助理岗位职责及工作流程Word文件下载.docx

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14）根据总部报表提交要求，规范和完善大区/省部各类报表管理制度并贯彻填报要求，按时收集、初审、汇总全省经销商月度库存及销售预测、省部月度会议记录、月度任务分解、经理月度工作计划、退换货申请表、出差申请及报告、月度费用申请、助销物料申请等各类报表，备档并及时提交总部相应部门，确保信息完整；

15）负责客户及总部转发的投诉记录，及时传达城市经理并协助其妥善处理；

16）负责大区/省部办事处日常办公、办事处财产、省部会议组织筹备等行政管理工作；

17）负责突发事件的及时报告主管上级，并协助、配合省部、总部处理紧急事件；

18）完成省部经理安排的其它临时性事务；

工作流程：

一、签呈处理流程

二、退款申请处理流程

三、退/换货申请处理流程

四、合同管理流程

五、公司制度、文件、报表、通知等文件的传递管理流程

六、报表管理流程

七、客诉处理流程

八、《市场费用规划》处理流程

九、《市场费用申请》处理流程

一十、经销商代垫费用核销处理流程

一十一、职务消费初审处理流程

一十二、关键业务流程：

参见《关键业务流程》PP作业指导书

Ø

销售人事管理流程：

人力规划流程、人员招聘流程、调动升迁流程、辞职流程

经销商管理流程：

经销商设立流程、变更流程、合作中止流程、订单流程

市场费用管理流程：

费用规划流程、费用申请流程、费用核销流程

1、签呈处理流程

✧每天早、中、晚三次（或不定期）打开邮箱查收所负责省部的邮件。

。

✧1、命名：

日期—城市—文件内容（简略）—份数

1、

邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），

下载后复制文件至E盘—签呈—月份—待处理—文件。

✧签呈初审内容：

1、授信、货款：

与客服核实信息

2、

合同保证金、市场费用申请类：

核查合同及之前签批的申请表

3、市场遗留问题、人员问题：

具体内容致电相关团队人员、客户核实

4、其他：

根据实际签呈内容审核

✧

初审的方法：

1、签呈涉及的销售、费用数据要进行核证；

2、签呈内容如涉及佐证人员的，要对相应人员进行沟通访问；

✧初审结束后，排版提交省部经理

省部经理审批签字后，进行签呈汇总，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E盘—签呈—月份—待批—文件名

已批复回传文件：

电子档存放至E盘—签呈—已批—月份—城市—文件名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。

同步在待批文件夹中删除原文件。

并及时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理。

签呈回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。

2、退款申请处理流程

不定期接收城市以快件形式寄到的退款申请表

退款申请需原件寄回总部，审核资料内容：

1、城市经理的意见及亲笔签字；

2、经销商法人身份证复印件及法人签字并加盖公章；

3、新旧客户双方盖章签字的市场交接确认函，保证无市场遗留问题（如未开发新客户接手市场，需城市经理及省部经理书面文件确认无市场遗留问题）；

4、终止合作，需向信息专员核对雅客岛使用情况，确认雅客岛的转接工作，保证在市场上正常使用。

领导审批签字、上传至总部审批

初审结束后，排版提交省部经理。

✧省部经理审批签字后，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E盘—退款申请—月份—待批—文件名

电子档存放至E盘—退款申请—已批—月份—城市—文件名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。

并于当天告知城市经理，同时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理，以便客户查询（需向财务确定办理退款所需工作日）并及时追踪退款情况。

✧退款申请回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。

3、退/换货申请处理流程

✧不定期接收城市以快件形式寄到的退款申请表

1、命名：

2、邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘—退/换货申请—月份—待处理—退/换货申请。

✧退/换货申请表需审核内容：

1、临期产品：

A、

与客服确认当批产品的发货数量、发货时间等情况

B、与城市经理确认出现该退货出现的原因及客户意见（确认是客户滞销导致或其他方面原因）

保质期内产品：

A、与客服确认当批产品的发货数量、发货时间等情况

B、致电城市经理确认该产品问题，特殊情况要求寄回样品，样品寄回后视具体情况，如有需要转品管部处理。

✧初审结束后，排版提交省部经理审批。

✧省部经理审批签字后，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E盘—退/换货申请表—月份—待批—文件名。

退款申请回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。

4、

合同管理流程

在年度经销商合同印刷出来前半个月，分城市统计本财年的预估客户数：

上一财年的客户数及明细、新财年预开设的新客户数。

上报营管中心运作助理。

✧接收运作助理寄来的合同，按城市做好合同的寄出、签收工作，以便

后期查档。

经销商合同寄出后，根据营管中心规定的时间提前3天前寄回省部，寄回要求：

合同使用情况：

每份寄回合同，要求同步附上本城市至今的合同领用、签署情况。

接收城市寄回的合同后，核对数量是否一致，合同条款的初审内容：

1、经销商三证、收货授权书的有效性；

2、保证金、合作品项、竞品条款、经营区域、目标条款、交付条款、目标返利等条款的准确性；

3、双方签订人的落款：

我司城市经理、客户法人签字及盖章（客户公章名称及三证名称必须保证一致）。

4、合同预加款：

注意是否有合同预加款，如有需要与城市经理确认。

✧合同修改之处需合作双方签约代表签字并加盖公章，否则视合同无效

合同审核结束，提交省部经理复审并签字确认。

对于审核过的合同，需做记录以备查询（E盘—合同汇总—2007合同省部接收汇总）。

每份寄回合同经审核并录入电子版。

并以快件形式寄至营管中心。

同时将电子档合同模板发至运作助理邮箱。

✧收到总部寄回确认盖章的合同，以快件形式寄至各城市经理处。

5、公司文件的传递管理流程

✧随时打开邮箱接收需公司各部门下发的文件

2、邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘对应的文件目录，例如接收的是需要下发的文件则放在E盘—营管中心下发文件—月份—需转发—下发文件。

按文件规定下发

1、全省下发（省部助理按城市邮件下发）

城市下发（按要求只做个别城市下发）如：

部分KA门店资料，只针对有这部分KA门店的城市下发。

3、需要下发至经销商的，打印传真至经销商

根据文件需要，如需在规定时间内提交至公司的报表等，电话或短信通知城市经理查收邮件并告知需上报的时间

及时收集城市经理反馈的资料，初审并汇总，按时完整准确的提报至公司对应部门

6、报表管理流程

在规定上交时间2天前催交、收集齐报表，以便汇总和初审；

✧未能在规定时间内上交报表者提交省部经理给以处理意见并计入绩效

收集的报表按文件管理流程下载存档；

✧初审方法：

1、首先熟悉表格填写的要求和规范，单位、数量等，然后逐条对照审核；

2、其次熟悉各销售数据间的逻辑关系

✧初审内容：

表格填写是否完整、是否有遗漏的栏目或内容、是否规范、数据汇总是否存在逻辑性错误、

✧检查：

表头区域、表尾签名、日期、格式、计算结果等；

标示：

对于特殊数据、异常数据、或需要上级特别注意的地方可用红底色、黄底色或者插入对话框的方式标示出来，以便上级审核注意。

✧需要避免的错误：

1、单位要统一：

金额单位一般为万元，数据汇总时未填对的及时纠正；

电子表格技术性错误：

如汇总求和数据出错、粘贴出错、行列错位；

3、数据逻辑性错误：

如进销存逻辑、各比率基数、

4、对公司固定格式的报表不允许擅自更改格式、颜色；

✧严重错误报表打回：

对于填写严重错误助理无法修改、审核的报表一律予以打回并在限定的时间内重新提报，一般限时为3个小时到1天；

打回重报的报表依然要进行初审，仍然严重错误者继续打回，直到填写符合要求为止；

如出现打回报表原样交回者提交上级重罚；

✧汇总要求：

电子表格：

把全省汇总统计表放第一张，其它各城市依次放于同一张电子表格的后面，然后该电子表格命名：

日期—省部—文件内容（简略）—份数；

2、Word文件或其它格式：

按命名格式“日期—省部—文件内容（简略）—份数”建一个文件夹，然后把全省汇总统计表放第一个文件，然后其它的上交文件依次放于该文件夹内；

省部审核：

省部经理对本省的各类数据汇总统计结果承担审核责任，特别是市场普查、竞品信息、库存、销售预测、销售费用等数据。

✧省部经理审核签名即视为对报表数据的真实性、准确性、逻辑性负责。

✧凡未经省部经理审核签名的报表不得提交总部，因此延误了报表提交时间者由省部经理或助理承担相应责任。

根据文件需要，在规定时间内提交至公司对口收件邮箱；

✧重要的文件或报表，同时电话或短信通知相关人员查收邮件以免错漏。

7、客诉处理流程：

接听客户投诉电话（或总部反馈）并做好文件的详细记录：

1、所投诉产品的品名，规格，生产日期，批号，所购买门店的名称。

2、顾客的姓名，联系电话。

3、所投诉产品原因

询问细节、

安抚情绪

时间原则：

第一时间通知城市经理赶赴现场；

并及时告知公司总经办报备；

✧态度原则：

无论什么投诉一律先以最好的姿态倾听，然后再辨真伪、友好沟通；

对情绪激动的客户要进行安抚。

取证原则：

物证、人证、手续必须齐全，否则总部有权视为无效；

✧客诉处理必须的手续及要求：

1、购物小票或发票；

即时反馈至城市经理及报备公司总经办

投诉人身份证复印件；

3、赔偿品/款的收条；

4、如有造成身体伤害，需附医院证明；

5、

《客户投诉表》填写完整，当事人、经办人、省部经理签字确认；

6、投诉产品实物原样或取样/抽样样本；

✧客诉处理要求：

城市经理现场查证

城市经理接到客户/消费者投诉电话后，因在最短时间或24小时内赶到现场查证情况，辨别投诉的真伪，如因出差无法赶到者则应及时与事主取得联系约定面谈时间，确保迅速实地了解情况不因延误造成更大影响。

根据总经办或总助指导进行客户处理

查证时注意仔细辨别、沟通询问，以便排除恶意敲诈、非正当竞争、仓储问题造成的客诉；

3、现场查证情况第一时间报告总经办。

将有完整手续的资料在处理完毕客诉后48小时内寄往省部→省部经理签字确认→将客户投诉表原件及客诉产品一起寄至公司总经办。

✧客诉处理注意事项：

客户处理结果报告资料邮寄总经办

了解糖果产品储存条件、公司生产工艺、设备等，接到投诉时懂得询问并排除因客户仓储不当导致的产品问题投诉；

2、重大产品缺陷，应避免投诉人通告媒体进行恶意炒作敲诈，客诉发生时可先与消协取得联系，进行公关并取得调解支持；

3、注意竞品的不正当竞争手段，必要时采取法律武器；

✧重大的产品投诉应及时通报公司总经办，在处理过程中应经常与总经办保持联系，0595-********。

8、市场费用规划处理流程

★每天早、中、晚三次（或不定期）打开邮箱查收所负责省部的邮件。

命名：

邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘—费用申请—月份—待处理—文件。

★

费用申请初审内容：

TP：

省份、城市、执行月份填写是否正确。

核对经销商数据：

编号、名称、法人代表；

2、门店网点：

核对网点表，不在普查表中的门店一概不予审批（新开

业门店可以费用申请前提前备案）；

3、申请内容：

门店是否有重复入码，申请条码应注明具体的规格、口

味；

陈列项目应写明规格尺寸（DM换取的免费陈列直接在陈列项目中体现，金额为0）。

银台时间为当月1-30日，如有合同从月中签定则按实际天数提报，并在说明栏在注明具体执行时间。

4、数据的真实性：

同类别门店的费用标准，同一门店历史申请金额、

数量及规格；

5、核对费用累计使用情况、费用额度

6、对于长期申请的陈列费用，如中断需要城市经理或客户落实，避免当月漏报，事后补报的现象。

7、检查助销物料（如免品申请）是否单独提报，说明栏中是否注明申请的门店陈列信息及是否有临时促销。

8、检查推广品项是否有填写。

费用合计是否正确。

严禁不同月份、不同经销商在同一张表中提报。

9、审核当月经销商费用是否提报完整，尽量避免出现同一经销商当月数次提报。

（特殊情况除外，如新签陈列）。

CP：

是否聚集规划之列，查看历史申请数据，同类别门店费用标准及门店销量。

★退回文件：

不符合以上处理方式，一律邮件退回，同步在原下载文件中修改文件名（标注：

退回）

★初审结束后，及时排版提交省部经理审批。

★省部经理审批签字后，进行费用申请表的汇总，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E盘—费用申请—月份—待批—文件

★已批复回传文件：

电子档存放至E盘—费用申请—已批—月份—城市—TP/CP——文件名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。

★费用申请表回传后，需分城市、分客户建立费用台帐（E盘—费用台帐—月份—TP/CP）

★费用录入台帐及回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。

9、市场费用申请处理流程

★费用申请初审内容：

1、省份、城市、执行月份填写是否正确。

门店网点：

核对网点表，不在普查表中的门店一概不予审批（新开业门店可以费用申请前提前备案）；

门店是否有重复入码，申请条码应注明具体的规格、口味；

同类别门店的费用标准，同一门店历史申请金额、数量及规格；

5、核对费用累计使用情况、费用额度；

★退回文件：

★初审结束后，及时排版提交省部经理审批。

10、经销商代垫费用核销流程

制作经销商代垫费用核销电子档

★每月5日前，省部销售助理根据总部审批的费用进行逐项登记，将电子版市场费用核销明细汇总表发各城市经理邮箱按时甄别整理市场费用核销资料；

★费用核销资料整理、初审内容：

1、检查城市经理/销售代表是否在票据及照片背面签字；

所有的费用核销都需有活动审批件；

无审批的费用票据或虚假、数额不符的费用票据一律不得上报；

整理、初审

严格按月份整理核销，严禁不同月份混报同一月份分多次提报现象；

3、

若发票、协议签定为季度或年度费用的，需在复印件后背书，注明发票或协议原件第一次已寄总部或最后一次寄总部；

发票真实不能涂改；

发票抬头为福建雅客食品有限公司，非经销商公司名称；

发票项目不能填写雅客糖果；

4、照片为每个银台、端架、地堆、挂网、挂条各一张；

如签订一年或季度协议，照片需每月提供，不可一张照重复使用。

要求照片清晰，未曝光，能清楚的看出雅客产品。

照片拍摄时候选全景拍摄，必须能看到陈列产品的门店背景信息，不能仅有银台或堆头端架的局部。

同一门店内有多个银台落地架或挂网，可以选取远景将全部银台拍摄进来，再选取一至二张清晰的近景的单独银台或挂网照片，如能够清晰看见陈列数量及陈列情况，可以不必每个银台一张照片，否则每个银台需提报清晰照片一张；

5、促销员工资核销：

销售日报表；

身份证复印件；

联系电话；

临时促销员需有活动照片；

经销商盖章的工资签收单；

费用申请批复件。

6、市场费用评估核销、市场费用核销明细汇总表是否为经销商盖章原件；

城市经理是否签字确认；

7、终端特价、捆绑、免费品尝等终端促销：

须提供活动照片、销量与赠品汇总表（附客户名、联系人、联系电话）、产品赠品的出库签收单（原件，不可弄虚作假）；

8、当月不能提供费用核销资料，需在说明栏中注明原因；

9、渠道促销：

须提供活动告知、销量与赠品（折扣）汇总表（附客户名、联系人、联系电话）、产品赠品的出库签收单（原件，不可弄虚作假）；

10、陈列协议：

陈列协议签订时间须与汇总表中填写的活动执行时间需一致，协议须有双方签订人公章和签名，并附有签订人联系电话；

整理后的资料传递给市场主管初审签字

★助理将整理审核过的经销商代垫费用核销资料及报销单据传递给市场主管初审并签字；

★市场主管根据要求初审，标示出问题费用和问题票据以便上级审核注意。

省部经理

审核签字

★市场主管将审核过的经销商代垫费用核销资料及报销单据寄出回执提交省部经理签字确认；

整理邮寄

追踪回执

★将确认的资料分城市装订，同时将市场费用核销明细汇总表复印一份备档，在规定时间内以快件形式邮寄至营管中心；

修改后的汇总表电子档邮件发营管中心运作助理。

★寄出核销票据等资料3~4天内及时追踪邮寄收件情况，避免丢失。

11、职务消费初审处理流程：

每月5号之前各省部，各城市陆续将上月报销单据寄到省部/大区

收集

确认检查及时交回情况，对未及时交回报销者询问原因并在《报销单据寄出回执》表里说明。

确认

整理汇总

票据的审核根据日常处理的签呈及《2006年度销售人员职务消费管理办法》，审核周期一般为2天左右。

审核

用铅笔标示出不符合要求的报销金额、圈出超标金额；

折叠剔出超标票据、连号票据、过量定额票据等非正常票据；

标示、剔出

审核结果

整理并写上报销的标准后，将票据交由省部经理审核、注明省部允许报销的金额并签字。

省部审核、签字

在《报销单据寄出回执》表里记录报销金额和审核情况，并将省部审核扣除部分及原因逐个批注说明，电脑存档留底。