初任公务员公文写作讲座简明大纲1.docx

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初任公务员公文写作讲座简明大纲1

初任公务员

公文写作讲座简明大纲

本大纲根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》有关规定编制。

公文写作基础知识

一、公文的基本特征

（一）公文具有鲜明的政治性

（二）公文由法定作者制成和发布公文的作者是指发文的名义，不是撰稿者。

法定作者包括依法成立的机关、单位及其领导人。

法定作者必须在法定职权范围内行文。

（三）公文具有法定的权威和现行效用

（四）公文具有特定的体式和处理程序

二、公文的种类

行政公文的种类：

（一）命令（令）；

（二）决定；（三）公告（四）通告；（五）通知；（六）通报；（七）议案；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）意见）；（十二）函；（十三）会议纪要。

党的机关公文种类：

（一）决议；

（二）决定；（三）指示；（四）意见；（五）通知；（六）通报；（七）公报；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）条例；（十二）规定；（十三）函；（十四）会议纪要。

三、正确选用文种的根据1、根据公文处理的有关法规选择文种

2、根据收发文机关之间的行文关系选择文种

分清上行、下行、平行文的文种，把握有多种行文方向的文种，如意见、函、会议纪要、通知等的运用。

3、根据公文的具体发文目的选择文种

4、根据发文机关的职权范围选择文种

有使用权限制的文种：

命令、议案

有内容限制的文种：

公告、指示

四、公文体式

公文格式分为文件式格式、信函式格式、命令格式、会议纪要格式。

公文要素分眉首、主体、版记三大部分。

文件式格式

（一）公文的眉首部分

包括：

份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

注意上行文与下行文的眉首的区别（广西：

文件式为2／5页面，信函式为1／5页面）。

下行文首页格式：

0000001机密★一年

特急

×××××文件

×××〔2000〕1号

关于×××××××的通知

上行文的首页格式

秘密

特急

××××文件

×××〔2000〕×号签发人:

×××

×××××××××请示

1、份数序号仅用于密件（广西：

所有文件）

2、秘密等级和保密期限

非规范保密期限的，必须注明具体保密年限。

例如：

机密★一年

广西：

机密★1年

3、紧急程度

广西：

凡需当天或24小时内办结的标识“特急”，需3个工作日内办结的标识“急件”。

4、发文机关标识

由“发文机关全称（规范简称）+文件”构成

特定格式（公布性、张贴性）：

发文机关全称（文种）

会议纪要：

会议名称+会议纪要

函：

发文机关全称（首页样式不同）

广西：

联合行文机关较多时，必须保证首页显示正文。

5、发文字号

结构形式：

发文机关代字〔发文年度〕序号

例如：

国办发〔2006〕1号

发文年度写4位数，用六角括号括入；

序号不加“第”字，不设虚位。

联合行文只标主办机关文号。

6、签发人（会签人）仅用于上行文

（二）主体部分

包括：

标题、主送机关、正文、附件、成文时间、生效标识、附注。

1、标题

（1）标题三要素：

发文机关名称+事由+文种

发文机关名称用全称或通用简称。

事由是对公文内容的概括，用一个介词“关于”引

出，要求准确、简明地概括公文主题内容。

文种应根据行文目的、发文机关职权、与主送机关的

行文关系确定。

一份公文的标题不可以出现两个以上的“关于”和“通知的通知”。

（2）标题的简化

发文机关+文种（用于公布性、内容单一的公文）

事由+文种（主要用于内部行文，广西：

用于

桂政函、桂政干、桂政阅、桂政办函）

文种（用于公布性公文,非正式公务的

事务性、知照性公文）

（3）标题的排印

标题的字数超过满行文字的五分之三时，应分行排写。

标题的文字应控制在二行以内，最多不超过三行。

“回行不断开词意”，不将人名、地名、词或词组随意拆开分行排印；并排列对称，间距恰当。

数字、年份不能回行。

标题实例：

1、××生物化学技术研究所申请基建计划的报告的批复

2、××大学关于市化工厂废水污染校园环境的请示

3、中共×市委督查室关于对中共×市委办公厅、×市人民政府办公厅《关于认真做好2003年度〈××日报〉发行工作的通知》进行立项督查的通知

4、××公司关于报送《2001年扩大经营业务工作计划》的报告（草案）

5、广东省人民政府关于印发《广东省消烟除尘管理条例》、《广东省防治电镀工业污染管理条例》、《东江水系保护条例》的通知

6、××局关于延长××同志退休时间的报告

2、主送机关

上行文一般只一个主送机关，不多头主送、越级主送，不主送领导个人。

下行文的多个主送机关可按其性质、级别、职权和其他隶属关系排列（即“降递称”）或按惯例依次排列。

例如：

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

病例：

各地、市、县委、城区党委党史研究室、×军区军史编研室：

不标主送机关的文种：

法规性公文、公布性公文、部分会议公文

当主送机关过多，首页无法显示正文时，可将其移至抄送栏标识。

3、正文

文件首页必须显示正文。

可将发文机关字号缩小，行距缩小；当主送机关过多，首页无法显示正文时，可将其移至抄送栏标识，或主送机关在标题下不空1行。

4、附件和附件说明

在正文之后，另起一行标注附件的标题及份数。

转发性公文一般不再标注附件说明。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行

顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

不能与正文一起装订的，加标公文的发文字号。

例如：

桂政发〔2009〕×号附件1

5、成文时间

（1）成文日期的标准

通常以领导人签发日期为准；联合行文以最后一位

领导人所签日期为准；需经会议讨论通过或上报批准的

公文以会议通过或批准的日期为准。

（2）书写要求：

年月日写全，行政公文的数字用汉字，

党的公文可用阿拉伯数字。

（3）法规文件、会议文件、公布性公文采用“题注”标

法。

即在标题下注明通过或批准的会议、机关及日期。

例如：

北京市人民政府工作规则

（二〇〇三年一月二十一日第一次市政府常务会议通过）

6、公文生效标识

用印应“上不压正文，下压成文日期”，采用“下套式”或“中套式”。

单一机关的发文和2个机关的联合发文不署名，3个以上机关的联合发文必须署名，避免空白印章。

公文的印章必须与正文同一页面，不得采用“（此页无正文）”的说明。

7、附注

用于标明文件的阅读范围、使用方法，注明请示的联系人和办公电话。

附注在成文时间下一行居左空2字加圆括号标识。

（三）版记部分包括主题词、抄送机关、印制单位、印制日期（广西：

印发份数）

主题词：

文秘工作公文办法

抄送：

×××××，××××××，××××××，×××××××。

××××××××××　　　　2000年×月××日印发

“版记应置于公文最后一页（封四）”。

如有附件，版记

应在附件之后。

公文的页码只标到主体部分结束之页，空白页及空白页后的页（包括版记）不标页码。

主题词的标注

1、主题词的标引方式——“整体标引”、“受控标引”。

2、选词要求

（1）正确运用主题词表，提高专指性。

即指代明确、单一，一般不选其上位词或下位词。

例如：

代表大会，人代会，全国人代会、地方人代会

（2）同一概念的标识要前后一致。

（3）自由词的选用

当词表无合适的直接上位词时，方可选用词表以外的适当词（称自由词），并在自由词后加“△”标记。

例如：

广西壮族自治区人民政府关于印发《广西创新计划（2005—2007年）》的通知

科技创新△计划通知

3、数量规则除类别词外，最多不超过5个主题词。

4、排列规则

《国务院公文主题词表》分三个层次：

第一层为区域词，是对主题词区域的分类（不作标识）。

第二层为类别词，表示公文主题内容所涉及的范围及类别。

第三层为类属词，表示公文实际主题内容的词。

例如:

12．秘书、行政（74个）

12A文秘工作

机关国旗国徽机要印章

排列顺序：

（1）类别词

（2）类属词（先标反映内容的词，最后标反映形式的词——文种）

5、格式规则

各主题词之间空一字位置，不加标点。

标引实例：

（1）国务院关于发布《中华人民共和国内河交通安全管理条例》的通知

交通水运安全管理条例

（2）国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知（两个主题）

经济管理企业破产劳动就业通知

病例：

关于对××同志作自动离职处理的报告

职工处分报告

五、公文主旨的表现形式：

1、利用标题表现主旨2、利用正文首尾表现全文主旨3、利用层次或段落的开头从不同侧面表达主旨

六、公文的结构与基本要求

（一）正文结构形式1、篇段合一式2、分层表达式3、条项式（全文条项或序言+主体条项）条项排列方法：

首条涵盖法、事理顺序法

4、分部式全文分几个大部分，各部分以小标题或序数为标志。

例如：

根据×××电厂生产工作安排，×××电厂机

组和主变单元的年度检修时间计划安排如下：

（1）机组检修计划从2007年3月14日至2007年4月4日；

（2）主变单元设备检修计划从2007年3月14日至2007年4月3日。

根据检修工作需要，现把检修项目下达至各部门并成立×××电厂机组和主变单元检修改造相关机构。

希望相关人员在检修工作中充分发挥主观能动性，安全高效优质地完成检修任务。

相应的组织结构和人员名单如下：

（名单）

（二）开头常用的结构形式

1、概述式即开头概括全文的基本内容、要点。

2、引述式即开头交代所针对的来文标题、文

号或事由；也指引用有关文件、领导人讲话的语句。

3、说明式即说明发文的原因、理由或意义，

或涉及事项的重要性

。

4、目的式即交代发文目的或意图。

发语词为：

“为”、“为了”。

5、根据式即交代行文的政策、法规、上级文

件等依据。

发语词为：

“根据”、“遵照”、“按照”等。

（三）结尾常用的方式1、总结式即进一步总括归纳或强调主体内容

或基本精神。

2、强调式即对主要问题作强调说明。

3、号召式即号召完成任务、实现工作目标、

学习先进，提出工作希望等。

4、说明式即对全文作补充，说明有关事项或执行时间、实施范围、未尽事宜等。

5、结语式即根据行文关系、发文目的、文种，使用规范的习惯用语。

注意结语为单个词组时不要加任何标点，例如“特此通知”、“此复”之类。

七、公文语言风格与基本要求

（一）公文语言风格

1、平直公文表述讲究“直述不曲”，言止意尽。

病例：

擅自携带危险物品上船被查出者，没收所带物品并罚款二十元。