Notes邮箱用户手册Word文档下载推荐.docx

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8）如何修改邮件帐号的密码?

（Changepassword）

9）如何设定阻挡垃圾邮件?

（Spamemailblock）

10）如何使用Rules管理邮件？

（Rules）

11）如何创建个人邮件组?

（Createpersonalemailgroup）

12）如何创建目录？

（Createfolder）

13）如何直接编辑邮件中的附件?

（EditAttachmentinthemail）

14）如何将邮件标记为后续？

（Followup）

15）如何管理信箱空间

16）如何设置不在办公室时的邮件自动回复（Outofoffice）

17）如何发送会议邀请（MeetingRequest）

18）如何修改Notes默认字体

19）如何设置自动转发

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1）如何创建新邮件并创建附件?

新建邮件，点击newmemo就可，

创建附件，首先需要在邮件内容区激活光标，点击如图所示回形针符号,附件大小不可以超过：

30MB

找到你所需要粘贴的附件，点击create就可，compress表示压缩的意思。

也可以一次选择多个附件粘贴进来

2）如何回复邮件?

（Reply）

进入某封邮件，邮件内容点击reply,就可回复此邮件。

Replywithhistory就是附加原文，replywithoutattachment就是附加原文但不带原文附件

Replywithinternet-stylehistory就是带原文internet页面样式

3）如何回复邮件?

要给邮件题头中所有人回复，就可选择replytoall,具体含义与以上相同

4）如何做邮箱备份?

（Replication）

在Notes中一个数据库允许在多个服务器或者工作站上有多个拷贝，称为复制。

这使得用户可以在不同的网络在不同的地点得到相同的信息。

如何对你的信箱作第一次复制呢?

1.选中信箱的图标

2.从菜单中选择File--Replication--NewReplica，然后出现下面的对话框：

3 

按照上面的对话框，作以下步骤：

对于Server,选择Local

输入要保存的文件名

4.选择OK.

5.在系统复制以后，你会在LotusNotes的桌面上看到下面的图标：

在Workspace空白处单击点右键:

去掉StackReplicaIcons前面的钩,即可展开叠加的数据库:

6.设置自动备份的时间,点开右下角的EditCurrent选项:

选Replication:

在Schedule:

ReplicationInterval前的框打上勾,即可在Replicatedailybetween里选择每日自动复制的时间段,例如9:

00-17:

00;

在Repeatevery里根据自己的需要选择自动复制的间隔时间,例如120minutes;

在Daysofweek里选择一周哪几天作自动复制,例如Mon,Tue,Wed,Thu,Fri.

设置完要记得点击Save&

Close,自动复制的配置才能生效.

这样就完成了第一次的复制。

为了能使本地邮箱有备份的目的，而避免因为复制删除在本地上的一些重要邮件，我们可以按照以下步骤来做：

1.选中在服务器上的信箱图标

2.选择菜单File--Replication--Settings，你将看到下面的对话框：

-选择SEND选项

-选中Donotsenddeletionsmadeinthisreplicatootherreplicas.

-点击OK

现在当你在服务器上删除一份邮件，通过复制以后，相同的邮件将仍然保留在你本地的信箱中。

5）如何对数据库进行清理工作?

（MailfileCleanup）

由于邮箱容量的有限，我们就必须定期查看邮箱的容量，以便邮件的正常收发使用。

如何知道您的邮箱占用了多大的空间呢？

－您可以打开您的邮箱，然后在菜单FileDatabaseproperties中,点击如图所示的‘i’中将会看到占用容量（diskspace）及邮件封数（documents）;

　其中“%used”表示压缩比，并不是指占用空间的百分比，这个数值如果是90%以上，则表示您的数据库不需要进行压缩了；

如何清理空间呢？

－您的重要邮件应该已经做了邮件归档吧，对于其他不需要的邮件，可以直接选中邮件，点击删除（delete），它们就将会暂存在trash回收箱中；

如果您想从回收箱中还原这些删除的邮件，请在“Trash”中选择需要恢复的邮件，点击restore；

“Trash”中的按钮“Deleteselecteditem”意思是删除trash回收箱选定的邮件，“emptytrash”，指的是清空回收箱，“Blockmailfromsender”指的是阻止此发信人的邮件。

为什么我清理了空间，但是好像空间好像还这么大呢？

-这里面是有窍门的，您可以点击“Size”字段，将空间的大小按照顺序排序，将所占空间大的邮件优先处理。

您如果清理的都是小的邮件，当然总是觉得作用不大哦。

清理了空间之后，空间显示会马上缩小吗？

－不会，您需要打开您的邮箱，然后在菜单FileDatabaseproperties中,点击如图所示的‘i’中，选择“Compact”（压缩），等待它压缩完（如果邮箱空间比较大，则所花的时间会较长），而且系统也会在每天凌晨的时候，对每一位用户的邮箱进行压缩工作。

压缩后，“i”中显示的DiskSpace就会是您邮箱的实际大小了。

6）如何添加签名?

为了更方便地沟通信息，可以在notes中设置签名，打开邮箱，并选择邮箱中间工具栏中的tools—>

preferencemailsignature,然后在文本框中填上自己的详细信息，并且勾上”automatically….”此项，

将会在每封发送邮件中，附加所填信息。

当然也可选择个性十足的html文件,此功能需要定制的文件。

7）如何设定"

自动保存"

?

想必使用旧版本的Lotus的用户知道，在写了一长篇NewMemo后，突然LotusNotes退出了或者死机了，辛辛苦苦写的文档不见了！

在Lotusnotes7中，新增加了自动保存功能，可以设置自动保存，更加方便了长篇文档的编辑。

选择filepreferenceuserpreferenceautosave选项，可以自己设置需要的自动保存时间。

8）如何修改邮件帐号的密码?

在lotusnotes7版本中，修改用户密码与以前不同，需要从filesecurityusersecurity进去修改，先输入一次原密码，然后点击changepassword更改密码，连续输入两次新密码确认就可。

9）如何在Lotus7中设定阻挡垃圾邮件?

在新版nots中，可以直接阻止一些垃圾邮件，找到具体的发信人，然后选择从邮箱中间的工具条中的toolsblockmailfromsender进去选择OK就可。

另外还可以自建邮件规划，使用rule管理邮件，将在下一节介绍其使用。

10）如何设定Rules管理邮件?

有另外一种设定邮件阻挡和邮件策略的方法是创建邮件规则（Rules）,方法是：

打开邮箱，点击ToolsRules，当要创建新的规则时，只需点击newrule，

然后在createcondition中设置条件，如sender（发信人），subject（标题），body（正文），等等条件中选择包含或不包含的信息，并选择add,并选择相应的动作specifyactions,如movetofolder（移至文件夹）,copytofoler（复制到文件夹），等等，确认选择的（select）文件夹，然后addaction，设置完成后，一定要启用规则（on）选中状态。

11）如何创建个人邮件组?

为了更加方便地发送邮件，可以为经常发送的一组人员，创建邮件地址群组，创建方法如下，找到自己的本地地址本（也可以FileDatabaseOpenLocal,names.nsfOpen打开），在workspace界面下，会以你的姓显示”x’addressbookonlocal”，双击进去后，

然后在左边中间找到groups，点击上边的newgroup,在出现的对话框中，填好组名，以及并依次选取具体的联系人，并确认保存及关闭（saveandclose）。

12）如何创建目录?

为了方便众多邮件的管理，可以在notes中设置不同的文件夹，以用来存放不同类型的邮件。

点击邮件中间工具栏的foldercreatefolder,就可创建新的文件夹。

如要删除多余的文件夹，则需要在actionfolderoptionremovefolder

另外在创建文件夹时，如果点击高级选项（advanced）时可以选取文件夹类型，是私有（private）还是共享（shared）,以便文件夹的安全共享使用。

这是LotusNotes7新增加的一个好用的功能，在旧版本中，您是不可以在所收到的邮件中直接编辑附件并转发出去的，在7.0中，您将可以在Notes中直接编辑档案附件.

情况一.您需要将一个收到的附件修改后转发出去:

1.打开收到的邮件，选择“Forward”,在“To”中输入接收者的名字；

2.双击需要修改的附件；

3.出现“OpenAttachment”的窗口，“Open”表示直接打开；

“Edit”表示编辑；

“View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件;

“Save”表示将这个文件保存在硬盘或者公共盘;

”Cancel”表示不打开附件　

请选取“Edit”进行编辑；

∙

4.系统就会自动打开应用程序（比如：

Word,Excel），您可以对附件进行编辑，编辑完后，请储存档案（在你编辑档案的应用程序中）.

5.关闭编辑的应用程序，回到LotusNotes界面,

6.然后可以选择Send，将邮件发送出去，此时，您的附件已经被您修改了。

情况二.您需要将一个收到的邮件中的附件进行编辑，然后在邮件中保存。

1.打开收到的邮件，双击需要修改的附件；

2.出现“OpenAttachment”的窗口，“Open”表示直接打开；

3.系统就会自动打开应用程序（比如：

4.关闭编辑的应用程序，回到LotusNotes界面,选择“SaveandClose”

注意:

当你储存已编辑好的邮件附件,Notes将会以修改过的附件取代原来的附件.

我们可以使用图标来标记邮件，以指明需要对该邮件执行紧急、一般还是低优先级的操作。

1.打开你的邮箱，选择一个或多个要执行后续操作的邮件，然后选择ActionsFollowupAddorEditFlag

提示：

您还可以在阅读邮件时对打开的邮件进行标记。

2.选择下列优先级之一，从而指明后续操作的重要性。

选择的优先级类型

邮件旁出现的相应标记

紧急优先级

一般优先级

低优先级

输入完一个动作，然后选择followup的日期。

你也可以为邮件设定一个警示通知（可选），当完成以上操作后，点击OK就已经完成了邮件的标记。

如果想删除标记？

请点选已标示的邮件，然后按

，然后从下拉菜单选择“RemoveFlag”。

点中标明你信箱的图标击鼠标右键，选择DatabaseProperties..,然后出现下面的窗口：

选择“i"

，这样你就可以看到信箱的空间，如下所示为73MB。

你可以点击"

%used"

则实际的信箱空间=Size*%used。

如果%used小于95％的话，你可以通过"

compact"

来压缩信箱以减少信箱的空间。

你可以看到在文件中有Size一栏。

点击size可以使文件按照文件大小排序。

如图2所示。

根据文件的大小，你可以知道信箱的瓶颈。

对于大的文件，你应该考虑下载附件并删除这些文件或者把文件拷贝到本地。

如果邮件对于你来说是重要的而不能删除，但是同时你的信箱空间超过了50MB，你最好把信箱复制到本地。

打开自己的服务器邮箱,点击Tool选项中的Outofoffice:

即可设置不在办公室的时间段,设完后点击Enable即可:

先点击左边工具栏的Calendar（日历）图标:

打开后,点击ScheduleaMeeting:

即可编辑发送一个会议请求（MeetingRequest）:

打开左上角File菜单里的Preference->

UserPreference:

打开DefaultFonts项:

即可修改字体:

在邮箱界面选择Tools->

MailRules菜单

点击newrules按钮

在规则定义窗口中定义

选择AllDocument后点击ADD

选择sendcopyto和Full,在To框中输入准备转发的地址后点击AddAction

点击OK后确定