红头文件格式要求供学习与参考.doc
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红头文件编辑说明
眉首：
（文头，红色反线以上部分）
印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人
1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）
2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）
秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
3.紧急程度
急件、特急；电报：
特提、特急、加急、平急
（3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）
4.发文机关标识（小标宋体字，红色）
《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）
《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。
联合行文（党、政、军、群）
5.发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。
联合行文只标主办机关的发文字号）
发文机关代字（渝府发）——年份〔2005〕——序号
6.签发人
只有上行文才标注。
平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。
“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。
二、主体（红色反线下方，主题词上方）
标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注
1.标题（位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中）
三要素：
发文机关——事由（关于?
的）——文种
要求：
切题、简明、醒目、得体
2.主送机关（左侧顶格用3号仿宋体字标识）
全称或规范化简称、统称
注：
公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。
3.公文正文：
首页必须显示正文
4.附件（正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识）
附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
5.成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）
成文日期确定的原则：
（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；
（2）领导签发的，以签发日期为准；
（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；
（4）法规性文件以文件批准日期为准。
6.公文生效标识（右空4字）
公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。
行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。
联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
7.附注（用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行）
“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆括号括入。
三、版记：
1.主题词（用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字）
类别词——类属词——文种
例：
某师范学院关于加强重点学科建设的意见
教育院校学科建设意见
除类别词外，最多可选5个
2.抄送机关（指主送机关外需要执行或知晓公文的机关）
抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
市政府发文的抄送机关的排列次序：
党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。
如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后，另起一行。
3.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用3号仿宋体字。
印发机关左空l字，印发日期右空1字。
印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
严格来讲，这里字体大小是有一定要求的，不得大于国务院的22*15mm，但一般不考虑。
注意是六角括号而非方括号。
年代写全，字号不标虚位。
“字”在公文里很早就废除了，只有在公告，通告里使用，但我们学生会还没有到发此种文件的级别。
西安交通大学学生会文件
西交团学〔2009〕13号
标题采用宋体二号字
由于我们是归团委，党委管的，类似于党的组织，所以要有一个五角星。
关于西安交通大学学生会直属部门
2009年暑期工作述职答辩的通知
这里空一行，然后是正文
如果是会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。
有的时候需要引用，注意格式：
如“根据《陕西学联关于###的通知》（陕学联发〔2003〕12号）
正文中数字、年份不能回行
各直属部门：
为了全面总结2009年学生会暑期工作，更好地完成新学年的工作计划，提高学生会干部工作能力，促进学生会工作高效运行，切实实践“全心全意为同学服务”的宗旨，经主席团商议决定，将于2009年8月29日上午在东校区校团委会议室举行西安交通大学学生会直属部门2009年暑期工作述职答辩会议，请各直属部门认真准备，准时参加。
附件开头空两格
正文采用仿宋三号字
这里空一行写附件
附件：
1.答辩须知
2.答辩时间表
3.答辩评分细则
记得附件序号使用阿拉伯数字，如果附件不是成型的文件，不要加书名号。
后无标点符号。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置是，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。
盖章要“骑年压月”，即把年，月两字都放在章子里，章子要正
西安交通大学学生会
二○○九年八月二十五日
注意零要写作○，非0
（答辩相关安排详见附件。
）
附注，即说明正文里不好说明的部分。
注意开头空两格。
圆括号。
主题词，三号黑体，顶格。
3-5个，分为三个层次：
类别词（反映公文主要类别的）、类属词（反映公文具体内容的）、文种词（反映公文形式的），内容宋体三号。
主题词：
工作考核暑期工作述职答辩通知
抄报：
校党委，校团委，王小力副书记，宫辉校长助理。
抄报上级，抄送平级或不相隶属机关，（抄）发下级。
注意空一格，逗号隔开，结尾句号，下线。
仿宋三号。
抄送：
学生处。
发：
各直属部门。
西安交通大学学生会办公室2009年8月25日印发
右空一格
左空一格
共印35份
附件1：
答辩须知
一、答辩主题：
总结各直属部门暑期工作、展望新学年工作
二、参加对象：
西安交通大学学生会各直属部门
三、答辩时间：
2009年8月29日上午（各部门具体时间参见附件2）
四、答辩地点：
东校区校团委会议室
五、答辩内容：
结合答辩ppt从新学年本部门工作的准备情况、暑期工作情况等多方面对各部门暑期工作作出总结，同时对各部门新学年工作做出计划与展望（限时10-15分钟，其中有三分钟提问时间）。
答辩内容应充分体现各位部长对学生会的认识和对本部门工作的展望。
同时结合各个部门实际工作及特点，从思想组织建设、干事培养、具体工作安排、部门年度财务预算等方面，以时间轴为基准作出详尽的年度工作计划，务须做到切合部门工作主题，重点明晰，全面具体，特色突出，切实可行，避免脱离实际。
在答辩完成之后将根据暑期工作具体情况及答辩情况，评选出西安交通大学学生会暑期工作先进个人，另召开表彰大会进行表彰。
附件2：
答辩时间表
2009年8月29日
部门（东区）
时间
部门（西区）
时间
办公室
8：
00—8：
15
办公室
10：
30—10：
45
人事部
8：
15—8：
30
宣传部
10：
45—11：
00
宣传部
8：
30—8：
45
学习部
11：
00—11：
15
学习部
8：
45—9：
00
权益服务部
11：
15—11：
30
生活部
9：
00—9：
15
文体部
11：
30—11：
45
调研部
9：
15—9：
30
实践部
11：
45—12：
00
文艺部
9：
30—9：
45
体育部
9：
45—10：
00
实践部
10：
00—10：
15
志愿者工作部
10：
15—10：
30
附件3：
答辩评分细则
一、暑期工作总结：
（35’）
1．切合实际，全面具体。
（10’）
2．重点明晰，特色突出。
（10’）
3．工作效果良好、成绩显著。
（15’）
二、工作计划：
（55’）
1.系统具体，细致全面（15’）
2.以部门实际情况为基础，切合部门工作主题，工作重点及特色突出，富有创新性（10’）
3.从部门实际情况出发，工作计划符合学生会和部门实际，可行性强，避免脱离实际。
（10’）
4.部门日常工作消耗，活动组织消耗等财务预算详尽全面、细致具体。
（10’）
5.体现对学生会以及相应部门的定位和对本部门工作的充分思考和认识。
（10’）
三、现场表现：
（10’）
1.准备充分，有良好的应变能力。
（6’）
2.团队仪态良好，表达能力强。
（4’）
PS:
一．文种使用。
学生会常用文种：
通知、意见、报告、请示、决定、会议纪要、函
注意：
1.不要生造公文文种。
如办法、细则、要点、建议等均不是正确的公文文种，不可乱用。
3.不要随意叠加公文文种。
如请示报告，请示函等，均属于叠加公文文种。
二．标题。
a.除及其简短通知、邀请函外，一般来讲不得随意省略发文事由。
b.公文标题中出法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
c.要注意杜绝出现介词和文种的重叠。
三．正文。
1.数字、年份不能回行。
2.标点符号用全角。
四．主题词
国家行政机关有专门的主题词表，但对于我们并不是很实用，所以对于主题词需要我们自己总结，弄清到底属于哪一部分。
四．印发说明。
位于公文末页最后一行，行首和行尾均空一格。
左侧标注发文机关的秘书部门，右侧标注引述时间。
“部门内设机构除办公厅（室）之外，不得对外正式行文。
”
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文件
荣盛发展[2007]第01号签发人：
关于×××的通知
各单位、各部门：
以下为正文。
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