合同履行与跟踪程序性文件0412.docx

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合同履行与跟踪程序性文件0412

第十一节合同履行与跟踪

编制：

综合部

审核：

制度委员会

批准：

陈亚东

日期：

2013年10月22日

修改记录

序号

修改日期

修改条款内容

修改人

审批人

生效日期

第一条

目的

为规范合同履行行为，控制合同履行风险，提高合同履行质量，结合公司的实际情况，制订本制度。

第二条适用范围

2.1适用于公司。

2.2适用于合同履行工作的管理。

第三条引用文件

无

第四条定义

4.1合同履行：

是指合同签订后，合同双方按照合同中约定的标的、数量、质量、期限、地点和方式等条款约定，组织各自内外部资源，履行本方合同义务，接受对方履行合同义务的过程。

4.2合同执行部门：

4.2.1定义：

就某一具体合同而言，合同执行部门是指公司内部主导该合同执行工作的部门，它主要负责：

（1）组织、协调公司内部其他参与合同履行的部门以及公司外部其他主体互相配合履行公司的合同义务，代表公司行使合同权利。

（2）组织、协调公司内部其他参与合同履行的部门以及公司外部其他主体互相配合督促合同对方履行合同义务。

（3）组织、协调公司内部其他参与合同履行的部门代表公司接受合同对方履行义务。

4.2.2具体分工：

工程发包合同的执行部门是工程部，材料、设备采购合同的执行部门是招采部，商品房销售合同的执行部门是营销部，借款合同的执行部门是财务部，人力资源类合同的执行部门是人力资源部。

详细分工见支持性文件《合同执行部门分工明细表》。

4.3协助执行合同的部门：

4.3.1定义：

就某一具体合同而言，协助执行合同的部门是指公司内部参与合同履行的全部或部分过程、为合同执行部门提供支持与指导的部门，它主要负责：

（1）为合同执行部门提供物资、场地、资金、资料、数据、技术、法律等方面的支持。

（2）督促、监督、审核合同对方履行合同义务。

（3）代表公司接受合同对方履行合同义务。

4.4合同执行人员：

特指合同执行部门内部，由部门负责人指定的具体负责某一合同的执行工作的人员。

4.5合同执行部门合同履行跟踪人员：

特指合同执行部门内部，由部门负责人指定的负责督促填报并汇总本部门合同履行情况的人员。

4.6法律人员：

是指公司通过缔结劳动合同的方式聘请的具有较高法律知识水平，专门负责处理法律事务的专职人员。

第五条颁布和执行

本制度自二0一三年十月二十二日起执行。

第六条职责

6.1合同执行部门职责

6.1.1妥善保管合同文本（复印件），熟知合同内容，按合同约定组织协助执行合同的部门履行合同，并督促合同对方履行合同义务。

6.1.2负责在其职责范围内制作、收集与合同履行、变更、终止相关的资料，并根据相关业务流程进行流转和归档。

6.1.3建立并管理《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》，记录合同履行情况，向协助执行合同的部门索取合同履行数据、资料，形成《合同履行状况明细表》。

6.1.4及时、如实填报《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》、《合同履行状况明细表》及《合同履行偏差明细表》。

6.1.5执行经总经理批准的合同履行偏差处理意见。

6.1.6向法律人员提供合同抽查资料。

6.1.7合同履行中若发现合同对方违约，或有严重影响其履行能力的情况，应及时向部门主管高管和总经理汇报。

6.1.8向其他阶段的合同执行部门提供协助。

6.2协助合同执行的部门的职责

6.2.1根据合同约定和制度规定协助合同执行部门履行合同义务，督促、监督、审核合同对方履行合同义务。

6.2.2向其他部门提供合同履行数据、资料。

6.2.3负责在其职责范围内制作、收集与合同履行、变更、终止相关的资料，并根据相关业务流程进行流转和归档。

6.3法律事务部法律人员职责

6.3.1每周督促各部门填报合同履行跟踪数据并审核。

6.3.2每月汇总各部门合同履行数据至《合同履行跟踪台帐》并向董事会报送。

6.3.3每月更新《合同履行偏差明细表》，提出处置建议后反馈给公司管理层，并跟进偏差的解决情况。

6.3.4监督合同履行跟踪。

6.3.5对合同履行情况进行抽查。

6.4招标总监的职责

6.4.1监督合同履行与跟踪工作。

6.5总经理的职责

6.5.1对B/C级合同履行中出现的问题进行批示。

6.5.2监督合同执行及合同履行跟踪工作。

6.5.3批准合同执行部门的变更。

6.5.4独立掌握自己公司的每一份合同履行状况，适时控制风险。

6.6董事长的职责

6.6.1对A级合同履行中出现的问题进行批示。

6.6.2监督合同履行与跟踪工作。

6.6.3独立掌握自己公司的每一份合同履行状况，适时控制风险。

6.7审计部职责

6.7.1认定合同履行风险责任。

6.7.2依据制度规定进行责任追究。

第七条流程

7.1合同一经签订即具有法律效力。

合同执行部门和各协助执行合同的部门应当仔细阅读并熟知合同内容，全面履行合同。

7.2合同执行部门及执行人由合同起草人在申请合同编码时拟定并记载于合同封面，合同评审时审定。

7.3合同执行部门牵头负责执行合同。

各部门应根据业务职责互相协作，确保公司的信誉，维护公司利益。

7.4合同执行部门和各合同协助执行合同的部门按照合同的约定执行合同、监督合同相对方履行合同。

7.4.1专人负责：

7.4.1.1合同执行部门必须指定专人负责每一份合同的执行工作。

合同执行人员接收合同后应根据合同约定及时通知合同相对方、各协助执行合同的部门做好履约准备。

7.4.1.2合同执行人员离职或调岗的，合同执行部门负责人应当另行指定合同执行人，做好工作交接；在作出另行指定前，该合同执行部门的负责人为该合同的执行人。

7.4.2资料管理：

7.4.2.1合同履行过程中的各种活动应当形成记录性文件或成果性文件并由合同双方授权人员签字，需要盖章的应当盖章。

对方拒绝签字确认的，可以邀请第三方（如监理公司、公证处等）共同确认。

7.4.2.2送达对方的文件、资料，应当要求对方人员签收。

对方拒绝签收的，可以采取邮寄、公证等方式送达。

7.4.2.3协助执行合同的部门妥善保管合同履行中的往来信函、签证、备忘录、传真等文件资料。

资料原件必须按制度规定及时归档。

7.4.2.4各部门均应建立合同资料台帐，及时记录与合同相关的各类资料的收、发情况。

根据《合同资料管理方案》制作、收集相关资料并依据业务流程进行流转和归档。

7.4.3资金管理：

7.4.3.1合同执行部门应当根据本部门业务范围和合同特点建立应收款、应付款、质保金、保证金台帐。

7.4.3.2合同执行部门或协助执行合同的部门应按公司财务制度的规定填写资金需求表报财务管理部门，保证按合同约定付款。

7.4.3.3合同执行部门、成本部、财务部应当定期相互对账并与合同对方对账，确保数据准确、一致。

7.4.3.4合同执行部门、财务部应当定期催收应收款，以保证尽快收款。

同时，催收过程应取得书面证据，避免诉讼时效逾过。

7.4.4合同解释：

7.4.4.1合同履行过程中，双方对条款内容理解有分歧或公司内部人员对条款理解有疑义的，由法律人员负责对相关条款含义做出解释。

7.4.4.2涉及专业术语或专业条款的解释时，法律人员可以请求合同执行部门、协助执行合同的部门的专业人员协助做出解释，然后由法律人员做出最终解释。

相关专业人员必须配合合同条款解释工作。

7.4.4.3合同解释统一由公司层面形成书面正式文件进行解释，对非经过此程序对外作出的解释，公司不予认可。

7.4.5合同履行中若发现合同对方有停产、停业、准备解散或者破产、转移资产、抽逃资金、涉及重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，协助执行合同的部门应暂停履行合同义务，并立即向部门主管高管和总经理汇报，总经理应当在2个工作日内做出明确批示。

属于A级合同的，由董事长批示处理意见。

7.4.6合同履行过程中，对方未按合同约定履行的，合同执行部门应及时处理并形成书面文件、照片或音像资料。

协助执行合同的部门可以暂停履行合同义务并向部门主管高管和总经理汇报。

由于公司原因不能按合同约定履行的，合同执行部门应当及时与对方协商处理，争取达成谅解并形成备忘录。

如果不能与对方达成谅解的，应当立即向主管高管、总经理报告。

7.4.7合同履行过程中需要变更合同（包括补充或变更合同条款、中止、终止或解除合同），按照本章第十二节合同变更流程办理。

7.4.8招标制度、材料管理制度、产品制度中对退换货、增补货及工程变更等方面有特殊规定的，应当遵循相关规定。

7.4.9合同履行过程中遇到其他需要请示、汇报的事项，必须按制度规定流程及时请示、汇报并取得明确答复。

7.4.10合同双方因合同履行发生纠纷的，按《法律事务》制度规定处理。

7.4.11合同执行部门变更：

7.4.11.1合同执行的不同阶段需由两个或两个以上部门分别负责的，前一执行部门在完成本阶段工作后应当向下一阶段执行部门进行工作交接，包括合同文本、合同履行资料、合同对方联系方式及合同履行情况说明等。

交接过程应当形成书面记录，包括纸质行使或OA系统记录。

7.4.11.2下一阶段合同执行部门不明确的，由总经理确定。

7.4.11.3因其他原因需要变更合同执行部门的，由合同执行部门提出申请、由总经理批准，或者由总经理直接指定新的合同执行部门。

新旧合同执行部门交接工作参照第7.4.11.1条执行。

7.5公司实行合同履行跟踪机制。

7.5.1法律事务部负责建立《合同履行跟踪台帐》，汇总记录各部门合同履行情况，每月在《合同管理月报》中披露合同履行跟踪信息。

7.5.2各合同执行部门负责按《合同履行跟踪台帐》相同格式建立《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》，部门负责人须指定专人负责跟踪汇总记录本部门负责的合同履行情况。

7.5.3合同执行部门负责执行合同的人员须按时填写《合同履行状况明细表》并交给本部门负责汇总记录合同履行跟踪情况的人员。

7.5.4合同执行部门合同履行跟踪人员应将合同履行评价（评价内容为：

无偏差选“无”；有偏差选“有”，履行完毕填“履行完毕”。

有偏差的，将该偏差整理至《合同履行偏差明细表》）填入《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》，并将相应《合同履行偏差明细表》作链接，作为合同履行评价的依据。

填报周期内偏差事项已解决的，对合同履行的评价仍应选择“有”，在《合同履行偏差明细表》中写明解决的时间及解决结果。

7.5.5合同执行部门有权要求各协助执行合同的部门向其提供合同履行的相关数据、资料，各协助执行合同的部门应及时、如实提供。

7.5.6合同执行部门合同履行跟踪人员必须于每周五下班前将本周的合同履行跟踪数据（《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》）报送部门经理、主管高管、总经理，并知会法律事务部法律人员、招标总监。

7.5.7法律事务部法律人员在每月25日前最后一个周四将本月（上月25日至该周四）更新的合同台帐发各合同执行部门，各合同执行部门根据每月更新的合同台帐核对《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》，将本月新增归档的合同补充至《合同履行跟踪台帐（部门分帐）》中。

7.5.8法律事务部法律人员将各合同执行部门填报的截至上月25日前的合同履行跟踪数据进行汇总，将各《合同履