档案管理制度汇编Word文档格式.docx
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（六）归档的电子文件，应有相应的纸质材料一并归档保存。
第十二条各类档案应分别制定归档范围。
第十三条归档时间
（一）各部门、单位工作中形成的党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案的归档文件材料，在次年四月底之前由各部门、单位兼职档案员收集、分类整理，经本部门、单位负责人审定后，向档案管理部门移交。
（二）基本建设档案资料在任务完成后或某一项工作结束后，将应归档的文件材料及时整理，组成保管单位，经有关负责人审定后，向总经理办公室移交。
（三）设备仪器档案、干部职工档案材料及声像光磁档案应随时归档。
（四）各单位形成的会计档案于次年四月底前由各单位兼职档案员负责整理立卷或装订成册后移交本单位财务部门保管，两年后移交档案管理部门统一保管。
第十四条一般档案归档一式一份，比较重要的和利用频繁的档案归档一式两份。
第十五条各部门、单位档案归档时需严格办理移交手续，由各部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份，会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门、单位各保存一份。
第十六条档案材料的形成、积累、整理和归档工作要列入公司各部门、单位工作计划，列入有关部门、单位的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十七条本公司科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有总经理办公室档案人员参加。
文件材料不完整、不准确，不能进行鉴定、验收。
公司新购设备、重要仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料，并及时归档；
公司新购车辆，由接车负责人将随车技术文件材料及维修资料统一清点保管，回公司后交档案管理部门存档。
重复的随车（机）技术文件经办理登记手续后可交由安全机务部及车辆修理单位保管。
第十八条各部门、单位工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时到档案管理部门归档。
第十九条要做好公司内部机构、分公司撤销、合并、分立时和收购兼并企业的应归档文件材料的交接工作。
第二十条集团公司总经理办公室对集团公司范围内档案的形成、积累、整理和归档工作有权进行指导、督促、检查。
第四章档案的管理
第二十一条总经理办公室根据国家有关规定制订集团公司档案分类编号办法。
集团公司档案分为以下九类：
A党群工作类B行政管理类C经营管理类
D生产技术管理类E基本建设类F设备仪器类
G会计档案类H干部职工档案类I声像光磁类
第二十二条档案编目与编制检索工具
要编写档案总目录，各类档案要各自编写分类目录，并根据实际需要编写档案检索目录。
著录方法按中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行。
第二十三条存放档案必须用专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
第二十四条每年进行一次库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。
对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要说明原因，并保存依据。
第二十五条档案库房管理按《档案库房管理暂行规定》执行。
第二十六条档案管理部门要建立健全档案统计工作，统计数据以原始记录为依据，要做到准确、可靠。
档案统计工作按《档案统计工作暂行规定》执行。
第二十七条公司档案管理现代化应与信息化建设同步发展，档案管理部门要做好档案现代化管理基础工作，逐步采用电子计算机、现代光学技术等先进手段进行档案管理。
第五章档案的鉴定和销毁
第二十八条根据国家和上级部门的规定，编制本公司各类档案保管期限表。
档案保管期限分永久（50年以上）、长期（15-50年）、短期（15年以下）三种。
确定保管期限的基本原则是：
（一）对本公司有长远利用价值的档案应永久保存；
（二）对本公司在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存；
（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
永久、长期、短期档案应采用三种不同的色标区分，永久为红色，长期为蓝色，短期为黄色。
第二十九条档案鉴定和销毁工作按《档案鉴定和销毁暂行规定》执行。
第六章档案的借阅与保密
第三十条企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容。
档案管理部门应积极开展档案提供利用工作，为公司的各项工作服务，要做到三个面向，即：
面向生产、技术，面向经营管理，面向部室、基层。
第三十一条档案管理人员应当熟悉档案分类排架情况，做到迅速、准确地提供档案，为查阅人员服务。
第三十二条档案的查阅、借阅按《档案查阅借阅暂行规定》执行。
第三十三条档案的保密工作按《档案资料保密暂行规定》执行。
第七章附则
第三十四条本暂行规定中涉及的有关各类档案管理中的具体问题分别按照本公司《党群工作档案管理办法》、《行政管理档案管理办法》、《经营管理档案管理办法》、《生产技术管理档案管理办法》、《基本建设档案管理办法》、《设备仪器档案管理办法》、《会计档案管理办法》、《干部职工档案管理办法》、《声像光磁档案管理办法》的有关规定执行。
第三十五条本暂行规定由集团公司总经理办公室负责解释。
第三十六条本暂行规定自发布之日起执行。
附件一：
南京****（集团）股份有限公司档案管理体系图
附件二：
档案管理部门职责范围及各类档案工作人员职责
附件一南京****（集团）股份有限公司档案管理体系图
附件二
一、档案管理部门职责范围
1、负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。
2、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。
3、负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。
4、做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。
二、档案工作人员岗位职责
（一）公司分管档案工作的领导的档案管理职责
1、主管公司的档案管理工作，熟悉并贯彻执行《档案法》等法律、法规、条例和规定。
2、掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决公司档案管理中的重大问题。
3、督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。
4、听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。
（二）档案管理部门负责人管理职责
1、在上级业务部门和本单位分管档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。
2、带头贯彻执行国家《档案法》等法律、法规、先例及规定，组织制订公司档案管理制度。
3、根据上级业务部门及公司的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。
4、及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。
（三）档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责
1、在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。
2、熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。
3、保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。
4、努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。
5、协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。
6、严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。
7、参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。
8、负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。
9、积极完成领导交办的其它工作。
（四）各部门或单位负责人档案管理职责
负责抓好本部门或单位的档案工作，检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料，按要求定期向档案管理部门移交归档。
（五）各部门或单位兼职档案员档案管理职责
1、做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。
2、及时将文件材料归档，按各类档案的归档范围和归档时间，定期向档案管理部门移交。
3、积极参加公司档案管理网络组织的各项工作、学习活动。
4、严格遵守上级和公司的档案管理制度，做好保密工作。
党群工作档案管理办法
（宁****办字[1999]第132号）
第一条为了实现公司党群工作档案管理的科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、条例及上级有关部门的规定，按照集团公司《档案管理暂行规定》的要求，针对本公司实际情况，特制定本办法。
第二条党群工作档案是在党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青团和协会等工作中形成的有保存价值的文件、信函、电报和传真等。
第三条党群工作档案管理工作的主要任务是：
按照科学的原则和办法，对党群工作类文件资料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理，为公司各项工作和活动提供利用。
第四条集团公司总经理办公室及有关基层单位，要按照集团公司《档案管理暂行规定》和本办法的要求，加强党群工作档案的管理，提高工作质量和管理水平，为集团公司党群工作提供支持。
第五条档案工作涉及的部门、单位和人员必须认真执行公司及上级有关部门的保密规定，严格遵守机要工作的有关制度，以保证档案的机密安全。
第二章党群工作档案的形成与归档
第六条各部门、单位在党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青团和各专业学会、协会、其他群众团体工作中形成的有保存价值的文件材料，都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。
第七条党群工作类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点，统一整理立卷。
分类、组卷时，必须保持一个问题或一项活动的文件材料的完整、准确、系统，即有开始、有结束、有过程、有结果。
第八条凡是需要归档的文件材料，要做到资料齐全，核对正确，必须用蓝黑或碳素墨水缮写，字迹须清晰工整，书写材质优良，装订边（约3cm）须留出。
第九条移交档案时，须由有关部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份，档案管理部门根据移交清单逐卷核对，双方在移交清单上签字存查。
第十条表彰类文件材料除直接针对某一产品、基建或科研项目外，为便于今后的查找利用，可按党政分开的原则，将其分别归入“党群工作类”或“行政管理类”。
第十一条任免类文件材料按党务干部和行政干部分别归入“党群工作类”或“行政管理类”。
第十二条对于日常工作中形成的文件材料，须在次年四月底以前全部整理完毕，立卷后与收发文本一并移交档案管理部门。
第十三条属于临时性编制的组织机构在工作结束后，须及时将所形成的文件材料整理立卷后向档案管理部门移交。
第十四条上级领导来公司检查工作所形成的文件材料，应及时整理立卷、归档。
第十五条外出参观、考察、学习、参加会议所获得的文件材料，应及时整理立卷、归档。
第十六条为了提高案卷质量，在定卷后编写目录前，档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查，符合规定的再编排页号和编写卷内目录。
第三章党群工作档案的管理
第十七条党群工作档案分类编号办法按集团公司《档案分类编号规则》和本办法的附件执行。
第十八条对接收的党群工作档案，应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记，便于保管和利用。
第十九条党群工作档案统一集中在集团公司总经理办公室档案库房和有关分公司档案库房管理。
档案保管的有关要求按集团公司《档案库房管理规定》执行。
第二十条党群工作档案的案卷质量及编目要求按集团公司《档案案卷质量及编目规定》执行。
第二十一条对库存档案每年要进行一次清理核对工作，做到帐、物、卡相符，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。
第二十二条党群工作档案的统计按集团公司《档案统计工作规定》执行。
第四章党群工作档案的鉴定、销毁、借阅与保密
第二十三条党群工作档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。
对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。
具体操作办法按集团公司《档案鉴定和销毁工作规定》执行。
第二十四条档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。
档案的借阅按集团公司《档案借阅工作规定》执行。
第二十五条集团公司党群工作档案的密级划分为机密、一般两类。
经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案，其它不属机密的档案为一般档案，对外按内部文件处理。
第五章附则
第二十六条本办法如有与上级有关规定相抵触之处，按上级有关规定执行。
第二十七条本办法自发布之日起执行。
附件：
党群工作档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表
附件党群工作档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表
表一
归档部门
或单位
归档范围
保管期限
二级类目
类名
类号
有
政关
治分
部公
司
1.上级颁发的指示、决议、纪要、规定、通知等重要的
一般的
永久
长期
党务工作
01
2.党委工作指示、决定、通知、报告、请示、批复、规章制度、条例、办法等重要的
短期
3.党委上报的综合性、专题性重要汇报材料，在上级部门召开的重要会议的发言材料及主要的文件材料
4.党务、政治思想工作计划、总结、统计报表年度的
季、月
5.党委会、党委扩大会、党委民主生活会、党委中心组学习、支部书记例会等会议记录、纪要、决议等
6.党员代表大会及工作会议的文件材料重要的
7.党务工作奖惩材料局级以上的（含局级）
局级以下的
8.各种调查报告、情况反映重要的
1.上级对组织、党员干部工作颁发的指示、决议、纪要、规定、通知等文件材料重要的
组织工作
02
2.组织、党员干部工作的决定、通知、报告、请示、批复、规章制度、条例、办法等重要的
3.公司组织、党员干部工作计划、总结年度的
4.组织工作会议材料重要的
5.公司党的机构设置、撤并、更名、人员编制、启用印章、干部任免等文件材料
6.各级党组织及其负责人换届改选的报告和批复
7.党费收据存根及年度收支情况一览表
8.党员名册、党员统计年报
9.党员入党、转正、延期、退党、取消预备期等决议、决定、通知及新党员名单
10.组织关系介绍信及存根
11.对有关党员、党员干部考察、奖惩、落实政策等方面的决议、决定、通知等文件材料
12.先进党组织及优秀党员表彰材料局级以上的
13.本单位整党、建党工作方面的材料
表二
部分
1.上级关于宣传工作的指示、决议、纪要、规定、通知等重要的
宣传工作
03
2.公司宣传工作的指示、决定、通知、报告、请示、批复重要的
3.本单位制定的规章、制度、条例、办法等文件材料重要的
4.本单位宣传工作计划、总结、统计报表
5.宣传工作会议材料重要的
6.创建文明单位的规划、计划、措施、总结等
7.对党的路线、方针、政策的宣传教育、理论教育、党员干部教育、形势教育的规划、计划、总结等文件材料
8.各种自编的宣传教育材料和宣传简报等材料
1.上级关于统战工作的指示、决议、纪要、规定、通知等重要的
统战工作
04
2.统战工作的指示、决议、通知、报告、请示、批复重要的
3.统战工作计划、总结、统计报表年度的
4.统战工作会议材料重要的
5.本单位统战工作的情况汇报、总结材料
6.统战对象名册
7.统战部门有关外事活动材料重要的
永久长期
1.上级关于纪检的指示、决议、纪要、规定、通知等重要的
纪检工作
05
2.纪检工作指示、决议（定）、通知、报告、请示、批复等重要的
3.本单位制定的规章、制度、条例、办法等重要的
4.纪委工作的计划、总结、统计报表年度的
5.纪委会议记录、纪要、决议等
6.纪委工作会议材料重要的
7.本单位违纪案件调查核实材料、处理报告、批复等重要的
8.纪检工作的重要来信来访处理材料
9.对党员、党员干部违纪案件处理材料
10.党风检查、党纪教育材料、经验交流材料
表三
基
工层
会工
会
1.上级关于工会工作指示、决议、纪要、规定、通知等重要的
工会工作
06
2.工会工作指示、决议、决定、通知、报告、请示、批复重要的
3.本单位工会制定的规章、制度、条例、办法等
4.工会工作年度计划、总结、报表
5.工会委员会、主席团及其扩大会议记录
6.工会代表大会、职工代表大会会议材料重要的
7.职代会提案处理、民主对话、合理化建议等材料
8.职代会参与企业管理的计划安排、总结、统计报表
9.工会组织机构的设置材料
10.有关女工及其待遇方面的规定、办法及妇女会议材料
11.劳动竞赛、双增双节计划方案、考核内容及标准、评比结果、总结等文件材料
12.班组建设方面材料
13.文娱、体育活动、职工之家活动计划、安排、总结等材料
14.劳动保险保护、工伤、残、亡、抚恤职工及职工困难补助材料
15.退休、退职职工花名册
16.出席局级以上各种劳模大会的先进集体、先进个人的事迹材料以及纪念册、光荣册等文件材料
17.工会工作先进集体、先进个人材料以及本单位劳动模范、先进集体、先进生产者的表彰材料
团层
团
委组
织
1.上级关于团的工作的指示、决议、纪要、规定、通知等重要的
共青团
工作
07
2.团的工作的指示、决议（定）、通知、报告、请示、批复等
3.本单位制定的团的工作的规章制度、条例、办法等
4.团委会、团委扩大会等会议记录、纪要、决议等
5.共青团代表大会及工作会议材料重要的
6.团组织改选的请示、报告、批示、批复等文件材料
7.共青团开展的各种竞赛的计划、方案、措施、总结等
8.团员名册、团统计年报、团费管理、奖惩材料
9.团组织关系介绍信存根
10.上级团组织表彰的有关先进团员、团组织的典型材料
有基
关层
部单
门位
1.上级关于协会工作的指示、决议、纪要、规定、通知等
协会工作
08
2.协会工作的决议、报告、请示、批复、规章制度、条例、办法
3.协会工作的年度计划、总结、报表
4.协会会议记录、纪要、决议、其它重要材料及经验交流材料
5.协会章程、组成情况
6.协会工作表彰材料
行政管理档案管理办法
（宁****办字[2000]第2号）
第一条为了实现公司行政管理档案管理的科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、条例及上级有关部门的规定，按照国家标准《文书档案案卷格
升级会员 