公文写作公文写作与处理思考玉练习Word下载.docx
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1、什么是归档文件整理工作？
归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2、简述归档文件整理工作的意义
答：
1、归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。
2、归档文件整理能够维护文件的完整和完全，也便于文件的保管。
3、归档文件整理为档案工作奠定了基础。
文件的整理，是机关的公文处理工作和档案工作的交接环节，它即是公文处理工作的最后壹道程序，又是档案工作的起点。
人们把它称之为文书工作和档案工作的“结合部”。
文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。
归档文整理工作的组织主要有：
1、建立和健全文书部门整理制度
2、公文整理环节的选择
3、明确公文整理的范围。
公文整理环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理工作究竟放于机关的哪壹层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理的问题。
什么是文书部整理制度？
是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行整理的制度。
实行文书部门整理制度的优越性。
1、由文书部门整理，能够充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处。
便于提高归档文件整理的质量和整理工作的效率。
2、能够有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。
3、可暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件比交方便。
4、由文书部门整理，按年度集中归档，确保文件归档的质量，从而促进机关档案工作，提高机关档案管理水平。
选择机关公文处理环节应考虑哪些因素？
1、被确定整理环节的文书部门要直接经手文件的处理。
2、对整理环节所经手处理文件的数量有壹定的要求。
3、确定整理环节时，仍要考虑机关办公地点的分布情况。
4、仍要考虑文书工作人员的数理和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。
简述公文整理的范围
1、上级机关的文件材料
2、本机关的文件材料
3、同级机关和非隶属机关的文件材料
4、下级机关的文件材料
怎样理解“归档文件”的含义
归档文件是指立档单位于其职能活动中形成的、办理完毕、应该作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
简述归档文件的整理单位“件”的含义
件是指归档文件的整理单位。
壹般以每份文件为壹件，文件正文和定稿为壹件，正文和附件为壹件，原件和复制件为壹件，转发文和被转发文为壹件，报表、名册、图册为壹件，来文和复文可为壹件。
归档文件整理的基本原则是什么
1、遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分文件的不同保存价值
3、便于保管理和利用。
（便于保管和利用是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准）
（便于保管和利，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。
）
简述归档文件整理的质量要求
1、归档的文件应当齐全完整，已经破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。
以“件”为单位整理方法同传统的整理方法“立卷”比较有那些区别？
1、取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程；
2、界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本和定稿为壹件，来文和复文可为壹件”；
3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），且允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；
4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统壹规定，只要符合档案保护要求即可；
5、文件排列方法灵活。
6、归档章的位置不限，同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。
7、取消案卷，卷内文件俩级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录
8、无需编页号，目录改设“页数”项；
9、归档文件直接装盒保管；
10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊、
11、档案盒的项目设置有了较大的变化。
推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好哪些方面的工作？
1、更新观念、增强改革意识。
2、提高人员素质。
3、加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。
4、注意新旧整理方法的衔接。
简述归档文整理的工作步聚
1、装订。
2、分类。
归档文件的分类方法及步骤：
A按年度分类。
B按保管期限分类。
永久（50年之上）、长期（15-50年）、短期（15年以下）
C按机构分类
D分类方法的结合运用。
3、排列。
4、编号。
归档文件的编号，是指将归档文件于全宗中的位置用符号进行标识，且以归档章的形式于归档文件上注明。
归档文件应依分类方案和排顺序逐件编号，于文件首页上端的空白位置加盖归档章且填写关联内容。
归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等。
5、编目。
是指编制归档文件目录。
归档文件目录由归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分构成。
且应装订成册
A归档文件目录封面的内容应包括：
全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。
B归档文件整理说明的内容应包括：
本年度归档单位简介、内设机构以及党、政主要领导人变化情况、本年度文书档案整理归档情况等。
C归档文件目录的内容包括：
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
归档文件目录的具体填写要求是：
1、件号：
填写室编件号。
2、责任者：
指制发文件的组织或者个人。
3、文号：
指文件制发机关的发文字号。
4、题名：
指文件的标题。
5、日期：
指文件的形成时间。
6、页数：
以件为单位填写总页数。
7、备注：
用于填写需要补充和说明的情况。
6、装盒。
指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，且填写档案盒封面，盒脊及备考表等工作内容。
档案盒封面应标明全宗名称。
合脊或底边设置检索项包括：
全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项。
公文归档：
机关文书部门或业务部将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。
归档制度的内容包括：
1、归档范围、2、归档时间、3归档要求。
归档时限：
机关文书部门或业务部门壹般应于第二年上半年向档案部门移交档案。
归档要求？
归档的文件于质量上应符合以下要求：
1、应归档的文件材料剂全、完整。
2、文件和电报按其内容的联系，合且整理、立卷。
3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
机关其他常用文书的写作（下）
练习和思考
1什么是讲话类文书？
它有哪些种类？
讲话类文书就是人们于各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。
讲话类文书的；
类型主要是：
（1）讲话稿
（2）开幕词、闭幕词（3）词、欢送词、答谢词
2讲话类文书有什么特点？
讲话类文书的特点主要是：
（1）口头性
（2）直接性（3）针对性（4）情感性
3简述讲话类文书的写作要求是什么？
讲话类文书的写作要求主要是：
（1）主题鲜明、集中
（2）材料真实、新颖（3）布局清晰、紧凑（4）语言明白、生动
4什么是记录类文书？
记录类文书就是指如实记录有关内容而形成的公务文书。
记录类文书的种类主要包括：
（1）会议记录
（2）电话记录（3）接待记录（4）大事记
5记录类文书有什么特点？
记录类文书的特点主要是：
（1）内容的纪实性
（2）材料的直接性（3）语言的实录性
6什么是简报类文书？
它的主要作用是什么？
简报类文书是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的壹种简短的、摘要性的信息载体。
简报类文书作为向上级领导机关汇报工作的上行文，有汇报工作的重要作用，随着社会进步，成为机关内部向上或向下、平行单位沟通情况经常使用的信息工具。
7常见的简报类文书有哪些名称？
常见的简报类文书有：
简快快报、动态、信息、工作通情况通报、情况反映、内部参考、摘报等。
8简报类文书的特点。
简报类文书的特点主要体当下：
（1）简。
就是于文字上简明扼要。
（2）快。
就是说编发简报要及时快速。
（3）新。
就是指简报内容立意新颖、形式多样、内容丰富。
9什么是建议类文书？
建议类文书是以书面形式提出建议、意见的壹类公务文书。
它的种类主要有：
（1）提案
（2）建议
10建议类文书有什么特点？
建议类文书的特点主要是：
（1）建议性
（2）说理性（3）委婉性
11简述提案及建议的写作格式和要求。
提案的写作格式主要有以下几项构成：
（1）标题
（2）案由（3）提案人（4）理由（5）办法（6）日期。
提案的写作要求是：
（1）熟悉同提案有关的情况
（2）注意区别提案同壹般文章的行文格式。
建议的写作格式构成：
（1）标题
（2）称谓（3）正文（4）落款。
建议的写作要求是：
（1）把握分寸要适度
（2）所列内容要具体（3）表述语言要精练
公文办理程序（上）
1什么是公文办理程序？
收文办理和发文办理各有哪些程序？
公文办理程序就是指公文于机关内部从形成到运转处理所必须经过的壹系列环节。
收文办理的程序主要包括：
签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。
发文办理程序包括：
拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
2机关收文的主要有哪些？
签收公文要注意哪些问题？
机关收文的主要包括：
（1）机要交通送来的机要文件
（2）邮局送来的挂号函件和电报（3）外机关和部门直接送来的文件材料。
签收公文要注意的问题是：
（1）查清收文机关名称
（2）查清信封号和递送人所登记的号码是否壹致（3）查清文件封口是否破损（4）查清文件的登记件数和实有件数是否相符。
3收文登记的作用是什么？
收文登记要注意哪些问题？
收文登记的作用主要是
（1）便于管理和保护文件
（2）便于检查和检索文件（3）便于文件的统计和催办工作（4）作为核对和交接文件的凭据。
收文登记要注意登记的手续要尽量做到简便有效。
注意选取有用材料进行登记。
4收文登记有哪几种形式？
各有哪些优点？
收文登记的形式是
（1）簿册式登记。
它的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。
（2）联单式登记。
它的优点是减少重复登记的某些项目。
简化登记手续。
（3）卡片式登记。
卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要。
5简述公文分发的原则和要求。
公文分发的原则和要求是：
（1）对于难以把握的文件和资料要先填好《公文处理单》等以便于送给领导人等查阅和签收
（2）对于属于主管机关日常事务的公文要按主管业务的分工范围直接分送给有关部门的负责人。
（3）对于答复文要相对于有关部门给予，依依对应。
（4）于文件份数少的情况下要按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分送（5）公文分发登记的交接制度要旅行签收手续
6公文的传阅应当注意哪些问题？
传阅应注意的问题是：
（1）传阅顺序方面。
先传阅给机关主要领导主管负责人和主管业务部门阅读。
（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递（3）于传阅过程中或者传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现问题要及时处理。
（4）每份传阅资料均应由文书部门于文件首页附上《文件传阅单》
7为什么说拟办是收文处理的重要环节？
应当从哪些方面做好拟办工作？
因为拟办工作是秘书部门实现“四个”转变，于办文办事中出谋划策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的体现。
做好拟办工作应该从以下方面入手：
（1）拟办之前，认真研究公文内容、弄清来文背景，查明问题症结。
（2）弄清掌握有关政策和规定（3）要熟悉业务（4）拟办意见要周到（5）拟办文字要简明扼要。
8简述公文拟办的作用及主要内容。
公文拟办的主要作用是：
使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级的精神、工作发展情况和其他有关信息，且便于领导快速处理公文，避免拖拉。
公文办理的主要内容是：
（1）提出所述问题的原则和方法。
（2）提出规定的承办的时限（3）俩个或俩个之上的单位共同承办的，须指出主办单位和主办人。
（4）批办意见均应郑重地填写于《公文处理单》的“批办意见”栏内。
为什么说承办是公文处理的重要环节？
承办应该注意哪些问题？
因为承办直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
承办应该注意的问题是：
（1）对有领导具体批示意见的公文壹定要认真领会领导的指示精神。
（2）对没有领导签署批办意见的公文应根据有关文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。
（3）对于要求牵头或联合办理的公文，要先拟订草稿请有关部门会商再请领导审批。
（4）来文涉及以前的公文资料时要注意查找曾经的公文资料以作参考以防出错。
10怎样作好催办和查办工作？
试比较催办和查办工作的区别。
作好催办工作应当注意三点要求：
（1）明确催办范围
（2）将催办落实（3）要建立和加强公文催办工作的组织机构。
查办工作是各级党政办公厅（室）的重要工作，应当重视督促和检查。
区别催办和查办主要从以下几方面入手：
（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实进行监督，其查办事项要经领导批示或授权再进行；
催办是文书部门的壹项例行工作，主动性较强。
（2）查办的问题要进行查办立项，其重点于于查证落实。
催办作为收文的壹道正常手续，壹般只限于了解是否已经办理。
11为什么要履行注办手续？
注办均有哪些内容？
履行注办手续十分必要，这对于以后的公文的整理和日后的复考均有很大的方便。
注办的内容主要包括：
（1）壹般的传阅文件完毕后，注明阅毕日期。
（2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”字样及日期（3）用口头或电话答复的文件要注明时间、地点等，且有承办人签字（4）不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”等字样。
12公文于起草过程中应当注意那些问题？
公文起草的过程应当注意：
（1）拟稿要符合国家的方针政策
（2）拟写文稿要达到观点明确、条理清楚、文字简练、书写工整等要求。
（3）文稿中的人名、地址、数字等引文要准确。
（4）引用公文时要先引标题，再引发文字号。
（5）拟稿中涉及计量单位时要使用国家法定的标准计量单位。
（6）拟写文稿要用词准确用字要规范。
13公文审核的重点是什么？
公文审核的“六查”是什么？
公文审核的重点是：
是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合有关规定。
“六查”是：
（1）查是否需要行文，以什么名义行文。
（2）查文稿内容和法律、法规和政策以及上级的有关规定是否壹致，和平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。
（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。
（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商壹致且经过会签。
（5）查文字是否准确、精练、条理清楚，标点使用是否正确。
（6）查公文格式是否符合规定。
14为什么说签发是公文处理的重要环节？
公文签发要注意哪些问题？
因为公文签发是机关领导人行使职权的壹个重要表现，是壹件非常严肃的事情。
公文签发要注意：
（1）不能越级签发公文
（2）以机关部门名义发文的可由部门负责人签发（3）签发的文字必须认真修改和查阅（4）文件同意签发时要于签发栏注明“印发”等字样（5）联合发文的要由主办该公文的单位负责，送请有关部门领导人会签。
15简述核发公文的要求和内容。
（1）审批意见是否明确，审批人是否签署全名等
（2）公文格式是否符合规定（3）编排发文字号（4）对需要表明等级、紧密程度的公文进行标注（5）确定分送单位和印制份数
16缮印和校对的要求各是什么？
缮印要求
（1）终于原稿，不允许随意改动
（2）文字准确无误，设计美观大方便于阅读（3）缮印公文要尽量避免末页无正文的现象。
（4）缮印公文要注意保密（5）缮印公文要建立登记制度。
公文校对要作到：
（1）以原稿为准
（2）校对方法和原则实行双人对质“壹校壹读”（3）校对中出现错字等文字差错现象应以鲜明颜色标明（4）校对完毕应对文件格式等进行全面复查。
17公文于用印、发文登记和封发环节应注意哪些问题？
公文用印方面要注意的问题是：
（1）以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，且核对无误
（2）公文用印端正、清晰，不能模糊不正（3）俩个之上机关的联合公文均要加盖各机关的公章（4）要和制发公文的机关、部门或单位相壹致。
（5）要核对数量，超过数量的公文不能用印。
发文登记的要求：
（1）内收发登记要注意分开登记，不要混淆。
（2）对于内收发对外收发的登记要履行交接手续。
（3）对于外收发登记，无论是外机关仍是本机关的内手法均视为来文处理。
封发的要求：
（1）分装前检查分送单位、密级等附件的准确性
（2）收文机关的邮政编码、地址、名称要核对无误。
（3）写清发文密级程度（4）应及时发送不要迟发。
（5）回忆发送文件允许和会人员带回的要履行签字手续。
公文处理工作
1简述公文处理的概念及理解。
公文处理的概念是：
围绕着公文的撰制、收发、办理和管理，需要进行许多工作，这些具体的工作，就是公文处理工作。
从广义上说，公文处理就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的壹系列衔接有序的工作。
从狭义的角度理解，公文处理工作主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理和保管等方面的具体工作。
2公文处理的工作特点是什么？
公文处理工作的特点主要是：
（1）政治性
（2）时限性（3）机要性（4）规范性
3公文处理工作对机关工作的作用主要表当下哪些方面？
公文处理工作对机关工作的作用主要表当下：
（1）助手作用
（2）纽带作用（3）查考作用
4简述机关公文处理工作的主要任务及内容。
机关公文处理的主要任务是：
（1）科学地组织机关的文书工作
（2）及时准确地处理机关的往来公文（3）有条理地、安全的运转公文（4）完整地保管公文（5）正确地发挥公文的作用。
公文处理工作的主要内容是：
（1）公文的收发、登记、分送
（2）文件的拟办、批办、承办和催办（3）文件的撰写、校对、签发和用印等（4）会议、汇报、电话的记录和和整理（5）文件材料的归卷、提供借阅和保管（6）文件材料的系统整理、编目和归档（7）处理群众来信（8）其他工作文书工作
5公文处理组织包括哪些？
公文处理工作的组织主要包括：
（1）组织机构
（2）组织领导（3）组织形式
6怎样设置公文处理工作中的组织机构？
机关的公文处理机构依据机关规模的大小、工作的繁简、公文数量的多少分为三种形式：
（1）对于较大机关来说。
公文处理工作归机关办公厅领导主要负担。
（2）对于较小的机关来说，壹般设立办公室就能够处理相应文书工作了（3）对于壹些企业单位来说，设立的秘书科和文书科均是处理相应文书工作的机构和部门
7怎样认识机关公文处理工作中领导、指导的关系？
（1）从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导系统的文书工作。
（2）从壹个机关来说，是由机关的秘书长或办公厅（室）负责指导的。
（3）从上下级机关来说，上级领导机关的办公厅（室）负责所属机关的公文处理工作（4）从机关主要业务职能部门来说，能够责成壹名秘书分工负责部门、单位的公文处理工作。
8简述机关公文处理工作组织形式的类型。
公文处理工作的组织形式能够分成俩种类型：
（1）集中形式（适用小机关和基层单位）
（2）分工形式（适用于大机关），其中分工形式又分为，按文件内容和职责分工和按公文处理的不同环节分工。
9机关公文处理的基本原则是什么？
公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统壹管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
10公文处理工作的具体要求是什么？
公文处理的具体要求是：
（1）必须准确、周密，确保质量
（2）必须及时、迅速，注重时效（3）必须做到安全可靠，确保机密（4）必须加强集中统壹管理（5）必须坚持实事求是，遵规守纪（6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义
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