54合同管理制度Word格式文档下载.docx

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3.术语及解释

3.1经济合同：

是指在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

包括船舶建造合同、保证合同、采购合同、外协加工合同、建设工程施工合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同，以下简称合同。

不包括劳动合同、聘用协议、员工培训合同、劳务派遣协议以及技术部门签订的技术协议。

3.2合同相对方：

是指本公司以外的合同缔约方。

3.3书面形式：

是指正式合同文本、补充协议、备忘录、公文信件、传真、信函、图表等可以以书面方式加以固定的形式。

3.4不超过：

不包含本数。

3.5以上、以下：

包含本数。

4.职责

4.1公司董事长拥有公司所有合同的签署权、签订权、审核权、批准权、终审权及审查权，有权确立总经理、主管副总、部长（助理）、科长及其他负责人的合同审批权限，并有权对违反本制度规定的相关责任人进行处罚。

4.2公司经营部、生产部、技术部、办公室、生产部技改科负责本部门业务范围内合同管理工作，具体职责是：

4.2.1负责本部门业务范围内合同的洽谈；

4.2.2会同法务人员拟订合同文本；

4.2.3按本制度的规定进行合同会签、报请审批、用章；

4.2.4会同相关部门确认、汇总、报告、监督合同的履行情况，会同法务人员处理合同履行过程中的纠纷及合同的变更、转让、解除、终止等事宜；

4.2.5负责本部门合同的档案管理。

4.3法务人员附签，合同在交有权负责人审核、审批前可由法务人员附签，以说明该合同已经得到了法律上的审查。

5.合同的审批、签署权限

除船舶建造类合同外，其他所有合同盖章前必须进行合同评审并填写《合同评审表》，《合同审批表》一式三联，第一联由经办部门留存，第二联由财务科留存，第三联由盖章部门留存。

5.1船舶建造类合同

5.1.1机动船建造合同

a）机动船建造合同原则上由公司董事长签署合同，特殊情况下，董事长可以书面授权其代理人签署合同；

b）与机动船建造合同有关的且单船金额不超过100万美金的合同（协议），如合同备忘录、佣金协议、代理协议等，由总经理或经营副总签署。

5.1.2驳船建造合同

a）单船金额200万美金以上的驳船建造合同原则上由公司董事长签署合同，特殊情况下，董事长可以书面授权其代理人签署合同；

b）单船金额不超过200万美金的驳船建造合同，由经营副总签署。

5.2其他类合同详见《合同审批权限表》

5.3合同价格的审查和监控

5.3.1上述各类经济合同，除本制度另有规定外，成本预控科有权随时对合同价格进行审查、监控；

5.3.2每月8日至10日，各部门负责编制合同签订情况月报表，呈报董事长及总经理审阅。

6.合同审批的特别程序

特别程序是指合同评审过程中合同审批人、签署人出差、出国或其他原因无法行使合同审批权、签署权的情形下采取的应急措施。

6.1处理原则

6.1.1特别程序下，合同的审批遵循提升一级审批原则处理，合同的签署遵循降低一级签署的原则处理。

6.1.2公司董事长无法行使合同审批权、签署权时，应书面授权其代理人代为行使权利。

6.2事后补正

应急措施的适用情形消除后，具体行使合同签署权、审批权的人员应在3个工作日内以书面形式向原合同签署人、审批人汇报特别程序下事务处理经过，原合同签署人、审批人注明事由后补签《合同评审表》，并将补签的情况书面告知财务科及盖章部门。

7.合同的主体

7.1订立合同的主体必须是本公司及本公司所属各子公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、科室、机构、分公司及任何个人等不得擅自对外签订合同。

7.2订立合同前，应对合同相对方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订经济合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

7.3公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司董事长同意。

8.合同的形式

8.1订立合同，除本制度另有规定外，一律要求采用书面形式。

8.2如合同约定传真件有效，则可以通过传真缔结合同，但合同标的额较大的重要合同必须留存原件。

8.3如需采用国际流行的电子签名加以确认合同内容，须征得公司董事长书面同意，其后应尽可能地采用书面形式加以固定。

9.合同的内容

9.1当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、印章应与合同相对方提供的资信情况载明的名称、住所保持一致。

除本制度另有规定外，凡本公司对外订立的经济合同必须盖有缔约双方的合同专用章或公章，否则本公司财务科有权拒绝付款。

特殊情况下，可由董事长做出书面付款批示。

9.2合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，例如采购合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

9.3数量：

合同应采用国家标准的计量单位，标的物数量明确约定，常年采购合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如传真通知发货等）。

9.4质量：

有国家标准、部门行业标准、企业标准的，应约定所采用标准的代号；

产品须提供船检证书的，应符合相应船级社规范。

9.5价款或报酬：

价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；

价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证等应予以明确；

价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

9.6履行期限、地点和方式

履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期限的方式。

合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如采购合同一般约定交货地点为本公司厂区内指定的任意地点或本公司所在地范围内指定的任意地点。

采购合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

9.7合同的担保

合同中合同相对方要求提供担保或本方要求合同相对方提供担保的，应结合具体情况征得董事长的书面同意后根据国家法律、法规的要求办理相关手续。

9.8合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

9.9保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

9.10合同联系制度履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

9.11违约责任根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

9.12解决争议的方式

解决争议的方式除特殊情形外，一般选择向于本公司有利的有管辖权的人民法院起诉。

若选择仲裁，则应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

10.合同专用章

10.1本公司设合同专用章、合同专用章

（1）各壹枚。

合同专用章由董事长委托办公室专人保管；

合同专用章

（1）为经营部专用，由董事长授权经营副总保管、使用。

10.2单船金额不超过100万人民币（或等值外币）的经营物资采购合同，可加盖合同专用章

（1），单船金额100万人民币（或等值外币）以上的经营物资采购合同，须加盖合同专用章。

10.3经办人员申请用章时须提交合同文本、《合同审批表》（第三联），印章保管人核对无误后加盖印章。

11.签订合同的工作程序

11.1签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度7.2条的规定对合同相对方的有关情况进行审查，并将合同相对方提供企业营业执照副本、税务登记证及相关资格证书等复印件留存。

11.2合同缔结阶段，由主办业务人员与合同相对方商谈后会同法务人员拟订合同条款，附《合同审批表》按本制度规定的审批权限报有权负责人审批、签署，各级有权负责人自收到《合同审批表》应在2个工作日内审批完结。

合同审批完结后，由经办人员申请用章。

11.3特殊情形下，可由董事长或总经理指定责任人员会同相关部门与合同相对方进行商谈，拟订合同条款，附《合同审批表》报董事长或总经理审批、签署，各级有权负责人自收到《合同审批表》后应在2个工作日之内审批完结。

11.4法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由经办业务人员会同法务人员依法及时办理。

11.5合同正式签订后，《合同审批表》第一联由经办部门保存，正式合同文本除经办部门保存外，应连同《合同审批表》（第二联）交财务科一份备案。

12.合同的变更、解除

12.1合同履行期间，由于客观原因需要变更或者解除合同的，应经双方协商一致，达成备忘录、会议纪要等书面协议，上述协议必须加盖合同章。

新协议未达成前，原合同仍然有效。

本公司收到合同相对方要求解除或变更的通知书后，具情在规定的期限内作出答复。

12.2存在下列情形之一的，本公司可以单方解除合同：

12.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；

12.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

12.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。

12.2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并具情要求对方确认。

12.3履行合同交付货物时应经本公司检验人员验收合格后办理入库手续。

12.4向合同相对方交付增值税发票时应由合同相对方出具收条。

经办人员申请财务付款时除提交《合同审批表》（第二联）、正式合同外，还应提交合同相对方开具的正式税票、收款收据或收条，财务科核实无误后按本公司财务付款制度付款，公司原则上不允许以现金形式支付合同价款。

12.5在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明合同相对方有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报审批负责人处理，并报董事长和总经理。

12.5.1经营状况严重恶化；

12.5.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

12.5.3丧失商业信誉；

12.5.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

12.6债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；

12.6.1在常年合同特别是常年业务、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；

12.6.2在合同相对方发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或合同相对方的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

13.经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

13.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；

13.2合同双方在一定期限内无法就纠纷的处理达成一致意见或合同相对方无意协商解决的，经办人员应及时书面报告审批负责人，审批负责人拟定处理意见后转呈董事长和总经理决定。

合同相对方涉嫌合同诈骗的，应立即报告审批负责人和董事长及总经理。

13.3公司决定采用诉讼或仲裁方式处理的合同纠纷，以及合同相对方起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、变更、解除、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据移交法务人员。

14.合同的日常管理

14.1本公司实行二级合同管理，公司财务科全面负责公司的合同管理；

经办部门负责本部门的合同管理。

14.2公司的合同专用章、空白合同、授权委托书专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由董事长批准。

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明挂失。

14.3已签订的合同及送货回单，增值税税票、收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，经办部门应自行保管好；

重要资料应将原件交财务科保管。

14.4同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经本部门及相关部门确认后方可办理离职手续。

合同经办人员非经正常离职程序与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，经办人所在部门应立即以书面形式报人事科，人事科核实后应会同法务人员于一周内书面告知合同相对方取消离职人员授权。

15.考核与奖惩

15.1公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。

办公室负责本制度执行情况的监督考核。

15.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

15.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依据法律、行政法规及本公司规章制度向责任人员追偿损失：

15.3.1越权审批或越权签订合同的；

15.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书的；

15.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同，应当进行价格签认而未进行价格签认的；

15.3.4违反公司规章制度，以明显高于市场价格采购物资、签订合同的；

15.3.5合同履行过程中，擅自签署补充协议、备忘录致使合同内容变更给本公司造成损失的；

15.3.6其他违反公司相关制度的。

15.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司具情向有关人员追偿损失：

15.4.1因工作过失致使公司被诈骗的；

15.4.2公司履行合同未经合同相对方确认的；

15.4.3遗失重要证据的；

15.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；

15.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告的；

15.4.6其他违反公司相关制度的。

15.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

16.附则

16.1本制度从2007年10月8日开始试行，最终解释权归公司董事长所有。

17.记录

SF-QR-104-01《国内成套设备合同审批表》

SF-QR-104-02《进口设备合同审批表》

国内成套设备合同审批表SF-QR-104-01

编号：

物资类型

合同编号

规格

数量

设备名称

设

备

厂

家

一

□

背

景

公司名称

电话

是否有合作

□是□否

是否有ISO9002认证

□有□无

联系人

企业法定住所

服务配置

主要业绩

合

同

简

介

合同价格

（一次）

（二次）

（最终）

付款方式

交货地点

调试时间

交货期

价格有效期

上年度考核分

备注

二

（二次）

（最终）

三

（一次）

四

备注

经办人

意见

签字：

时间：

年月日

主管科

（部）长

意见

成本预控

科意见

分管副总

总经理

注：

①合同评审表编号统一采用公司名+物资类型+船名（载重吨）+设备或零部件材料编号；

②合同评审表当随附《厂商供货能力调查表》《业绩表》《技术协议》以及其他能够证明其生产、供货能力资质的相关证书、文件；

③合同评审表是商务合同建立的依据，合同评审表签字建立，统一归档，备查。

进口设备合同审批表SF-QR-104-02

编号：

代理公司

是否

有无授权委托书

有无

合同简介

（二次）

合同卖方

经办人意见

经营部长意见

主管副总经理意见

总经理意见

①合同评审表编号统一采用公司名+物资类型+船名（载重吨）+设备编号；

②合同评审表当随附《厂商供货能力调查表》《设备厂家授权委托书》《业绩表》《技术协议》以及其他能够证明其生产、供货能力资质的相关证书、文件；