档案管理办法初稿0322概要Word文件下载.docx
《档案管理办法初稿0322概要Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理办法初稿0322概要Word文件下载.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。
5、技术标准档案。
铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准（标准图、通用图、参考图），各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。
第十条声像照片档案归档范围（见附件）。
第十一条财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。
第三章档案的接收
第十二条公司综合管理部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、工程、声像等档案入库。
第十三条接收档案时间：
公司各部门将处理完毕的各类文件材料经综合管理部审核后，填写卷内目录、打印、编码、立卷后交综合管理部归档保管。
本年度的档案于下年度的4月前归档。
第十四条综合管理部对归档的文件逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。
第十五条归档卷宗，应编制卷内目录一式两份，签名盖章后综合管理部和部门各执一份留存备查。
第十六条本工程项目档案待竣工验收后，由综合管理部按铁路总公司关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。
第四章档案的分类
第十七条按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。
在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
各类档案编号由综合管理部统一明确（详见附件）。
第五章档案的保管
第十八条档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫等设施。
第十九条为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。
第二十条定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。
第二十一条提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。
做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。
第二十二条档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。
第六章档案的利用
第二十三条档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。
第二十四条档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料。
第二十五条档案一般不外借，如公司各部门工作人员因工作需要借阅，只能调阅本部门工作范围内的档案，并办理借阅手续；
如调阅非本部门工作范围内的档案，须征得有关部门领导同意后方可借阅。
第二十六条借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅。
借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还。
第二十七条外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅（复印），原则上不予外借。
第二十八条借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失。
如发现将按《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》严肃处理。
第七章附则
第二十九条本办法适用于本公司。
第三十条本办法由公司综合管理部负责解释。
附件
上海铁路集装箱中心站发展有限公司档案全宗
上海铁路集装箱中心站发展有限公司（以下简称公司）的全部档案为一个全宗，按照铁路档案管理的模式可分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等类别。
一、文书档案：
为反映和记录本公司建设、生产经营和工作活动的具有查考利用价值的党政工团文件、收文（上下级及外单位的来往文电）、重要会议材料、会议记录、人事命令等材料。
文书档案按年度、保管期限分类，按机构排列。
保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。
机构为公司目前编制机构：
综合管理部、财务部、运输安全部、市场营销部。
文件编号由发文年度、保管期限、发文组成。
如有一份文件为2004年度公司综合管理部文件，保管期限是长期，它的编号为：
2004长期*号文件。
二、科技档案：
分运输（Y）、基建（J）、设备（S）、科研（K）、标准（B）生产（C）六大类。
其中基建档案（J）按线、专业、阶段分类。
阶段用数字表示：
阶段
数字
前期阶段
1
初步设计阶段
2
技术设计阶段
3
施工设计阶段
4
施工竣工阶段
5
专业用汉语拼音字母表示：
专业
字母
综合
ZH
房建
F
线路
XL
通信
TX
路基
LJ
信号
XH
桥梁
Q
电力
D
涵渠
HQ
给水
SH
站场
Z
电气化
DH
机务
J
地亩
DM
车辆
L
如铁路集装箱中心站路基专业竣工文件第一卷编号为：
J·
STJZ·
5LJ—1。
竣工文件是基建档案的前身，一定要做好收集工作，达到齐全、完整、准确。
三、会计档案：
是记录和反映公司在建设、运营、经营管理等过程中的重要经济资料和凭证。
会计档案按年度、保管期限、种类排列。
保管期限分：
永久、3年、5年、15年、25年五种
种类：
分凭证、账簿、财务报告（报表）、其他四大类，其中凭证有原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；
账簿有总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账和其他会计账簿；
财务报告有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；
其他类有会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、银行存款余额调节表、银行对账单等会计材料。
四、声像档案:
为反映本单位建设及日常工作面貌的照片、录音、录像材料。
声像档案种类、分类代号：
种类
简称
代号
分类
备注
声
像
档
案
X
照片
照
录音带
音
Y
录像带
录
缩微胶片
微
W
电影胶卷
电
软盘
软
R
航测底片
测
C
唱片
片
P
幻灯片
幻
H
光盘
光
G
上海铁路集装箱中心站发展有限公司档案总目录
全
宗
类别
代
号
属类
上
海
铁
路
集
装
箱
中
心
站
发
展
有
限
公
司
文书
档案
年度
永久
机构
长期
短期
科
技
运输档案
运行图
时刻表等
基
建
线
名
桥隧
设备档案
S
机械动力设备
具体分类
编号另附
科研档案
K
年度
标准档案
B
标准项目
声像
照片档案
8大类
其他声像
会计档案
凭证
账簿
报表
实物档案
资料
文书档案保管期限表
序号
内容
保管期限
备注
一、
会议文件
1、本单位召开大型代表大会、代表会议、工作会议、专业会议
（1）会议通知、代表名单、报告、总结、决议、纪要、开闭幕词、重要简报等文件
（2）会议议程、一般简报、参考文件
2、本单位党委（组）会、董事会会议等党、政领导会议的记录、纪要、讨论决定的文件
3、一般会议记录
4、参加上级主管机关召开会议的主要文件
永久
短期
二、
上级和本单位发的决议、规定、指示、命令、领导批示等文件
1、上级机关颁发的
（1）针对本单位要长期贯彻执行的文件
（2）非针对本单位的指示性、规定性在一定时期内要贯彻执行的文件
2、本单位产生的文件
（1）属于业务问题的，在较长时期要查考利用的
（2）属于局部或具体业务问题，在一定时期内有查考价值的
长期
三、
计划文件
1、上级机关下达的长远计划、年度计划、控制数字
2、本单位年度以上的
3、本单位季度以下的
四、
总结、报告、调查研究材料
1、本单位年度以上的工作总结
2、一般性的报告、总结和调研材料
五、
统计报表
1、本单位编制和汇总的年度和年度以上的以及一次性重要调查统计
2、本单位半年以下的统计报表
六、
预、决算
1、本单位和本单位汇总的年度决算
2、本单位预算、季度决算
七、
本单位职工和干部任免、调转、奖惩等文件
1、干部任免、定级材料
（1）上级管理的干部
（2）本单位管理的干部、职工
2、退职、退休、离休材料
3、重大发明创造，有重大功绩的奖励文件和材料
4、职工处分材料
5、出国人员审查材料、调干、转移组织关系介绍信及存根、工资关系转移材料
短期
八、
外事活动形成的文件
1、反映重要国际活动，具有历史价值的
2、一般业务性的
3、与外国签订的合同、协定、协议书
（1）本单位经办的
（2）非本单位经办但要执行的
（3）一般性、事务性的
九、
本单位与有关单位的来往文件（需要查考利用的）
十、
事故形成的文件材料
1、有重大经济损失和国际影响的重大、大事故
2、重大事故、大事故
3、一般事故
十一、
纪检委立案材料
十二、
审计材料
十三、
重大问题专案处理的群众来信来访材料
十四、
组织机构定员材料
1、本单位组织机构成立、撤销，合并和定员表
2、下属单位机构成立、撤销、合并和定员
十五、
本单位印信启用、历史沿革、大事记
十六、
本单位与有关单位签订的各种合同、协议
1、有效期二十年以上的
2、其他
十七、
本机关财产、设备、档案等交接凭证
十八、
国家、省、市领导人的重要题词
照片档案归档范围、分类及保管期限表：
分
类
属
属类内容
保管
期限
进馆
范围
领导视察
Z1
01
中央、国家领导视察本单位
02
铁道部、上海市领导视察检查工作
各类会议
Z2
本单位或出席上级重要会议
本单位一般性会议
企业管理
Z3
重点工程开工奠基竣工，车站、地基原貌主要设备
运输生产、企业管理等工作中形成的照片
表彰先进
Z4
获国家、省市先进集体、个人及奖状奖杯锦旗
获路局级先进集体、个人
基建科研
Z5
获国家、省市、部级科研成果及优质工程
获路局级科研成果及引进新技术新设备开发、应用奖
事故质量
Z6
铁路行车、设备、人身伤亡事故重大自然灾害
安全生产，质量、路风等案件
外事往来
Z7
外国要人考察访问参观及中外合资企业签约、落成、开工
一般外事活动
文化生活
Z8
职工文化、福利、文体、医疗等活动
其他
升级会员 