监理资料管理手册.docx
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监理资料管理手册
（第一版）
（内部使用，不得外传）
广州市宏业金基建设监理咨询有限公司
二００四年一月
前言
为了促进项目监理工作的规范化，提高监理工作的质量，完善工程建设监理资料管理，同时给监理人员提供监理资料工作指导，特编制本手册。
希望大家认真学习本手册，并在今后的监理工程认真执行手册中的有关规定。
我公司将根据实际情况持续改进本手册，以适应形势发展的要求。
本手册于二ΟΟ四年三月一日正式执行。
编制：
王安
日期：
2004.1.7
审批
总经理：
副总经理：
日期：
日期：
目录
一、工程监理资料内容
二、工程监理资料收集、整理、编码系统
三、工程监理资料归档
四、现场监理人员监理资料方面的职责
五、监理资料指导
六、监理资料检查、交接
七、监理资料管理制度
一、工程监理资料内容
1、合同及许可、任命、授权、收发文
1．1监理合同
1．2监理许可审查表
1．3监理任命文件
1．4见证取样授权书
1．5施工合同
1．6招、投标文件及中标通知书
1．7施工任命文件
1．8业主任命文件
1．9收发文登记表
2、勘察设计文件
2．1地质勘察报告
2．2施工图
2．3设计变更图纸、通知
3、监理规划、细则、旁站监理方案
3．1监理规划
3．2监理细则
3．3旁站监理方案
4、分包单位资格报审表
5、施工组织设计（方案）及报审表
5．1施工组织设计
5．2安全施工专项方案（包括安全文明施工方案、施工用电、高支模、深基坑支护、钢井架搭设等专项施工方案。
5．3施工组织设计（方案）报审表
6、开工、复工、停工
6．1开工报告
6．2工程开工/复工报审表
6．3工程暂停令
7、质量过程控制资料（监理工程师通知单另列项）
7．1工地质量检查制度
7．2工地质量大检查计划及时间表
7．3图纸会审记录
7．4施工测量放线报验单
7．5工程基线复核签证单
7．6材料、构配件、设备报验单
7．7原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告、产品认证书
7．8预制砼管桩施工记录表（包括试桩现场签证）等各种施工记录
7．9施工试验（含监督抽检、测桩等）报告
7．10分项工程报验单或检验批、分项、隐蔽工程验收记录
7．11分部工程及中间交工验收资料
7．12工程竣工报验单或工程竣工报告
7．13工程竣工验收记录
7．14施工技术交底文件（或要施工单位列清单监理按清单督促）
8、安全文明施工控制资料
8．1定期安全检查制度
8．2安全大检查计划及时间表
8．3安全检查事故隐患整改通知单（如果为安监站所发应有回复单）
8．4施工现场定期安全检查记录
9、工程计量、签证资料及工程款支付文件
9．1增（减）工程现场签证表
9．2工程款支付申请表
9．3工程款支付证书
10、进度控制资料
10．1施工控制资料
10．2施工进度计划审报表
10．3施工任务完成情况月报
10．4工、料、机动态月报
10．5施工形象、进度、示意图
10．6施工进度前锋线图示意图
10．7工程临时延期申请表
10．8工程临时延期审批表
10．9工程最终延期审批表
11、监理工程师通知单
12、监理工作联系、监理交底
12．1监理工作联系单
12．2致施工单位函（关于监理工作交底）
12．3安全监理交底函
13、会议纪要
14、来往函件
15、监理日记、旁站监理记录
15．1监理日记
15．2旁站监理记录
16、监理月报
17、索赔文件
18、工程价款计算及审核
18．1结算计算书（施工单位的）
18．2结算审核意见书（监理公司的）
19、质量评估报告等专题报告
19．1质量评估报告
19．2各种其它专题报告（包括给甲方的报告及质量、安全事故调查、处理报告等文件）
20、监理工作总结、监理业务手册（表）
20．1监理工作总结
20．2监理业务手册（表）
21、监理声、像资料（附说明资料）
二、工程监理资料收集、整理、编码系统
监理资料按单位工程、单项工程和标段分开进行收集、整理，每一个单位工程、单项工程和标段均有完整的自成体系的资料，并对每一个单位工程、单项工程和标段给一个代码收集在一起。
其系统做如下规定：
1、如下资料将作为各单位工程、单项工程和标段共用的总资料规并在一起。
1）合同及许可、任命、授权、收发文（施工方的分标段规并）
2）勘察设计文件
3）监理规划、监理细则、旁站监理方案
4）分包单位资格报审表（分标段规并）
5）施工组织设计（方案）报审表（分标段规并）
6）开工、复工、停工（分标段规并）
7）质量过程控制资料中的工地质量检查制度、工地质量大检查计划及时间表、图纸会审记录
8）安全文明施工控制资料
9）工程计量、签证资料及工程款支付文件（分标段规并）
10）工程进度控制资料（分标段规并）
11）监理工程师通知单（分标段规并）
12）监理工作联系单（分标段规并）
13）会议纪要
14）来往函件
15）监理日记（分区、分片记录）
16）监理月报
17）索赔文件（分标段规并）
18）工程价款计算及审核（分标段归并）
19）质量评估报告等专题报告（分标段规并）
20）监理工作总结，监量业务手册（表）
2、各单位工程、单项工程质量保证资料分开独自整理自成体系。
3、
编码系统规定：
项目编码标段编码单位工程、单项工程编码。
4、工程监理资料由各责任范围的现场监理人员负责收集、初整，然后交资料员初审、整理，总监审核，分合存放。
资料合上应说明合内资料内容并编上合号。
每类资料应有分类目录（附4），工程监理资料内容中的资料标题也为分类目录（附4）中的“分类名称”。
三、工程监理资料归档
监理资料归档工作由办公室负责，项目监理部应按存档资料目录及竣工监理资料归档整理一般要求（附2）审查并填写工程监理资料归档审查表（附3），审查完后提交办公室归档。
1、监理档案应按存档资料目录及竣工监理资料归档整理一般要求（附2）立卷。
封面如（附1）所示，目录按（附2）顺序编写。
2、档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、设计单位、承包单位、开工日期、竣工日期，由总监审核;
3、监理档案应真实可靠，字迹清楚，签字齐全，任何人不得擅自涂改或弄虚作假。
四、各现场监理人员监理资料方面的职责
1、总监（总监代表）负责监理资料的全面管理职责，对监理资料全面把关，负责各现场监理人员的监理资料责任范围的划分，负责汇总各责任范围内的监理资料，编写整个项目的监理月报，组织编写监理细则。
2、各责任范围内的现场监理人员负责责任范围的工程监理资料，在总监代表的统一领导下完成总监代表下达的分专业分部分编写监理细则的任务。
3、资料员职责（可兼职）：
1）接受总监理工程师或总监代表的指令，负责项目监理部的文件、资料的收集、发放、整理、编目、移交、标识工作;
2）项目监理服务过程中需要受控管理的文件，按要求建立监理项目受控版本文件清单，保证此类文件得到有效控制;
3）按要求收集有关的文件、资料，并做好收文（图）登记及标识;
4）负责监理项目文件资料的发放工作，并做好发文（图）登记;
5）对需要交付给有关单位的文件资料，在这类文件、资料形成后及时按有关要求向有关单位移交，并做好交付记录（填写工程监理资料交付清单并请接收人签名）;
6）分阶段项目监理工作完成后，将应归档的文件、资料、质量记录进行整理、分类、编目、标识、装订后报总监审核签字并进行移交；
7）负责会议的记录工作和有关文件、资料的打印工作；
8）总监或总监代表交办的其它工作。
五、监理资料指导
一、公司提供资料
序号
资料名称
备注
1
监理合同（复印件）
下工地之前到公司资料室领取（安全监理交底函可根据工程施工进度情况分阶段领取）
2
监理许可审查表（复印件）
3
监理任命文件（一式四份）
4
见证取样授权书（一式四份）
5
施工单位配合监理工作交底函、安全监理交底函（均一式二份）
二、公司协助完成资料
6
监理规划（一式二份）
提供工程概况，回公司编制
7
监理细则（一式二份）
大中型或专业性项目（安全监理方面每个工地须有）
8
旁站监理方案（一式三份）
提供工程概况，回公司编制
三、项目监理机构自身要完成的资料
9
发出、收到文件登记表
及时登记好发出、收到的文件
10
监理日志
每日及时填写
11
监理月报
一式三份、月末完成（用公司统一格式）
12
会议纪要
工地会议用，及时记录整理（用公司统一表格）
13
监理通知
针对工程质量、安全等方面存在的问题所下发
14
监理工作总结
竣工验收前完成，送公司打印（一式四份）
15
工程质量评估报告
竣工验收前完成，（一式四份）
16
见证取样记录（一式二份）
施工材料见证取样时如实记录
17
见证记录汇总表
工程所做同类型试验全部结束后汇总
18
监理工作联系单
作为建设各方工作联系所用
19
旁站监理记录表
每旁站一次填写一张
20
质量大检查计划及时间表
根据工程计划进度情况编制
21
安全大检查计划及时间表
根据工程计划进度情况编制
22
定期安全检查制度
根据工程实际情况结合公司制度编制
23
安全监理生产责任制
项目监理机构根据工地情况结合公司制度编制
24
※工程暂停工通知
按《建设工程监理规范》“工程暂停及复工”执行
25
※工程复工通知
按《建设工程监理规范》“工程暂停及复工”执行
26
※工程临时延期审批表
与“工程临时延期申请表”配套用
27
※工程最终延期审批表
根据实际情况作工期是否最终延期用
28
※工程款支付证书
建设单位要求投资控制时用
29
监理业务手册
工程完工后完成（到公司资料室领表格）
四、施工单位需提供的资料
30
施工任命文件
项目经理、技术、安全、防火负责人等任命书
31
单位开工报告
具备开工条件的，由施工单位填写，监理单位、建设单位审核盖章后，项目监理机构留1份
32
施工组织设计方案（包括安全文明施工专项方案）
开工前，施工单位填写《施工组织设计方案报审表》连同方案报项目监理机构审核，施工单位按审核意见修改后监理单位审批，留1份
33
施工组织设计方案报审表
34
施工进度计划
每月月末施工单位填写《施工进度计划审报表》连同月进度计划报项目监理机构审核
35
施工进度计划审报表
36
※分包单位资格审查表
有分包单位时，填报此表，经项目监理机构、建设单位审查，履行相关手续后分包
37
图纸会审记录
图纸会审各方参加人员签字盖章后留1份
38
工程基线复核签证单
桩基工程、地基基础、主体工程轴线复核用
39
隐蔽工程验收记录
建设各方及时签证盖章，项目监理机构留一份
40
工程竣工报告
施工单位自检符合要求后，填报此表，监理单位审核后交建设单位，项目监理机构留1份
41
工程竣工验收报告
对工程勘察、设计、施工和各管理环节等方面作出全面评价后，施工单位代建设单位填写
42
分部及中间验收资料
按工程进度分阶段及时进行
43
※技术交底文件
施工每一分项工程的技术交底
44
安全检查事故隐患整改通知单
安全检查时用
45
施工现场定期安全检查记录
安全检查时用
五、施工单位报送的监理资料
46
施工测量放线报验单
桩基工程、地基基础工程、主体工程等较重要部位轴线定位后由施工单位填报给监理公司
47
材料、构配件、设备报验单
每进一批材料、设备等需填报，同时附材料合格证，设备使用证、合格证，材料检验试验报告等，项目监理机构按时间顺序分类收集整理
48
分项工程报验单
施工单位完成分项工程后填报，项目监理机构、建设单位签字验收，及时报检验批的可不要此单
49
施工任务完成情况月报
每月月末及时填写
50
工、料、机动态月报
每月月末及时填写
51
监理通知回复单
针对每一份需做回复的监理通知
52
※工程临时延期申请表
发生非施工方原因而造成工程延期的临时申请
53
※工程款支付申请表
建设单位要求项目监理机构进行投资控制时用
54
※工程结算书
建设单位要求监理做投资控制时竣工后提交
55
※增（减）工程现场签证表
不包括在合同范围内的施工签证
56
※预制砼管桩施工记录表（包括试桩现场签证）
预制砼管桩施工过程中须做
57
※测桩报告
六、建设单位提供
58
业主任命文件
开工前提供
59
施工图
施工合同
60
施工合同
61
地质勘察报告
62
※招、投标文件及中标通知书
63
设计变更图纸（工程变更）
及时收集、整理
注：
上述资料中有“※”者为监理或有资料
六、监理资料检查、交接
1、监理资料由资料员定期自检，并用铅笔在监理资料检查（交接）表（附5）完成情况栏填写完成情况，下次自检时按实情更改完成情况。
2、监理资料交接：
当资料员要调离工地时，应向交接人交接监理资料，交接人在接收资料时应认真仔细检查清点监理资料，如有问题应向原资料员提出，如果原资料员拒不解决应书面向有关领导报告，由有关领导督促解决，交接工作意味着工作和责任的交接，应认真对待。
交接时应在监理资料检查（交接）表检查（交接）栏填写交接情况。
3、监理资料检查：
总监、总监代表应不定期的对监理资料进行检查，在监理资料检查（交接）表检查（交接）栏填写检查情况。
4、司组织对工地监理情况进行大检查时也同时对监理资料进行检查，另行填写监理资料检查表。
七、监理资料管理规定
1、按照工程监理资料内容及时收集、整理和完成监理资料，完善手续，每完成一份资料，即在资料检查表上注明，以便公司总部人员对照检查。
如发现未真实填写资料检查表，对当事人罚款100元。
如因监理人员未尽到责任使得资料未在规定时间或应当的时间完成，拖后三天予以警告，拖后五天当事人罚款100元，拖后十天予以辞退。
由于未及时完成资料或资料内容不正确导致业主方或监理公司经济损失等情况，视情节严重予以严肃处理。
2、做好收发文件登记。
3、监理公司盖了章或监理人员签了名的所有文件必须留底。
4、监理日志必须当天撰写，详细、全面，字迹清晰。
监理日志内容二天未填写，予以警告；四天未填写对当事人罚款100元。
一星期未填写予以辞退。
5、资料及时归类整理，以备检查，被检查人须在五分钟内查找到检查人指定的资料。
7、监理资料必须妥善保管，不得遗失。
如遗失，根据情节严重严肃处理。
8、工程竣工后，及时整理好资料提交公司总部。
资料封面
监理公司：
监理资料
工程项目名称：
监理合同号：
开工：
竣工：
建设单位：
设计单位：
承包单位：
编制单位（人）：
形成日期：
档案号：
保管期限：
文字：
张数：
图纸：
审核总监理工程师时间
存档监理资料目录附录2
序号
移交监理公司存档资料
移交甲方存档资料（打*者）
档案馆存档资料（打*者）
1
监理合同
注：
档案馆资料暂不考虑
2
监理许可审查表
3
监理规划、监理细则、旁站监理方案
*
*
4
监理日志、旁站监理记录
5
监理月报
*
6
监理会议纪要、备忘录
*
7
监理工程师通知及回复单
*
8
监理工作联系单
*
9
工程开工/复工报审表、开工/复工暂停令
*
*
10
分部工程质量验收记录
*
11
单位工程竣工验收报告（附记录纪要）
*
12
监理工作总结
*
*
13
监理业务手册
14
工程质量评估报告
*
*
15
工程竣工决算审核意见书
*
*
16
工程延期报告及审批（不发生无）
*
*
17
费用索赔报告及审批（不发生无）
*
18
质量事故报告及处理意见（不发生无）
*
*
19
合同争议违约及处理意见（不发生无）
*
*
竣工监理资料归档整理一般要求：
1、监理资料的内容及其深度必须符合国家有关施工、监理等方面的规范、标准和规程。
2、监理资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合,字迹清楚，签字盖章手续完备。
3、监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得采用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4、监理资料文字材料幅面尺寸统一为A4幅面（297mmX210mm）。
5、监理资料必须装订成册（每册厚度一般不超过40mm），有标准封面，有完整的目录。
资料装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
6、移交给监理公司存档的资料为原件册，移交给甲方的资料可用复印件册。
7、存档监理资料必须履行总监代表负责、总监审查制，正式办理资料存档移交手续后才算该项监理工作已经完成。
8、监理资料整理的其它要求详见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001。
广州市宏业金基建设监理咨询有限公司2004/7/9
附3
工程监理资料归档审查表
工程名称：
致办公室：
工程监理资料于年月日已按下列要求收集整理完毕：
1、我项目监理机构资料负责人已按《工程监理资料检查（交接）表》要求进行自检，并按表所列顺序整理好。
2、每项监理资料已按单位工程及时间顺序整理好。
现上报公司办公室予以审核及归档。
项目监理机构：
申报人：
年月日
办公室审查意见：
审查人：
年月日
领导批示：
批示人：
年月日
回复：
我项目监理机构将于年月日前按批示及审查意见完善监理资料。
回复人：
年月日
注：
工程监理资料（除《工程竣工验收报告》在竣工验收后提供）须在竣工验收前提交到办公室
附4
建设工程监理资料分类目录
项目名称：
分类名称
序号
资料内容
来文单位
收文人及时间
归档编号
归档人及时间
备注
附5监理资料检查（交接）表工程名称：
序
号
资料名称
份数
完成
情况
检查（交接）情况:
被检人：
检查（交接）人：
日期：
检查（交接）情况:
被检人：
检查（交接）人：
日期：
检查（交接）情况:
被检人：
检查（交接）人：
日期：
检查（交接）情况:
被检人：
检查（交接）人：
日期：
检查（交接）情况:
被检人：
检查（交接）人：
日期：
1
监理合同及监理依据的相关合同
2
勘察设计文件
3
监理规划，监理细则，旁站监理方案
4
分包单位资格报审表
5
施工组织设计（方案）及报审表
6
工程开工/复工报审表及工程暂停令，开工报告
7
质量过程控制资料
8
安全文明施工控制资料
9
工程计量单，工程款支付文件，工程变更签证资料
10
工程进度控制资料
11
监理工程师通知单
12
监理工作联系，监理交底
13
会议纪要
14
来往函件
15
监理日记，旁站监理记录
16
监理月报
17
索赔文件资料
18
竣工结算审核意见书
19
工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告
20
监理工作总结，监理业务手册（表）
21
监理声、像资料（附说明资料）
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