录像题答题技巧及各种文书Word文档格式.docx
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座次右为尊，面对门为尊，远离门为尊，座位后背景大为尊（以实际发生景物为参照物）
照相、主席台座次尊位的确定：
右为尊，前为大，中为高，两边放主人。
14.办公室的保密;
电脑屏幕不能对着门
其他人接触电脑屏幕，秘书要把保密内容进行遮盖
保密文件，印章要锁在柜中或抽屉中
保密文件不能在普通电话，普通邮箱中传达或传送
谈话中不能泄露机密（保密范围指产品信息，人事调整信息）
14、涉外中的礼仪：
西餐中左手用叉，右手用刀
送花礼仪：
不送白色，黄色，双数的花；
菜单中不能有燕窝，鱼翅，海参，内脏，蹄爪，翅膀，不能穿白天的工作装参加晚宴，宴会时夫妻要相对而做，喝咖啡时注意不要用嘴吹，吃鱼时先吃上面，剔出鱼刺，再吃下边那块，喝白酒吃白肉喝红酒喝红肉。
馈赠礼品，不许送钱币，镀金镀银的物品
几个国家特殊的礼节
信伊斯兰教的国家不送对方夫人礼物不送雕塑娃人物画像，熊猫，猪皮猪鬃
给韩国不送日本货
给日本人不送单件物品忌讳9，4数字可送绘画文房四宝
印度人不杀牛不使用牛皮制品
俄罗斯人不送双数物品忌讳13，星期五常送女士鲜花
法国人不送孔雀大象菊花杜鹃花牡丹花黄色的花假花纸花墨绿色的物品，不送女性香水。
英国不送百合花忌讳13和星期五
美国不送带蝙蝠的物品不送美国人香烟香水内衣药品印有公司名称的物品
不送阿拉伯红色的物品酒
在商务活动中第一次见面不要送物品
送西方人物品时要当面打开送东方人物品时要私下送出
二、办文、办事、办会的模块
办会：
会前要检查所有设备出现问题要找相关人员及时维修。
会前文件资料要准备充足，停车场车位要准备充足。
会场检查时要关注光线、温度、空气，桌布（庆典活动用红色的桌布谈判、签字仪式要用墨绿色的桌布）
审核会议文件时要对数字、文字、语言认真审核
会前可以召开预备会对会中的有备事宜进行沟通出现不同意见时要找双方的共同点，用精湛的语言进行沟通。
会前主动与领导沟通汇报会前的准备征求领导的意见
会议应急处理方法：
避开众多的人处理突发事件
兼用其他的方法处理突发事件
会中其他人员发言时要正确的使用点头眼光的接触
办事：
懂得接待规格，接待前要掌握来客方的相关资料谈话中注意保守公司的秘密
办文：
常见的文书通报、计划、总结、格式要掌握
三、办公室的协调、指导相关作用
高叶的下属是钟苗，初萌
对钟苗初萌的工作给与具体的指导，检查，催办
高叶本人具有公关意识，风险意识，能发挥协调作用，体现秘书的服务作用
具体答题语言表述举例：
办公室摆放绿色植物：
对
不摆放绿色植物：
错
办公室环境自然，能用窗帘遮光：
椅子上堆放文件：
提前检查音响设备；
电话三声内接听：
办公室桌杂乱：
左手接电话：
对
电话放左边：
着装不规范：
对
提前挂电话：
名片乱放：
接电话用语：
错或对
事先准备记录本：
能够及时做电话记录：
重要事项重复：
知道秘书只有建议权没有决定权：
说领导坏话；
错
有客人时接电话先道歉：
引领以右手引领：
没给客人上茶：
能够及时落实领导交办事项：
办公桌摆防整齐：
电脑显示屏没有对着门口：
电脑显示屏对着门口：
办公室禁止抽烟：
拟写文种混用：
能及时接听电话但用语不规范：
把东西摆放指定位置；
注意到填写报销单：
装有现金的抽屉不上锁；
没有上司签字私自做主：
正确做电话记录：
重要信息进行重复；
办公桌上放有食物；
来客人先问清楚是干什么的；
请媒体先发请柬：
没有事先准备宣传资料；
没有落款：
没有事先准备产品说明资料：
主动拟写发言稿；
事先未考虑参观现场周围无障碍：
事先考虑不周全：
没有给客人准备水：
进门时不敲门：
休息室没有开空调；
接待室没有开窗户；
泄露公司机密：
把公司机密文件放在办公桌上；
解决问题时态不好：
能及时汇报工作：
档案摆放位置：
在办公室化装：
工作细致：
没有落实工作：
安排座位以右为大：
安排座位以左为大：
汇报工作是没带材料：
没有及时接待客户：
接待是低规格接待：
把受奖者安排在一起：
用录音收集电子信息：
把重要信息放在桌上：
能够主动给客人倒茶：
把文件分类：
修改文件正确：
主动汇报情况：
着装规范：
没有事先打开接待室门：
先介绍自己人再介绍客人：
没有提前在门口引领客人：
将办公用品放置一起：
一边接电话一边记录重要信息：
对总经理布置的工作能马上落实：
能迅速确定会议所有事项；
落款无日期：
文件摆放不规范：
能把会议时间，地点通知到每个与会人员；
提前进会场检查并调试设备：
未考虑工作时间安排：
催促客人；
上班迟到；
提前进行会议通知：
无沟通用语：
向领导征询建议：
向领导当面提出建议；
主动向领导汇报工作：
接待客人时谈其他事：
在开会之前没有联系媒体：
办公桌上杂乱无章：
头上带花，衣服不规范：
会议没有落实：
工作不够细致；
会议通知没有具体时间：
没有准备信息记录本；
情景案例:
请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中的至少10、（或15）处正确或错误的地方。
一画面：
高叶是宏远公司的经理秘书，端坐在办公桌前审查公司人员涉外出访方案，左手拿起电话说：
“喂，钟秘书你好！
出访方案我已经看过，我建议召开全体出访人员预备会议，谈一下涉外出访的有关适宜。
”“那好吧！
”钟秘书说。
“再见！
”。
高叶放电话后又打电话“喂，初秘书你好！
送涉外出访人员的预订用车准备好了吗？
下午3点我要准时参加一个会议，请帮我备好车辆。
”
画面切换：
到机场迎接来宾，在客人左前方引导乘车，上车时有人发现座位不够说：
“高秘书座位不够怎么办？
”“大家挤挤一挤。
”车在行进中秘书接听手机大声说话，车到达目的，秘书从司机右手后对角线位置出来绕过车的尾部，打开车门从司机正后位请出上司。
画面切换：
在咖啡厅秘书和另外两个人饮咖啡，秘书用糖夹子夹方糖并放入咖啡中，咖啡太热用嘴吹。
1、画面切换：
在全体出访人员预备会议上，秘书提供了多个出行备选方案，并指出出访人员要带上“黄皮书”，此时有人询问：
什么叫“黄皮书？
”秘书立即作了解释。
会上高秘书介绍了涉外出访检查的步骤，安排，提醒出访者文件安全：
各种证件要复印，分散保存。
会上备选方案的有关适宜一一落实，但没有提醒异国与本国时差问题。
录象知识语言陈述表述方法举例：
1.能够着装规范正确（∨）
2.能够制作确认表，分类清晰正确（∨）
3.能接电话用语规范正确（∨）
4.能够合理安排事务日程，处理事务有轻重缓急正确（∨）
5.能够向有关部门预订用车正确（∨）
6.能够了解涉外证件要求正确（∨）
7.能够适时建议开会沟通，以求了解事务正确（∨）
8.能够接待守时正确（∨）
9.能引导正确正确（∨）
10.汽车座位排序不正确（∨）
11.接待过程中接听手机不礼貌（Χ）
12.喝咖啡姿势正确（∨）
13.不能用嘴吹咖啡错误（Χ）
14.能够提供多个出行备选方案正确（∨）
15.能了解黄皮书的作用正确（∨）
16.能够清楚涉外出访检查步骤正确（∨）
17.提示出访者有关的注意事项，如多复印几份资料，现金放多处保存正确（∨）
18.没有提醒时差问题错误（Χ）
19.能够组织横向沟通会议正确（∨）
二画面：
公司正在开会讨论近日本公司出现的一起工伤事故，忽然屋外有搔动声，初秘书把正在开会的高业秘书叫出来说：
：
受工伤家属要见领导，高业秘书说“怎么搞的？
你真笨，别让他们进来”，此时外面骚动声更大了，无耐将家属领到接待室以保证会议正常进行。
家属提出本次工伤公司要赔偿10万人民币。
高秘书立即否决并说：
“别想借工伤放在财，本次工伤公司只能赔偿5万人民币，你们如果不同意，自己找经理去”。
看到家属不服的抑制，于是高秘书写了个便条到会议室交给上司，上司收到便条后走出会议室，高秘书留下来整理会议文件，做好清退工作。
整理会议文件时看到本次事故调查报告，秘书将，事故调查报告拿到家属面前，指出依据事故调查报告赔偿5万人民币是合理的，如果不服可以给经理打电话，经理电话13579246住在滨光路18号。
整个过程秘书没有给来客沏茶，安抚家属。
1、对待同事态度不正确，语言不礼貌错误（Χ）
2、没有请示领导将家属拦在外面错误（Χ）
3、把家属领到接待室保证会议正常进行正确（∨）
4、秘书私自表态，是越权行为错误（Χ）
5、对来访者态度不正确，语言带刺激性，激化矛盾错误（Χ）
6、在接待过程中，没按规章处理问题，推卸责任错误（Χ）
7、在会议中，用便条传递信息正确（∨）
8、秘密文件置于专门文件夹中正确（∨）
9、会议文件清退工作正确（∨）
10、违反保密文件制度错误（Χ）
11、擅自将上司地址，电话给他人错误（Χ）
12、处理问题缺乏原则性错误（Χ）
13、接待客人时，无递茶，安抚性工作错误（Χ）
三团队出访
1.制作出访方案，内容清楚正确（∨）
2.遗漏细目表错误（Χ）
3.建议统一出访服装，具有参谋意识正确（∨）
4.按上司要求布置使用内部网络发放通知正确（∨）
5.列出差旅项目正确（∨）
6.与接待方主动联系，落实接机事宜正确（∨）
7.联系接机事宜考虑欠周全错误（Χ）
8.及时向上司汇报情况正确（∨）
9.提醒出访人员带齐文件，必备品，证件正确（∨）
10.没有将出访人员名单，背景传真给对方（Χ）
11.没有为随团翻译准备资料错误（Χ）
12.接电话规范，礼貌正确（∨）
13.出访电脑和软盘的准备，能够为出访人员准备相机错误（Χ）
14.进行检查出访物品正确（∨）
15.准备常用药品正确（∨）
四，办公室
1.认真审核文字语言，注意审核内容中引用数字的准确性正确（∨）
2.会前提前确认所需文件的准确性，为领导工作打下基础正确（∨）
3.同职能部门沟通时，提出建设性意见正确（∨）
4.不理解对等接待错误（Χ）
5.理解上级意图，提出务实原则正确（∨）
6.对同事所提意见表示鼓励正确（∨）
7.先与领导沟通确认会议正确（∨）
8.服务意识不强错误（Χ）
9.利用企业内部网络群发通知正确（∨）
10.确认环节正确（∨）
11.做到进门敲门正确（∨）
12.在领导办公室抽烟不礼貌，坐姿不对（Χ）
13.没有将对方领导的资料准备好错误（Χ）
14.没有从网络查出对方企业的资料错误（Χ）
15.没有事前事后对礼品进行选择错误（Χ）
16.礼品过于贵重如镀金错误（Χ）
17.接待工作会前落实确认正确（∨）
18.能够给客人准备纪念品正确。
（∨）
19.能够正确接递名片正确（∨）
（五）文书通式
1.讲话稿
xxxxxxxxxxxx
xxx（发言人的姓名）
xxx（同志们-----）
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx--------------------------------------------------------。
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx．
2.请批函
xxxx关于xxxx的函
xxxx，xxx，xxx：
xx………………………………………………………………………………xx
xxxx……。
当否，请审批
附件：
xxxx
xxxx
xxxx年x月x日
批与函
你局《xxxx函》（xx函[xxxx]x号）收悉xxxx。
特此函复
3.通报
xxxx关于xxxx的通报
4决定
xxxx关于xxxx的决定
5招标书
Xxxx工程招标书
为了xx……xx。
一、xxxx准备条件
二、工程内容、工程量、工期等
三、报名、投标日期、招标条件
发送方式：
报名日期：
投标期限：
xxxx年x月x日起至xxxx年x月x日止
招标文件发送方式：
四、开标、评标时间及方式，中标依据和通知
开标时间
评标时间
开标、评标方式
6计划
xxxxxxxx工作计划
xxxx……xxx
xxxx特制定本计划
一、质量工作目标
二、质量工作措施
7总结
xxxxxxxx工作总结
xxxx……xxx，我们做的主要工作有：
一、xxxx。
二、xxxx。
三、差距与不足
四、结束语
8通告
xxxx关于xxxx的通告
xxxx,xxx………………………………………………………………………………xx
xxxx……通告如下：
一、xxxx
二、xxxx
特此通告
9述职报告
述职报告
各位领导：
Xx,xxxx……xxxx本人自xxxx年x月x日至今担任xxxx……。
一、履行职责情况
Xxxx
二、思想作风建设情况
三、存在问题和今后努力方向
以上是我的述职，谢谢大家
述职人:
10市场调查报告
市场调查报告
一、前言
二、市场概况
三、Xx市场概况
四、消费者
五、通路考察
六、未来市场
七、建议
（调查时间）
（六）实务题举例
例文1电子邮件形式：
电子邮件
收件人：
gaoye＠
抄送：
主题：
关于新闻发布会的准备工作
高叶：
你好。
后天我公司将就承办中小企业投资洽谈会召开新闻发布会，届时将有包括央视在内的多家新闻媒体到会。
请你根据以往的经验，概括说明一下此次新闻发布会的准备情况，过程应注意哪些方面的问题，并就需要做好哪些工作做出相关建议。
行行政经理苏明
×
年×
月×
日
（考生可根据试题内容自定日期及邮箱地址）
答:
+
SM＠
内容：
答案
2008年1月8日
例文2：
备忘录
发给：
初萌——秘书
发自：
施林——行政部经理
日期：
2003年1月6日
总经理来京行程安排
总经理将于2003年1月8日星期三达到北京，并将于1月10日下午离开返回香港。
希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。
答案：
备忘录
答案
例文3便条：
便条
为了促进业务发展，公司经研究决定成立信息开发部。
请你今天下午两点在公司培训教室，向信息开发部全体工作人员介绍信息开发的意义及在信息开发工作中应当注意的问题。
谢谢。
答：
说明：
1.如果是便条形式出题，题中让用备忘录或网上发送，要用备忘录和电子邮件格式回答
2.题目是备忘录或电子邮件格式出题,回答也要对应备忘录或电子邮件格式写出答案
举例（曾经考过的实务题）
背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
一、（15分）
行政经理苏明
秘书高叶
2004年3月22日
内容
为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，公司决定今年4月至8月间，以部门为单位，每天利用20分钟时间在全体员工中开展学做第八套广播体操及其比赛活动。
按照先培训骨干、再带动员工的方式推动此项活动的开展。
8月中旬进行比赛。
为此，请你草拟开展此项活动的计划。
明日交我审阅，待总经理核准后执行。
参考答案：
关于开展学做第八套广播体操及比赛活动的计划
为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，根据公司广大员工迫切要求开展健康有益的文体活动的愿望，本着经济务实的原则，公司决定在今年4月至8月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。
一、活动安排（或活动内容）
以学做第8套广播体操为文娱活动的目标，达到人人都会做、人人做得好的标准。
二、保障措施（或活动方式）
1.公司各级领导干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实际行动推动此项活动顺利展开。
2.以部门为单位，切实组织好本部门全体员工开展好此项活动。
3.按照先培训骨干人员，再带动全体员下的方式推动此顶活动。
三、活动步骤（或时间安排）
全部活动分为学做和比赛两个阶段。
自4月1日至7月底之前为学做阶段。
以每日20分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要切实督促并组织好员工参加学习和训练，保证正出勤率。
8月上旬进入比赛阶段。
公司将组成由外聘体育教师和各部门推荐的骨干成员共同参加的裁判小组，并采取分散评比的形式，评出集体一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。
公司对获奖单位进行通报表彰并给予物质奖励。
希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，通过学做广播体操的活动，增强身体素质，改善精神面貌，培养团队精神，以实际行动响应市政府提出的“全民健身，迎接奥运”的号召。
宏远公司（印）
二〇〇四年二月二十二日
评分说明：
1.本题满分为15分。
2.标题：
书写准确规范得体，给1分。
3.导语部分：
有行文根据、行文目的的说明，表达清楚、简洁明了，给2分。
4.主体部分：
共9分。
分为主要内容、措施保障、活动步骤三个方面，各给3分。
5.结尾部分：
提出希望或号召均可，给1分。
6.落款：
给1分。
7.成文日期：
年月日书写齐全，给1分。
8.若表达欠准确流畅，格式构成有遗漏，有错别字现象，可酌情扣1～2。
二、（20分）
2004年3月25日
公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。
另外，请你帮我考率一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。
谢谢。
1.设计办公结构和布局需要考虑的因素
（1）职工的人数。
人数多，需要的空间就要大，费用也要增加。
（2）购买和租用的面积。
面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。
（3）机构的建设、办公空间的分类，如需要的部室
（4）组织经营的性质或内容，如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为主。
（5）部门间的有效联系，以确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。
如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。
（6）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要，如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。
（7）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。
（8）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性，如采用容易竖立，移动或拆除的间隔物，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。
2.我选择的销售科和财务科的办公结构布局类型
（1）销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。
（2）财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室，这样安全、保密，工作容易精力集中。
1.本题满分为20分．
2.“设计办公结构和布局需要考虑的因素”共8点，每点2分，共14分，答出其中7点即满分14分。
若闸述得不清晰，每点可酌情减1分。
3.“选择销售厅和财务科的办公结构布局类型”共6分，“销售大厅”和“财务科”各占3分。
其中：
选择办公室结构布局类型正确，给1分；
清楚说明理由，给2分；
理由阐述的不清晰，可酌情减1分。
4.若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，可参考各点分值酌情给分。
三、（15分）
为了充分发挥档案的作用，公司拟组织有关人员利用档案编写大事记。
请你说明什么
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