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外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。
狭义的公文：
2000年8月24日，国务院办公厅颁布了《国家行政机关公文处理办法》，其中规定了13种行政公文。
1996年5月3日，中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，其中规定了14种党的主要公文。
这两大类公文的文种彼此多数相同或近似，也有一些区别。
这些公文文种都是在机关工作中使用频率较高的。
■公文的分类
目前，从行政文书使用的实际出发，从不同角度进行分类，常见的有：
一、按公文的制发地及机关分：
我国各地现在正在施行的公文，也就是现行的文书，有以下这些（内地的）
（1）党：
1996年5月3日，中共中央办公厅，《中国共产党机关公文处理条例》：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
（共14种）
（2）人大：
2000年1月15日，全国人大常委会办公厅，《人大机关公文处理办法》（自2001年1月1日起施行）：
公告，决议，决定，法、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要。
（共18种）
（3）政：
2000年8月24日，国务院，《国家行政机关公文处理办法》（自2001年1月1日起施行）：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（共13种）
（4）军：
2005年10月2日，中央军委主席令，《中国人民解放军机关公文处理条例》（自2006年1月1日起施行）：
命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
（共12种）
以上只是国家行政机关使用的主要行政公文，还有相当一部分在机关工作中经常应用的行政公文，并没有包括进去。
二、按公文的特点和作用分，可以把它分为8大类50种：
（一）规范类文书：
章程、条例、规定、办法、细则、规则。
附：
简章、制度、公约、须知，乡规民约。
（二）指挥类文书：
命令（令）、指示、批复、决定。
决议、指令、批示。
（三）报请类文书：
报告、请示、简报、议案、调查报告。
提案、建议。
（四）知照类文书：
公告、通告、通知、通报。
布告、声明、启事。
（五）实录类文书：
总结、述职报告、会议纪要、讲话稿。
会议记录、大事记、会议综述。
（六）计划类文书：
计划、规划、安排。
要点、方案、意见。
（七）信函类文书：
函、专用书信。
公务、电报。
（八）契约类文书：
合同、协议书。
三、按行文方向分类：
上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。
四、按文书来源分类：
收进公文、外发公文、内部公文。
五、按内容处理要求分类：
参阅性公文（参阅件）、承办性公文（承办件）。
六、按制发机关分类：
党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。
七、按处理时间要求分类：
特急公文、紧急公文、常规公文等。
八、按机密程度分类：
绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（密件）、普通公文（普通件）。
九、按公文的载体分为：
传统纸质公文和电子公文（OA公文）。
这种分类方法也不是尽善尽美的，例如：
述职报告，我们把它归入实录类，因它还含有很大的报请性成份。
又如：
通知，我们把它归入知照类，但在很多情况下又具有指挥性。
但尽管如此，从写作角度来确定标准，仍不失为一种较好的分类方法，它有利于掌握各类行政文书的写作特点和写作要求。
公文的特征
行政文书是行政机关通用的一种应用文体，包罗的种类繁多，十分庞杂，但它毕竟与其他应用文体有着根本的区别。
在写作中，我们必须从以下五个方面体现它的特点：
一、内容的政策性
公文内容的政策性强，这是因为它是代表着特定的机关讲话的，而且又具有一定的行政效力。
不管是报告工作情况，还是请示某个问题，都是不能与方针政策相背离的。
总结工作中的经验教训，制定工作计划或方案，也都要以方针政策为依据，为准绳。
二、行文的针对性
任何行政文书都是为着解决或者说明某个实际问题而写的，它都具有针对性。
上级机关下发的文书，不外是告知要处理的事项，或说明处理事物的方针政策，或说明处理的办法、措施、步骤等，都是直接指导工作的；
下级机关报请的文书，有的是汇报某项工作，有的是反映某种情况，有的是本单位无法解决或无权决定的问题，需要向上级机关请示以便使问题得到解决。
例如一份情况简报，既是让上级领导了解下情，更好地指导工作，也是为了总结经验教训，交流信息，更好地开展工作。
以上都说明它的针对性。
三、作者的法定性
行政文书是法定作者在法定范围内行使职权而制发的。
这里的“作者”并不是指草拟文稿的某个机关工作人员，而是指行政文书的制发者，即某一级组织或单位（或其领导人）。
行政文书只能由依法成立并能以自己的名义行使职权的组织或单位（或其领导人）来制作和发布，这就是行政文书作者的法定性。
写作者只能是“代笔”，即代组织写作、代单位说话、代领导立言，不存在个人独立的写作动机。
四、体式的规范性
行政文书在体式上都有严格的规范，表现在结、款式上具有较为固定的格式，而不同类型的文书又有所不同。
所以，在写作时必须体现出来，我们可以把它分成两大类：
一类是在长期的实践中约定俗成的，形成了一套惯用格式。
如：
工作总结，不管怎么写，总离不开一定的要求和范围，即包括基本情况、成绩经验、存在问题和今后打算等；
另一类是国家用行政手段规定的，即把各种语文体的名称、作用和写作要求固定下来，以求得统一，这就是法定的格式。
这一特点与其实用的目的有关，那就是为了便于拟稿便于阅读，便于存档。
五、语言的简朴性
“简”，即简约、精当、扼要；
“朴”，即质朴、自然、平易。
根据处理事务的需要，语言要求简明扼要，不能罗嗦繁冗；
要求明确实在，不能虚美华饰。
此外，行政文书的语言还要受到机关级别、权限和行文关系的制约。
上行、下行和平行等文书，其用语也各有别。
公文的作用
一、颁布法规
公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
二、指挥管理
在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。
三、交流信息
下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。
交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。
有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。
四、宣传教育
决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。
例如“文革”结束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。
五、商洽协调
地区与地区、单位与单位、团体与团体，需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。
公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。
六、凭证依据
公文还有明显的凭证和依据作用。
上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；
下级上报的公文，是上级决策的依据；
机关自己制作的公文，是自己开展工作的记录和凭证。
第二讲公安公文写作概论
一、公安公文的概念
公安公文，是公安机关在日常行政管理和刑事司法及行政执法等工作中，形成和使用的有一定法律效力或法律意义和特定体式的书面文字材料。
二、公安公文的性质
公安公文，是公安机关行使法定职权和实施国家法律、法规的文字形式；
是国家意志和法律效力的具体体现；
是公安机关开展工作的依据和合法办案的书面凭证。
三、公安公文的特点
公安公文的内容，具有很强的政治性与政策法律性；
公安公文的作者，具有法定性与专任性；
公安公文的制作，具有程序性与作用的权威性；
公安公文的结构，具有程式性与体式的规范性。
四、公安公文的分类
按功能和运转范围，可分为行政公文与法律公文；
按行文关系可分为上行文、下行文和平行文；
按秘密程度可分为绝密、机密、秘密和普通公文；
按紧急程度可分为特急、紧急和常规公文。
五、公安公文的主题
（一）概念：
公安公文的主题，就是通过公文的全部内容所表达出来的某种意图与目的。
（二）要求：
正确性、鲜明性、深刻性、集中性。
（三）深化主题的方法：
认真分析、选好角度，反复修改、提炼主题，认真组织、准确表达。
六、公安公文的材料
（一）材料的概念：
是指经过搜集、整理、鉴别后用以说明主题的一系列事实和理论根据。
主要包括客观事实（工作实践）和政治理论两大类。
（二）材料的客观性及来源途径：
占有材料的途径，主要有广泛积累和深入调查；
占有材料时要注意点面、纵横、正反、直接与间接相结合。
（三）材料的选择与使用：
选择材料要注意坚持服务主题、真实准确、典型深刻和新颖独特的原则；
使用材料要注意根据表现主题的需要对材料进行适当的加工改造。
七、公安公文的语言与表达方式
（一）语言的要求：
一定要体现“十字”要求，即：
准确、庄重、凝练、质朴、得体的主体要求。
（二）表达方式的运用：
公安公文，由于内容的需要及语体的制约，一般运用叙述、记述、议论、说明等四种表达方式。
叙述是指把人物经历或事物发展过程表述出来的一种表达方式，是最基本最常用的一种表达方式，它是“动态”的，重在“过程”的表述；
记述是客观地表述人、景、物在某一特定时间和空间内的、处于相对静止状态下的外观形态的一种表达方式，它的一个重要特点在于它是“静态”的；
说明是对客观事物的性质、特征、成因、类别、功能等进行介绍、解释的一种表达方式，主要用于揭示事物内部的规律性特征及事物间的相互联系；
议论是指通过对客观事物进行分析、评论，以表明某种观点和主张的表达方式。
务必做到论点正确、鲜明，论据确实、充分，论证有力、符合逻辑。
八、公安公文撰写的基本要求
（一）领会意图、明确目的
这是指，在接到公文撰写任务时，要对领导的指示和要求进行认真地领会，并结合当前形势和工作实际进行全面地分析研究，以明确发文的目的，从而为正确、鲜明、深刻、集中地确立公文的主题奠定基础，这是撰写公安公文之前必须做好的重要的准备工作之一。
首先，要有一个正确的态度。
在领导“交拟”撰写任务时，一定要认真倾听，必要时做好笔记；
其次，要有一个正确的方法。
一是要结合工作实际对领导的指示和要求进行全方位、多角度的分析研究；
二是认真查阅与此有关的文件，结合其中的精神实质领会领导意图与发文目的；
三是向其他同志虚心请教，共同研究，广泛讨论；
四是深入实际，定向调查，分析问题，得出结论。
（二）确定主题、缜密构思
这是指，在正确领会领导意图、明确发文目的后对公文主题的确立、材料的使用和内容的安排等进行思考的过程，构思一定要缜密，要体现出严谨和实用的风格。
对公安公文写作的构思主要包括以下内容：
确定文种和行文对象；
确定各格式要素的构成；
确定段落层次及其之间的衔接、转换与照应；
确定适宜的表达方式。
（三）拟定提纲、起草文稿
这是指，在前面几项准备工作完成之后，将认识、思考和构思的结果付诸文字的过程。
起草文稿要注意以下问题：
掌握政策，依法拟稿；
主题正确，材料充实；
行文有序，详略得当；
格式正确，语体庄重。
十、公安公文修改的基本要求
（一）思想重视、严谨细致
在公安公文的制发过程中，修改是确保其质量的重要环节，也是遵循写作基本规律的体现。
因此，文稿起草完毕，一定要重视修改工作。
（二）把握大局、注重细节
公安公文的修改应本着“把握大局、注重细节”的原则来进行。
具体应注意以下几个方面：
主题观点的修改；
内容材料的修改；
结构形式的修改；
语言表达的修改；
文面标点的修改。
（三）因文制宜、讲究方法
公安公文文稿的修改方法：
通读法、广议法、冷放法。
做到“热写冷改，由粗到精”。
写的时候，要“趁热打铁”，一气呵成，而不要拘泥文字，写写改改，这样很容易打乱写作思路。
改的时候，则应采取“冷处理”的方法，平心静气，逐段逐句，仔细推敲，才能使文稿由“粗”变“精”，达到“多一个字累赘，少一个字不行”的精确程度。
第三讲：
一、明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
1、公文的中心内容是什么？
比如，对于“相关工作的改善”，主要提出目前情况怎样？
存在哪些问题，什么解决方式，需要哪些协助事项。
再如，对于“请求事项”，要明确拟请上级机关答复或解决哪些问题，等等。
2、根据文件内容，准备采用什么文种？
比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；
针对下级来文所反映的问题，是写一个批复，还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。
比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；
是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。
例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
二、收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。
当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。
但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；
如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
我们每次党代会的报告、市委全会的报告，其准备时间都有两三个月之久，要收集大量的资料，进行深入的调查研究，逐步形成思路，心中有数了，才开始列出提纲，再写文稿。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
从某种意义上说，提纲的水平，很多时候会定格文章的水平。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点，要使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上做过细的推敲。
当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意两点：
1、要观点鲜明，用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。
运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。
如果观点不明，就会令人不知所云。
而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练，交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。
写文章，需要下功夫。
自古以来，好文章都要经过反复修改的。
1、关于主题的修改。
看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
3、关于材料的修改。
材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。
修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
第四讲：
报告
我国古代，下级对上级的陈述性公文有“书”、“表”、“奏”、“状”等等；
民国时期，下级对上级的陈述性公文有“呈”。
中国共产党成立后，“报告”基本上代替了“呈”。
1948年1月7日，毛泽东写的《关于建立报告制度》，更严格地规定，地方和部队必须定期向中央报告工作情况。
党的机关1989年将其列入法定公文，行政机关1951年将其列入法定公文。
一、报告的用途
《条例》规定：
报告“用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问”。
《办法》规定：
报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。
二、报告的种类
（一）按性质可分为综合报告和专题报告两种。
（二）按用途可分为工作报告、情况报告、答复报告、建议报告（党的机关用，包括呈报型报告和呈转型报告两种）四种。
三、报告的格式
×
关于×
的报告
：
（报告缘由）现将有关情况报告如下：
（报告事项）以上报告，请审阅。
×
年×
月×
日
四、报告的写法
报告内容较多，“报告事项”部分可分序排列；
报告内容单一，“报告事项”部分可一段到底，甚至可将“报告缘由”和“报告事项”两部分合二为一。
]
下面看看报告的主体部分应该怎么写。
（一）综合性报告正文，或称总结性报告。
机关单位都要在大会上作此种工作报告。
1.情况简述：
工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。
这种开头称为概述式。
此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。
百字上下。
2.成绩做法：
这是主体。
可以简要叙述一下工作过程。
成绩常常通过数字、比较、事实来表现。
安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。
3.经验教训：
要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。
常常占五分之一篇幅。
4.今后计划。
往往写成今后的工作计划。
常常占三分之一篇幅。
各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。
（二）专题性报告正文。
着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。
1.概述情况。
讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。
2.说明理由、做法和反映。
或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。
3.提出意见。
写基本看法，解决问题的建议和办法。
报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。
【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。
如有附件，与请求相同写法。
最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。
说明：
1.“报告事项”部分，工作报告要写明成绩或经验、问题或不足、今后的任务和措施；
2、情况报告要写明“八个什么”——什么时间、什么地点、什么人、什么事、什么原因、什么结果、什么问题、什么意见；
答复报告要问什么答什么，不能答非所问。
3.结尾的习惯用语，还可写成“以上报告如有不当，请指示”、“特此报告”等。
第五讲：
一、通报的用途
通报“用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况”。
通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。
二、通报的种类
按用途，通报可分为表彰通报（表扬通报）、批评通报和情况通报三种。
三、通报的格式
的通报
（先进事迹及评价、错误事实及定性或通报缘由）（表彰决定、处分决定或情况分析）（通报要求）
×
×
四、通报的写法
1．要选择典型的事件，要突出关键情节，要有鲜明的倾向。
2．情况通报的“情况分析”，要分序排列，抓住要害，严格控制“分析量”。
3．“通报要求”，要有较强的针对性，不能泛泛而谈；
要明确具体，以便执行。
第六讲：
我国古代的“奏”、“章”、“表”、“疏”以及民国时期的“呈”，除了汇报事项以外，常常还有请求上级指示的内容。
党的机关1989年将其列入法定公文，行政机关1981年将其列入法定公文。
一、请示的用途
《条例》和《办法》规定：
请示适用于“向上级机关请求指示、批准”。
请示与报告的区别：
①行文目的不同：
报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，请示用于向上级机关请求指示、批准。
②行文时间不同：
报告可在事前、事中或事后行文，请示必须在事前行文。
③内容含量不同：
报告有综合性的，请示必须一文一事。
④处理办法不同：
报告不需复文，请示必须复文。
⑤习惯用语不同。
二、请示的种类
按用途，请示可分为请求指示的请示（政策性请示）和请求批准的请示（事务性请示）两种。
涉及政策法规界限方面的疑难问题，遇有新情况、新问题无章可循，平行机关之间意见分歧难以统一，用请求指示的请示；
所办之事缺乏人力、物力、财力，对要解决的问题负有责任但又不在自身权限范围之内，提出某一事项的解决方案按法定程序报请批准，用请求批准的请示。
三、请示的格式
格式一：
的请示
（请示理由）（请示事项）
妥否，请批复（示）。
×
格式二：
（请示事项）理由如下：
（请示理由）
妥否，请批复（示）。
×
×
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