招标管理制度Word格式文档下载.docx

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1、公司各开发项目的勘察、设计、监理、检测等合作单位的挑选；

2、公司各开发项目的所有工程发包：

包括主体工程、配套工程（含外电、外水、煤气、消防、人防、园林绿化、智能系统工程、室内装修等配套工程）及零星工程；

3、各类工程材料、设备采购：

电梯、发电机组、水泵、中央空调等；

4、营销、广告宣传方面：

代理公司、模型制作、广告制作、报纸投放、庆典活动、礼品、软性广告、户外广告、短信等；

5、售楼部、样板房家具、家电、饰品等招标采购；

6、固定资产、办公设备：

汽车、电脑、打印机、复印机、传真机等；

7、办公用品：

办公家具、文具、低值易耗品等；

8、咨询服务类：

财务、税务、开发技术咨询服务等；

9、公司其它涉及到费用支出的所有经济类事宜及活动。

第二章组织及职责

一、组织结构

根据目前公司的组织结构，基本确定为决策、监督、操作三位一体的组织形式：

决策者：

公司总经理（固定）

监督者：

监事会（根据具体情况可由总经理另行指定）

操作者：

合同预结算部+对口业务部门

（也可由公司总经理根据各项招标采购项目的不同情况分别指定）

二、部门职责

（一）、监事会：

1、负责对公司所有招标采购活动的全程指导、跟踪、监督。

2、重点审核：

招标计划、招标立项、招标文件、资格预审、开标汇总、合同洽谈等环节。

（二）、合同预结算部：

1、负责公司项目、年度、月度招标采购计划的分析汇总；

2、负责编制公司招标文件范本和各类合同范本；

3、负责组织各项招标具体工作；

4、负责招标制度的修改和完善。

（三）、业务部门（工程部、销售部、开发部、行政部）：

1、负责招标立项；

2、负责提供招标项目技术要求、技术资料、图纸等；

3、负责技术标开标后的分析、汇总；

4、参与开标、合同洽谈等工作。

（四）、财务部：

1、配合协助其他部门的招标采购工作。

a、负责收取投标单位缴纳的投标保证金、图纸押金，并开出收据;

b、招标工作结束后，负责向投标单位退还投标保证金和图纸押金，并收回开出的收据。

2、参与合同版本的审核工作。

（五）、具体职责分工详见附件。

三、角色职责

（一）、决策者（公司总经理）职责：

1、负责审批各项招标采购的立项申请；

2、负责确定各项招标采购的小组成员名单及具体方式；

3、负责确定最终参与投标、议标、报价单位的名单；

4、负责经济标的开标、评标，确定中标单位；

5、负责审批最终的合同条款（正式签约前）。

（二）、监督者（监事会）职责：

1、对招标采购小组在招标采购工作中的过程与结果进行指导和监督，根据需要决定是否参与具体招标采购过程，对招标采购小组成员进行询问、了解和监督，直接对公司总经理汇报和负责；

2、负责投标单位资质的审查及参与部分项目实地考察；

3、负责检查投标书的密封性和合法性；

4、参与单位筛选、资格审查、开标、评标、合同洽谈、定标等关键工作；

（三）、操作者职责：

1、负责编制招标采购项目的具体计划并报公司领导审批；

2、负责收集汇总拟投标单位的名单及资料；

3、组织公司相关部门就合作企业或商家的实际情况进行考察；

4、负责招标、询价文件的编制及发标、发函；

5、负责招标项目技术标的开标、评标、定标工作；

6、负责部分招标项目经济标的开标、评标、定标工作；

7、负责组织与潜在中标单位进行合同洽谈等工作；

8、负责制订收取投标单位缴纳的投标保证金、图纸押金等相关费用标准，具体由公司财务部配合收取，并开出收据；

9、招标工作结束后，负责确认投标单位退还投标保证金和图纸押金，并收回开出的收据，具体由公司财务部配合操作。

10、负责每个招标项目资料整理、归档工作（确保一份原件移交公司档案馆）。

11、编写招标采购工作总结报告、并跟踪实际合作效果或使用效果。

12、负责建立公司招标采购数据库。

第三章方式及标准

一、招标采购方式

1、招标：

指招标人以招标公告或招标邀请函的方式邀请不特定或特定的法人或者其他组织参加投标的方式，分为公开招标和邀请招标。

除特别重大的项目外，我司在一般情况下采用邀请招标的方式。

2、议标：

指采取直接与几家单位通过简易评标、商务谈判达成交易的招标方式。

适用于标的较小的工程发包或咨询服务类。

3、询价采购（或称货比三家）：

指直接向几家单位发出询价函，让其各自报价，通过比较几家的报价确定合作单位或供货商。

这种方式适用于金额较小的标准规格的设备、用品等物品的采购。

4、直接采购：

指直接采购特殊的商品或服务，该类商品或服务不存在比价或挑选的空间。

（1）、国家统一定价的商品：

例如汽油、柴油等；

（2）、垄断行业统一定价的商品：

例如电、水、煤气、飞机票、火车票等；

（3）、政府部门规定的商品或服务：

例如地形图、测量测绘、质量检测等；

（4）、总经理出于战略考虑或其他因素而指定直接采购的商品或服务。

在本办法中不对此类采购作出具体、详细的规定，按惯例或总经理的决定进行操作。

二、分类标准

项目

招标

议标

询价采购

勘察、设计、监理、检测

全部

-

代理、广告、庆典公司

主体、配套、零星工程发包

10万元以上

5-10万元

5万元以下

工程材料及设备采购

咨询服务类

5万元以上

2-5万元

2万元以下

广告制作、投放、印刷等

3万元以上

1-3万元

1万元以下

固定资产、办公设备等

文具、低值易耗品等

1万元以上

0.5-1万元

0.5万元以下

第四章计划及立项

一、招标采购计划

1、项目招标采购计划

（1）、各职能部门根据项目开发周期及公司确定的关键节点，编制部门招标采购总体计划，该计划是跨年度计划，贯穿项目开发建设全过程，经项目总经理审核后报公司监事会、公司总经理审批。

（2）、合同预结算部汇总各部门的项目招标采购计划，对照项目总计划，调整后报项目总经理、公司监事会、公司总经理审批。

2、年度招标采购计划

（1）、各职能部门在每年12月15日前，根据项目招标采购计划及项目实际进展情况，编制本部门下一年度的部门招标采购计划，经管线分管领导审核后报合同预结算部。

（2）、合同预结算部在每年12月25日前，汇总各部门的年度招标采购计划，对照项目总计划，调整后报项目总经理、公司监事会、公司总经理审批。

3、月度招标采购计划

（1）、各职能部门在每月25日前将下月新增招标项目报给合同预结算部，合同预结算部于每月28日前汇总形成公司月度招标计划，与每月工作计划一并上报公司。

（2）、月度招标采购计划应将招标采购工作细化，分别标明启动、发标、截标、定标、签合同的时间界点。

4、计划外招标采购

（1）、计划外因特殊原因需招标采购的事项，职能部门上报立项审批表时，应提交详细的情况说明书，说明原来没有列入计划的具体原因。

（2）、如果是人为因素造成没有及时列入招标采购计划的，公司将追究相关责任人的责任。

二、招标采购立项

1、立项审批表统一格式：

（详见附表3）

2、立项审批流程（详见附件2）

第五章流程及操作

第一部分招标

一、招标流程

二、具体操作

（一）、招标技术方案、文件的编写

1、招标技术方案

（1）、原则上，招标项目应有完整、适用的招标技术方案，技术含量低无需技术方案的项目，须由业务部门提出书面说明，报公司总经理审批；

（2）、招标技术方案由业务部门编制，经相关专业人员会审，报公司领导审批后方可用于招标；

（3）、编制招标技术方案应根据招标计划，满足项目开发建设需要；

技术方案应科学、合理、经济、适用，内容应包括资质要求、技术要求、报价方案、完整的图纸资料等；

2、招标文件

合同预结算部根据招标技术方案及其他招标技术要求、工期要求等资料编制招标文件。

招标文件由招标说明书、投标报价清单、报价说明书、材料（设备）技术质量要求、工程技术施工方案（施工图纸）、合同范本、材料样板、评分表、邀请投标单位名单、评标标准等组成；

（1）、招标说明书

a、项目总说明：

主要说明该招标项目的总体情况，列明发标、截标、时间及地点等；

b、项目投标须知：

细述招标要求，包括投标保证金、图纸押金及资料费的收取、技术要求及质量要求、承包方式、结算办法、付款条件、工期要求及对投标单位的资质、合格条件要求等；

（2）、投标文件要求

a、投标文件根据内容不同分三部分分别密封。

第一部分——投标人对招标文件及合同范本的回应（简称投标回应）；

第二部份——投标人对职能部门技术条件的回应[设备材料型号、配置、品牌、产地、技术性能、技术方案、检测报告、投标样板等]、营业执照及税务登记证（复印件）、企业简介、资质等级、技术力量、业绩、质量保证措施和服务承诺等（简称技术标）；

第三部份——投标报价清单或投标报价书（简称经济标或商务标）；

b、所有投标书的内容及封面均应加盖投标人的公章。

（二）、信息发布及合作单位搜索

1、招标工作开始前，合同预结算部应向公司内部相关部门或向社会公开征集投标单位。

2、合同预结算部可以邀请公司以往开发项目的合作单位、投标单位参与新项目的投标。

3、合同预结算部应充分利用互联网的优势，上网搜索合适的合作单位或供应商参加公司的招标采购工作。

4、对于重大的设计、工程招标，有必要时可利用专业的招标网站发布招标信息。

（三）、单位初步洽谈及筛选

1、通过各种途径收集的单位，根据招标项目标的等因素综合考虑，如果达到5-15家的规模，并且单位来源符合本办法的规定时，可进入下一个环节，即单位初步洽谈及筛选。

2、合同预结算部通知有意向投标的单位前来公司进行初步洽谈，主要是了解对方的投标意向及参与的积极性，公司近几年的业绩和是否真正具备接标的实力。

3、根据对方提供的资料及初步洽谈的结果，把基本符合公司要求的单位筛选出来。

（四）、资格审查及考察

1、资格审查：

资格审查是指对申请或被邀请参加投标的潜在投标人进行资质条件、业绩、信誉、技术、资金等多方面的情况进行资格审查。

只有在资格审查中被认为合格并经总经理审批通过的潜在投标人，才可以参加正式投标；

2、资格审查必须审查的资料包括：

法人代表证明书、法人代表委托书、工商营业执照复印件、税务登记证复印件、必需的经营资质证书复印件、投标产品的检测报告以及能够证明投标单位生产检测能力、管理能力、经营状况、以往业绩等的有关资料，以上资料要求核对原件；

3、资质审查审查原则：

（1）、投标单位提供的所有资料必须是真实的，如有任何弄虚作假行为，即刻取消投标资格；

法人代表委托书必须有法人代表签名，且盖有企业公章；

（2）、工商营业执照、经营资质证书等必须是在有效期内且经过年审；

（3）、提供的有关检测报告等必须是权威部门出示的有效证明；

（4）、注册资金、产品质量等级、生产检测能力、管理水平、以往业绩等必须满足项目招标要求；

（5）、设备、材料招标原则上只接受生产厂家或全国总代理商参加投标；

（6）、不接受任何个人或劳务班组挂靠他人企业参与工程投标；

（7）、凡有偷漏税、偷工减料、以次充好以及恶意欺诈等不良纪录的单位不得参与投标；

（8）、在以往投标过程中有串标、中标后悔约等不良纪录的单位不得参与投标；

（9）、曾与公司合作过的单位，如有发生严重质量事故、验收不合格、长期延误工期、无故停工、售后服务差等不良纪录的单位不得参与投标；

（10）、曾与公司发生过法律诉讼的单位不得参与投标，其当事人不得以另外单位的名义参加投标；

（11）、曾参与投标但以往资质审查不合格、实地考察不合格的单位不得参与投标；

4、根据需要，合同预结算部可组织对通过资质审查的投标单位进行考察，安排考察应遵循以下原则：

（1）、建筑市场公认的国际、国内著名品牌可免于考察；

（2）、与公司合作过且无不良记录并满足本次招标条件的投标单位可免于考察；

（3）、对于与公司距离较远（600公里以上）的投标单位，或有其他困难不能在规定时间内安排考察的，可先进行经济标评标，如价格最低，再进行重点考察。

（4）、组织考察时应认真分析招标项目特点，选择确定考察重点和最恰当的方式和途径（如网络查询、明查暗访、侧面了解等）；

（5）、招标考察应精心组织，周密安排，直接面对投标单位的考察应注意社交礼节，不得损害公司形象；

（6）、招标考察完成后，由合同预结算部拟定考察书面报告，将考察情况向公司领导通报（考察不合格或未安排考察的单位，要详细说明原因）；

考察时发现资格审查资料弄虚作假的，为考察不合格。

（五）、确定入围单位名单

1、合同预结算部将拟参加投标的单位基本情况、合作态度、意向，资格审查情况、现场考察情况等进行汇总，形成5-15家的“大名单”，并根据综合因素推荐5-9家的“小名单”，上报公司总经理。

2、公司总经理根据大、小名单的情况，可直接在上面选定最后参与投标的单位，也可根据情况补充新的单位。

3、合同预结算部必须按公司总经理审批的名单发放招标文件，不得擅自增加或减少最终参与投标的单位。

（六）、发放招标文件

1、合同预结算部在招标文件、投标单位资质审查汇总表经过总经理审批后，即可组织发标工作，通知经总经理审批通过的投标单位到公司领取或购买招标文件及图纸。

2、为保障公平公正，无特殊原因，合同预结算部应一次性通知全部入围的单位同一天前来领取或购买招标文件及图纸。

如通知时间相隔超过24小时的，应向公司领导说明原因。

3、投标保证金

（1）、在发放招标文件及图纸时按招标文件规定同时向投标单位收取投标保证金，其收费原则为：

总金额50万元以下的招标项目按1万元收取；

总金额50万元至200万元的招标项目按2万元收取；

总金额200万元至500万元的招标项目按3万元收取；

总金额500万元以上的招标项目按5万元收取；

特殊项目不能收取投标保证金的则可减少或免于收取投标保证金。

（2）、投标保证金的退还：

招标工作结束后，未中标单位3天内全额退还；

对于材料或设备供应商的中标单位在第一次供货后全额退还，其它中标单位在正式签订合同后3天内全额退还或转成履约保证金。

4、图纸押金

（1）、凡有施工蓝图或大于A3纸的图纸资料时，应向投标单位收取图纸押金，图纸押金的标准为10张以下收200元；

10-20张收500元；

20张以上收1000元。

（2）、投标人所退还的图纸由合同预结算部负责清点回收，清点后经办人在收据上签名，投标人凭此收据到公司财务部办理押金退还手续。

（七）、现场踏勘及答疑

1、现场踏勘

（1）、原则上所有项目的现场踏勘均由投标人自行安排进行，业务部门提供协助。

（2）、现场踏勘期间费用及人身财产安全均由投标人自行负责。

（3）、投标人不能以未进行现场踏勘或现场踏勘不够详细作为改变投标价格或工期的理由。

2、招标答疑

（1）、原则上所有招标项目均应召开招标答疑会。

（2）、招标答疑会由合同预结算部组织，通知所有投标人参加，相关专业技术人员和有关人员进行答疑。

（3）、所有投标单位都应参加招标答疑，否则，因未参加答疑造成对招标不知情影响投标，责任自负。

（4）、招标答疑会上所有投标单位的提问及答疑人员的答复均应向所有投标单位公开；

答疑纪要在答疑会当天或第二天由合同预结算部编制，答疑纪要应及时发送给所有招标文件收受人，答疑纪要为招标文件的组成部分。

（八）、截标、开标

1、截标

（1）、招标文件应写清楚截标时间，明确到分钟，例如某日下午5：

00之前。

（2）、所有投标人均应在截标时间前投标。

原则上，超过截标时间送达的标书为废标。

（3）、因各种原因确需延长截标时间的，应同一时间书面通知所有参加投标的单位并说明原因。

（4）、所有投标人的标书均应密封并在封口上加盖公章，没有密封并加盖公章的标书为废标。

（5）、投标书通常由“投标回应”、“技术标”、“经济标”三部份组成，一些项目还要加上投标样板，所有投标人应在标书上贴上标签，注明标书内容、投标单位、参投项目、样板编号等。

2、集中开标

（1）、开标由合同预结算部组织，监事会监督，当众检验标书的密封性、封口是否盖有密封章。

密封不完好，封口没有加盖密封章的标书视为废标。

（2）、“投标回应”内应有法人代表证明书、法人代表授权委托证明书，并应明确作出招标文件所要求的回应（如总价、单价、工期、合同条款等）。

有以上其中一项不足者为废标。

（3）、标的在50万元以下的经济标，由合同预结算部、监事会、业务部门开标，汇总后报公司总经理审批。

（3）、标的在50万元以下的经济标，经济标由监事会移交公司总经理秘书，总经理秘书检查标书是否密封完好，由公司总经理指定专人开标。

（九）、与目标单位洽谈合同主要条款

1、公司总经理确定拟合作的单位1-2家，并按得分由高往低排序。

2、公司总经理确定一个合同底价后，授权招标小组与排序第一的单位洽谈合同价格及主要条款，如双方能够达成一致，可进入下一个环节；

如双方不能就价格及主要条款达成一致，则招标小组与排序第二的单位进行洽谈；

以此类推。

3、如果拟合作的单位都不能接受我司的条件，应将谈判结果汇总后上报总经理，由总经理根据情况调整合同底价或重新拟定洽谈单位，直至达成一致意见为止。

（十）、定标并确定合同条款

1、经过洽谈及确定合同条款后，由总经理签发《中标通知书》，由招标小组送达对方单位并确定双方签订正式合同的时间及形式。

2、经双方洽谈确认的合同版本，报公司总经理审批，经公司总经理审批的合同版本为最终签订合同的版本，任何人不得私自修改调整。

（十一）、正式签订合同

1、正式签订合同的审批手续由合同预结算部跟进，在签订前应准备好正式合同版本（一般一式六份，双方各执三份），并认真核对，确保无误。

2、如果是重大合同，应组织安排双方领导根据原拟定的时间和形式签订正式合同，并准备好相应的接待、记录（照相、录像等）等配套工作。

（十二）、招投标文件、合同归档

1、正式签订合同后，合同预结算部应整理招投标文件、合同，并及时归档（归档目录详见附件2），保证招投标文件的完整性、真实性和严肃性。

2、公司招投标文件及合同属公司重要商业秘密，未经公司领导许可，任何人不得随便借阅、复印和使用招投标文件及合同，严禁将此类资料、文件外泄。

第二部分议标

一、议标流程

1、具体操作与要求与“招标”章节中的要求大同小异，可参考“招标”中的规定进行。

2、主要的区别有以下几项：

（1）、合作单位或供货商的选择、来源不同。

议标中，单位的收集主要是通过公司数据库或选择业界口碑较好的单位来参加，不通过公开方式收集。

（2）、参与议标的单位数量不同。

招标项目一般要求有5-10家参与投标，议标一般要求3-5家。

（3）、招标文件深度不同。

议标项目的招标文件不需达到招标项目招标文件的深度，要求简明扼要，能清楚表达议标项目的基本要求即可。

（4）、资格审查环节简化。

由于参与议标的单位来自公司数据库或是业界口碑较好的范围，基本上资格方面不存在太大的问题。

第三部分询价采购

一、询价采购流程

1、具体操作与要求与“议标”章节中的要求大同小异，可参考“议标”中的规定进行。

（1）、询价单位基本上来自公司原合作单位或社会信誉良好的单位，所要求的数量比议标项目还有少，一般要求有3-5家即可，进入正式询价的有3家即可。

（2）、不需编写招标文件，根据采购的要求，填写询价函即可。

（3）、无需评标，仅对询价单位的询价回函的报价进行对比，即可确定拟合作单位。

第六章总结及反馈

一、总结及反馈

1、每项招标采购工作完成后，合同预结算部应进行认真总结，重点是成果及教训，好的方面进一步推广，不好的作为经验教训提醒其他招标采购工作避免重蹈覆辙。

2、每项招标采购工作完成后，合同预结算部应跟进合作单位或供应商的综合表现，使用部门或单位应主动向合同预结算部反馈使用效果或合作效果。

二、建立数据库

1、招标采购工作数据库

该数据库主要是汇总统计招标采购工作本身所花的时间、人力、物力等信息，为以后在制定类似的招标采购计划时提供参考数据。

2、合作单位及供应商数据库

分门别类，为参与投标或报价的单位建立数据库，表现好的、表现差的分别建库，以后有类似项目的招标采购计划时，可作为挑选或排除的依据。

3、材料、设备数据库

为各种材料、设备建立数据库，并根据技术、工艺的发展不断更新数据库。

第七章纪律及奖惩

一、总则

1、为规范公司招投标管理工作，维护公司利益和社会声誉，特制定本制度，公司所有参与招投标工作的人员均须严格遵守。

2、招投标工作人员应本着公平公正的工作态度和廉洁自律的职业道德，逐步将招投标工作透明化、规范化、标准化，不断提高招投标工作的效率和质量。

3、招投标工作人员不得违反公司招投标管理办法规定的程序和流程开展招投标工作。

4、招投标工作人员不得将依规定必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。

5、招投标工作人员应主动接受和配合公司的监督，不得以任何理由逃避公司的监督。

二、廉洁

6、招投标工作人员应洁身自重，不得利用职务、职权之便在招投标过程中谋求私利。

7、招投标工作人员不得与投标当事人串通、徇私舞弊，严禁有索贿、受贿、接受回扣等有违商业道德或国家法律法规的行为发生。

8、严禁招投标工作人员单独接受投标单位或生产厂家的宴请、各种娱乐活动、接受任何形式的礼品、礼物等不当行为；

若由于商务礼仪确实无法拒绝的，必须事先向公司领导汇报请示，获得领导同意批准后方可接受。

三、避嫌

9、招投标工作人员原则上不得推荐自己的亲戚、朋友或关系密切的关联单位参与投标，特殊情况须推荐的，必须事先向公司领导说明情况，获得公司领导批准后方可推荐此类单位参与投标。

10、对某一项招投标，每个招投标工作人员原则上只能推荐两家单位参与投标（或不超过投标单位总数的1/