工作汇报管理制度范文Word文档下载推荐.docx
《工作汇报管理制度范文Word文档下载推荐.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《工作汇报管理制度范文Word文档下载推荐.docx(39页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![工作汇报管理制度范文Word文档下载推荐.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2022-12/13/ca308520-52da-4b34-af93-932ea409e823/ca308520-52da-4b34-af93-932ea409e8231.gif)
总经理交办的任务应第一时间落实,落实后反馈任务。
所有总经理交办工作3日内应回复;
回复应以签报的形式进行,不能以“口头”形式回复取代签报。
各级管理人员接到上级领导交办的工作,原则上10分钟内要将工作任务布置、讨论、分解、派发系统完毕。
即:
(一)总裁交办的工作,总经理要亲自组织相关工作人员,10分钟之内对工作的推进方法、执行标准、任务分解及节点、工作分工进行讨论、部署,并在第一时间落实。
(二)总经理交办的工作(总、分公司均适用),各分管副总经理要亲自组织相关工作人员,10分钟之内对工作的推进方法、执行标准、任务分解及节点、工作分工进行讨论、部署。
(三)分管副总经理交办的工作(总、分公司均适用),各部门负责人要亲自组织相关工作人员,10分钟之内对工作的推进方法、执行标准、任务分解及节点、工作分工进行讨论、部署。
(四)各部门负责人交办的工作(总、分公司均适用),部门内业务牵头人员要组织相关工作人员,10分钟之内对工作的推进方法、执行标准、任务分解及节点、工作分工进行讨论、部署。
(五)总公司各部门负责人每日举行早会,形式为现场会议,部门负责人需在会上说明各部门当日工作安排,表述需清楚、简练。
具体内容参照计划中心模板。
(六)总公司各部门负责人、分支机构负责人每日要组织召开会议,汇总辖内工作事项将工作安排到人、明确工作要求、完成时限、追踪工作进展、总结当日工作存在问题、明细后续工作举措,并对所有工作形成可量化项。
召开会议要使用公司统一模板形成会议纪要、记录量化工作、并进行会议录音,当日按照会议相关要求通过OA流程将会议纪要和录音提报审阅。
业务指标的达成是公司经营的重中之中。
总公司、分支机构各业务条线及负责人要通过会议方式安排并跟进辖内工作,每日应组织召开工作会议,说明当日需要完成工作有哪些、责任人是谁、完成时限及考核标准;
并在当日晚会时复盘汇总当日未完事项、未完成原因、后续解决方案、责任人、完成时效等,若在本级不能形成明确意见的需在当日上报请示。
所有总裁交办的工作,在秘书形成红头交办工作文之后,副总需对该红头文件逐字审核,确认交办工作的进度和完成情况,在确认无误后秘书提OA并下发。
计划中心需对上报OA系统的红头交办工作文进行统计,记录好项目名、任务执行人、任务完成进度等信息。
(七)交办任务的工作要求
1.工作派发
总裁在管理会、专题会上交办的工作任务,总裁办公室应一字不差的整理出工作任务的文字材料,董事会办公室应整理出会议精神的文字材料,对于需要宣导的会议精神和需要下发的工作任务,需要明确宣导和下发的时间、责任人、具体事项。
各部门负责人派发工作任务需形成会议记录,明确每项工作的责任人、具体要求、完成时限;
各分管副总裁、部门负责人需及时派发工作任务,做到日清日结,并掌握工作落实进度;
2.工作落实
总裁、副总交办的工作都要在3天以内完成,部门负责人交办的工作在当天完成。
上级领导派发的任务,相关责任人必须当天提交工作方案、工作计划及及工作成果,明确工作完成的方式、方法和时间安排,并于第一时间落实;
上级领导派发的工作任务要做到当日事当日毕,工作中存在的问题需当日解决,报件中附问题解决方案及工作成果;
对于当日无法解决的问题,在次日管理早会上进行请示,上报总裁。
3.工作结果检查
部门负责人必须检查已派发工作的落实情况、评估工作完成的质量,对工作成果进行评估后需要第一时间反馈至责任人;
4.工作结果上报
所有上报的工作,不仅需要上报任务最终完成时限,还需将工作计划细化到每天工作内容和每周工作内容。
三、汇报形式
根据事件的紧急程度分为:
面报、电话微信报、信息报、书面报。
四、面报
(一)面报定义
面报:
指根据领导批示或工作汇报人申请,向分支机构总经理以上级别领导当面汇报工作的汇报方式。
(二)面报要求
1.所有需向总经理面报的工作应先报总经理阅知,面报前形成纸件进行上报,同时在报件首页左上角标注“需面报”字样。
待总经理批示后,根据批示的意见及时间申请面报。
面报人需持件面报,无纸件,不允许面报,除特殊情况外。
因总经理计划有变未能按时面报的,责任人需当日组织相关人员开会研究形成明确意见,当日以书面形式上报,并在秘书处登记确认,不得以等待面报为借口进行压件拖延工作时限。
2.向总经理汇报工作前,包括会议中向总经理汇报、日常向总经理面报等,均需针对所要汇报的工作或内容组织开会研讨,责任人须将所涉及的相关书面材料准备齐全,按照书面文件进行汇报,明确汇报工作的具体内容、把其中可能涉及到的所有问题系统、全面的理顺清楚,方案类的要事先形成系统、完整的方案材料,并针对所有的问题提出可行的解决办法及时限,需总经理给予协调的事项等;
正在开展的工作,要落实工作进度,是否逾期及影响;
不允许出现向总经理汇报时,没有书面文件,汇报思路混乱、不清晰,存在问题未研讨清楚等现象。
3.面报部门负责人接到秘书的面报通知后,应立即组织相关面报人员按通知时间进行面报。
需多个部门共同面报的,牵头部门应沟通关联部门一并持件面报,避免重复面报。
4.汇报内容应真实准确、实事求是,不能只说成绩,对当前工作中的问题要及时提出,如是自己解决不了的,或者需相关部门配合的事宜,需与总经理准确沟通,并领会总经理的解决思路,不允许出现问题不汇报;
汇报人应持纸件一次性汇报清楚,并将总经理的意见直接落入纸件,确保下步工作有据可依;
汇报人不允许仅以口头形式而无资料(纸件)依据汇报工作。
5.面报中总经理交办的工作,需结合目前工作进展情况,合理准确的确定完成时限,同时向总经理讲明目前的工作进展,此项工作中可能遇到的困难,以及拟解决措施或建议。
实际执行中严禁发现问题不向总经理汇报,导致工作时限制定不准确无法执行;
面报过程中如未听懂、不明白总经理意见,需当时问清楚;
口述意见、批示意见不明白的需及时请示,在当天可通过微信、短信、电话等形式请示总经理,不能拖延或者逃避。
6.凡是总经理、分管副总经理交办的工作原则上需当天完成,重要的工作3天内应完成,若能够提前完成的应提前完成,不能等到时限最后一天上报。
总经理交办工作7日内没有结果的,应由责任人向总经理面报。
7.总经理交办的工作,如因工作内容有调整需要延时,分管副总经理需持件当面请示,否则不得调整工作内容和工作时限。
8.因工作未能及时完成面报时,面报责任人除汇报工作当前进展,应明确向总经理申请延期后的工作时限,不得只报进展,用进展代替时限。
9.面报责任人须在4小时内根据指示内容及工作要求,上报面报意见单、会议纪要,并将所有面报工作逐项整理形成《面报工作反馈表》当日应上报至秘书室,同时面报人或受领人员2小时内传达至责任人,且当日应落实执行情况,如有困难需及时反馈。
由责任人填写反馈表,反馈表中须明确工作的具体开展思路、相关问题的解决意见、工作的具体执行责任人及完成时限、配合部门及完成时限。
对于面报布置的重点、紧急工作,责任人需30分钟内提交报件回复解决意见和推进计划。
秘书室同样要对面报事项记录整理,将布置工作的具体指示意见、方式方法逐项梳理。
用于核对面报意见及后期调取查阅使用。
10.秘书接到《面报工作反馈表》应逐项审核,确保工作无遗漏、交办工作内容准确无偏差,并将工作逐条录入工作任务系统系统及跟踪催办表中,每日跟踪了解最新进展情况,对存在的问题或有逾期风险工作应及时反馈,监管责任人按时限提报。
11.总公司各部门负责人需每周汇总本周所有到期未完工作,于下周一对所有未完工作向总经理面报,每项未完工作均需向总经理阐明目前的工作进展情况,出现的问题,以及拟解决措施或建议,并给出切实可行的完成时限,面报结束后根据总经理指示意见执行。
12.面报责任人应严格按照《面报工作反馈表》中工作内容按时限、逐项落实、回复总经理,不允许将多项工作汇总回复,所有交办工作应逐一回复,确保工作请示与《面报工作反馈表》中工作项一一对应。
13.面报责任人有义务每日配合秘书落实工作最新进展情况,对存在问题、有逾期风险工作,应组会研究,至少提前3天请示总经理给予最新意见。
如交办工作时限少于3天,面报责任人组会研究后确实无法完成的,应在交办当日提报切实可行计划表及纪要,报请总经理阅批。
14.面报时责任人、秘书应做好记录,对总经理交办每样工作详细记录;
责任人应将总经理交办的每项工作都详实写入面报意见中,不能出现工作漏项,面报意见生成后需经过日常秘书及相关领导签字确认后执行,秘书应严格把关,严格按照交办时限进行跟踪催办。
15.总公司各部门负责人无法决定或者有异议的事项,不允许逃避或者拖延上报,应当日与和秘书带着件面报。
如果是应急、突发的事项,需5分钟内微信请示。
16.报件中批复“待面”字样的,相关责任人于当天进行面报的,按照总裁指示执行;
未在当天进行面报的,应完善相关报件内容于当天重新提报;
被退件的,也应在当天应完善相关报件内容重新提报。
(三)面报人员级别
1.向总经理面报人员
(1)总公司各部门面报:
分管副总经理、部门负责人、总经理指定人员。
(2)分公司面报:
分管副总经理、分公司总经理、分公司副总经理,总经理指定人员。
(3)包含总公司各部门负责人级别以上人员与政府人员进行沟通、洽谈后,应将沟通、洽谈结果于沟通当日上报总经理,出现以下情况的需同时持件面报(情况紧急的需直接电话或短信通知总经理):
①总经理直接交办的;
②涉及总公司或分公司重点项目、业务或手续进展的;
③涉及公司声誉的;
④外联关系中出现重大人员变动的;
⑤其它需要立即请示、汇报的。
(4)对于总经理交办的工作,包括:
外出参会、考察交流、商务洽谈谈判、开展业务、证照手续办理、接待宴请、外联工作等涉及外部工作,除有特殊要求外,需由两人以上同时开展,但不能出现两名或多名分管副总经理未经请示同时离开公司,参加同一个外事活动。
而影响公司其他工作。
(5)责任人在当日交流结束后,应15分钟内将交办工作的进展以微信、短信形式简明扼要的向总经理汇报,若15分钟内总经理未回复,需电话沟通对口秘书,待与秘书回复确定后以电话形式向总经理汇报。
①交办工作在总公司本部所在地区开展,责任人当日回公司后应形成详细的书面材料向总经理面报,包括对方人员的姓名、职务、所主管的业务,交流沟通过程中对方工作人员所提出的意见、建议等,以及此项工作的下一步工作计划。
②交办工作需在外阜办理,且当日无法回到总公司,责任人应形成详细的书面材料,包括对方人员的姓名、职务、所主管的业务,交流沟通过程中对方工作人员所提出的意见、建议等,以及此项工作的下一步工作计划。
以工作任务系统工作流形式报总经理阅知,根据批示意见开展下步工作。
(6)对于总经理交办的涉密工作;
责任人与对方交流结束后,以电话的形式向总经理汇报,若无人接听,需通过微信、短信的形式只写“可办”或“需待办”,同时电话通知秘书,以便提醒总经理,待责任人回公司后当日形成详细的书面材料进行面报。
2.向分管副总经理面报人员
(1)各部门面报:
部门负责人,分管副总经理指定人员。
分公司总经理、副总经理,分管副总经理指定人员。
3.向分公司总经理面报人员:
副总经理,部门负责人,总经理指定人员。
五、电话、微信汇报
(一)电话汇报
1.各分公司、科室,工作中出现问题,责任人需在出现问题的第一时间,以电话的形式5分钟内逐级汇报至总经理。
同时责任人立即将经充分分析、全面考虑的解决意见,以电子版的形式,经逐级审批30分钟内上报至总经理。
上报后按总经理的工作布置和要求开展相关工作。
同时要求工作责任人将工作请示内容、总经理意见、解决办法及进展情况形成书面报件补报。
需其他部门审核的紧急报件,可根据紧急程度采用专项讨论会、先转审电子版等方式,缩短报件流转审核时间。
2.如总经理不在公司,由部门负责人或分管副总经理(若无法联系上总经理,由分管副总经理负责请示)第一时间进行电话请示,若电话未接通,应以短信或微信的形式进行请示,待总经理批示后按批示意见执行,同时当日需形成纸件进行上报。
3.总经理出差期间,秘书不允许压件,总公司各部门负责人每天应电话汇报工作,同时形成电话交办意见,秘书应派发任务,跟踪催办工作。
4.工作出现问题,为避免造成更大的损失,需第一时间上报问题;
上报问题,不代表可以免责;
已造成的损失或潜在损失由相关责任人承担。
(二)微信汇报
1.各级领导在微信群中提出的问题、下达的任务,责任人应在看到信息时第一时间予以回复确认,并将通知及时传达,工作快速落实;
回复模板:
“按时回复、马上执行。
事项进展情况。
完成时限:
×
,责任人:
。
”
2.总经理在微信群中下达的任务,责任人须在当日形成总经理微信指示意见(格式与面报意见模板一致),上报总经理审批;
报批后进行工作任务系统任务派发。
3.总经理在微信群中下发的通知、指示等,责任人、秘书应第一时间回复,责任人应立即组织贯彻落实,严禁不反馈、不执行。
4.总经理加入的微信工作群,秘书室经理应加入。
总经理下发微信指示后,秘书室经理负责检查群成员回复情况,并记录总经理指示内容,及时进行宣传、跟踪、催办。
5.总经理在微信下达工作任务,有明确工作时限的,按时限完成,没有明确工作时限的,完成时限应在3日内,特殊情况需延期工作时限时,应在上报总经理微信指示意见中写明原因并明确时限,报批通过后方可执行。
6.每日微信群内汇报当日工作计划和完成情况,需由总公司各部门负责人、各分管副总经理自己列出当日工作完成情况,分清完成工作项和未完成工作项,禁止由文员列出后再由高层领导和部门负责人转发。
7.涉及外出、接待来访等工作,各级外出人员外出前需在对应的微信群里汇报外出地点、约见人员、此行目的及达到目标、预计返回时间等情况,高管需在高管微信群中汇报,其他各层级人员需在对应的微信群中向上级领导汇报,结束后15分钟内在微信群中反馈结果。
涉密的信息需单独汇报,不能在微信群中反馈。
8.涉密工作进展及结果,由责任人向交办人单独汇报,不能在微信群中汇报。
9.高管微信汇报工作,应在公共群汇报,涉密工作单独汇报。
公共群汇报工作,秘书应监管,落实任务,同时秘书每天落实最新工作进展。
10.通过微信请示的工作,领导未明确意见的均为阅知。
所请示的内容需待签报批示后方可执行。
微信、微信群只作为工作讨论的媒介,不作为工作批示的载体;
工作请示、工作回复、工作批示是以最终办公系统中的审批意见或纸质审批意见为准。
六、总经理出差期间的工作汇报(信息报)
(一)总经理出差期间的报件
1.总经理出差时间秘书室负责通知各分管副总经理以上人员。
总经理出差期间急件或需要请示的重要事项在上报请示时,同时编制成电子档文件明确指出报件所要说明的问题及解决意见,报至秘书室报总经理审批。
2.电子档报件严格按照制度下发格式进行编写,邮件正文明确指出报件所要说明的问题及解决意见,言简意赅,条理清晰,便于总经理审批。
原则上附件内容与报件正文在同一文档中,减少附件链接数量,便于审批。
如邮件编写不清秘书室按退件进行处理,对工作造成的不利后果由责任部门承担。
3.通过电子档上报的报件均属急件,审核部门在审核报件时应快速准确给出审核意见,确保报件快速流转,不得压件。
各审核人意见的电子档报件应与纸件内容完全一致,并于纸件一同上报,否则由责任人承担因此造成的损失。
4.秘书室第一时间将审核无误的电子档报件通过秘书室专用邮箱或通过外事经理(或随行负责人)专用邮箱收发邮件。
邮件发送至外事经理(或随行负责人)报总经理审批,外事经理(或随行负责人)将总经理的批复,第一时间以邮件形式传回秘书室,并电话通知秘书室执行,因秘书室及外事经理(或随行负责人)原因导致总经理批示报件未能第一时间下发执行的,由秘书室及外事经理(或随行负责人)承担责任。
5.外事经理(或随行负责人)回到总公司后将总经理的原批示转秘书室,秘书室将原纸板报件与原批示共同存档,并下发总公司相关部门。
6.总经理审批过的电子档报件应定期、定时存档,存档时由信息中心协助配合刻录成盘,无误后上报总经理批转档案室存档。
7.秘书室通过总经理及秘书室专用邮箱或通过外事经理(或随行负责人)专用邮箱秘书室做好保密,防止非权限人员修改邮件导致邮件内容与总经理阅示内容不一致,因秘书室未做好邮件保密工作导致邮箱外泄,责任人承担因此造成的所有损失,同时公司有权解除劳动关系。
(二)总经理出差期间的工作安排落实汇报
1.总经理出差期间安排的工作,由随行外事经理(或随行负责人)做好记录,当天整理好,打印出来,报总经理审批。
2.总经理批复后,外事经理(或随行负责人)第一时间转秘书室,由秘书室传达到各相关部门、分公司执行,并派发工作任务,按时限上报。
3.总经理出差结束,外事经理(或随行负责人)当天需整理全部的总经理出差期间安排工作,包括出差期间安排相关部门工作的落实情况,上报。
总经理批复后,外事经理(或随行负责人)负责按照批示意见执行上述工作的跟踪落实。
4.总经理批复后,外事经理(或随行负责人)根据责任人不同分别将总经理出差期间安排工作转到各相应的责任人,并电话告知。
5.总公司所属各分公司根据总经理出差期间的工作安排,按照相应的流程上报工作,外事经理(或随行负责人)可根据总经理的安排随时跟踪各部门上报情况。
6.总经理出差期间通过电话和微信等向总经理汇报工作时,原则上应有秘书在场,汇报完毕后需当日将汇报结果及总经理指示形成总经理指示意见(格式与面报意见模板一致),上报总公司审批,报批后进行任务派发。
七、总经理出差期间的报件审批管理
(一)总经理出差期间,由总经理审批的件,可分为三种类型:
1.急需办理,且应请示总经理的工作事项,可采取电话汇报、短信汇报、微信汇报或电子邮件汇报等方式进行汇报审批。
2.急需办理,但可由分管副总经理会签后,先执行,待总经理回公司后审批的工作事项。
此类工作,以总经理最终批示意见为准但只为原则性意见。
分管副总经理应依据具体事项的性质和重要程度,决定是否需向总经理请示。
3.其它不紧急的工作事项,需待总经理回公司后审批执行。
(二)总经理给出指示意见后,请示的责任人应第一时间将意见准确、无误的落入纸件报件中,交秘书室后先行执行。
八、报件起草(书面报)
(一)报件应由责任人本人起草。
报件名头、报件部门(公司)、报件主旨需明确,报件内容全面、数据准确、真实,条理清晰,报件附件应整理齐全,并注明需批转的部门名称。
因报件名头、报件部门(公司)、报件主旨、报件内容不明确不具体责任人按故意隐瞒进行考核。
(二)报件部门应使用公司批准的报件表单上报,任何人不得擅自修改。
(三)各部门须明确本部门所有报件的报件流程及审批权限。
(四)所有需总经理批示的内容须注明在表单首页范围内,包含重要内容、问题、解决意见以及前期相关报件的批示意见。
自第二页起的所有附页仅作为对报批内容的详细说明,不作为总经理审批内容。
如需总经理批示的内容未在报件首页体现,则视为未报。
(五)报件时需将所有附件附全。
有报表、明细表、汇总表等数据表单和制度的要将附件附全,附件要按照公司模板填制,从总公司到分公司每一个管理层,有模板的按照模板做,没有模板的主责部门建立模板。
报件表单填写时须符合行文规范,字迹工整,文字准确,言简意赅;
页面整洁、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完整;
报件(件皮和附件)中涉及的数据不得出现任何涂抹、改动痕迹,如调研数据、财务报表、期权计划、定价规划方案等决策性文件。
(六)总经理对上报请示事项已经有批示意见的,再次上报时应将原批示(包含原报件皮、有总经理批示意见的材料)附全,同时应在报件皮上写明总经理批示过的次数、批示的时间及批示意见,一事连续多次上报的,需将之前批示的所有的批示意见写全,同时严禁另起报件。
(七)总经理已经批示过的有明确意见的报件,再次上报时,应是针对批示意见上报解决办法,如果没有解决办法,应开会明确解决意见后上报。
严禁违背原批示意见上报,导致总经理针对同一事件二次批示同样的意见。
(八)总分公司各部门的报件应以便于各级领导审阅为原则进行整理,报件内容应列明工作所面临的所有问题,部门总或各部门经理需对每项问题提出准确的解决意见,各级责任人应针对报件内容签署明确意见。
(九)各级领导对下级的工作汇报、报件、请示等,应给出准确、明了的意见或建议,不允许给出模棱两可、含混其词的意见或只签名。
如上级领导在4小时内未明确给出解决意见时,下级责任人可以越级向更高层级领导直接汇报。
如分公司总经理4小时内未明确给出解决意见时,可直接向分管副总经理、总经理汇报,报件直接交秘书室。
(十)报件人须清晰描述需批示的内容,并注明批示方式。
批示方式分为阅知、阅批、阅示三类:
1.阅知是指对于公司已明确规定工作方法、时限、标准的工作,将工作的计划或结果报请上级领导知晓的批示方式。
2.阅批是指工作中发现状况或存在的问题需处理,已有明确的解决意见,需上级领导予以批准的批示方式。
3.阅示是指公司没有明确可依据执行的指示,已向领导做出指示所必需参考资料,并已明确本人建议,请领导给予处理方式的批示方式。
(十一)责任人根据报件审批权限填写需最终呈报的领导。
呈报总经理的报件统一为“总经理”;
其他需呈报领导以“姓+职务”的方式填写。
(十二)责任人对报件内容需全面掌握、分析透彻。
报问题同时应有明确解决意见。
不允许只报问题,无明确解决意见。
能够提出两种以上解决方案的,应在上报时列明并进行对比,优选后提出解决意见和选择建议。
(十三)报件时不得有避重就轻,模糊表述或为逃避责任偷换概念;
严禁断章取义、歪曲领导批示意见或误导领导做出错误决策。
(十四)所有工作上报时,需注明此项工作的时限情况:
1.在首行注明:
计划完成时限、实际完成时间、是否逾期;
2.在第二行及以下注明:
第几次上报及前期批示意见;
3.最后注明:
本件批复后是否需按批示意见进行任务派发;
(十五)各机构、总公司各部门开展工作需要事前请示(含内部工作、涉外交流、洽谈和外报文件等),经总公司审批通过后,方可执行;
请示未通过而开展工作,公司有权与责任人解除劳动关系,产生的损失由个人承担。
(十六)被总经理退件的,责任部门负责人及以上级别人员应当日组织开会,明确解决意见、完成时限、责任人、检查人、考核意见,会议应全程录音,同时形成会议记录由参会人员签字确认,会议录音、记录当日随报件上报,会议录音以工作任务系统公文形式发至秘书室秘书。
(十七)秘书室秘书应严格把关,检查因退件后再次上报的报件责任部门是否开会研讨,并形成会议记录随报件一同上报。
(十八)部门报件存在问题,部门负责人不允许对责任人进行退件考核,应给出明确的修改意见;
部门负责人应指导员工开展工作,不断提高员工的工作技巧和工作能力。
(十九)因报件存在问题被分管副总裁退件两次的,退回后副总裁需与报件人(部门或分公司负责人)开会一同研究,给出明确的解决意见,且不允许再次退回。
(二十)因报件