山东省中小学校档案管理办法文档格式.docx
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第七条
配备与学校档案工作相适应的专（兼）职档案工作人员。
学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，工作认真负责，积极接受业务培训。
遵守纪律，身体健康，并具有大专以上的文化水平，具备档案和微机管理知识。
第八条
学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等的福利待遇。
第九条
学校档案工作人员在一定时间内保持相对稳定，调动工作时做好档案业务交接。
第三章
文件材料的收集、立卷和归档
第十条
学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十一条
学校各部门要安排一名专（兼）职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。
实行文书处理部门立卷制度。
第十二条
归档范围
（一）党政管理类
主要包括学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；
各党政部门的工作计划、总结；
上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
（二）教育教学类
主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育和外事交流等活动中形成的文件材料。
（三）学籍类
主要包括本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡等文件材料。
（四）科研类
按照国家档案局颁发的《利学技术研究课题档案管理规范》DA／T2—92执行。
（五）基建工作类
按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和山东省教委、省档案局1992年颁发的《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》执行。
（六）仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（七）财会类
按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》执行。
（八）声像类
主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等。
（九）实物类
主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
（十）电子文件类
主要指本校重要文件材料的电子版、各类活动的数码照片、视频等影像文件。
第十三条
归档时间
（一）党政管理类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；
（二）教育教学类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的寒假以前归档；
（三）学籍类文件材料按学年度归档；
（四）科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；
（五）基建类文件材料，在项目完成后两个月内归档；
（六）财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交；
（七）仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；
（八）照片、音像制品和实物，随时整理，定期归档。
（九）电子文件类档案，随时整理，按年度归档。
第十四条
归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰；
案卷质量符合有关规范和标准要求。
中小学档案工作业务建设规范另行制定。
第十五条
学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载休、形式的文件材料，必须按规定移交归档，集中管理，不得拒为己有。
第四章
档案管理和利用
第十六条
学校要有专用档案库房，档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。
第十七条
配置必要的和符合档案管理要求的档案设备，积极改善档案保管条件；
适应现代化要求，逐步实行电子计算机管理档案。
第十八条
学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架。
第十九条
学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。
鉴定意见由学校档案部门提出，经校领导同意后，组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，对失去保存价值的档案进行登记造册，领导审批后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。
第二十条
档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统计结果。
第二十一条
学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；
如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
第二十二条
学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：
学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；
学校合并时，档案随之并入；
学校分立时，档案由原校保存。
第二十三条
档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。
第二十四条
学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。
第二十五条
对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。
第二十六条
学校综合档案室应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；
配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。
第五章
奖励与处罚
第二十七条
学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度，对档案工作成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。
第二十八条
对于违反《中华人民共和国档案法》行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。
第六章
附则
第二十九条
各级教育行政部门和学校可结合实际制定实施细则。
第三十条
普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行。
第三十一条
本办法由省教育厅负责解释。
第三十二条
本办法自发布之日起施行。
附件：
山东省中小学校文件材料归档范围及保管期限表
山东省中小学文件材料归档范围及保管期限
一、党政管理类（DZ）
序号归档范围期限
1上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料（重要的永久，一般的短期）
2本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表（永久）
3本校党、团组织的会议记录、纪要（永久）
4本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料（主要的永久，其它的短期）
5本党校、团组织关系介绍信存根（长期）
6本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料（短期）
7党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结（长期）
8学生业余党校发展新党员、新团员的名单及有关文件材料文件材料（永久）
9表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料（长期）
10党、团员名册（长期）
11学校党团组织成员名单（长期）
12学生会文件材料（长期）
13本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料（长期）
14本校关于处理来信来访的文件材料（重要的永久，一般的长期）
15团组织、学生会各种活动的情况总结（短期）
16国旗下的讲话（短期）
17少先队组织的有关文件材料（短期）
18本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录（永久）
19本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知（永久）
20本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知（永久）
21本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示通知（永久）
22本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知（永久）
23学校综合年报、老干部情况年报（永久）
24职称评定的有关文件材料（永久）
25专业技术人员年度考核文件材料（永久）
26教职工花名册（永久）
27学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料（永久）
28学校的请示、报告和批复（永久）
29学校与有关单位及个人的合同、协议（长期）
30学校关于向学生收费的文件材料（长期）
31学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知（长期）
32校史、校友、校庆工作的文件材料（永久）
33学校的发展规则（永久）
34学校周工作日程、值班表、作息时间表（短期）
35教职工的考勤记录（短期）
36学校评估文件材料（永久）
37学校档案全宗介绍（永久）
38全校性的规章制度（永久）
39对教职工的处分或复查、撤消处分的文件材料（永久）
40教师工作量的规定及执行情况（长期）
41房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结（长期）
42防震、防汛工作的文件材料（长期）
43爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定（长期）
44本校计划生育工作及领取独生子女证名册（长期）
45校园绿化、伙食工作的有关文件材料（短期）
46外事活动及学校与外国友人的信件（永久）
47社会治安综合治理文件材料（短期）
48宣传学校的有关材料（长期）
二、教育教学类（JX）
序号归档范围期限
1上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、办法等（永久）
2本校年度教学计划、方案、大纲、总结、课程总表（永久）
3本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案（短期）
4本校制定的教学规章制度、办法、规定（长期）
5本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试卷分析、学科成绩统计及成绩分析、市区统考成绩统计（长期）
6本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告（短期）
7本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结（短期）
8教研组工作计划、总结、活动记录（短期）
9学校评选教学能手的有关材料（短期）
10教学进度表（短期）
11班主任和任课教师安排情况（短期）
12活动课（选修课）计划、安排、考核、总结（短期）
13本校教师进修、培训的计划、安排（短期）
14本校招生计划、总结、新生名册（长期）
15本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、分析表（长期）
16学生座谈会情况（短期）
17本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料、学生意外伤害登记（长期）
18班级量化管理成绩统计（短期）
19学生思想品德登记评定、成绩统计（短期）
20教师家访、家长来访情况（短期）
21学生奖惩的有关材料（短期）
22学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率、体育合格标准合格率（短期）
23指导学生课外活动（文艺、美术、科技）计划、措施、获奖情况及总结（重要的长期，一般的短期）
24本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等（短期）
25学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比赛成绩）（短期）
26初中毕业升学体育考试成绩统计（短期）
27卫生工作计划、总结、学生体检、近视防治，常见病、传染病预防和治疗措施，健康教育情况、心理咨询（短期）
28学生参加各学科竞赛的情况（长期）
三、学籍类（XJ）
归档范围期限
本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡（永久）
四、科研类（KY）
1本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料（长期）
2本校科室、教研组科研计划、总结（短期）
3教职工科研项目的申请、立项和批复（永久）
4本校教职工的论文、论著及其出版情况（永久）
5本校教师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料（长期）
6本校教师自编讲义、教材、典型、教案（长期）
7教职工科研计划、总结（短期）
8本校教师、学生参加科研活动的成果材料（永久）
9本校开展外事校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等（重要的永久，一般的短期）
五、基建工作类（JJ）
归档范围期限
本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件、校舍规划图、平面图、本校基建工程概、预、决算、经费划拨、收支文件、表格，基建工程承建合同、协议书、勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管理网等（永久）
六、仪器设备类（SB）
1本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料（永久）
2本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证质量标准、经济效益等材料（长期）
3本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、概预决算（短期）
七、财会类（CK）
1上级有关财务会计工作的文件材料（永久）
2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等（长期）
3财务档案移交清册（永久）
4财务档案销毁清册（永久）
5决算报表（永久）
6预算会计报表（短期）
7年度以上各种统计报表（含工资报表）（长期）
8会计月、季报表（短期）
9总帐（长期）
10预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）（短期）
11预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）（短期）
12日记帐（长期）
13往来帐（长期）
14预算内各种原始凭证、记帐凭证（短期）
15预算外各种原始凭证、记帐凭证（短期）
16学校基金各种原始凭证、记帐凭证（短期）
17银行存款余额调节表（短期）
18银行对外帐单（短期）
八、声像类（SX）
1反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带（长期）
2本校历任领导和全体教职工集体照片（永久）
3本校重大活动（校庆、校友会、运动会、教代会、上级领导来校视察、外事接待等）照片、录像带（永久）
4毕业班集体照片（永久）
5学校、教师、学生获上级各类先进称号和各种竞赛获奖照片（长期）
6本校教师、学生在报刊上发表的照片（长期）
7本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带（长期）
8反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和反映校园面貌的照片（长期）
九、实物类（SW）
1本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等（省级以上的、重要意义的永久，市地以下的长期）
2本校接受的国外友人、友好团体、校友捐赠纪念品、书画、文字材料（永久）
十、电子文件类（DZ）
1本校形成的重要文件材料的电子版（永久）
2本校举办的各种活动的数码照片、视频、音频等图像影像文件（永久）
3本校教职工教学方面获得省级以上荣誉的课件（永久）
电子文件类档案可以分为：
光盘、机读磁盘、机读磁带三个类别保存。
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