K3业务蓝图.docx
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K3业务蓝图
系统实施工具之
业务蓝图
审批签字:
一、K3整体业务流程图
K/3整体物流系统是集产、供、销、信息流、物流、资金流一体的企业资源管理系统，包括销售管理系统、采购管理系统、仓存管理系统、存货核算系统、生产管理系统等系统。
跟踪企业从销售订单到成本计算的经营全过程，综合反映企业日常经营活动的业务、存货、价值流转的信息流、物流和资金流循环流动轨迹，累积企业管理决策所需要的管理和控制信息。
运用K/3系统实现“二线三点”的整体管理的目标，以销售订单为纲，贯通销售各个环节，即订单→出库→发票→收款→销售业务条线；以采购订单为纲，贯通采购各个环节，即订单→质检→入库→发票→付款→采购业务条线；以库存数据、应收数据和应收数据为抓手，重点管理推进整体管理；以生产任务单为纲，贯通生产物流的各个环节，即生产任务单→投料单→质检→完工入库业务条线。
不断地深入的运用K/3系统，以财务为核心，可以迅速地帮助企业完善“数据→信息→决策→控制→考核”的流程，从而全面提升企业管理水平。
增强企业的核心竞争力。
二、基础资料管理流程
基础数据的准备包括基础数据的收集、分析、整理和录入等项工作。
基础数据的准备是实施企业管理软件的一项重要而又艰巨的工作，是实施过程上的一大拦路虎。
实施当中有句至理名言叫“三分技术、七分管理、十二分数据”。
其含义显而易见。
企业管理软件的成功实施有赖于企业准确、完整、规范化的基础数据。
硬件、软件都是可以花钱买得到的东西，而唯有企业的基础数据，只有靠企业自己去整理和规范化，它是企业用钱也买不到的最宝贵的财富。
同样，基础数据的日常管理工作丝毫不容松懈，没有一整套的管理制度、管理方法，即便是正确的完整的基础数据录入到系统，也会逐步演变到混乱状态，最终前功尽弃。
鉴于此，为保证基础数据的及时、准确、完整、一致，基础数据管理应做好以下几方面工作：
1、成立数据管理组织，落实专人负责，指定企业主要领导监督。
2、制定企业《基础资料管理制度》，从根本上解决企业对基础资料不重视、不关心、不负责的问题。
3、制定企业《基础资料编制规范》，解决企业基础资料一致性、标准性、规范性的问题。
一）、物料管理流程
1、物料管理流程图
2、物料管理流程
Ø当需要新增物料时，申请人应该在物料信息申请单上清楚的填写申请部门、申请人、申请日期、申请说明及要求等信息。
Ø申请人将已按要求填写的物料信息维护申请单递交给物料维护责任者，由物料维护责任者协调、联络有关部门完成会签。
会签目的在于保证物料信息准确，形式并不重要。
Ø各会签部门详细填写物料基本属性，其中必须填写代码、名称、物料属性、物料计量单位；物料的存货状态、精度等存储属性；采购部门依据采购的基本要求填写物料的采购属性；财务部根据物料的财务属性填写计价方法、各类财务科目；工程部根据物料的包装属性填写物料之体积、最小包装量、毛重、净重、重量单位、长度、宽度、高度及长度单位等信息。
Ø物料维护责任者根据会签后的物料信息维护申请单及时准确的录入K3系统。
Ø物料维护责任者应当将已录入K/3系统的《物料信息维护申请单》妥善管理，并做好登记存档工作。
以上申请、会签过程也可以通过邮件的方式进行，但是需要物料维护责任者应该主要对邮件进行存档记录。
物料维护者为：
ERP科
附：
物料增加申请会签表
以下为物料基本信息
物料编码
物料名称
规格型号
物料属性
基本计量单位
默认仓库
以下为物料财务资料
计价方法
存货科目
销售收入科目
销售成本科目
单价精度
数量精度
以下为物料计划资料
采购负责人
采购单位
最小订货量
最大订货量
安全库存
物料来源
单价是否建立
保质期
以下为物料工程包装资料
库存单位
体积
最小包装量
毛重
净重
重量单位
长度
宽度
高度
长度单位
会签部门签字
财务部
物料计划科
计划仓储科
工程部
物料维护者
增加日期
二）、BOM管理流程
1、BOM管理流程图
2、BOM管理流程
BOM维护责任者可以由技术部门的业务骨干担当，也可以由系统管理员担当。
要求BOM维护者熟悉企业业务、熟悉ERP生产知识、责任心强、善沟通等条件。
BOM的录入维护工作由对应产品的设计工程师负责录入系统中。
BOM维护责任人为陆湘妃。
Ø对于新增加的自制件，需要维护相应的BOM信息。
该BOM信息由技术人员提供，包括子件、子件的单耗量、损耗率等信息。
Ø申请人将已按要求填写的BOM信息维护申请单递交给BOM维护责任者，由BOM维护责任者协调、联络有关部门完成。
ØBOM维护责任者根据技术部门提供的BOM信息，及时准确的录入K3系统。
ØBOM维护责任者应当将已录入K/3系统的《BOM信息维护申请单》妥善管理，并做好登记存档工作。
以上申请、会签过程也可以通过邮件的方式进行，但是需要BOM维护责任者应该主要对邮件进行存档记录。
3、BOM修改流程
当技术、工艺发生了变化，导致BOM的信息需要调整时，如子件的变化、用量的变化时，应该对BOM进行修改。
BOM的修改维护工作由对应产品的设计工程师负责录入系统中。
ØBOM修改时，应当遵守BOM的修改流程。
ØBOM修改时，由使用部门提出或者由技术部门提出，审批通过后由BOM维护责任者在系统中进行修改。
ØBOM维护责任者应当将已修改K/3系统的《BOM修改申请单》妥善管理，并做好登记存档工作。
以上申请、审批过程也可以通过邮件的方式进行，但是需要BOM维护责任者应该主要对邮件进行存档记录。
三、采购业务
采购业务主要包括采购价格表、正常采购、采购退货、采购换货三种业务类型。
一）、采购价格政策
主要业务流程：
1、根据需要，由采购价格管理人员在系统中录入采购价格政策，并进行最高限价管理。
2、在系统参数设置中，选中采购限制价格管理方法。
3、必须设置相应的价格管理方式。
4、当出现超价预警时，通过设置的价格控制方式进行控制。
5、系统操作路径：
供应链－采购管理－供应商管理－采购价格管理/采购最高限价预警管理
6、控制用户是否具有修改单价权限：
在用户管理中的权限分配中－选择高级－选择供应链单据（不含库存单据）－选择采购订单－单价修改；去掉则无单价修改权限，否则可以修改单价。
7、采购价格表中单价是否含税。
系统设置－系统设置－采购管理－系统参数设置中，选择是否采用采购价格管理，采购价格是否含税。
IBCC参数设置：
启用采购价格管理；采购价格含税；最高限价中控制方式为取消交易；在采购订单保存时进行控制；最高限价为0时，不进行控制。
业务人员不允许修改采购订单价格，不具有采购价格管理功能。
二）、正常采购业务流程
业务流程图：
业务流程说明
1、若系统中不存在供应商名录，则需要通过供应商新增业务流程，由财务在K/3系统的基础资料中新增供应商资料。
2、若系统中不存在相应的物料信息，则需要通过物料新增业务流程，由ERP数据管理员在K/3系统的基础资料中新增物料资料。
3、物料计划员在系统中，审核采购类型的MRP计划单，进行投放，形成采购申请单。
注：
MRP计划单根据物料需求计划自动产生，由物料计划员进行审核。
物料计划员需要确定物料是外购、生产还是委外加工。
审核后，物料计划员对需要外购和委外生产的计划单进行投放。
外购类型的计划单投放后形成采购申请单，委外生产类型的计划单投放后形成委外生产任务单。
对于委外加工部门，请参考“委外加工生产部分”。
4、采购员在k/3系统中的“采购订单－录入”功能，根据源单“采购申请单”，录入采购订单。
同时打印“采购订单”，与供应商形成采购合同。
采购订单录入时，系统根据选择的供应商和物料，自动从采购价格政策中取出相应的采购单价。
采购员应该指定相应的采购交货日期信息。
录入完成后，需要对采购订单进行审核，采购订单审核时，系统对采购价格进行判断，对于高于最低限价的，系统不允许审核。
需要注意的是，在用户权限中必须控制采购业务人员不能修改采购价格。
订单执行数量不允许超过订单数量，超过时，如果确实需要入库，则由采购人员增加采购订单。
5、采购员负责跟踪采购订单。
供应商送货前，应该先向采购员进行申请，由采购员在系统中开出收料通知单，并打印出来，传真给供应商，要求供应商根据收料通知单送货；同时采购员提交收料通知单给待检仓库。
6、当供应商货物送到后，待检仓库核对供应商的收料通知单和采购员传递过来的收料通知单，判断是否需要检验，如果需要检验，则把收料通知单送交质检部门，否则送交材料仓库。
注：
待检仓库应该核对供应商送来的实际货物和收料通知单中是否一致，包括物料品种和物料数量。
特别需要注意的时，当物料品种不一致时，待检仓库不得收货。
当数量不一致时，应该通知采购员进行处理，由采购员在系统中重新开具收料通知单，或者增开收料通知单的方式来办理收料手续。
7、材料仓库保管员根据待检仓库或者质检部门传递来的已经填写合格数量的“采购收料通知单”办理外购入库手续。
同时填写打印出来的收料通知单上的实际入库数量。
填写好实际入库数量的“收料通知单”应该返还给财务、采购员各一联。
8、采购员根据仓库返还的填写了实际入库数量的收料通知单，通知供应商开具采购发票。
采购员在供应商送达发票时，负责在k/3系统中通过关联外购入库单生成采购发票。
如果外购入库单部分到票，则应该对部分到票的外购入库单进行拆分，然后根据外购入库单下推形成采购发票。
外购入库单拆分时，可以通过“外购入库单－拆分/反拆分”功能进行操作。
如果外购入库单已经关联外购发票或者其它单据，系统不允许进行拆分。
注：
（1）、发票录入K/3系统后，不可跨月报销，即当月录入系统的发票，必须当月送交财务部门进行帐务处理。
（2）、同时对于货物尚未到达，而发票先到时，此时发票也不能录入到系统中，可以压票到下月待货物实际到后，再录入发票。
（3）、对于没有外购入库单的采购发票（如办公用品等发票），不能在采购系统中录入，应该在应付系统中录入采购发票（由财务人员录入）。
需要做采购订单，并打印出来，发票和采购订单进行核对，关闭采购订单；不需要办理入库和出库手续。
9、财务人员根据采购员送交的采购发票，在系统中进行一致性和正确性审核。
审核完成后，对采购发票和外购入库单进行勾稽，如果存在费用发票，则录入费用发票，一并进行勾稽。
注意：
对于进口材料，如果有关税时，应该通过费用发票进行处理。
同时需要在存货核算中进行外购入库核算。
10、材料会计依据已匹配、整理的单据（采购发票，费用发票，外购入库单），在k/3系统进行入库核算及生成凭证。
关于存货核算部分，可以参考存货核算部分。
岗位责职
序号
岗位
责职
K/3工作路径
工作说明
1
采购部
价格管理
供应链－采购管理－供应商管理－采购价格管理/采购最高价格预警管理
在采购前，采购人员录入基本价格和最高价格。
对于新产品首先由财务录入价格政策。
如果没有价格，则系统不进行价格控制。
2
计划物流部
物料计划科
采购订单
供应链－采购管理－采购订单－采购订单录入
采购员根据“采购申请单”，形成采购订单。
注意：
选择源单为采购申请单，并在选单号中通过F7键选择相应的采购申请单。
对于非BOM中的物料，需要采购时，应该先进行采购申请。
计划物流部
物料计划科
采购订单
供应链－采购管理－采购订单－采购订单审核/反审核
采购经理对系统中的采购订单进行审核。
审核时，系统自动对价格进行控制，不允许高于最高限价。
采购订单审核，也可以在采购订单录入功能中进行直接进行审核。
审核后，需要修改采购订单时，必须反审核采购，才能进行修改。
但是如果采购订单已经到货，则不允许进行反审核。
3
仓库
外购入库单
供应链－仓存管理－外购入库－外购入库单录入
仓库接到采购员的“收料通知单”，核对实际入库数量，并在系统中选择相应的源单，生成外购入库单。
并对外购入库单进行审核。
仓库的外购入库单，应该及时录入，不能事后补录数据。
4
计划物流部
物料计划科
采购发票
供应链－采购管理－结算－采购发票录入
采购员接到供应商开来的采购发票时，应该及时录入系统。
录入时，采购发票应该关联相应的外购入库单进行录入。
如果外购入库单是部分到票时，应该对外购入库单进行拆分，然后再录入发票。
采购员录入发票后，应该在录入发票的当期，把发票送交财务部门进行帐务处理。
财务部门也可以通过查询未记账的采购发票，查看是否有发票尚未送来进行帐务处理。
对于费用发票的，如关税、运费等，需要在费用发票中录入相应的费用发票。
5
委外
外购入库单
（送货单）
委外出库单
（以加工定单）
委外入库单
6
仓库
调拨单
7
客服物流部
发货通知单
8
仓库
销售出库单
（产品出库单）
9
财务部门
销售发票
10
仓库
生产领料单
11
仓库
产品入库单
12
客服物流部
销售订单录入
三）、已入库未开票部分退料流程（非换货）
1、由质检部门每周统计出需要退料的物料、数量、供应商，提交给采购员。
由采购员根据实际需要退料情况，录入“退料通知单”，在退料通知单中注明原订单号和外购入库单，通知供应商和仓库准备退料。
2、实际退料给供应商时，仓库管理员根据退料通知单，下推形成“红字外购入库单”。
3、仓库管理员通过外购入库单拆分功能对原外购入库单进行拆分，把需要退货的外购入库的物料、数量拆分出来，形成单独的一张外购入库单。
4、仓库管理员在系统中通过对等核销功能，对拆分出来的外购入库单和红字外购入库单进行对等核销，表示该部分物料，已经退货，不需要供应商再开出发票。
注：
需要退料的物料，必须在仓库帐中存在。
四）、已入库已开票部分退料流程（非换货）
1、反销售处理，由钱经理咨询一下税务局是否可以处理，如果可行，则做反销售处理。
五）、采购换货流程
换货业务流程图
业务流程说明
1、由质检部门每周统计出需要退料的物料、数量、供应商，提交给采购员。
由采购员根据实际需要退料情况，录入“退料通知单”，在退料通知单中注明原订单号和外购入库单，通知供应商和仓库准备退料。
2、实际退料时，仓库管理员根据退料通知单，下推形成“红字外购入库单”。
3、当供应商补货物料送达后，采购员开具“采购收货通知单”。
（换货的收货通知单和正常的收货通知单，必须分别开出，同时仓库分别入库）
4、仓库管理员根据“采购收货通知单”，办理外购入库手续，并录入“外购入库单”。
5、仓库管理员把“红字外购入库单”和“蓝字外购入库单”进行对等核销，表示这部分单据不需要供应商重新开出发票。
六）、采购订单变更
1、采购订单发出后，如果出现需求量减少或者增加的情况或者需求日期变更情况，可以对采购订单进行变更。
2、采购订单变更时，通过系统中“供应链－采购管理－采购订单－采购订单变更”功能，进行变更。
3、采购订单变更时，应该注意：
变更后的数量，不能少于已经开“收货通知单”的数量。
4、采购订单变更时，可以变更采购送货数量、交货日期、价格、备注等信息。
5、对于采购数量增加时，通过新增一张新的采购订单的方式来进行操作。
七）、采购订单关闭
1、采购订单完全到货后，即采购订单对应的入库数量已经等于或者大于采购订单中数量，系统自动关闭采购订单。
2、如果采购订单在执行过程中，不再需要继续执行，请手工关闭该采购订单。
如果仅仅是采购订单中的部分物料不再需要执行，请通过行关闭功能进行关闭。
可以通过系统中“采购订单关闭/反关闭”功能中的右键中的功能进行实现。
请注意：
不需要执行的订单，请一定手工关闭，否则会影响物料需求计划的计算。
关闭时，必须要进行行业务关闭。
四、销售业务
一）、销售价格政策
1、必选按照客户录入每种产品的标准销售价格，由销售和财务负责出具审批好的价格表，由姬承学负责录入系统中。
2、价格控制方式预警提示。
当销售订单中录入的价格与销售价格表中的最低销售价格不一致时，系统进行提示预警。
3、标准销售价格修改时，由销售和财务进行审批后，填写《销售价格修改审批表》，根据销售价格修改审批表，由姬承学在系统中修改销售价格表。
二）、正常销售流程
业务流程图
业务流程说明
1、销售员在K/3销售管理系统中依据客户的需求规定，录入销售订单。
销售主管根据库存实际情况审核销售订单，销售主管应当在规定的时间内完成审核工作。
也可以由销售人员打印出相应的销售订单，进行书面评审后，由销售人员在系统中审核该销售订单。
注：
当客户的所需产品的工艺、技术发生变化时，建议先由技术部门进行评审，判断公司现有的技术和工艺条件能否满足生产，然后根据技术部门评审后的结果再编制相应的生产计划。
销售价格由销售价格录入员根据企业制定的销售价格政策录入到系统中。
当销售订单价格与销售价格政策中的销售价格不一致时，销售订单应该进行审批。
2、销售发货时，销售员在“销售发货通知单－录入”中根据源单“销售订单”，录入“销售发货通知单”，并审核，通知仓库进行出库。
3、仓库根据销售发货通知单，办理出库手续。
国内销售产品时，在系统中“销售出库单－录入”功能中，根据源单“销售发货通知单”，录入销售出库单，并填写实际发货数量。
但是对于出口时，仓库在系统中根据销售发货通知单，做调拨单，从产成品仓库调拨至出口商品仓库。
开票时，由出口负责人，在系统中做销售出库单，并形成销售发票。
所有销售出库物料，必须从产成品仓库销售出库；如果从其他仓库需要销售出库时，应该先调拨到产成品仓库，然后再进行销售出库。
4、销售开票时，销售员在系统中根据销售出库单下推形成销售形式发票（发票清单）并打印，提交给财务部门开具增值税发票。
特别需要注意的是对于外销发票，其税率为0；从10月份开始，当月销售出库的物料，必须当月进行开票。
5、对于由销售费用发票时，销售人员在系统中开具销售费用发票，并且记录对应的产品的销售发票。
销售人员，在系统中录入的销售发票，可以理解为销售发票申请，并在系统中打印出来，提交给财务人员。
6、对于内销发票，财务人员根据金税系统中的销售增值税发票，并审核系统中的销售形式发票（发票清单），并勾稽销售出库单和销售发票。
对于外销发票，财务人员审核外销发票，并直接在系统中进行套打。
同时也需要勾稽销售发票和销售出库单。
7、月底，财务部门进行帐务处理。
（1）、成本核算完成后，在存货核算中进行材料出库核算和产品出库核算。
（2）、对销售出库单进行记账生成凭证。
（3）、对销售发票进行记账并生成凭证。
岗位责职
序号
岗位
责职
K/3工作路径
说明
1
录入员
销售价格政策录入
供应链－销售管理－价格资料－价格参数管理/价格政策设置
价格录入人员根据价格核定信息，录入价格政策，并进行最低销售价格限制。
2
销售
销售订单录入
供应链－销售管理－销售订单－销售订单录入
销售人员根据与客户签订的销售合同形成销售订单，并录入到系统中。
录入时，必须核对销售价格信息；如果销售订单价格和价格政策不一致，则需要进行审批。
2
技术
产品BOM录入或者调整
生产管理－生产数据管理－BOM维护－BOM维护
对于新产品，技术部门应该及时录入BOM信息。
对于有变更的产品，技术部门应该及时对BOM进行调整。
BOM调整后，才进行物料需求计划计算。
3
销售
销售订单审核
供应链－销售管理－销售订单－销售订单审核/反审核
销售根据订单评审的信息，在系统中进行销售订单审核。
4
销售
发货通知单
供应链－销售管理－发货－发货通知单录入
销售发货时，销售员在系统中根据销售订单，录入销售发货通知单，并打印出来，送交仓库，通知仓库进行发货。
5
仓库
调拨单
供应链－仓存管理－仓库调拨－调拨单录入
如果是出口商品，应该根据销售发货通知单录入调拨单，从成品仓库调拨至发出商品仓库。
5
仓库
销售出库单
供应链－仓存管理－领料发货－销售出库单录入
对于国内销售，仓库在系统中根据销售发货通知单，录入销售出库单。
如果是材料销售，应该把物料从材料仓库调拨至产成品仓库。
如果是国外出口销售，则由出口负责人，在系统中录入销售出库单。
6
销售
销售发票（形式发票）
供应链－销售管理－结算－销售发票录入
销售开票时，销售员根据销售出库单下推形成销售发票。
如果是外销发票，税率应该是0％。
当月的销售出库单，必须当月开票；如果当月不能开票，需要把销售出库单中的销售出库日期调整到下一个月中销售出库。
7
销售
销售费用发票
供应链－销售管理－费用发票－销售费用发票录入
如果出口发票中有费用的项目，则可以在销售费用发票中关联原先的销售发票，录入销售费用发票。
如果销售费用发票与产品没有关联，直接在应收系统中开销售发票。
8
财务
金税系统中销售开票
不需要在K/3中操作
根据送来的开票申请书，在金税系统中开具销售发票
9
财务
销售发票审核
供应链－销售管理－结算－销售发票审核/反审核
在系统中审核销售发票。
对于有费用的发票，需要在“费用发票”－“费用发票审核/反审核”的功能中进行审核。
10
财务
销售发票勾稽
供应链－销售管理－结算－销售发票勾稽/反勾稽
销售发票审核后，财务人员应该对销售发票、销售费用发票和销售出库单进行勾稽，以表示该部分的销售出库单已经开票。
同时也表示这部分销售出库单可以结转销售成本。
11
财务
销售出库成本核算
供应链－存货核算－出库核算－产品出库核算/材料出库核算
对于原材料销售出库，可以在材料出库核算中进行销售出库成本计算。
必须是在入库核算后或者估价入库记账后进行
对于产品销售出库，在成本计算后，在系统中进行产品出库核算后，
12
财务
销售出库记账
供应链－存货核算－凭证管理－凭证生辰
财务对调拨单进行记账。
对销售收入（赊销）/（现销）进行记账。
对销售出库单进行记账。
三）、已开票的退货流程（非换货）
业务流程图
业务流程说明
1、客户提出销售退货要求后，公司进行评估，同意退货后。
销售员根据客户的退货情况，在系统中录入销售退货通知单。
录入路径为：
供应链－销售管理－退货－销售退货通知单。
销售退货通知单，可以根据原销售发货通知单录入，也可以根据销售订单录入。
销售员打印销售退货通知单，通知仓库办理退货产品入库手续。
2、仓库管理员接到退回货物和销售退货通知单后，在系统中关联销售退货通知单，形成红字销售出库单
对于没有销售退货通知单，仓库不能办理销售退货手续。
退回的货物，仓库应该根据实际情况，办理相应的手续。
可以继续销售的产品，可以入到原仓库中，可用于继续销售。
对于不能继续销售的退回物资，可以入到设置的废品库中，然后报废或者由车间进行改制。
即使是实物没有退回，而是在客户现场做了报废，但是在系统中还需要进行相应的帐务处理。
3、销售开票时，销售员在系统中根据红字销售出库单，关联形成红字销售发票根并打印送交财务。
4、财务部门，在金税系统开出红字销售发票，并在K/3系统中审核销售部门开出的红字销售发票，同时对销售发票和销售出库单的进行勾稽。
5、月底财务部门进行相应的账务处理。
四）、未开票的退货流程（非换货）
业务流程图
业务流程说明
1、客户提出销售退货要求后，公司进行评估，同
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