经历或与本单位有关系的事情。

后者由个人书写，证明有关人员、有关事项真实情况，证明人签字盖章后，所在单位审核签署意见。

三、证明信的内容和格式

（１）标题。

（２）称呼。

（３）正文。

（４）结语。

（５）落款。

四、证明信的写作指导

五、证明信的写作注意事项

（1）写作要严肃认真，实事求是，言之有据。

（2）语言要十分准确，不能随意夸饰，不可模棱两可。

（3）证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改