最新企业采购业务内控缺陷和舞弊方式大揭秘.docx

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最新企业采购业务内控缺陷和舞弊方式大揭秘

企业采购业务内控缺陷和舞弊方式大揭秘

企业采购业务内控缺陷和舞弊方式揭秘

要谈企业合规风险控制和内部反舞弊工作，必谈企业采购业务工作，企业采购业务是企业合规风险控制和反舞弊工作首要阵地。

市场经济其实就是买卖经济，市场规律其实就是供求规律，市场存在的主要形式是采购（买）和销售（卖）业务两种形式，并且作用于同一个标的，实现所有权、占有权或经营权等权力的交换。

市场上，在实施采购的有企业、政府、公益组织、家庭和个人消费主体，本文要解剖的采购业务舞弊主要是组织出于生产需要、投资需要实施的采购活动。

在对某企业15年多以来的违纪违规腐败案例整理统计分析中发现，96%的不合规甚至腐败案件发生在

（1）审核权、

（2）市场客服与销售权、（3）人事权、（4）采购权、（5）放行权、（6）计量权、（7）财务资金权、（8）拥有关键信息等八项权力的行使过程中，而作为企业内部业务链条最长的采购业务，它涉及采购权和采购审核权、采购标的放行权、标的计量权、采购资金支付权以及拥有关键招标投标信息六项权力，占到八项权力清单的75%，在腐败案例发生频次统计结果中，仅仅发生于采购权的腐败案例频次占总发生频次的54.7%，超过半数，可见采购权是这八项权力里面最任性的权力；若再加上采购业务领域的其他五项权力，采购业务舞弊频次将更高。

因此，采购业务是企业里舞弊与腐败易发高发最任性的业务。

企业采购业务主要围绕供方资源管理、采购定价与供方选择、采购执行三个方面展开，为此，本人就围绕这三个方面，结合采购、招投标和采购监督的长年工作实践，对采购业务领域诸多可能隐藏舞弊的工作方式再做一次深度的总结和解剖。

上篇  供方资源管理

1.合格供方名册（供方长名单）管理——供方资源管理

1.1合格供方名册（供方长名单）管理内容：

包括市场上潜在供方信息的初始收集、供方推荐、供方初次考察（尽职调查）、合格标准制定、初次评价、合格供方建档、合格供方档案动态管理等，主要是引进新合格供方管理工作，有的单位也叫合格供方入库管理工作。

1.2合格供方名册管理可能隐藏舞弊的主要工作方式（30）

“矮个里挑高个”创造条件；

“技术差异性陪标”创造条件，排斥同质竞争，陪衬某关系供方脱颖而出；

8规范供方的初始信息收集、合格供方的推荐、考察评价、入册全过程的流程制度制定，由某个人控制或者被采购部门独立控制，导致制度内容不公允、公平，有利于被某个人左右合格供方选择；

2.供方合作等级评价管理——供方资源管理

供方合作等级评价管理内容

包括每年定期的对合格供方积极参与投标、合作服务质量、供应能力、供应质量、资金势力评价工作和业务合作等级动态管理等，主要是对合格供方合作质量的评价与合作战略管理。

2.2供方合作等级评价管理可能隐藏舞弊的主要工作形式（22）

中篇  采购定价与供方选择

3.采购策划管理

3.1采购策划管理内容       

采购策划以使用部门的生产、投资计划为基础和过去一年的使用量为参照，以该采购标的的市场供求力量对比形成的市场情况（重要指标PMI,即采购经理人指数）为依据,明确采购多少、采购方式和招标计划的相关内容，具体管理内容包括：

需用计划、采购计划、采购权限管理、市场行情调研、具体采购方式选择、采购标的描述、采购策略选择、标的预算、招标计划等采购招标前的各项准备工作。

3.2采购策划可能隐藏舞弊的主要工作方式（22）

4.招标文件管理

4.1招标文件管理内容

招标文件管理过程是前面招标策划的具体实施落地，招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条款以及拟签订合同的主要条款。

招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。

招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日。

招标人应当在招标文件中载明投标有效期。

投标有效期从提交投标文件的截止之日起算。

招标人在招标文件中要求投标人提交投标保证金的，投标保证金不得超过招标项目估算价的2%。

投标保证金有效期应当与投标有效期一致。

招标人设有最高投标限价的，应当在招标文件中明确最高投标限价或者最高投标限价的计算方法。

招标人不得规定最低投标限价。

招标文件应如实载明招标项目的资金落实情况；管理内容包括:

采购交易模式设计、招标文件起草、评标标准设计、合同文本关键条款起草与评审、招标文件评审、招标文件发出、投标保证金收取（如有）、招标文件补遗、澄清函件等工作。

4.2招标文件管理可能隐藏舞弊的主要工作方式（47）

“投标保证金不得超过招标项目估算价的2%”，向投标人公开招标项目估算价；

“招标人设有最高投标限价的，应当在招标文件中明确最高投标限价或者最高投标限价的计算方法”变相公开采购项目的内部预算情况，导致招标竞价失真；

“招标文件的发售期不得少于5日”，降低获得招标文件的投标人数量以照顾关系投标人。

5.投标人审定过程

5.1投标人审定过程管理内容

根据采购计划和招标计划、采购标的技术、功能与商务要求，接下来的工作是确定有投标资格的投标人。

管理内容包括：

投标资格确定（主体合法、产品技术和功能满足、供应能力满足）、预审通知/公告、潜在投标人推荐、潜在投标人入围投标资格审查与投标人确定等工作内容。

5.2投标人审定过程主要舞弊方式（38）

“技术差异性陪标”创造条件，排斥同质竞争，陪衬某关系供方脱颖而出；

“投标人不得少于三家”为借口，只保留三家投标人参与投标，实质市场上远远超过三家潜在投标人，踩在法律的边缘，回避采购招标充分竞争原则，维护关系人高价中标或者大大提高中标率；

“矮个里挑高个”创造条件；

“招标人采用资格后审办法对投标人进行资格审查的，应当在开标后由评标委员会按照招标文件规定的标准和方法对投标人的资格进行审查”，有意打压开标后有竞争力的非关系投标人；

6.投标人投标过程管理

6.1投标人投标过程管理内容

指招标文件正式发售出去后至招标文件要求提交投标文件的截止时间之间的投标人投标期间的管理。

这期间的管理内容包括：

招标文件评审、投标人投标准备、投标书制作、报价测算、踏勘（必要时）、招标文件疑点咨询、投标书密封、投标书送达、提交投标书截止时间前的投标文件调整等重要过程；

6.2投标人投标过程可能隐藏舞弊的主要工作方式（20）

7.评标评委管理

7.1评标评委管理内容

首先是建立评委库或者招标人内部建立评标委员会议；其次是确定评标评委,包括评委库的评委或者招标人内部固定的评标评委或者临时确定的评委；有商务、技术两类评委，一般要求不低于5名；三是明确开标评标组织形式:

评委参加开标和评标过程，或只参加评标过程。

7.2评标评委管理可能隐藏舞弊的主要工作方式（11）

8.开标 评标  定标管理

8.1开标 评标  定标管理内容

包括开标、评标、定标推荐和审定中标人,这是确定中标人的三个连续动作，为保密需要,中间不应断开，一致形成评标报告与推荐中标候选人，最终审定中标人；

8.2开标评标定标可能隐藏舞弊的主要工作方式（38）

设有标底的，直接按照标底定中标价，照顾关系中标人利益；

“人情标”评标关照；

下篇   采购执行

9.合同签订管理

9.1合同签订管理内容       

按照中标人通知、招标文件中的合同文本、中标价、中标人投标书内容和招标文件中规定的合同关键条款和签订时限，招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内签订采购合同；管理内容包括:

合同关键内容（采购范围、数量、质量技术标准、品牌、原材料要求、时间要求、验收要求、支付条件、支付比例等）填写、供应商承诺、关键部门会签和签订时间控制等工作。

9.2合同签订主要舞弊方式（12）

10.合同变更管理

10.1合同变更管理内容

合同变更是合同签订权的延伸，是合同签订权的重要组成部分。

合同变更内容可能包括采购范围、采购单价、采购数量、采购品质、品牌、包装、采购货源、原材料产地、验收、供应主体、收款人、供应时间、运输组织与费用等合同条款的变更；合同变更可能是原招标采购人、使用人、中标人导致引起；

10.2合同变更可能隐藏舞弊的主要工作方式（5）

11.采购执行管理

11.1采购执行管理内容

采购执行是指采购员采购实施、验收人员按照合同内容、关键条款，接收、计量、验收供方供应产品和服务。

11.2采购执行可能隐藏舞弊的主要工作方式（15）

12.采购结算管理

12.1采购结算管理内容

经过表观、物理、化学、或者体验验收后，按照采购合同进行采购债权的确认过程即为采购结算过程。

管理内容包括:

核对计量单据、验收凭据、办理验收单据、审核审批、获得供方发票等工作。

12.2采购结算可能隐藏舞弊的主要工作方式（9）

13.采购支付管理

13.1采购支付管理内容

采购结算已完成，交易产生的债权已经法定，采购款的支付应该按照合同约定和公司的资金支付管理流程制度进行。

管理内容包括:

资金支付预算、支付计划、债权人身份核定、支付实施、记账、定期往来对账等工作。

13.2采购支付可能隐藏舞弊的主要工作方式（13）

14.仓库出入库管理

14.1仓库出入库管理内容

物资出入库的关键是出入库的物资实物数量与物资账务、财务账务保持一致，是采购出现舞弊的最后收尾环节。

管理内容包括:

物料收发存账记录、账与单据管理、物料进库、出库、盘点等工作。

14.2仓库出入库管理可能隐藏舞弊的主要工作方式（10）

以上是总结和解剖采购业务领域诸多可能隐藏舞弊的262种工作方式，某种意义上讲，是内控的缺陷和漏洞，至于采购使用招标代理情形，可能就更复杂了。

因此，企业采购业务领域是合规风险密集和重灾区，其合规风险管理和反舞弊工作任重道远。