宝诺用友U8 ERP系统操作流程及岗位责任管理制度Word文档下载推荐.docx

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同时做好自己这部分数据，为下游操作人员提供服务，解答下游数据使用者提出的质疑，确保数据正确。

所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。

如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。

第十条 

ERP系统各岗位人员应保管好自己的账号，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果自行承当。

第十一条 

ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免账号被他人使用。

如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。

第十二条 

ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

第二章岗位说明

第十三条研发/工程管理模块（研发、工程部）

主要职责：

（一）研发、工程部主管

1、负责制定物料编码原则及分类设置总体方案；

2、审核并确认本模块所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料类别定义、物料BOM文件、单位换算系统文件等；

3、负责监督、检查审核料号、BOM相关资料与流程的正确执行，包括新料号生成、BOM生效申请、ECR核准及ECN发行与生效、试产核准等；

（二）、工程师

1、提供所负责模组之BOM原始资料于系统输入员以便于输入系统；

2、试产工单申请单开立与执行

3、研发工程师负责审核来自于工程、采购、制造、品质、资材等各部门所提出之ECR

4、工程部工程师需及时提供给系统输入员建立料号所需之标准工时资料

（三）、系统输入员（DCC）

1、维护基础数据

a）负责依据部门主管签发的料号资料重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件:

预设仓库、物料的零星领料管制率、BOM资料、标准工时设定部分等，并输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；

b）负责维护单位换算资料；

c）当有新料号建立时须及时通知资材（PMC及仓库）、采购部、工程部等各相关部门；

d）当收到采购部、制造部、资料部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

2、BOM新建维护

a）根据工程师所提供之BOM资料，导入或者输入至BOM系统，并通知工程师进行核对与校正

b）打印BOM表执行BOM生效之签核流程

3、协助部门主管检查ECN资料录入正确性，并在ECN生效后通知相关工程师核对BOM。

系统业务功能名称：

1.主要操作程式：

基本资料维护（物料类别定义、料号基本资料、单位定义与换算）、料号申请、BOM的新建维护、ECR资料维护、ECN生效、试产工单申请等；

2.主要报表：

BOM多阶报表、料号所在BOM查询、BOM料号替代关系查询、BOM多阶成本报表等

相关部门：

资材、仓库、采购、制造、工程、销售等

第十四条销售管理模块（营销部）

（一）、销售管理模块—营销部主管

1、负责制定业务人员编码、设置客户编码、操作人员的工作分配；

2、指导、监督、检查本部门各基础资料及单据、流程正确性

3、核准本部门单据；

（二）、营销部操作员

主要职责

1、销售类基本资料维护

a）根据所确认的客户，负责基本资料及成品报价信息的录入修改，务必保证数据完整准确；

b）所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理

2、业务订单的开立变更

a）根据所确认的交易业务，开立对应的销售订单或零星材料出售申请单等；

b）当与客户沟通完毕，且经由相关部门负责人确认所要维护的已生效业务订单信息，执行订单的调减，需求日期的调整，并知会物控、采购、制造、等相关部门；

c）在相关部门负责人签字认可，修改业务订单交易条件，需在规定的时间内进行交易条件的修改，并知会财务等相关部门；

3、建立发货计划表（发货通知单开立），并实时的跟踪成品生产、仓库出货情况

4、开立销售退货（RMA）单据

5、与客户对账，并及时收回货款

a）针对客户的出货未收款进行催款，对预收款开立收款单

b）在每月规定的时间内，生成一阶段对账单并与客户完成对账，并将对账单送至财务；

系统业务功能名称

基础资料（客户基本资料主档、客户出货地点主档、成品料号报价主档）、S\O业务订单开立、业务订单变更、发货通知单、RMA退货单等

2.相关报表：

销售综合统计表、销售月报表、发货汇总表、发货明细表、发货结算勾对表；

研发部、采购部、资材部、仓库、制造部、财务

第十五条生管子系统、物控管理子系统及MRP物料需求计划（资材部）

（一）部门主管

a）监督、检查本部门资料与单据、流程的正确执行

b）核准本部门相关单据

c）进料异常控管程序执行

d）系统控管参数设置

（一）、生管子系统——生管

1、MPS大排程制定、修改与变更

a）依据销售订单系统资料（销售订单/销售订单调减单）及主要材料等相关信息制定出可行的大排程，并输入系统，以作为主生产计划、MRP、进料、生产、出货计划等相关环节核心依据。

b）当发生插单、物料等相关异常时必须在规定时间（见附件）内及时修正MPS排程数据。

c）每月____日、____日召开产销会议，会议前需反复与业务、主要材料负责采购进行必要沟通，并初步达成结果。

d）将产销会议所决定之MPS结果知会物控、采购、制造等相关部门

2、工单/重工工单开立、调减。

a）根据MPS结果，开立工单

b）根据不良情况开立重工工单

3、主生产计划制定、修正、变更

a）依据MPS结果及所开立工单之物料、制造相关信息在系统内完成主生产计划，并知会物控、仓库、采购、制造、工程、品保等部门。

b）若发生插单、物料、制造等相关异常时必须在规定时间（见附件）内及时修正主生产计划，并知会物控、仓库、采购、制造、工程、品保等部门。

c）每周_____招开排程会议，协调制造相关异常事项。

4、生产、出货追踪

a）跟踪生产计划达成状况，督促、协助制造完成生产任务

b）跟踪成品完工入库及出货状况

5、未结工单分析与工单结单

a）入库完毕、不欠料、无应退料工单需在完工入库24小时内关结。

b）无法正常关结工单需要督促仓库、制造部在工单入库完毕72小时内完成补料、退料等工作，以关结工单。

c）对于制造部制损无法完成退料者执行制损签核流程，督促相关人员及时签核，并按奖惩制度执行，并关结工单。

d）超出72小时无法关结工单，做出原因分析、明确责任人，未完成者按奖惩制度执行，并责成期限完成。

6、周/月生产状况分析、生产/出货达成率报表及分析

a）根据工单完工入库状况制作生产周/月报表，并做出分析。

b）根据工单完工入库及出货数据制作生产/出货达成率报表及分析。

7、屏购买需求提报根据销售订单、LCM产能等相关信息提报需求

8、系统内生管、制造相关基本资料建置与核对。

系统功能名称：

1、主要操作程式：

工单维护、MPS维护、生产计划维护、主生产计划排程、重工工单维护、工单调减、未生效BOM限量生产申请程式

2、相关报表：

未来六周MPS报表、生产计划报表、工单欠料报表、工单应退未退报表、工单物料异常报表

合作部门：

研发部、营销部、物控、采购、仓库、制造部、工程部

（二）、物控管理子系统及MRP物料需求计划——物控

1、物料需求：

根据物料提前周期，定期执行MRP需求计算，并生成有效请购单，针对耗材、售后等非MRP采购类物料人工完成统计并开立请购单;

在被核准后及时通知采购部。

2、CAI发料：

a）在发料表增加临时代用物料

b）执行CAI发料，并及时列印发料单据至仓库

３、欠料追踪：

根据模拟缺料系统跟踪物料状况；

４、根据系统报表及时提报呆滞库存分析与跟踪处理，督促采购及时处理呆滞ＰＯ，协助主管严控呆滞ＰＯ物料进厂。

请购单、发料表主档、CAI电脑辅助发料、MRP物料续需求期间定义、MRP需求计算与自动PR、工单模拟缺料计算与查询

MRP计划维护、供需资料查询-需求分类、自动规划错误信息表、建议计划明细表、待处理订单明细表、替换料处理供需资料表等

研发部、营销部、采购、仓库、制造部

第十六条采购管理子系统、委外管理子系统（资材部）

（一）、采购部主管

1、负责检查厂商资料、厂商报价与采购分配率资料

2、核准采购相关单据，监督采购流程正确执行；

3、采购单价异常控管

4、设置采购相关控管参数

5、监督采购员及时处理呆滞ＰＯ处理

（二）、采购员

1、基本资料维护：

a）负责供应商基本资料及厂商报价及采购分配率的建立，务必保证编码的统一，其他数据完整准确，且避免同一厂商重复建立资料；

b）建立委外单价信息

2、PO采购订单的开立及变更维护

a）根据MRP或请购单及时生成采购订单，将采购单列印签核后通知供应商并要求及时签回；

b）督促厂按照厂商交货计划及时准确交货

3委外采购

a）针对材料的加工，开立委外加工单

b）负责根据生管之生产排程中指定为外包的工单及模组生成委外订单，并将委外订单列印、签核后通知仓库备料且将材料出库单同时传至委外厂商

c）跟进仓库很外发料

3、原不良退货与扣款处理

a）及时协助仓库执行原不良退厂商，并打印扣款单签核后送至财务；

b）及时对验收特采入库的材料执行扣款，并打印签核后送至财务；

4、与厂商对账：

生成一阶段对账单并与厂商完成对账，并将签核后的对账单、请款单送至财务，并跟进财务在应付日期进行付款；

5、及时关闭呆滞ＰＯ

请购单转采购单、MRP自动P/O、采购单维护、厂商报价及采购分配率、厂商报价调整单表等

采购明细表、未完成业务明细表、采购综合统计表、委外订单收发明细表，委外订单缺料明细表，委外核销明细表等

资材、仓库、财务部

第十七条库存管理子系统（资材部）

（一）、库存管理子系统—仓库主管

1、负责制定仓库编码、库存事务处理权限分配表；

2、核准仓库相关单据，监督仓库流程正确执行；

3、负责分配、指导、监督仓储管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；

4、及时提报呆滞库存数据，并跟进执行

（二）、仓库管理员

1.外仓收料人员在接到供应商送货单和外包送货单后，必须在___分钟内做材料验收一阶段和外包验收单一阶段作业，同时将验收单列印转至品管单位检验；

2.仓库在品管单位的检验完毕后，必须在____小时内将物料进行数量清点并签名后将该材料验收单或委外验收单送至资管人员；

3.根据物控列印的材料出库单或备料报表及时进行备料，物料送至备料区后与物料组人员进行核点交接，并将发料单送至资管人员；

4.原不良仓管理员要及时开立原不量退厂商单据，督促采购完成原不良退货

5.仓库在接到经品保部检验完毕之工单材料退料单时，应立即核对数量并与物料组人员当面点清对应数量并签字确认后将退料单送至资管人员；

6.针对非制造部门进行领料退料列印的单据，通知相关部门进行领料或者退料，双方核点数量无误后签名确认

7.成品仓库在接到制造部的入库单时，应立即先核对品管是否有盖合格章，而后与生产部人员当面点清数量并签字确认后将入库单送至资管人员；

8.成品仓库在接到业务部门签发的出货通知单后，必须在规定时间内备货并开出成品出货单，列印并交至相关单位，待实际出货完毕后将成品出货单送至资管人员

9.每日核对当日库存异动报表，以保证库存正确性与及时性

10.如发现仓储基础数据、物料基础数据、出货通知单、厂商送货单、正批发料单、正批&

零星补料单、工单材料退料单等不正确或有疑问时，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应；

11.负责每月月底核对实际库存与系统库存，发现错误应及时开立料账调整单以修正库存，查核原因并提出改善对策；

12.按照盘点计划，在每次盘点时，将盘点单贴至实物处，并进行初盘，待实盘结束后，负责按顺序收集各盘点单并送交至资管人员；

（二）、资管人员

1、依据仓库管理员送交的工单材料出库单、补料单、来料验收单、委外验收单、委外退货单、料帐调整单、仓库调拨单、盘点单、成品出货单、成品入库单、工单材料退料单等，在每日下班前须执行完毕当天各单据之二阶段作业；

2、根据二阶段未执行报表，追踪各单据执行进度，与料帐相关的单据必须当日单据当日执行完毕（原则上，CAI类单据当日完成，非CAI单据隔日必须执行完毕）。

若存在异常情况，有义务进行追查，当出现不可解决的情况，须立即向主管人员报告；

a）主要操作程式：

各类库存相关单据

b）相关报表：

库存查询、库存异动、库龄分析、盘点明细查询、盘点差异报表等

生产部、采购部、生产管理部、物控、品管、业务部、财务部

第十八条制造管理子系统（制造部）

（一）、制造管理子系统—制造部主管

1、核准制造相关单据，监督仓库流程正确执行

2、督促各线别执行生产计划，发生异常及时与生管沟通、解决；

3、协助工程，针对异常工时提出对策及解决方案；

4、督促各线别进行未能及时结单之工单（应退未退、欠料等）结单

5、分配、指导、监督、生产系统输入员的工作及工作结果，包括生产日报表、零星补料（超领）申请与工单材料退料、成品入库的正确性和及时性；

6、监督与督促各线别SFC系统执行

（二）、制造部系统输入员

1、存在超领时，负责输入零星领料（超龄）申请一阶段，并对该超领原因进行备注与说明，并将单据列印送至相关人员签核后交于物控执行；

2、负责开立制程移转单与成品入库单一阶段，并将单据列印送至相关人员签核；

3、存在退料时，负责输入工单材料退料单一阶段，并将单据列印送至相关人员签核，并对退料原因进行备注与说明；

4、在执行过程中如发现BOM表、物料编码、仓库、库存等有问题时应及时上报部门主管，或及时通知相关部门，如发现没有得到及时解决应上报项目组采取措施；

生产制造管理

生产订单完工状况表，生产订单缺料明细表等

资材部、品管部、仓库

第十九条品质管理子系统（品管部）

（一）、品质管理子系统—品管主管

1、负责QC不良信息维护，部门人员工作分配；

2、负责进料检验、委外入库检验、成品入库检验、工单材料退料、原材料退厂商检验、销售退货（RMA）退货检验作业的实效性、准确性；

3、负责各项单据审核，加强时效性，以免影响仓库进出账；

4、负责对品质异常跟踪处理；

5、针对实施过程中出现的问题，结合系统的特点，提出合适的解决方案，并能促进该方案的顺利执行；

（二）、品质检验员

主要职责：

1、在接到各单位的送检单（如来料验收单、委外验收单、成品入库单、工单材料退料单等）后，需即时检验产品，当产品检验OK盖合格章并在单据上签名，若不合格须在单据上注明不良信息或原因，且20分钟之内需将单据送至下游人员处；

（三）、品质部文员或系统操作员

1、负责录入IPQC检验记录、IQC（材料审查会议）MRB维护、RMA客户退货程式，以及列印所需之品质报表

IPQC检验记录、成品入库单、材料验收单、IQC（材料审查会议）MRB维护、QC不良信息维护

来料检验统计分析表、来料不良原因分析表、销售订单质量分析表等

合作部门：

生产制造部、资材部、工程部

第二十条财务管理子系统（财务部）

（一）、财务管理系统-会计主管

a）核准财务类相关单据，监督财务流程正确执行；

b）财务总账与成本初始化

c）针对应收、应付、成本凭证进行核查并审核及月末结转

d）进行预算编制

（一）、财务管理系统-应收会计

主要职责：

a）针对业务部门开立的补款单、收款单，进行二阶段单据生效，确保会计科目的准确性，以便自动生成凭证；

b）与业务部门沟通，核对并生效对账单

c）针对实际已经不存在的未核销账款，通过证收差额证付进行核销；

d）负责应收会计凭证的自动生成。

U8总账系统会自动进入总账待审核凭证，如果有额外需求则需要通过手动导入，并将其他数据凭证手动录入总账系统；

e）若存在某对象既为客户又为厂商的，要冲应付账款，可以及时通知应付会计作应收冲应付。

（二）、财务管理系统-应付会计

a）针对业务部门开立的扣款单、原不良退厂商扣款单、请款单，进行二阶段单据生效，需确保会计科目的准确性，以便自动生成凭证；

c）针对实际已经不存在的未核销账款，通过证付差额证付进行核销；

d）负责应付会计凭证的自动生成。

U8总账系统会自动进入总账待审核凭证，如果有额外需求需要通过手动导入，并将其他数据凭证手动录入总账系统；

e）若存在某对象既为客户又为厂商的，要冲应付账款，可以及时通知应付会计作应付冲应收。

（三）、存货核算管理系统-成本会计

a）成本初始化，录入期初资料进行成本初始化；

b）负责应付会计凭证的自动生成。

U8总账系统，会自动进入总账待审核凭证；

c）检查原材料不良退厂商扣款单及特采扣款单是否已在对应的当月执行完毕；

d）材料验收所进入仓别及料号成本类别是否准确，若存在异常需与相应部门沟通修正；

e）检查已完工入库工单是否已在当月进行工单结单、生产日报表的完善情况；

f）成本期末单价调整后进行成本核算、成本结转；

（四）、财务管理系统-出纳

a）登录现金日记账维护

b）登录银行日记账维护

c）银行对账

（五）、财务管理系统-总账会计

a）登录费用管理数据

b）登录固定资产相关数据

c）登录工资相关数据

3.主要操作程式：

财务管理子系统-应收账款管理、财务管理子系统-应付账款管理、存货核算管理子系统-成本核算、财务管理子系统-财务总账系统

4.相关报表：

应付账款合计金额查询、应付账款综合查询报表、应付账款资料统计、应付账款未付足款项明细表、应付账款账龄分析表、请/付款明细表、应收账款流水账、应收账款综合查询报表、应收账款未收足款项明细表、应收账款账龄分析表、应收账款收款明细表、成品、材料与WIP进销存明细表、成品、材料与WIP进销存总表、销售成本表、制成品入库成本总表、成品人工与制费分摊表、工单成本统计表、成品入库材料统计表、成品发料清单、成品入库约当数、营业额统计汇总、进销存凭证查询程式、基本账簿（总账、明细账、日记账、多栏账、科目余额查询、凭证汇总、试算平衡表）、辅助账簿（辅助式总账、辅助式明细账、辅助式日记账、辅助式多栏账、辅助余额查询、科目/辅助统计）、资产负债表、利润表、现金流量表等

资材、采购、销售部、仓库、制造等

第二十一条、售后服务子系统

第二十二条、企业经营数据分析系统

第三章危机预防及应急处理办法

第二十三条数据备份：

项目组必须定期进行相关数据备份，每天做一次备份并存放在服务器的专用文件夹内。

第二十四条电脑管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理，保证系统稳定运行及数据安全；

第二十五条在发生系统故障或突发事件发生时，项目组必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；

项目组必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。

第二十六条各相关职能部门在收到项目组故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；

第二十七条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；

然后由项目组牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。

第四章奖惩办法

第二十八条、各岗位以分数进行考核，满分为100分，最终得分为ERP考核分数。

第二十九条、各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣2分。

第三十条、各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣2分。

第三十一条、各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣1分。

第三十二条、各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣1分。

第三十三条、各岗位人员如没有在规定时限内对其他人员提出的问题进行处理而导致错误延续或扩散的，每次扣2分。

第三十四条、由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关的处理原则、方案而导致系统不能正常运行的，每次扣2分。

第三十五条、各部门主管在系统中审单时效性未按规定时间内审单，同时影响下游单位无法在系统中作业，将对部门主管给予每次扣2分。

对所有被处罚当事人的直接领导将负同等连带责任。

第三十六条、各岗位人员发现上游单位未按要求作业或在系统中操作有误时有提报至项目组给予有效控制损失度，将对提报人给予每次加1分。

第三十七条、各岗位人员发现系统中数据有误，即时提报给予修改，将对提报人给予每次加1分。

第三十八条、针对有提出对公司资源管理起到有效性管控之方案，并获得通过并实施，将对提出人给予每次加2分。

第三十九条、各岗位每天单据必须实时做入系统内，每岗位每单同步完成的每次加1分奖励，如发现上游单位未跑，需即使提报，对提报人给予每次加1分奖励，对予被提报人给予每次加