合同管理制度0907.docx

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合同管理制度0907

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Q/ZTH

时代公司企业标准

Q/ZTH20403—2011

合同管理制度

2011—XX—XX发布

2011—XX—XX试行

时代公司发布

前言

为了规范公司的合同管理工作，避免和减少因合同管理不当而给公司造成的损失，根据

国家有关法律、法规的规定，结合公司实际，特制定本制度。

本制度明确了各部门在合同管理工作中的职责、管理原则、工作程序、权限范围等，

本制度由时代公司计划经营部提出并归口。

本制度起草部门：

时代公司计划经营部。

本制度修订人：

本制度审核人：

本制度审定人：

本制度批准人：

本标准首次发布日期：

2009年09月15日。

本标准试行日期：

2009年09月15日。

本标准首次修改日期：

2009年09月11日。

本标准修改后发布日期：

2009年09月15日。

本标准第二次修改日期：

2009年12月21日。

本标准修改后发布日期：

2009年12月31日。

本标准第三次修改日期：

2011年8月23日。

本标准修改后发布日期：

2011年x月x日。

本制度由时代公司计划经营部负责解释。

时代公司

合同管理制度

1总则

1.1为加强时代公司（以下简称“公司”）的合同管理，防范合同风险，依据国家有关法律、法规，制定本制度。

1.2本制度规定了公司合同的签订、履行、变更、解除和争议处理等管理程序，明确了合同管理各阶段各部门职责和工作流程。

1.3本制度适用于以公司名义对外签订、变更、执行、解除的各类商务、租赁等合同，包括涉及公司权利义务的合同、协议、意向书、备忘录等。

1.4公司不得与自然人签订合同。

1.5未经本制度或公司领导确定的人员，或非业务专业人员不得作为合同承办人。

1.6本制度规定了本公司合同管理工作中的职责、原则、权限和考核。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本制度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。

《中华人民共和国合同法》

《时代公司章程》

《浙江兴源投资有限公司合同管理标准（试行）》

3重要释义

3.1本制度所称“合同”，是指除劳动合同外，公司与平等主体的法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

3.2本制度所称的“合同管理”，是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。

3.3本制度所称的“重大合同”，是指对公司重大事项的权利、义务进行规（约）定的合同、协议，主要包括涉及合同金额超过100万元以上的合同、公司重大设备采购、重大销售、重大财产权益处理等重大事项的合同、协议。

3.4本制度所称的“外部市场销售”，是指公司与非浙江省能源集团公司系统所属企业，或与公司无关联关系的企业或组织发生的销售行为。

4合同授权管理

4.1合同审批权

公司对外签订合同前，应经公司董事会或总经理批准。

4.2合同谈判及签署权

4.2.1公司总经理负责主持金额超过100万元，或重大物资采购、重大财产权益处置、重大物资销售等合同的谈判，经法定代表人授权签署相关文件。

4.2.2公司分管副总经理负责主持金额在10万元及以上，100万元及以下的合同谈判，经法定代表人授权签署相关文件。

4.2.3公司各部门负责人负责主持本部门职责范围内的，金额不满10万元的合同谈判，经法定代表人授权签署相关文件。

5管理职责分工

5.1总经理

5.1.1负责批准项目申请。

5.1.2负责批准合同。

5.1.3负责批准合同款的支付。

5.2副总经理

5.2.1负责审核分管职能范围内的项目申请。

5.2.2负责审核分管职能范围内的合同。

5.3计划经营部

5.3.1计划经营部是公司合同的归口管理部门。

5.3.2计划经营部的具体职责如下：

5.3.2.1负责修订和完善公司合同管理制度，并对合同的执行进行指导、监督、检查、考核。

5.3.2.2负责公司《合同（协议）编号办法》（见附录B）的编制，统一全公司合同编号。

5.3.2.3负责拟定公司各类合同文本。

5.3.2.4负责建立供应商数据库和文字档案，组织评审工作，实行动态管理。

5.3.2.5参与合同文本及合同款项支付的审核会签。

5.3.2.6负责合同变更的审核。

5.3.2.7负责合同收付款方式的分类统计，提供经营动态管理分析依据。

5.3.2.8对于合同动态管理中发现的问题，督促承办部门及时纠正。

5.3.2.9负责盖章合同的接收存档，履行交接手续，并督促承办部门提交合同履行过程中的来往函件（包括到货清单、验收单）等工作。

5.3.2.10负责合同台帐管理，登记汇总、统计报表、资料装订、立卷归档工作。

5.3.2.11根据相关考核办法，收集考核依据，实行考核。

5.3.2.12负责组织合同纠纷、调解、诉讼和仲裁等事宜处理。

5.3.2.13负责按照《公章管理办法》的规定保管公司合同专用章。

5.3.2.14负责参与对合作厂商和用户的回访工作。

5.3.2.15负责其他与合同归口管理相关的工作。

5.4财务部

5.4.1负责公司合同款项的财务审查及支付，结算方式须符合公司财务管理制度和其他规定以及合同条款的约定。

5.4.2对合同资金是否列入预算，款项收支、财务票据和凭证是否符合规定等事项提出意见。

5.4.3参与合同文本及款项支付的审核会签。

5.4.4负责项目变更后的费用落实与审核。

5.4.5参与重要合同的谈判，有权对合同支付条款提出修改意见，确保财务支付的合法合规性。

5.4.6督促承办部门办理每月计划平衡会公布的应收应付款项的结算。

5.4.7负责合同资金结算价款支付方式及结构安排，应明确具体合理合法，风险可控。

5.4.8负责对合同违约金的审核。

5.4.9负责与财务部门职责相关的其他工作。

5.5综合办（监察审计部）

5.5.1依据国家法律、行政法规和集团公司管理制度，对合同的谈判、签订、履行、变更、解除等事项以及重要项目招标过程实施全过程监督。

5.5.2在合同管理中出现的违法、违规、违纪情况进行调查处理，提出监察、审计建议（或决定）。

5.5.3负责按照《公章管理办法》的规定保管公司公章。

5.5.4负责与综合办职责相关的其他工作。

5.6合同承办部门

5.6.1按照本制度，负责对本部门业务管辖范围内的合同进行谈判、签订、履行等全过程工作。

5.6.2负责搜集合同背景资料，对合同对方当事人的主体资格和资质进行审查，资料包括但不限于：

合同对方的营业执照、企业资质等级证书（财务资信等级）、企业年检年审资料、增值税一般纳税人资格证书等。

5.6.3负责参与合同文本的起草工作。

5.6.4负责合同文本审查会签的流转，对批准盖章的合同即移交计划经营部专职正本一份（包括其他合同相关资料）并办理移交手续。

5.6.5负责办理单项合同授权委托申请。

5.6.6负责安全协议和廉政协议的签署。

5.6.7负责合同履行，报告合同履行情况，及时通报合同争议，参与和配合合同纠纷诉讼等事务的处理。

5.6.8负责合同档案的整理和移交，保证合同及其相关文件的完整性。

5.6.9负责落实合同的保密、安全、廉政等工作。

5.6.10负责合同履行中的交货、验收和结算。

5.6.11合同执行完毕后，应在留存本部门的合同文本右上角加盖“已执行”印章，清晰反映合同执行情况。

5.6.12协助对合作厂商和用户的回访工作。

6采购合同管理

6.1符合一定条件的采购合同必须通过招标、询价等方式的程序订立。

6.2除招标项目外，各承办部门在选择供应商时，须按照公司质量体系要求，以“质优价廉、诚信服务”的原则，申请填报《供应商评选记录表》（见附录D），报计划经营部备案。

6.3采购合同供应商短名单原则上应从供应商数据库中选取，在同等条件下优先选用具有良好业绩的单位。

6.4如需新增供应商，按《供应商管理办法》执行。

新增或减少采购合同供应商短名单中的审批权限为：

6.4.1凡涉及合同金额在50万元及以上的招标、询价选取的供应商短名单，经总经理批准。

6.4.2凡涉及合同金额在10000元及以上不满50万元选取的供应商短名单，经分管副总经理批准。

6.4.3凡涉及合同金额不满10000元，由承办部门负责人批准供应商短名单。

6.5符合以下全部条件的零星采购，可以不签订书面合同：

6.5.1不属于法律法规明确规定必须签订书面合同的采购。

6.5.2采购金额低于10000元，且即时结清的物资采购。

6.5.3一个预算年度内，采用零星采购方式重复采购同一品目或类别的货物，金额未超过集中采购标准的。

6.5.4经部门负责人签字10000元以下的采购单须归口存档。

6.6采购金额10000元以上，或虽低于10000元，但不符合上条规定的采购合同，应当以书面形式签订。

6.7各采购职责部门负责人为廉政协议书的负责人，负责保证采购过程中的廉政协议落实。

6.8紧急采购适用于突发或不可预测的事件发生，应客户的要求需要采购的情形。

紧急采购按照公司规定办理相关手续。

承办部门应根据本制度规定填报《紧急采购审批单》（见附录E）、签订书面合同履行采购手续。

7销售合同管理

7.1公司销售合同应当以书面形式签订。

7.2以公司销售合同合作对象区分，公司销售分为内部市场销售和外部市场销售。

7.3外部市场销售合同的管理除遵守本制度的规定外，还需遵守兴源公司《风险控制管理办法》和本公司的相关规定。

7.4合同销售收款，由承办部门负责人、承办人负主要责任，财务部、项目部等相关职能部门协助。

依据《考核管理办法》对销售回款比例执行考核。

7.5对于涉及签约方个人或单位财产抵押担保的，必须严格按照《合同法》和其他国家规定的法律法规，履行各项签约手续，风险控制，确保公司利益不受损失。

7.6签约方财产抵押担保的证件资料移交计划经营部妥善保管，并办理存取手续。

7.7在合同履约过程中，签约方如出现不守信誉的行为或举止，应立即报告上级领导，进行分析决策、采取措施、收回合同款、终止合同。

必要时通过法律手段，拍卖抵押资产，收回合同款。

确保公司利益不受损失或损失降至最低。

并依据《考核管理办法》对承办部门和责任人进行考核。

8合同的谈判和起草

8.1合同谈判前应认真了解对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力，包括了解对方的资产情况、经营范围、业绩、资信情况和履约能力等。

对重大合同须要求对方交验银行资信证明或提供担保，担保者必须是能够承担相应经济责任的法人或其他经济组织。

主要包括以下几方面的内容：

1）主体资格资质合法性证明文件：

即有效的企业法人、营业执照和税务登记证等；

2）合同标的与对方的经营范围是否一致：

涉及专营许可或特别资质要求的产品生产或商品供应，是否具有相应的许可等级资格资质证书；

3）审核对方签约人的身份证明：

要求出具真实、有效的法定代表人证明或代理人授权委托书、身份证；

4）履约能力：

是否具有与本合同相应的支付、生产、运输等能力，必要时应要求对方出具财务资产负债表、资金证明、验资报告等相关资料文件；

5）信誉等级：

对方在过去（三年内）的履约诚信情况，是否涉及过重大经济纠纷或经济犯罪等不良记录案件；

6）对重大合同必须提供担保人：

担保人必须具有相应的经济责任法人和经济责任担保能力。

8.2合同协商、起草和谈判原则上由合同承办部门、计划经营部、财务部以