公文处理务实例题解释Word格式.docx

公文处理务实例题解释Word格式.docx

《公文处理务实例题解释Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文处理务实例题解释Word格式.docx（19页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。

两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用"

而不是"

。

报告是"

向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"

的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；

而请示是"

向上级机关请求指示、批准"

的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。

有时也存在"

函"

混用。

《办法》规定：

不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。

可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。

（三）规矩格式乱。

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。

在具体行文中常见错误有：

1.排版规格不当。

公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。

而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。

主要表现在，一是错用括号。

如，×

政建（2003）240号；

二是用虚数。

如×

政办〔2003〕005号；

三是字体字号不标准。

《格式》规定：

发文字号，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号"

〔〕"

括入；

序号不编虚位（即１不编为001），不加"

第"

字。

特别对于字号和字体，有的小于3号；

有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。

《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定"

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号"

但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。

如"

关于转发×

市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知"

局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知"

，以上两例中的"

《》"

符号都不应该使用，应改为：

市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知"

局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知"

，

4.结构层次序数使用不规则。

结构层次序数，第一层为"

一、"

，第二层为"

（一）"

，第三层为"

1."

，第四层为"

（1）"

但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中"

下面是顿号，"

下面是圆号，而"

括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。

"

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

目前，有些单位对这一规定没有掌握好。

如，"

据×

办〔2003〕12号文《关于×

的通知》"

，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于×

通知》（×

办〔2003〕12号）。

6.成文时间标志不清。

单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；

零"

写为"

０"

，并且右空４字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。

7."

抄报"

现象依然存在。

在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用"

一词，这是要注意的。

目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用"

抄送"

一词。

关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定"

应当抄送被越过的上级机关"

等，它表示行政公文不再使用"

8.附件标注不符合规定。

附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。

特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。

印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。

但不规范现象常见于一些文件中：

如印章歪斜、不清晰、排列不齐；

印章间相交或相切，相距超过3mm；

联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

二、问题产生的原因

（一）学习、宣传力度不够。

《办法》施行后，很多地区和部门都不清楚《办法》的内容，在写法上完全依照惯例、经验进行操作，甚至都不知道《格式》的存在。

特别是许多行政机关的办公厅（室），没有按《办法》的要求切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理、指导、督查等职能，对新公文法规的学习、宣传和推行组织、监督不力。

（二）一些领导和公文办理人员对新公文法规重视不足。

某些公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式不规范无关紧要，所以有的部门有时还会出现漏码、漏号现象。

加上一些部门对新公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式，大大影响了公文格式标准化的进程。

（三）一些公文办理人员素质不高。

一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识，工作上敷衍了事，得过且过，平时热衷于事务应酬，很少主动系统深入地钻研业务知识，不断提高业务水平，计划经济时代的知识跟不上知识经济时代的发展，成了"

秦砖汉瓦"

，这是导致公文数量虽多而质量不高、格式不规范的一个主要原因。

（四）公文审核把关和督查不严。

实践中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，不守规则；

复核人原则性不强，不负责任；

领导签发时，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关和督查，有的公文制作程序不规范，领导签发后才审核，这就不可避免地导致公文中出现了很多不合规范的问题。

三、规范公文格式的对策

（一）提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

一方面各级行政机关的负责人不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且应当在实践中模范遵守《办法》，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查，维护公文的严肃性和权威性；

另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作。

当前，要通过各种有效形式，广泛、深入地学习、宣传《办法》，对《办法》和《格式》进行深入系统地学习，掌握公文写作的格式，推进公文写作的标准化进程。

（二）加强自身建设，提高公文办理人员的整体素质。

提高公文办理人员的整体素质，是规范公文格式的一项基础工作。

古人说：

德能正其身，才能胜其职，笔能成其文，言能明其义。

首先要加强思想道德建设。

公文办理人员要认真学习邓小平理论和"

三个代表"

重要思想，树立正确的世界观、人生观、价值观，本着对党、对事业高度负责的态度，做到干一行、爱一行、钻一行，恪尽职守，尽心尽力，在思想上重视公文格式规范化工作。

其次要加强业务建设。

所谓"

铁肩担道义、妙手著文章"

21世纪是知识经济时代，公文办理人员只有烛影摇红，挑灯伏案，勤学苦练，掌握必要的基础知识、精深的专业知识和宽广的辅助知识，才能切实提高公文处理的质量和效率。

（三）严格要求，加强对公文格式规范化的管理和指导。

一是要建立行之有效的规章制度。

从公文的起草到审核、审批都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，严格制作程序。

各级行政机关的办公厅（室）要定期不定期地对本机关和下级机关进行考核考评，严格奖惩。

改变过去只重视公文的内容、语言而忽视公文格式的做法，把公文格式是否规范作为审校的重要内容、考评考核的重要方面。

二是在公文处理过程中强化审核环节。

强化审核"

，即办公厅（室）收到上报的需要办理的公文后，文秘部门应当进行审核，审核的重点是"

文种使用，公文格式是否规范"

等。

二是要定期组织公文业务培训和研讨交流。

在新的历史时期，党和国家对公文秘书工作提出了新的更高的要求，各级党政机关、企事业单位的领导对公文秘书工作更加重视，各级办公室的负责同志和广大文秘人员渴望能够全面地、系统地学习和掌握公文秘书工作的知识和技能，以便提高工作质量，搞好"

三个服务"

因此，各级行政机关的办公厅（室）要有计划地对本部门和下级机关的公文办理人员进行业务培训，组织学习新的公文法规，不断提高公文办理人员的思想素质和业务水平。

公文写作中常见的问题

　　一、文种使用不当

　　有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；

有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；

有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；

有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

　　二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

（一）公文文头不规范；

（二）标题冗长、混乱、残缺不全；

（三）主送机关排列混乱；

（四）结构层次序数混乱；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送单位不正确。

　　三、行文规则混乱 

（一）越级行文。

（二）多头行文。

　　（三）请示一文多事。

　　（四）党政不分。

　　四、提法不当 

　　有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

　　五、名称表述混乱 

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：

一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。

二是排名次序混乱。

三是随意用简称。

六、时间表述含糊

（一）用时间代名词而不用具体日期。

（二）年份随意省略。

（三）年份不使用公元纪年。

　　七、用词不当 

（一）词义误用。

（二）生造词语。

（三）词语使用不当。

（四）滥用模糊词语。

　　八、不符合语法

　　不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。

（一）成分残缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不当。

（四）语序不当。

　　九、数字使用不统一 

　　公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

（一）是数字概念不清楚。

（二）是数字概念不准确。

（三）是数字书写形式不统一。

关于"

月日"

在专项名词中的用法。

月、日之间，如果涉及一月、十一月、十二月，应加"

·

（间隔号），再外加引号，以避免歧义，如"

一二·

九"

运动、"

一·

一七"

批示。

如涉及十月，也可用"

一０"

，如"

一０一二"

，可不加"

事件或文件等现象的月日简称，如果知名度大，可不加引号和"

，如：

五四青年节、九一三事件、十一国庆节等用法都是正确的。

用阿拉伯字母表示月日时，中间加"

（间隔号），不用"

．"

（齐线墨点）。

数字"

从多少到多少"

的写法。

30％到40％"

不能写作"

30到40％"

，"

10万－15万"

10—15万"

不要使用已废除的、非法定的计量单位。

用"

厘米"

，不用"

公分"

；

升"

公升"

米"

英尺"

海里"

浬"

千瓦"

瓩"

标序号时：

第一"

其次"

后面，用逗号。

一"

二"

后面，用顿号。

１"

２"

Ａ"

Ｂ"

后面用齐线墨点"

序号如加括号，后面不加逗号、顿号。

据向北京天文台有关研究人员了解：

夜间零时左右习惯上称作"

子夜"

2时至4时称作"

凌晨"

4时过后称作"

拂晓"

“作”和“做”。

表示动作行为意义的“作”“做”的大致区别是：

抽象意义词语、书面词语多写作“作”，如“作文、作对、作罢、作怪、作战”。

具体东西的制造写成“做”，如“做桌子、做衣服、做饭”。

“作为一个领导干部”不能写作“做为一个领导干部”。

“做贼心虚”不能写作“作贼心虚”。

“作贡献”和“做贡献”这两种用法，目前并行于各种文字场合，国家语委的汉语规范化专家们倾向于推荐使用“做贡献”。

但实践中很难规范，建议在同一篇文章中使用统一的用法。

像"

象"

的混淆有一个特殊的历史过程。

1964年中国文改会颁发的《简化字总表》中确认"

简化为"

，但又说在"

与"

意义可能混淆时仍用"

，这样实际上成了让用字者自行决定该用哪个字。

象......一样"

在20世纪80年代中期之前是通行的规范用法，胡乔木同志1986年建议将它统一改为"

像......一样"

，国家语委在1986年重新发表的《简化字总表》中将"

彻底分开，"

以及类似的用法从此就不正确了。

擅长"

不要写作"

善长"

，没有"

这个词。

“订”和“定”。

“订”大多指经过商讨而订下，商讨的成分很大，有的不是最后确定，如合同、条约、规章等用“制订”。

如果是可以确定而且确定了的，用“定”。

“制订发展规划”，这个规划制订后可以不是确定了的；

“制定发展规划”，这个规划制定后是确定了的。

“协定”虽然如同“条约”，但是用“定”。

“度”与“渡”。

“度”是指从一个点到另一个点，“渡”是后生的字。

在使用中，用于与时间相关的意义时，一般用“度”，如“度过这段时光”“欢度国庆”“虚度年华”“度过暑假”；

用于与空间相关的意义时，用“渡”。

如用于有人为因素的意义，用“渡”；

没有人为的因素，则用“度”。

“渡过难关”“过渡时期”的“渡”有“由此到彼”的引申义，带有比喻的性质，所以用“渡”。

“度汛”，没有人为的因素，所以用“度”。

“分”与“份”。

由于“身份证”在实践中使用频率较大，《现代汉语词典》按约定俗成的原则，收入了“身份”这个并不符合字义的词。

但与此同义的“本分”、“缘分”、“成分”等仍用“分”。

“年份”、“月份”用“份”不用“分”。

“分量”一般不写作“份量”。

“决不”与“绝不”。

“决不”含有决心、决定的意思；

“绝不”则含有“绝对”的意思。

广告、招牌中汉语拼音注音须知

一、标准拼音标准的依据是《汉语拼音方案》、《汉语拼音正词法》。

如果没有把握，宁可不标注汉语拼音。

二、注意问题

⑴大小写：

句子的首字母大写；

诗行的首字母大写；

专有名词每个词首字母大写；

标题可以全部大写。

⑵分连写：

词内连写，词间分写。

具体很复杂，应该勤查《汉语拼音正词法》。

⑶商品包装、广告应当使用汉字、或汉字与汉语拼音混用。

不得仅使用汉语拼音。

三、纠错举例

错误一:

不分音节连写

中国扬州烟花三月经贸洽谈会

ZHONGGUOYANGZHOUYANHUASANYUEJINGMAOQIATANHUI

错误二:

拼音与一个个汉字对应

ZHONGGUOYANGZHOUYANHUASANYUEJINGMAOQIATANHUI

正确用法：

拼音应以词为单位对应

ZHONGGUOYANGZHOUYANHUASANYUEJINGMAOQIATANHUI

（三）公务用字须知

党政机关、企事业单位的名称牌（招牌）、标志牌及标语、广告、大型活动等各类用字应使用规范字。

党政机关名称牌（招牌）的规范要求是：

严格按照国家关于党政机关招牌设计和悬挂的有关规定，不得使用手书字、外国文字，不得出现字型不规范的字。

1．企事业单位名称牌（招牌）的规范要求是：

（1）汉字规范：

印刷体或手书字完全规范（手书字中若有繁体字、异体字，须在醒目位置配放规范汉字副牌）。

（2）汉语拼音按照《汉语拼音正词法》书写正确。

（3）外国文字书写正确，并与中文配合使用，中文置于主要位置。

2．其他公务用字应使用规范字：

（1）公文文头、信封、便笺、文件袋、档案袋、印章用字要规范。

（2）各单位发出的奖牌、奖状、证书用字要规范。

（3）内部印刷品、文件用字要规范。

（4）网络、网页用字要规范。

（5）公务员名片用字要规范。

会议、标语用字纠错举例

1．本機關全體工作人員竭誠為納稅人服務！

（错误）

本机关全体工作人员竭诚为纳税人服务！

（正确）

注：

不论服务对象的面有多广，机关各类示意性文字必须使用国家法定的规范汉字。

2．揚州市臺灣同胞聯誼會（错误）

扬州市台湾同胞联谊会（正确）

不论服务对象是谁，各类示意性文字必须使用国家法定的规范汉字，对台湾、香港、澳门也不例外。

3．全國重點文物保護單位：

何園（错误）

全国重点文物保护单位：

何园（正确）

文物古迹的说明性文字、示意性文字必须使用规范汉字。

公文标点符号纠错举例

1.破折号错用

团结——批评——团结（错误）

团结—批评—团结（正确）

40——50周岁（错误）

40—50周岁（正确）

70——80％（错误）

70％—80％（正确）

2．单书名号和双书名号及尖括号错用

《<

民办教育促进法>

实施条例》（错误）

《〈民办教育促进法〉实施条例》（正确）

3．该用引号或书名号而未用

要贯彻三同时的原则，搞好粉煤灰的综合利用。

（错误）

要贯彻“三同时”的原则，搞好粉煤灰的综合利用。

（正确）

根据中华人民共和国刑法……（错误）

根据《中华人民共和国刑法》……（正确）

4．公文发文字号错用小括号、中括号

扬教办发（2004）9号（错误）

扬教办发[2004]9号（错误）

扬教办发〔2004〕9号（正确） 

机关公文用字规范的有关规定

一、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第五章第二十五条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为

（一）”，第三层为“1．”第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组，惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

公文序号标点须知

（一）“第一”、“第二”后面，“首先”、“其次”后面用逗号。

（二）“一”、“二”、“三”后面，用顿号。

（三）“１”、“２”“3”和“Ａ”、“Ｂ”“C”后面用齐线墨点“．”。

（四）序号如加括号，如：

⑴⑵⑶⑷，后面不加逗号、顿号或齐线墨点。

发文字号编写不当 

　　发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。

它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。

它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》（GB／T9704——1999（以下简称“新国标”）规定：

“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

序号用阿拉伯数码标识；

年份标全称，用六角括号‘〔〕’括入；

序号不编虚位（即l不编为001），不加‘第’字。

”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：

　　1.机关代字混淆。

机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。

每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。

如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。

但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。

如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。

同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。

　　2.年份不全。

乱用括号。

　　①金计生（96）第15号 

　　②夹民政（2003） 

16号 

　　③夹府发〔2002〕47号 

例①年份不全，应写为“1996”，使用圆括号也不正确，根据《国家行政机关公文格式》GB/T9704——1988（以下简称“原国标”）规定，应用六角括号“〔〕”，“第”字多余，应删去；

例②③年份应置于六角括号“〔〕”内。

3.机关代字、年份、序号次序颠倒。

①成保〔96〕劳人字第51号 

②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号

“新国标”和“原国标”都规定了机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。

因此，例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人〔1996〕51号”；

例②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函20002691号”。

标题拟写不当 

　　标题是文章的“眼睛”，拟制时必须精心对待，不可马虎。

公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。

但“两要素”的或由“文种”构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《×

交通管理局通告》、《公告》等。

但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。

　　1.文种错用