党政机关公文格式18要素解读Word文档格式.docx

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一、份号

《条例》规定：

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

《格式》标准：

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

要点说明：

标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。

并不是所有公文都需要编制份号，涉密公文应当标注份号。

如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。

普发的省委文件均标注份号，并且发往同一单位的公文编号相对固定，便于管理。

在实际操作中，有的是用印号机手工在成文上加盖份号，有的印刷设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，对此不作统一要求，也不强求必须为6位数字，3—6位均可，编虚位补齐（如果是3位，从“001”编起，不能编为“1”，或“01”）；

份号的字体和颜色也未作统一，公文印发机关可自行掌握（多用黑色3号黑体字）。

版心即页面中主要内容的所在区域，也就是公文的文字区，“顶格编排”是指份号第一个数字紧贴版心左边缘（距左页边28mm）。

常见问题：

1.涉密文件不标注份号；

2.份号的数字不按规定标注，随意性大；

3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行，而是编排在右上角，或编排在版心之外。

二、密级和保密期限

《条例》规定：

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

《格式》标准：

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；

保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

要点说明：

涉密公文依据保密法的规定，按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”（引号与引号之间、书名号与书名号之间不加顿号，如《中国共产党章程》《中国共产党纪律处分条例》《中国共产党党内监督条例（试行）》《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则》）和保密期限。

标注了密级未标注保密期限的公文，则按照《国家秘密保密期限的规定》（绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年）认定，或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。

密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★1年”，“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。

如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”“秘密”两字之间空一字。

常见问题：

1.确定密级和保密期限时存在过紧或过松两种倾向；

2.密级标注不规范，有的保密期限中的数字使用汉字；

有的标注在右上角；

有的不标保密期限，但“绝密”“机密”“秘密”两字之间未空字。

三、紧急程度

《条例》规定：

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

紧急程度标注位置分三种情形：

1.既没有份号，又没有密级和保密期限，则编排在左上角第一行；

2.只有份号，但没有密级和保密期限，则编排在左上角第二行；

3.既有份号，又有密级和保密期限，则编排在左上角第三行。

非紧急公文不标注紧急程度。

如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；

如果不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间空一字，即应标注为“特急”。

1.不急的公文标注了紧急程度；

2.标注位置随意，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；

3.未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办；

4.紧急公文标注的紧急程度错用电报的紧急程度“特提”“平急”，或将“加急”件标注为“紧急”“急件”等。

四、发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；

如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

主要变化：

1.取消党的机关常用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的形式即“×

×

（×

）”，因为标题中已明确文种，在发文机关标志中去掉括号加文种的形式可避免不必要的重复，使发文机关标志更加庄重、规范和美观；

2.以前行政机关上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，这次也取消了，主要考虑到党政机关公文发文机关标志的规范和统一。

发文机关标志分两种形式：

1.发文机关标志加“文件”二字的，用于发布、传达贯彻党和国家的方针、政策，作出重大决策、重要工作部署，转发上级机关和同级机关的公文，批转下级机关的重要公文；

2.不加“文件”二字的，用于通知、发布有关事项，任免干部，组建和调整各种非常设机构，表彰先进和通报有关事件，向上级机关请示、报告工作，批复下级机关的请示，答复不相隶属机关请求批准等具体事项。

发文机关标志推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重；

字号没有规定具体数值，应以不大于上级机关的发文机关标志为原则自行酌定；

具体排布总体要小于版心的宽度；

红色油墨要达到色谱指标，中央和省委文件发文机关标志使用金光红色。

1.有的发文机关标志字体、字号不规范，有的使用宋体、华文中宋，有的下级单位发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志字号；

2.有的发文机关标志红色偏暗、偏淡；

3.有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致。

五、发文字号

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号是党政机关制发公文的编号，可以表明公文的制发机关及其形成的年度及顺序。

发文机关代字要准确、简洁、规范、无歧义，避免与上级机关、同级机关的机关代字冲突或重复。

如省委文件代字使用“鄂发”，鄂州市委文件代字则使用“鄂州发”。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线。

红色分隔线的高度推荐使用0.35mm～0.5mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。

党的机关公文分隔线中部为红色实心五角星。

1.发文机关代字概括不准确，有的机关代字过长，有的过于简略不易识别，有的同一发文机关标志根据不同的拟稿部门使用不同的机关代字。

2.发文字号年份、发文顺序号标注不规范。

年份没有使用全称；

没有使用六角括号，有的单位用方括号“[]”或圆括号“（）”或“【】”；

发文顺序号编虚位，如“1”编为“01”，前面加“第”字等。

3.发文字号标注位置不规范，有的离发文机关标志太近，有的离红色分隔线太近甚至直接与分隔线重叠；

上行文发文字号有的居中标注或左侧顶格，有的与最后一个签发人姓名不在同一行。

六、签发人

上行文应当标注签发人姓名。

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

签发人指发文机关的主要负责人，标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责。

标注签发人应注意两点：

一是只标姓名，不标职务；

二是联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。

1.上行的“请示”“报告”应标注签发人但未标注；

2.上行文应当由主要负责人即正职或主持工作的负责人签发，但有的机关任何副职都签发，有的非领导职务者也作为签发人；

3.联合上行文只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人；

4.签发人的标注不规范：

有的未右空一字，签发人姓名不用楷体标注而使用黑体或仿宋体，联合行文时，将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行。

七、标题

由发文机关名称、事由和文种组成。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

发文机关名称可用全称或规范化简称，3个以下（含）机关联合行文应列出所有发文机关名称，4个以上（含）机关联合行文时可简略发文机关名称，或采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式；

事由要高度概括公文的主要内容；

文种应选用《条例》规定的15个公文种类。

标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、括号和破折号等，使用标点符号要注意两点：

一是法律、法规、规章名称全称应加书名号；

二是机关名称之间用空格分开，不加顿号，但如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

标题所占行数太多会把正文挤出首页，可以变通，将标题上移，不必在红色分隔线之下空二行标注，可以空一行或不空行。

标题排列应当使用正梯形、倒梯形或上下短、中间长的菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

标题一般采用3号字字高的7／8作为行间距，采用2号字字高的7／8则行距过大。

常见问题：

1.转发性文件文种重复、标题繁琐；

2.标题使用文种错误，如使用“请示报告”等；

3.标题排列不规范，使用长方形或沙漏形，有的回行时断开词意；

4.标题使用标点符号不规范。

八、主送机关

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记。

主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

其中，使用简称要规范、准确；

使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确，如“各乡镇党委和人民政府，县人武部党委，县委各部委，县级国家机关各办局，各人民团体”中的“县级国家机关各办局”是使用统称，包括县级人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关等。

主送机关移至版记，要标注“主送：

”，而不使用“发：

”，置于抄送机关之上一行，与抄送机关之间不加分隔线。

1.主送机关标注位置不正确，没有顶格编排；

2.主送机关标点符号使用不规范，同级同类机关之间不使用顿号而用逗号，同级不同类机关之间不使用逗号而用分号，主送机关结束之后应用冒号却不用标点符号，主送机关移至版记时最后一个主送机关名称后不使用句号而用冒号。

九、正文

公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“l.”“

（1）”标注；

一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

明确要求“公文首页必须显示正文”，目的在于保证公文的严肃性、真实性，公文首页没有正文则不知文件内容，影响严肃性，并且容易产生假冒公文。

公文首页显示不了正文的原因有：

1.联合行文。

发文机关过多时，解决方法包括，一是只使用主办机关标志；

二是将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小；

三是调整行距、字距；

四是简略标题中的发文机关名称或采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式；

五是将标题上移。

2.主送机关过多。

可将主送机关移至版记。

3.签发人过多。

可增加每行签发人编排个数（由两个增至三个）。

1.正文中结构层次序数越级使用或错用。

2.层次序数中的标点符号使用不规范，如“

（一）、”“1、”“

（1）、”。

3.正文引用公文时先引发文字号后引标题（应先引标题，再用圆括号引注发文字号）。

十、附件说明

公文附件的顺序号和名称。

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1．×

”）；

附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

公文正文中的一些内容如图表、名单等，如穿插在正文中，往往隔断前后联系而造成阅读不便，需将其从正文中抽出作为附件单独表述，附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。

附件说明有两种形式：

一是在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”；

二是正文下空一行注明。

注意：

1.用“附件”而不是“附”，在正文下空一行左空二字位置编排；

2.附件名称接排在“附件：

”之后，不用转行；

3.序号用阿拉伯数字而不是用汉字或汉字加圆括号；

4.序号后用圆点而不是顿号；

5.附件名称后不加书名号等标点；

6.附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐，不要顶格；

7.如果正文中涉及附件内容处，已标注“（见附件）”或“（附后）”，则不另标注附件说明。

1.公文中带有附件的却漏标附件说明；

2.

附件说明标注不规范，有的在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样，在附件说明处又标注“附件”字样（相关内容不是附件）；

3.附件说明编排位置不规范，有的与正文未空一行，有的未左空二字而顶格编排；

4.附件顺序号用汉字或汉字加圆括号标注；

5.附件名称后标注标点符号；

6.文字较长的附件说明回行后顶格或左空二字编排。

十一、发文机关署名

署发文机关全称或者规范化简称。

发文机关署名的编排规则，放在“印章”后与成文日期、印章一起表述。

公文一般以机关名义署名，特殊情况如议案、

命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。

发文机关署名应与标题中的发文机关名称相一致。

行政机关公文此前不署名，《条例》和《格式》标准均明确要求署名。

1.有的公文只用印不署名；

2.发文机关署名简称不规范；

3.发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致。

十二、成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即l不编为01）。

（成文日期的编排规则，放在“印章”后与发文机关署名、印章一起表述）

成文日期是公文的生效时间，是公文生效的重要标志。

成文日期确定的原则是：

1.会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；

2.经机关负责人签发的公文，以签发日期为准；

3.联合行文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准。

成文日期在公文中的标注位置有两种：

一是会议审议通过的决议、决定等公文，成文日期用3号楷体字编排在公文标题下一行居中位置，写全年、月、日并用圆括号括起来（这种情形主送机关置于版记部分；

不署名）；

二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注。

1.成文日期中的数字用汉字；

2.成文日期距正文的行距过大或过小；

3.成文日期标注位置不规范（如右侧顶格）。

十三、印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。

纪要也不加盖印章。

上行文一定要加盖印章。

1.用印位置比较随意；

2.二个或二个以上机关用印时，印章相交或相切；

3.多个机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章；

4.印章与发文机关标志不符。

发文机关署名、成文日期、印章的编排规则，《格式》标准分三种情形进行表述：

（一）加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

单一行文时，成文日期编排的横纵坐标通过以下方法确定：

横向位置，右空四字，以确保印章两端不超出版心；

纵向位置，处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。

发文机关署名标注在成文日期之上，以成文日期为准居中排布（若发文机关全称较长，一般使用规范化简称，若规范化简称也较长，可考虑分两行编排）。

实际操作中，发文机关署名多标注在成文日期上一行，离正文（或附件说明）三至四行。

印章居中下压是指印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线重合，印章下边缘与成文日期下边相切，印章的上边缘距正文（或附件说明）距离应在一行之内，既不超过一行，又不上压正文。

规定印章上边缘距正文（或附件说明）一行之内，是防止空白过大，容易被人插入内容、伪造公文。

联合行文时，成文日期的编排格式与单一机关行文一致。

发文机关署名按照发文机关的顺序排列，每排最多排3个印章，确保两印章间互不相交或相切，印章和署名的纵向中心线应重合。

（二）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

第一个发文机关署名在正文（或附件说明）下空一行位置，联合行文时首先标注主办机关署名，其余发文机关署名与主办机关上下对齐，依次向下排列。

成文日期与发文机关署名右移二字，分两种情形：

一是发文机关署名长于成文日期，发文机关署名居右空二字编排；

二是成文日期长于发文机关署名，成文日期右空二字编排，发文机关署名适当前移、相应增加右空字数（通俗表述：

哪个长，哪个右空二字）。

1.多个发文机关尤其是党委、政府须上下并排，不能并列一行；

2.多个发文机关字数不等时，要进行技术处理，使得长度相同。

（三）加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。

在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；

每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；

签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

签发人签名章属于印章的一种特殊形式，对于以机关负责人名义制发的公文如议案、命令（令），需要签署签发人的签名章。

特殊情况处理：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

具体的调整方法是：

1.当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行间距，至少将一行文字移至下一页并署名；

2.当正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间；

3.极特殊情况如联合行文的机关过多，正文与所有发文机关的印章不能同处一页，可采取“（此页无正文）”的方法，将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行标注“（此页无正文）”，但需确保印章顶端上距“（此页无正文）”一行之内。

十四、附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

附注是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等，如“此件公开发布”“此件发至县团级，传达到村级党组织”。

请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。

附注回行时需顶格。

1.标注位置不规范，有的将附注标注在附件说明处，有的标注在成文日期下空一行，有的标注在版记上一行；

2.有的附注左侧顶格，内容没有用圆括号括起来；

3.联合上报的请示件附注标注不规范，只标注主办机关联系人即可。

十五、附件

公文