第一章 采购作业流程须知Word文档下载推荐.docx

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（四）研究采购技巧，提高采购效率

（五）确保采购物料适时、适量、适质、适价供应

第二节　餐旅采购管理的任务

一、拟定采购政策与采购计划

采购管理部门主要职现，乃根据餐旅业者本身之特性，衡量内外环境与市场状况制订餐旅采购政策，采购政策系指采购组织、采购制度、采购策略、采购方针等等。

二、市场调查、分析并掌握最新资讯

采购部门另一主要任务是从事采购市场之调查，搜集各项市场情报，并加以分析研判，目的在于了解物料供应来源、价格、品质等等。

三、掌握库存量，避免物料短缺或资金积压

采购管理最重要的任务，乃确保餐旅游企业所需物料能维持适当的库存量，以免因物料短缺而影响餐旅业生产与销售，也可避免因缺货而令客人不满。

采购人员若未事先老师餐厅之销售能力与库存量多寡却大量进货，不仅造成劳动资金之积压、利息之损失，更容易导致物料因久藏而变质或有失窃之损失。

四、品质之维护与价格制订

餐旅采购人员本身必须具备是项事业知能，对于各项购料之性质与用途均充分了解，并能依企业本身需要而且配合市场供应情形，提供新货源及代用品之建议。

采购货物之价格会影响产品成本，因此采购管理部门之任务，乃在搜集市面上有关之商情资料，研究降低成本方案，检讨制订价格方法外，还须注意价值之分析。

价值（Value）=品质（Quality）/价格（Price）

五、选择理想供应商

采购部门必须特别注意选择理想的物料供应商，除此之处，还要了解该厂商之厂房设备、生产能力、财务状况，以及是否为合法厂商外，应具备三大要件：

１、以最低、最合理的价格供应相当水准的物料。

２、有相当充裕之货源与数量。

３、提供完善的售后服务。

六、决定采购数量与时机

物料采购数量的多少，完全依据其本身销售量、存货周转率、交货时间、物料市场状况、资金预算及仓储能力而制订，至于采购的适当时机，则视该项物料之性质、价格、需要量、交货时间、价格折让、季节及本身财力来作决定。

七、研拟妥适采购方法，提升优势竞争力

采购一般而言，有市场采购、期货交易、议购、订购、报价采购、询价采购、招标采购、比价采购、定价采购、牌价采购等十种，不过通常以报价、议价、比价、招标及市场现场采购等五种最常为人所采用。

任何一种采购方法并好坏之分，只在于运用上是否能灵活方便用已，餐旅采购最重要的是使每花一分钱均有其价值，至少要享有与其他同业同等的进货价格与售后服务，如此才能提升本身的竞争力。

八、交货与验收

采购的最终目的，乃在依时限如期得到所需之物料与设备，因此对于交货日期、交货方式、包装方法等等均须加以研究，同时须注意防范延期交货所造成之损失，并研拟防止政策。

验收时，通常厂商送货员均会附上发货单，此时验收人员应先确定发货单与公司原采购单所记载之品名、数量、重量与规格是否相符合，确认无误始可验收签单，并负责将货品直接送到仓储存或发货到合作备位备用。

第三节餐旅采购管理的流程

现代企业经营管理的餐旅业在进行餐旅采购作业时，对于整个采购工作流程中的每一环节、每一步骤，均严加管制而不敢掉以轻心，期以最经济有效的采购方法，达到最高品质的采购目标。

一、确定采购政策与目标

根据本身营业特性及销售之需要，再考量本身资金、库存量、市场动态等因素来作整体性通盘考量，分析利弊，以拟订采购政策，决定采购目标。

根据餐旅采购目标来订定各种采购标准作业，据以实施采购目标管理。

二、拟定采购计划与预算

餐旅采购计划，是指餐旅业为有效执行其采购政策而拟定的采购作业工作计划，它是根据企业本身销售政策、生产政策及采购政策而订，至于采购预算之编列乃端视各部门销售营运情形、生产用料进度、可用库存量，以及采购数量与价格来决定。

三、市场调查与分析

餐旅采购计划拟定之后在，采购部门人员即针对采购计划之内容来进行采购市场调查，借以搜集拟采购物料的最新商情资讯。

四、研订采购作业程序

采购作业程序，是指餐旅业者执行餐旅采购计划的实际工作行动准则。

餐旅业者为确保其采购物料能适时、适质、适价与适量的正确供应，通常均订有标准货品采购流程，其步骤为先填写请购单，待核准后再决定采购方法、厂商报价、决定厂商、订购签约、催货管制、最后再由采购部门会同相关人员共同验收，验毕即分类登帐入库及付款。

十　付款

九　登帐入库

八　进货验收

七　催货管制

六　订购签约

五　决定厂商

四　厂商报价

三决定采购方法

二　准予采购

一请购单填写

五、确定采购作业时程

采购作业时程，是指餐旅企业依采购作业程序中各项内容，就完成工作项目所需时间所排定的作业时间表。

此作业时程可作为采购部门员工工作进度表，以确保采购物料能适时供应掌握时效，此外也可作为员工工作绩效考核之参考。

六、管制与评鉴

采购作业执行过程中任何一项环节均须追踪管制，并随时建立资料记录备查。

在工作执行过程中，应随时留意采购市场及内外环境之变动，不可故步自封，管理人员应随时注意改进作业方法，期以最有效的方法达到最高品质的采购服务。

七、餐旅采购政策

餐旅业所需之物品甚多，通常可区分为两大类：

食品原料类与财物用品类等两种。

食品原料类一般可分为杂物类、鱼肉类、油脂类、蔬菜类、水果类、乳品类及各种干货；

财物用品类一般可分为消耗性与非消耗性等两类。

通常食品原料或财物，其品名项目种类甚杂，性质亦异，因此餐旅业在采购上述物料时，均会依其本身营运方针及销售需要而作全盘性、整体性之参量，此乃所谓采购政策。

采购政策就是餐旅业采购物料之作业策略与方式。

一般而言，餐旅采购政策可分外购与自制、零星采购、预备采购、投机采购、合约采购

独家采购以及多家采购等多种政策。

一、外购与自制政策

餐厅对于其所需之部分食品或物料，如面包、蛋糕、餐点等究竟是向外购置，还是自己生产制作合算，往往有不同看法与争议。

事实上外购与自制各有其利弊得失，大规格餐厅虽然拥有自己的卫星相关企业，但有时仍须向外采购部分物料或食品。

吾人可分别由外购物料之品质、效益、成本等三方面与自制产品比较，以便餐旅采购政策的选定。

对于餐饮销售必备重要物料如鱼、肉、蔬果，仍需要留意外购市场之状况，以防自己卫星企业万一发生意外或缺货时，立即可透过外购来续困。

餐旅业所需食品、物料究竟采外购或自制，完全端视成本、数量、品质、人工、技术等五大因素来考量。

自制政策一经决定绝对不可任意中途变更，因为此时大笔设备资金已投资下去，且员工已聘雇妥，不可轻言作罢。

１.成本：

餐旅业所需物料究竟应自给自足还是外购，其决定因素固然很多，但最重要首推成本因素。

自给自足方式首先要考虑所耗费之成本及利润问题。

自制成本须包括人事费用、设备费用及生产量不足所闲置的损失在内；

至于外购成本一次将运费、储存耗损、储存管理费用包含在内，再相互作一比较，如何者成本较低、利润较高，然后再作选择。

２.数量：

在数量方面，要考虑到餐旅企业各部门对该项物料或食品之需求量多少，如果对该物资每日需求量甚庞大且属经常性之消耗，则可考虑自制方式，否则还是以外购为宜。

３.品质：

分析外购食品原料之品质是否符合企业营运之需求、外购品质是否比自制品质要好。

４.人工：

餐旅业食品原料若是自行生产制作，是否须增雇员工，是否需要加以特别训练，员工之管理与人事问题是否有困难，这些问题均应详加周全考虑。

５．技术：

自制生产操作是否需要特别的专业技术，企业本身是否具备是项产品之自制技术能力，凡此均须事先加以考量。

二、现购、预购与投机性采购

（一）现购

现购，是指前往市场现场零星采购而言。

此类采购政策之点，乃可节省仓储费、降低资金囤积之成本支付。

其缺点为采购次数及采购费用较多，且无法享受整批大量采购之优待，同时若遭遇货源缺乏或价格波动则甚为不利。

（二）预购

预购，是指餐旅采购单依照企业本身货品存量控制原则来决定预购数量，其优点是采购次数较少，较省事，仓库存货量不余匮乏充足，大批采购价格较便宜，较不易受物价波动之影响，但其缺点为仓储费用太高，同时采购大批物料进仓，不但造成管理困难，如食物腐败及员工偷窃，同时易造成资金之闲置与浪费。

（三）投机性采购

投机性采购，是指餐旅采购部门根据某特种餐旅备品原料之市场情报，在某季节性或某物料来源有短缺之余的情况下，在最低廉时趁机大批购进货品之采购方式，此种采购政策须仰赖正确市场情报与判断，否则极易遭受严重损失，它是各种采购政策中风险最大的一种。

三、合约性采购

合约必须要在要约买方与承诺卖方双方达成一致协议，合约始有效。

易言之，买方向卖方发出订单，其条件、价格为卖方所愿意接受时，则合约采购始成立，因此合约性采购必须具备要约与承诺两大要件始可成立，缺一不可。

由于买卖双方所签订交易期间有长短之分，因而有长期合约与短期合约之别：

1.长期合约：

此类合约大多是餐旅业为求掌握主要食品原料或备品之可靠来源，且其价值、数量为数甚庞大，对于买卖双方均有力，只要交易合约签妥即可分期、分批装运供应。

长期合约由于时间长在，买卖双方为求合理稳健价格，大部分在此类合约中订有调整价格之条款，于某特定期间依合约重新订一次价格，由于此类合约对餐旅业者本身权益影响甚大，因此是项合约之签订须由最高决策者，如董事长、总经理来决定。

2.短期合约：

指买卖双方交易条件谈妥，合约即告成立。

此类合约所采购的物料数量与价值较长期合约少。

四、独家采购与多家采购

（一）独家采购

独家采购，是指餐旅业者对于所需之物料，大部分只向一家厂商订货而言其优点是双方关系密切，能于有利条件下购得所需食品原料，或指导其最新生产技术而成为其所属卫星企业。

不过，独家采购之缺点是无法利用同业竞争关系而获得较低廉价格，同时若此工厂发生意外，则本身营运必受波及。

（二）多家采购

餐旅业采购之方式是将同一物料同时向多家厂商分别采购，或第一项向甲厂商采购，第二项向乙厂商采购，为多家采购的方式。

这种采购方式的优点是，可利用同业间竞争之关系，有机会获得较低廉之价格，而且物料来源充足不余匮乏中断；

　缺点是难以获得独家采购双方互惠之有利条件。

五、其他

餐旅业之采购政策，除上述各种采购之外，尚有互惠采购与连带采购两种不同之政策要：

1.互惠采购：

主要特性乃在同时发挥采购与销售之变重功能，系经由餐旅业者与食品原料供应商，或由第三者双方直接交换所需之采购策略。

2.连带采购：

是指餐旅业者对所属卫星工厂承包本公司之食品、物料，为了要求品质一致，将本身所需原料及卫星工厂所需物料，一并列入本躲采购范围再转发承制，称之为连带采购。