采购管理交期管理制度规范.docx

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采购管理交期管理制度规范

交期管理制度规范

1订单交期保证办法

企业应制定订单交期保证办法，用以规范订单交期管理、确保供应商按时交货。

订单交期保证办法

第1章总则

第1条目的

为加强交期管理，确保供应商按时交货，确保企业的生产经营活动顺利进行，特制定本办法。

第2条适用范围

本企业采购物资交期管理工作，除另有规定外，均依本办法执行。

第3条相关定义

采购交期是指从采购订货之日开始到供应商送货到库之日为止之间的时间，交期由以下六项前置时间所构成。

1.行政作业前置时间，指采购部与供应商共同为完成采购行为所必须进行的文书及准备工作。

2.原料采购前置时间，指供应商为了完成客户订单而向其供应商采购必要的原材料这一过程所花费的时间。

3.生产制造前置时间，指供应商内部的生产线制造出订单上所订物资的生产时间。

4.运送前置时间，指当订单物资生产完成后，将物资从供应商的生产地送到客户指定交货点所花费的时间。

5.验收检验前置时间，指卸货与检查物资种类、数量、质量等过程所花费的时间。

6.其他零星前置时间，包括不可预计的外部或内部因素所造成的延误以及供应商预留的缓冲时间。

第4条交期管理责任人

采购专员在采购经理的指导下负责采购交期管理工作，确保按时收货。

第2章合理确定交货期限

第5条拟定交期范围

采购专员根据企业生产计划、销售订单、库存数据等资料进行综合分析，初步确定采购订单交期范围。

第6条预估订单交期

1.采购专员需了解供应商生产设备利用率，并请供应商提供其生产进度计划及交货计划，据此估算供应商执行采购订单所需的时间。

2.采购物资的运输有供应商送货和企业自运两种方式。

采购专员应根据不同运输主体对运输时间加以控制。

（1）供应商送货情况下，采购专员不需单独控制运输时间。

（2）企业自运情况下，采购专员需要根据物资数量及性质、路途的远近、交通条件等因素，选择合适的运输方式、合理的运输线路，以节省运输费用和运输时间。

第7条规范交期条款

1.采购专员根据企业、供应商双方因素提出合理的交货期限。

2.采购专员应将订单交期上报采购经理审批。

采购经理审批订单交期时应征询仓储部、生产部以及销售部经理的意见。

3.采购专员在进行采购谈判时，应在明确交货期限的基础上同供应商达成对交期违约责任的共识，并形成合同条款，在采购合同中予以明确。

第3章采购执行进度控制

第8条采购进度控制点

1.采购专员应至少设定以下三个采购进度控制点。

（1）询价谈判过程。

（2）订购执行过程。

（3）采购交货过程。

2.采购专员要重点监控这三个进度控制点，以确保供应商正常交货。

第9条订单跟踪控制

1.采购专员需控制询价谈判时间，确保以最快的时间完成询价谈判。

2.采购专员应跟踪了解供应商生产过程，并协调相关材料、模具、技术支援的供应工作。

采购专员需加强交货前的催货工作，了解掌握供应商生产效率及进度状况。

（1）如遇交期及数量变更，采购专员需及时联络与通知供应商。

（2）为了避免不必要的损失，企业应尽量避免规格变更。

3.采购专员应跟踪管理供应商交货以及交货后物资使用、财务部付款事宜。

（1）采购专员应组织相关质量管理人员或仓库验收人员开展验收工作。

采购专员应监督验收人员严格遵照《物资验收管理规定》执行验收工作。

（2）采购专员根据付款条款要求，在规定的时间申请付款。

第10条记录采购进度

1.采购专员填写企业“采购进度控制表”，记录采购进度。

2.采购专员还应将三个重要控制点花费时间、完成事项等进行记录，作为以后工作的借鉴。

采购专员可自制如下表格，记录工作内容。

采购进度控制点工作事项说明表

进度控制点

花费时间

完成事项

询价谈判

订购执行

采购交货

第11条应急处理准备

1.为确保不影响企业正常生产经营活动，企业应制定《采购交期异常应急预案》。

2.采购部及相关部门应采取以下措施应急处理交期延迟问题。

（1）采购部、技术管理部应收集、查找替代品。

（2）采购部应设立供应商信息资料库，确保及时寻找到可用的供应商资料。

（3）仓储部应保有安全库存。

第4章交期不符处理

第12条交期延迟管理

1.采购专员需对交期延迟的原因进行分析并研拟对策，确保不再发生同样的问题。

2.交期延迟的原因分析与处理办法如下表所示。

交期延迟的原因分析与处理办法

责任方

延迟原因

处理办法

供应商

◆接单量超过能力范围

◆技术、工艺能力不足

◆对时间估计错误

◆品质管理不当

◆经营者的顾客服务理念不佳

◆欠缺交期管理能力

◇及时催货

◇要求供应商根据合同条款承担违约责任

企业

采购部

◆供应商选择错误

◆业务手续不完备或耽误

◆价格决定不合理或勉强

◆下单量超过供应商的产能

◆更换供应商

◆付款条件过于严苛

◇加强采购相关人员的交期意识

◇通过培训提高采购人员的业务素质

其他部门

◆请购前置时间不足

◆技术资料不齐备

◆设计变更或标准调整

◆订货数量太少

◆供应商品质辅导不足

◆点收、检验等工作延误

◆未按合同付款

◇严格规范作业程序，优化作业流程

沟通不良

◆未能掌握一方或双方的产能变化

◆指示、联络不确实

◆技术资料交接不充分

◆品质标准沟通不一致

◆单方面确定交期，缺少沟通

◆合作次数少、欠缺磨合，导致难以准确理解对方的意向，使合作过程出现偏差

◇加强与供应商的沟通

◇建立完善、畅通的沟通机制

不可抗力

◆自然灾害、经济因素、国家政策、法律因素等

◇会同供应商及时处理，减少损失

第13条交期提前管理

1.交期提前太多对采购企业的影响主要有以下三点。

（1）导致库存成本增加。

（2）导致流动资金周转率下降。

（3）导致库存囤积、空间不足。

2.交期提前太多会对企业造成不良影响，企业应按照以下规范处理这一问题。

（1）企业对单位价值高而数量少的物资允许提前交货日、单位价值较低但数量较多的物资允许提前交货日，对单位价值较低且数量较少的物资不允许提前交货。

（2）本年度提前交货次以上的供应商不得提前交货。

采购专员应与供应商随时沟通，确定交货时间。

第14条供应商考核

1.企业应将交期的考核列为供应商考核的重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。

2.采购部需根据供应商考核结果与配合度，对供应商进行相应的奖惩。

（1）更换、淘汰交期不佳的供应商，或减少其订单。

（2）对优良供应商予以适当的回馈，或建立长期合作伙伴关系。

第15条企业内部改善

1.因企业内部原因导致交期延迟的，企业追究经办人责任。

2.企业应加强相关工作的流程管理，以规范相关人员作业，提高作业效率。

第5章附则

第16条本办法由采购部制定，解释权归采购部所有。

第17条本办法经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。

2紧急采购控制制度

为了规避供应不足或交期延迟给企业带来的风险，减少断料（断货）造成的损失，企业应制定紧急采购控制制度以规范紧急采购行为。

紧急采购控制制度

第1章总则

第1条目的

为了以下目的，特制定本制度。

1.保证物资供应及时，避免造成采购成本增加、物资供应不足、延误企业生产或影响经营活动的情况。

2.降低企业采购成本，控制紧急采购质量及价格风险。

第2条职责划分

1.采购经理负责组织紧急采购作业、签订采购合同。

2.采购专员负责执行紧急采购作业、跟催采购订单。

3.财务部负责审核紧急采购审批单、采购合同，按照采购合同付款。

4.仓储部或质量管理部验收人员负责验收紧急采购物资。

第3条审批权限

1.价值元以上的紧急采购物资订单由总经理或主管副总审批。

2.价值元以下的紧急采购物资订单由采购经理审批。

第4条相关定义

紧急采购是指企业在生产经营紧急的情况下，来不及纳入正常采购计划而必须立即进行的物资采购行为。

第2章紧急采购的申请与审批

第5条紧急采购申请条件

出现下列情况之一者，企业需进行紧急采购。

1.生产部即将停工待料。

2.需连续进行的工序或关键工序。

3.事故紧急抢险。

4.市场出现急剧变化。

5.企业临时决定变更产品工艺。

6.影响企业正常生产经营的其他相关情况。

第6条紧急采购审批程序

紧急采购应按照以下程序进行审批。

1.请购部门填写“紧急采购申请审批单”（如下表所示），注明需采购物资的基本信息，同时详细说明紧急采购原因，经部门经理签字后交采购部。

紧急采购申请审批单

物资名称

型号/规格

用途

底价

参考价格

请购数量

请购原因

请购部门经理确认

采购经理审批

总经理/主管副总审批

请购部门：

申请人：

申请日期：

年月日

2.请购部门应直接将“紧急采购申请审批单”交采购经理审批。

如果采购总额较大或物资特殊，采购经理无权审批的，请购部门应将“紧急采购申请审批单”提交总经理或主管副总审批。

3.紧急采购审批后，采购经理组织实施紧急采购。

第7条特殊规定

1.特殊情况下，请购部门可直接请示企业总经理，在紧急采购后补办相关审批手续。

2.一些低值易耗生产物资的紧急采购允许由采购经理直接审批，先行采购，采购后再补充相关手续与文件。

第3章紧急采购作业管理

第8条选定采购方式

采购专员应按照以下规范选择较为合适的采购方式。

1.为了降低采购管理成本和采购价格，缩短采购周期，采购专员应尽量选用电子采购方式。

2.大宗标准化物资采购应考虑使用招标采购方式，是否选择公开招标方式应参照以下标准。

（1）采购物资技术含量高、价格变化幅度大，采购项目涉及内容多的情况，应该采取公开招标方式。

（2）采购物资数量较少、属于标准产品、规格标准统一、价格变化幅度不大的情况，不适宜采取公开招标方式。

（3）采购方案不细，采购物资技术复杂、没有办法计算出准确的价格的情况，不适宜采取公开招标方式。

（4）人员较少、专业知识缺乏、不具有组织招标工作的相应能力的情况，不适宜采取公开招标方式。

3.原则上，紧急采购不选用国际采购方式，除非国内没有供应的特殊情况方可使用国际采购方式。

选用国际采购方式时，需要选用较为快捷的运输方式。

第9条下达紧急采购订单

1.采购专员根据已确定的采购作业方式执行采购作业。

2.采购专员执行紧急采购作业时，要确定紧急采购物资的采购价格，付款方式交货的时间、地点、方式等内容。

紧急采购物资相关内容应符合以下规范，如下表所示。

紧急采购物资相关内容规范

内容概要

具体内容

备选供应商

◆备选供应商应在采购部的供应商档案中选择

采购价格

◆采购价格不应超过底价

付款方式

◆紧急采购应尽量选择先供货后付款的付款方式

◆遇到必须先付款才能采购的情况，采购专员上报总经理审批后执行

3.采购专员应填写“采购申请表”交相关权限审批人审批。

4.经总经理、主管副总或采购经理审批通过的“采购申请表”交财务部审核。

5.采购部与供应商签订采购合同。

采购合同的内容须符合国家相关法律的规定和企业合同管理相关规定。

第10条紧急采购订单跟踪

1.采购专员下达采购订单后，应跟踪采购订单备料生产情况，确保紧急采购物资按时交货。

2.紧急采购物资交货前，采购专员应准备相关资料，通知验收人员做好验收准备、请购部门做好接收准备。

3.采购专员根据供应商交货时间、请购部门使用时间以及物资是否需要紧急放行等情况，做好相应的协调处理。

（1）验收人员执行紧急放行工作应参照企业《紧急放行管理制度》相关规定进行，采购专员跟踪监督紧急放行执行过程。