行政企管部工作手册制度汇编CWord文档格式.docx
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（一）办公电话费用
1、凡办公室配备电话的使用者皆实行有偿使用原则。
对于配备分机或直拨电话的部门中层干部，承担部分电话费用，其中部门负责人（除质管部、供应部外）承担部门话费总额的5%，副经理、经理助理级人员承担部门话费总额的3%。
个人承担部分由综合部根据电信费用造表，每月在工资中扣除。
2、质管部、供应部办公电话费用承担：
部门负责人承担部门话费总额的2%，副经理、经理助理级人员承担部门话费总额的1%。
个人承担部分由办公室根据电信费用造表，每月在工资中扣除。
3、领导班子办公室话费由使用人承担总额的5%。
4、供应部、财务部、质管部、综合部等部门的传真机只限用于传真接发，不扣个人费用，如利用传真机拨打私人电话，一经发现罚款30元。
（二）手机使用费用
1、手机一律自购，经理助理级以上人员其手机使用服务套餐一律由综合部办理，其使用费用40%由公司承担，60%由个人承担。
2、驾驶员、采购员手机费用亦执行上述规定。
（三）办公用品费用
1、办公用品统一由综合部保管及发放。
2、公司为新入司的科室人员提供中财笔记本1本、签字笔1支、
文件夹2个、文件架1套。
如有其它办公用品需求则参照办公用品领用。
3、领用大件、耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品,需部门负责人签字领用。
（四）办公用品领用规定
1、部门领用类：
（1）部门领用的办公用品包括：
文件夹、A4活页夹、档案盒、
档案袋、文件架、传真纸、复印纸、打印纸、墨盒、硒鼓、碳带、
计算器、订书机、订书针、起钉器、白板笔、记号笔、装订夹、固体胶（胶水）、印台、印油、木板夹、双面胶、长尾夹、A4印胶套等。
2、领用控制办法：
（1）墨盒、硒鼓等耗材类用品，由综合部统一采购同型号墨粉，各部门指定人员自行充加墨盒、硒鼓。
墨粉参照部门办公用品领用。
（2）部门领用办公用品，一律由领用部门人员持部门负责人审批后的《领料单》领取。
3、个人领用类：
（1）个人领用的办公用品包括：
中性笔（芯）、圆珠笔（芯）、回形针、铅笔、笔记本、橡皮、涂改液、信笺纸、直尺等。
4、领用控制办法：
（1）个人领用办公用品时，一律由领用部门人员持部门负责人审批后的《领料单》至综合部领用，领料人领用时需在《领料单》上注明使用人。
（2）个人办公用品费用原则：
限额使用、费用承担。
员工限额为每人每月5元。
当月未超出领取限额的，按成本价的20%扣款，当月超出限额部分按全额扣款。
（3）综合部办公用品管理员在每月28日前负责按月统计填制《员工办公用品领用统计表》，并提供至人事自工资中扣除金额。
（五）办公用品领用时间及原则
1、领用时间：
部门及个人办公用品于每周三领用，新入司科室员工可随时领用。
2、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的尽量不领用或少领用。
3、各部门办公用品的领用、发放及移交管理统一由其部门领料人负责监管，部门负责人严格监督；
个人办公用品的领取由办公用品保管员严格控制。
四、附表
附表：
员工办公用品领用统计表
六安中财管道公文处理实施细则
目的：
为加强文件管理，统一公司及部门文件的书写格式，特对公司各部门文件书写标准规范如下：
二、适用范围:
（一）红头
红头文件一律以六中管字【】第号为文号发文，是公司最高级别行文系列。
（二）通知
公司以通知形式下发的文件以六中管通字【】第号进行编号，其他部室文件以部门名称加管字和管通字进行下发（具体详见附件1）。
（三）各部门必须对公司文件妥善保管。
三、发文内容
（一）以公司红头文件、通知形式的发文
1、凡涉及以下事宜须以六中管字〔〕第号红头文件的形式进行发文，具体如下：
⑴公司职能部门的设立、划分；
⑵中层干部人事任免；
⑶技术职称评定、薪资调整、劳资核算；
⑷产品开发、生产、发货、定做等与营销及兄弟公司相关的事宜；
⑸向集团公司或其它上级单位的重要报告、请示；
⑹公司行政管理规章制度、政策调整与实施等；
⑺重大质量、生产、安全事故处理通报；
⑻因严重违犯劳动纪律，解除劳动合同等。
2、凡涉及以下事宜均以六中管通字〔〕第号进行编号发文，具体如下：
⑴公司成本节约目标、各项考核目标的下发及月度考核通报；
⑵各类操作规范、实施细则、管理办法的下发通知；
⑶涉及营销的相关产品标准转换、印字包装更改等；
⑷一般质量、生产、安全事故处理处罚通报；
⑸先进员工、先进项目、先进集体等表彰决定；
⑹春节、“五·
一”、“十·
一”等重大节日放假及作息时间调整等。
3、各部室编号的文件、通知所引用的公文字号须按照公司统一标准进行编号（具体见附件2），其他临时性通知由各职能部室以OA直接发文。
四、传真函要求
各职能部室和外部相关单位联系工作时，要求使用六安中财管道科技有限公司传真函（附件3）格式。
五、会议纪要
（一）综合部行政处对公司月会、周会等会议内容进行整理，以会议纪要的形式对外发文并上传公司OA系统；
（二）财务部对成本考核分析会等会议内容进行整理，以会议纪要的形式进行发文，并上传公司OA系统；
（三）各部门对其组织的各种技术讨论、技术研发、试方试料、采购、内部管理等会议内容进行整理形成会议纪要，以会议纪要的形式进行发文，并上传OA系统。
六、发文要求
（一）纸张及页边距要求
纸张大小统一选择A4（210×
297mm），页边距为上下各2.54mm，左右各为3.17mm，纸张方向为纵向。
若插入表格超过左右边距时，可根据表格内容适当拉伸，调整表格居中对齐即可，无需受页边距限制。
（二）页眉、页脚要求
1、页眉要求采用标准表格形式，表格行高设置最小值0.5厘米。
具体如下：
宋体小五号，固定值设置为12磅。
2、页脚要求页脚要求采用标准表格形式，表格行高设置最小值0.5厘米，字体为小五号宋体，固定值设置为12磅。
（三）标题
1、字体：
黑体小二号。
2、段落：
行距为固定值，设置值为28磅，间距为段后0.5行。
（四）正文
1、撰写内容每段要求首行缩进2个字符，对第一级标题字体
加粗，其它级不加粗。
具体题序如下：
题序层次一级标题二级标题三级标题四级标题五级标题六级标题
具体标识一、……
（一）…1、……
（1）……1）……①……
2、具体设置
文件书写具体要求表
项目:
宋体加粗四号首行缩进2个字符固定值28磅其它级标题宋体四号首行缩进2个字符固定值28磅
正文宋体四号首行缩进2个字符固定值28磅--
（五）表内
1、表内文字、数字采用五号宋体，段落设置固定值为15磅，句末不加标点。
2、表格内文字对齐方式应美观、得体，词组一般选择居中，语
句一般选择左对齐，独立数字一般为右对齐，序号一般为居中。
3、表格内文字达两行（含）以上，则首行需缩进2个字符。
4、表格每行指定高度为0.5厘米，行高值为最小值。
若书写文
字需要换行，其行高自行调整。
（六）照片图
照片图应是直接采用数码相机拍摄的照片，或是原版照片经过扫
描后粘贴的图片，不得采用复印方式。
照片可为黑白或彩色，要求主题突出、层次分明、清晰整洁、反差适中。
（七）流程图要求
1、流程，叙述某项业务的工作程序。
2、流程描述：
图形重点描述流程概要。
3、流程图标题采用三号宋体，内容采用五号宋体。
4、原则上流程图大、小应基本相同。
5、流向线条和信息反馈线应是水平或垂直的，粗细为1磅。
6、准确使用相关图形绘制流程图时，图形含义的表述：
（八）其他
当标题为×
×
通报或通知时，正文下需注明“特此通报”或“特
此通知”，首行缩进2个字符，间距为段前0.5行。
（九）附件
1、如有附件，在正文下空l行顶格附注，仅有1个附件时写成：
附件：
……；
若有多个附件，则在附件后标识序号，如附件：
1、……。
2、附件页左上角第l行顶格处需标识“附件”，采用小四号宋体，段落设置为固定值28磅。
附件的序号和名称前后标识应一致。
3、附件内容编辑要求同正文。
4、一个页面中只能安排一个附件，若有多个附件须分页。
（十）落款
1、标识日期与正文之间空三行，采用汉字标明，如：
二〇一五年四月二十一日
2、对齐方式为右对齐，日期后空2个字符。
七、发文处理
发文处理包括拟稿、审核、请发、校对、套头、盖章、发文等。
（一）拟稿
1、公司公文统一由公司领导班子、各部门或综合部负责草拟，部门公文由部门领导草拟。
凡涉及到部室内部人员任命的发文，部门需事先上报主管领导，待主管领导同意后方可起草发文。
2、拟发公司红头文件、通知及部门编号通知时，拟稿人必须填写《发文稿》（附件1），按要求填写好发文字号、拟稿人、拟稿部门、核稿人、抄报、抄送、标题等栏目。
3、草拟公文必须做到情况确实，结构严谨、表述准确、标点、格式正确。
（二）审核
公司公文审核工作主要由综合部行政主管负责审核。
部室公文由部门负责人审核。
主要审核内容如下：
1、是否有行文必要，文字表达、标点符号、数据等是否正确；
2、审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原拟稿部门或拟稿人进行修改，改动过大的，要重新拟稿。
（三）请发
凡以公司名义下发的红头文件、通知，均由总经理签发。
部室文件、通知均由部门负责人签字，由部门主管领导签发。
（四）套头
1、公司红头文件及通知经总经理签发后，由综合部统一套印文头；
2、部室文件、通知经部门主管领导签发后，由各职能部室自行套印文头。
（五）盖章
1、除会议纪要外，OA形式的公司红头文件、通知及部室文件、通知发文均需加盖电子公章，纸质公文需加盖公司或部室公章（实物章）。
2、印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
（六）存档
公司红头文件、通知发文稿单，待办理完毕后由综合部专人负责收集存档。
部室文件、通知发文稿单，由各职能部室自行收集保管，年底上交综合部，由综合部统一存档。
八、收文处理
（一）对接收到的各级文件，由综合部填写《文件传阅单》（附件4）递交部门负责人签批后上报公司领导总经理进行签批，同时传送一份至相关部门以做好拟办准备。
综合部文员根据领导签批情况及时安排相关人员传阅学习并上传OA。
（二）公司总经理在《文件传阅单》上拟签批办理要求，并明确主办部门和主办人员，综合部文员负责追踪及跟进事项进行。
（三）政府部门、集团公司及其它兄弟单位来往一切公文均由综合部负责收发、传阅及存档。
本细则从发文之日开始执行。
二〇一五年五月十四日
公司印章管理办法
一、目的：
为加强公司各类印章管理和使用的安全性与严肃性，同时确保公司日常工作顺利进行，特制定本办法。
二、印章范围：
本制度适用于公司公章、合同章、财务专用章、法人章以及各部门章等一切印章。
三、印章管理：
公司印章实行“分开保管，专人管理”的原则。
印章保管人应确保印章的安全，印章使用应经严格的审批手续。
公司印章的保管分工如下：
（一）公司公章、合同专用章由综合部负责人保管；
（二）公司财务专用章、公司法人代表银行印鉴章由财务部负责人保管（支票由出纳保管）；
（三）公司法人代表章由总经理保管；
（四）部门章由部门负责人或印章专属人员保管。
四、使用印章的程序与规定：
（一）各部室需使用公司印章时，盖章申请人必须填写《公章使用审核表》（详见附表2），经部门负责人审核后，再将审核表和需盖章文件样张送总经理审批。
总经理不在时，由总经理指定人员审批。
若相关领导不在时，可先进行电话沟通，征得同意后，先进行盖章，待领导回司后补办相关手续。
（二）印章保管人经核对无误后，加盖相应的印章。
同时将文件样张复印件与《公章使用审核表》一并装订、编号、存档备查（各类合同首页及盖章页、公司资质复印件、财务报表等不备样张）。
（三）财务部保管的财务专用章与法人代表银行印鉴章，只适用于财务收付款项及相关财务业务时使用，使用的相关审批手续按财务管理相关制度执行。
（四）公司公章和法人章一般不允许外带，如遇特殊情况确需外借带出时，须由经办人填写《六安中财各类印章外借审批单》（附表3），并经总经理批准后方可借出。
公章外借时必须有两人以上（含中层干部1名）才能携带外出和使用，用毕后及时交回。
（五）公司公章新增或变更需及时刻制印章，经总经理批准后，由综合部派印章管理负责人员凭公司介绍信到相关机构办理刻制手续。
新增部门或部门变更需刻制印章，必须报请总经理批准，由综合部统一进行刻制。
印章使用部门需到综合部办理备案登记及印章留样，签字确认后，方可领出印章并正式使用。
未在综合部留样版的视作无效章，并追究使用人及相关联人员的责任。
（六）印章需要报废、暂时性保管，需向总经理汇报，经同意后由综合部办理。
印章必须由部门主管本人或经部门主管授权的印章专管员本人交于综合部，并当场做好相关手续及记录，留存印章样版。
更换下来的公章必须交回综合部统一保管，并当场留存样版。
综合部负责人或印章专管员对报废印章和处在保管阶段的印章负全责。
报废印章原则上保存期限为三年。
（七）印章应及时维护，小心使用，确保印章清晰、端正。
如不慎损坏或遗失，应在第一时间报请各相关部门进行更换及声明作废。
（八）各营销机构、市场管理处与客户签订合同或参加投标需加盖合同专用章、公司公章、法人代表章时，需办理《承诺书》（见附件1）手续。
同时，必须明确承诺加盖印章的“文书内容所发生的一切经济纠纷及相关的法律责任均由我办承担”。
否则印章保管人有权拒绝盖章。
（九）公司员工向银行申请按揭贷款购房、购车，需公司出具收入证明加盖公章时，除办理上述审批程序外，在证明书上必须明确注明“只证明目前经济收入，不承担任何法律连带责任”。
以防止经济纠纷的产生。
（十）公章、合同专用章保管人应每月把《印章使用审核表》和文件样张（复印件）、营销机构《承诺书》整理成册，统一交公司档案室归档。
（十一）本管理办法自发文之日起执行，凡未按本办法的规定办理的相关责任人，公司将按有关规定处理，情节严重的将依法追究其法律责任。
五、附件
附件1：
声明
附件2：
承诺书
六、附表
附表1：
《盖章汇总表》
附表2：
《六安中财各类印章使用审核单》
附表3：
《六安中财各类印章外借审批单》
六安中财出入管理规定
一、目的
为树立公司良好企业形象，维护公司财产和员工人身安全，加强公司安全保卫工作，做好对厂区进出人员、车辆、物品进行严格管控工作，特制定本规定。
二、范围
适用于公司安全、员工与外来人员、物品及车辆进出的管理。
三、职责与权限
（一）行政企管部保安队：
负责对人员、货物、车辆进出进行管理；
（二）各部门：
全面配合执行厂区安全管理工作。
四、出入证件管理
（一）员工卡：
公司员工出入公司所持证件，新入司员工至人力资源部办理。
（二）临时出入证：
非公司员工出入公司所持证件，非公司员工在门卫室领取。
（三）车辆临时出入证：
车辆出入公司所持证件，驾驶人员在门卫室领取。
（三）临时出入证件归口行政企管部制发和管理。
五、人员出入管理办法
（一）公司出入人员管理规定
1、公司员工进出厂区必须佩戴“员工卡”出入公司和进入工作岗位。
未按要求佩带的，保安人员有权拒绝其入厂区内，特殊情况须由行政企管部批准，并在门卫处做好登记方可进入公司。
2、来访来宾、应聘人员、施工人员、供应商、员工家属及物流运输人员等必凭保安值班人员配发的“临时出入证”进出公司。
3、公司员工当班期间，因公外出者应主动出示按程序审批的《外出审批单》出入公司。
4、公司内部员工因公受伤或患病，急需外出救治者，由行政企管部负责人或分管领导电话通知门卫放行，事后由当事人或部门指定人员补办手续。
5、员工家属和亲友来访，由保安人员通知当事人在值班室或司机休息室会面。
6、进入公司人员均须验明身份，来宾凭介绍信或证件，须事先电话联系相关部门后，并填写《会客单》（详见附表2），签订《厂区安全须知》和进行登记后，方可允许入内。
来宾离开时，须将“临时出入证”和《会客单》（需被访人确认签字》交回门卫室，并由保安填写离司时间。
7、来客要求会见领导班子成员时，值班保安立即向相关直属领导汇报，在征得公司领导同意后，填写“会客单”，指引客人到拜访的领导处，陪同人员做好常规接待工作，出厂时仍需按外来人员进出规定检查。
8、当地市、区领导及相关主管单位、行政执法部门领导来公司检查工作的，详细询问来访领导所要找的部门及领导，及时向行政企管部负责人汇报，以便迎接和接待。
9、集团公司及各生产基地、营销机构人员来司，必须电话联系相关人员，并办理《临时出入证》；
集团领导入司，门卫必须主动送上《临时出入证》并向领导敬礼，以示尊重。
（二）上班期间因公外出人员管理规定：
1、中途外出规定：
1）上班期间因公或因私需要外出人员，一律按规定办理《员工外出审批单》，门卫凭批准后单据放行。
2）办理中途外出手续时，应明确回司时间，无法按规定时间内回司者，应电话及时告知部门负责人并说明理由。
3）门岗需做好中途外出人员的登记、核实工作，对中途外出人员员工卡与外出手续核实无误后方可放行，对无相应手续人员有权禁止其外出。
4）本规定中途出厂是指公司规定的正常上班时间及两班制工作时间。
5）公司车队驾驶员及相关采购、随车人员，凭《用车申请单》出厂，门岗收取申请单并进行登记。
2、中途外出手续审批权限：
1）公司部门负责人及以上人员中途外出手续由公司总经理审批。
2）行政科室人员中途外出手续经部门负责人审核后，由分管领导审批。
3）生产现场（包括质管、设备现场）班组以上管理、技术人员中途外出手续由部门负责人进行审批。
4）若相应部门权限审批人员外出，特殊情况可报公司领导班子成员审批；
若权限审批人员与公司领导班子均对外出而无法审批的，可视情况先电话请示相应部门权限审批人员，再由行政企管部临时代为审批。
六、物品进出管理
（一）根据部门的职责和各类物资的用途，明确各类物资出门业务的主管部门，以便对物资出门实行归口管理。
（二）门卫保安是物资出门的监督岗位，公司所有物资的出门，要严格执行监督检查，按出门单的明细，核定无误后才能放行，以保证公司财产的安全。
（三）严禁携带易燃易爆、有毒物品及各种利器（刀枪）进入公司，一经发现予以没收。
（四）施工用具、维修用具和个人物资携带入公司，须经值班保安登记，并出具《自携物品登记表》方可入内。
出门须凭《自携物品登记表》并检查无误后，方可放行。
（五）维修材料和其它自带物品出门，由主管单位确认，经部门审查后，报行政企管部审批后，方可放行。
（六）各类出门表单，各主管部门要进行归类管理，保安的出门记录单，要认真收集、保存和归档。
序号
物资类别
主管部门
物资出门流程
1
产品发货
供应部
供应部开具《货物清单》（四联单）（详见附表5），制表人、财务、内勤、发货、装卸、司机会签后，保安收取一联存档。
2
产品换货或
少发补货
按公司制度规定，实施冲账、开单流程，出门按产品发货流程执行。
3
运输车辆进
非公司的物资
供应部（或采购部等相关部门）
车辆进司时，保安应在《货物运输登记表》的备注栏中注明。
出厂时由保安根据登记表认真核对后才可发行。
4
原辅材料退货
采购部
经检验、测试后不合格，并确定退货的，由采购执行退货程序，开具《物资出厂单》注明原因，并经供应部、采购部负责人及分管领导签字，保安收取第3联予以出门。
5
五金件退货或换货
五金配件采购回司后，经检验不合格，需退货或更换的，由采购部开具《物资出厂单》注明原因，经五金采购员、五金仓管员、采购部负责人及分管领导签字，保安收取第3联予以出门。
6
随车带营销资料
技术研发部
质管部营销资料室开具《物资出厂单》（一式3联）经制表人、资料发放人会签后，保安收取第3联予以出门。
7
试模原辅料
质管部
由质管部按公司物资领用制度办理领用手续，并开具《物资出厂单》注明原因，经部门负责人及分管领导签字，保安收取第3联予以出门。
8
机器设备或模具
动力设备部
生技部（型材、管道）
由动力设备部或生产部开具《机器设备（模具）调运清单》（详见附表8），经设备（模具）主管部门、设备（模具）使用部门、财务部签字，总经理签批同意后，保安收取第2联予以出门。
9
机修、模具
外协（修）件
生产部（型材、管道）
由动力设备部（生产部）开具《物资出厂单》注明原因，经动力设备部负责人（生产部负责人）签批同意，保安收取第2联予以出门。
10
外部材料及器具
行政企管部
外部来公司施工单位的施工器具或材料，由行政企管部、动力设备部开具《物资出厂单》注明原因，保安收取第2联予以出门。
11
外部托运物资
行政企管部（或质管部）
通过快递或物流等托运的物资，由责任部门开具《物资出厂单》注明原因，经部门负责人及分管领导签字，保安收取第3联予以出门。
文件类常规快递，不列入范围。
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