档案管理系统录入常见错误.docx

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档案管理系统录入常见错误

档案管理系统录入常见错误

一、案卷起止日期

错误1：

日期一致

错误2：

格式不统一

正确：

案卷起止日期是根据每本竣工文件里面出现的最早及最晚日期所形成的

二、竣工图卷内目录的录入

错误1：

无图号

错误2：

录入太简单

正确：

图纸要求一个图号录入一条

三、卷内目录

错误1：

录入张数

错误2：

录入太细，主要体现在公路的卷内目录中，我们可以适当的总结概括。

正确:

根据卷内目录的组成内容，适当的总结概括，原则上卷内目录不超过20条。

错误3：

带项目名称，这种情况主要出现公路项目，是业主要求的格式，录入公司系统去掉

错误4：

工程具体里程都是一样的，只留第一条，后面可以省略，换上新里程再带上即可

错误5：

卷内目录的录入毫无查询意义

四、属类的录入，

项目档案号里面的属类，没有里程就不填，不要有文字叙述

正确：

综合卷可填整个项目的起止里程

路基属类

桥梁属类

隧道属类

五、案卷标题

错误1：

案卷标题里面不要出现数字序号

错误2：

案卷标题里面不要出现专工名字、日期及编号

错误3：

案卷标题里面不要出现里程桩号，没有项目名称正确：

案卷标题=项目名称+单位工程+文件名称

桥梁是允许出现墩号或桩号的

六、公路图纸的装订

公路图纸是以A3册装的，我们以整册对折能装入档案盒为标准，如果装不进去，就要分册，分几册就做几册封面即可，内容不动，重新打码录入。

以盒为单位，一个盒一个流水页码