综发8号《合同管理办法》.docx

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综发8号《合同管理办法》

合同管理办法

一、总则

（一）为加强公司合同管理，预防和减少合同纠纷，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

（二）合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力，凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，超过一定金额应当签订合同。

（三）合同是公司经营活动中财务结算的依据。

（四）本办法所指合同均采用书面形式，适用于本公司与法人、其他组织及自然人签订的各类合同，合同签章均使用“合同专用章”（劳动相关合同例外）。

有关技术协议、修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。

（五）公司对合同实行“归口管理、分级负责”的原则。

二、合同相关部门的职责

（一）综合管理部是公司各类合同的归口管理部门，主要职责：

1.拟订合同管理制度并负责组织实施。

2.对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。

3.拟订公司合同范本，并推行使用。

4.参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作。

5.审核公司对外签订的合同。

6.会同合同承办、履行部门参与合同纠纷、案件等处理。

7.对合同管理的相关人员进行法律知识培训。

8.其他应当由合同综合管理部门承担的职责。

（二）财务部职责

1.负责审核价款、酬金的确定及运输、保险条款应合法、合理、完备。

2.负责审核价款的结算支付方式明确、具体、合法。

3.负责审核资金、资产的使用效果具有财务可行性。

4.其他应由财务部审核的内容。

（三）技术经营部职责

1.负责审核合同技术或业务条款。

技术措施完备、可行，技术标准和参数科学、真实。

2.负责审核质量技术标准、验收标准和技术服务条款，应明确、具体并具有可操作性。

3.负责提供技术业务支撑。

4.其他应由技术经营部审核的内容。

（四）工程管理部职责

1.负责审核工程项目类合同技术或业务条款。

技术措施完备、可行，技术标准和参数科学、真实。

2.负责审核工程项目类合同质量技术标准、验收标准和技术服务条款，应明确、具体并具有可操作性。

3.负责提供技术业务支撑。

4.其他应由工程管理部审核的内容。

（五）合同承办部门是指负责合同的谈判、拟定和签订的部门，其职责是：

1.负责对市场需求进行可靠、合理的预测，对投入产出进行经济、准确的核算。

2.负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查。

3.牵头组织合同的谈判、拟定。

4.提请有关部门审核其承办的合同。

5.依公司相关规定具体负责合同的订立、变更和解除。

6.负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。

7.在法律援助指导下处理合同纠纷。

8.建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。

9.其他应由承办部门承担的职责。

（六）合同履行部门是指具体履行合同的部门，其职责是：

1.严格按照合同约定履行合同，防止合同纠纷的发生。

2.负责提请合同承办部门变更或解除合同。

3.在合同审核流程中负责审核将由本部门履行的合同。

4.其他应由履行部门承担的职责。

三、合同主要内容及要求

（一）除零星小额和即时结清交易外，公司对外交易均应订立合同。

交易金额不超过5000元的可视为零星小额交易。

（二）公司部门不得对外签订合同，所有合同必须以公司名义签订。

（三）合同须经公司法人或在授权范围、权限、有效期内的授权人员签字，且加盖合同专用章方可生效。

（四）订立的所有合同，应采用书面形式。

以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认。

（五）拟签订合同的内容应完备严密，用语准确，附件齐全，一般应包括以下条款：

1.合同名称、当事人的名称或者姓名和住所；

2.合同标的；

3.数量和质量；

4.价款或报酬及支付方式；

5.履约期限、地点和方式；

6.违约责任；

7.合同变更、终止的条件；

8.解决争议的方法；

9.根据法律规定或合同性质应具备的条款。

公司有合同示范文本的，应参照示范文本的基础上结合实际需要拟定。

（六）根据合同特点、合同内容、合同标的及影响程度，公司对外签订的合同分为重大、一般合同两类。

符合以下条件之一的合同视为重大合同：

重大合同的谈判、签约，由合同承办部门负责组织，重大合同中涉及的法律问题，应经法律专业人士审核把关。

重大合同包括：

1.涉外合同；

2.国内合资、合作、联营合同；

3.商标、专利、自有技术等无形资产的转让、使用许可合同；

4.“三重一大”制度中规定的重要项目，如，重大设备引进和重要物资设备购置等，以及转让、租赁、处置合同、建设工程设计、监理、施工合同（含专项技术改造合同在内）；

5.首次与公司签订且标的额较大的产品购销合同；

6.对外担保合同；

7.产权转让、资产重组等合同；

8.证券、期货业务的委托代理合同；

9.公司认为重要的其他合同。

重大合同以外的合同为一般合同。

四、合同谈判及审核

（一）合同谈判由合同承办部门牵头，进行技术、业务支撑、商务、法律论证，作为谈判的依据。

其中重大、重要合同应组成谈判小组，谈判小组由技术、业务支撑、财务、法律等相关人员组成。

合同谈判中，如需向对方当事人提供涉及公司商业秘密的文件资料，应与对方当事人在合同中载明保密条款与其签订保密协议。

（二）签订合同前应严格按照审核流程审核合同。

未履行审核程序的合同，不得签字盖章，财务部也不予办理结算事宜。

（三）在合同签订前合同承办部门应对拟签订的合同组织实施评审。

1.审核流程如下（合同联审单见附表）：

（1）承办部门填写合同联审单，写明合同主要情况，并经承办人和部门领导签字。

（2）附上合同文本和附件、相关文件、签报和批复。

（3）以标准文本签订合同或金额在30万以下的送相关部门进行审核传签，各部门审核均应在一个工作日内，重大合同两个工作日内完成；其他合同或主管领导认为有必要的进行会议评审。

（4）承办部门按审核意见修改，对于审核意见，合同承办部门没有或部分修改的，在报公司领导审批前，合同承办人必须在合同联审单上书面注明，否则视为已经全部修改。

（5）承办部门分管领导签署意见、总经理签字。

2.审核内容包括：

（1）合同相对方主体资格和代表人的合法性；

（2）合同相对方的资信情况和履约能力；

（3）公司履约能力及风险承受能力；

（4）合同合法合规性审查、合同可行性论证、合同风险评估；

（5）合同的价款、商务条款应合理并符合相关规定；

（6）合同条款的齐备程度和文字表述的确定性；

（7）其它根据合同特点应论证和评审的事项。

五、合同的履行、变更和解除

（一）依法生效的合同，应当全面认真履行。

合同履行部门应接受合同管理部门对履行情况的监督检查。

（二）合同承办部门和履行部门不是同一部门的，两部门应建立相应的交接手续，并对合同的履行情况及时沟通。

（三）公司未能按约定履行合同时，合同履行部门应及时向部门领导汇报，同时通知综合管理部。

合同履行部门应与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失。

（四）如对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同，合同履行部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议（异议文书须事先经综合管理部审核），同时合同履行部门应及时向部门领导汇报，尽量与对方当事人协商，用书面形式要求其继续履行合同。

（五）与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等，均属合同相关文件的组成部分，承办人应妥善保管并存档。

（六）合同签订后，经合同双方协商一致需要变更或解除合同的，由合同履行部门提请合同承办部门将原合同审核表、原合同及拟签订的变更或解除合同一并送原审查部门，按原审核程序审核。

但只涉及合同金额变更的，只经过财务部和综合管理部审核；只涉及技术条款变更的，只经过相关业务或技术部门和综合管理部审核。

（七）变更、补充或解除合同，必须采用书面形式。

（八）合同履行完毕后，承办部门及履行部门应做好合同项目的检查验收、合同结算和付款凭证的审核工作，并按规定办理入帐、工程成本核算和有关资料整理及归档保管工作。

（九）承办和履行部门应定期分析合同履行情况，及时发现合同履行中的问题，确保合同正常履行。

六、合同编号规则

（一）合同分类编号应遵循下列原则：

1.适应公司产品及主营业务发展需要；

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配；

3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并编号。

（二）公司所有合同按四级编码进行编号，各级编码之间用“-”进行连接：

1.一级编码：

HXHC加承办部门名称。

部门名称由两个大写字母表示：

综合管理部（ZH），技术经营部（JS）,工程管理部（GC），财务部（CW）。

2.二级编码：

合同类别分类。

二级编码代码由两个大写字母表示，公司合同类别分以下七类：

销售合同（XS）、采购合同（CG）、外协（WX）、设备（EQ）、科研合同（KY）、工程项目合同（XM）、综合类合同（ZL），除销售、采购、科研、工程以外的所有合同均归为综合类合同。

3.三级编码：

合同签订时间。

如2015年即为“15”。

4.四级编码：

合同签订先后顺序流水号，在前三类最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001到999。

5.编写示例：

如综合管理部2015年签订的第2号销售合同：

HXHC-ZH-XS-15-002。

七、奖惩

（一）公司合同管理实行审批责任制。

合同承办、履行、审核的部门和人员，对合同履行中出现的问题负有解决、处理的责任。

其中，合同承办人和部门审核人是第一责任人，在合同管理方面需承担首要责任。

（二）有下列情况之一的,公司将视情节轻重追究直接责任人员和主管人员的责任，构成犯罪的，移送司法机关处理。

1.XX或超越授权范围签订合同，给公司造成损失的；

2.盗用合同专用章给公司造成损失的；

3.未经公司业务主管部门领导批准、备案，擅自变更、终止、解除合同，给公司造成损失的；

4.严重失职、渎职，致使签订合同被诈骗，给公司造成损失的；

5.签订履行合同过程中，暗中收取回扣，与对方相互勾结，损害公司利益的；

6.因保管不善将《法人授权委托书》遗失，给公司造成损失的；

7.因工作疏忽或失误，致使我方违约，或对对方违约行为听之任之，不将实情及时向公司主管副总反映，也不采取任何补救措施，给公司造成损失的。

（三）对在合同履行过程中，及时发现问题并积极采取措施，避免给公司造成重大损失的合同具体承办人员，公司将酌情予以奖励。

八、附则

（一）本办法由公司综合管理部负责解释。

（二）本办法自发布之日起实施。

附表：

合同联审单

附表：

合同联审单

合同名称

对方单位

合同编号

合同金额

承办部门

经办人

部门

审核意见（可另附页，如无意见签同意）

负责人签字

承办部门意见

综合管理部

技术经营部

工程管理部

财务部

主管领导

审核

总经理

审批

合同评审要求：

1、合同承办部门：

提交联审前对合同相对方主体资格和代表人的合法性、履约能力、合同可行性、风险性进行评估。

2、综合管理部:

是否符合法律法规，内容是否明确。

3、技术经营部：

技术要求条件，质量标准，质量违约条款。

4、工程管理部：

合同工期、工程量、质量、功能等主要条款。

5、财务部：

价格、支付等商务条款。

6、如联审部门包含承办部门，则不用重复签字。